采购和应付款管理办法.docx

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采购和应付款管理办法

采购和应付款管理办法（总9页）

采购与应付款管理办法

1．管理目的

为提高采购管理水平，节约采购成本，加强采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，特制订本办法。

本办法适用于公司各部门（以下简称公司）。

2．相关定义

采购

指有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。

货物

指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。

工程

指建设工程，工程种类包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

工程内容包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等。

服务

指除货物和工程以外的其他项目。

应付账款

指在正常经营过程中，因购买材料、商品和接受劳务供应等应付给供应单位的款项。

付款

指对所采购的物品或劳务支付款项的行为。

3．采购分类

货物项目采购分类

按照货物用途可分为：

产品材料类、费用性物料类、办公消耗用品类、低值易耗品类、设备类和其他物资的采购。

服务项目采购分类

服务项目采购分为保障服务采购、产品销售服务、咨询服务采购和公共服务采购。

保障服务是指公司日常运营所需的硬件和软件系统的维修维护服务，办公及管理服务；

产品销售服务是指产品广告设计、产品样本设计、企业形象宣传、展览会服务、销售网站设计维护、翻译、代言、策划等服务。

咨询服务是指法律、审计、资产评估、可行性研究分析、管理咨询等咨询类专业服务；

公共服务是指保洁、保安、庆典等一般性服务。

工程项目采购分类

工程项目按照勘察、设计、施工、安装、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料进行分类。

4．管理内容

采购目录管理

公司对货物和服务项目的合格供应商实行采购目录管理，采购目录由采购部制订，按照规定的流程报公司批准后，严格执行。

采购计划管理

采购部依据经过批准的请购计划，执行采购业务。

请购计划由使用部门和仓库共同提交。

财务部对请购计划的执行情况进行监督检查。

严禁超计划采购。

采购流程管理

采购流程包括：

请购、审批、采购、验收、付款等。

采购员应按规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单、采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

请购计划

公司相关部门根据生产和经营管理的实际需求，提出请购计划，并填制规定的请购单，按照规定的流程批准后，提交采购员，采购员根据批准的请购单，签订采购合同或采购订单，实施采购。

（1）原材料、生产用低值易耗品的请购

，生产部提出请购计划的，交仓库核实库存签署意见。

（2）费用性物料的请购

由使用部门提出请购计划，交仓库确认无库存并签署意见。

（3）办公消耗类物品的请购

由办公室提出请购计划。

（4）非生产性低值易耗品的请购

由使用部门提出请购计划，交仓库确认无库存并签署意见。

（5）固定资产的请购

按照《固定资产管理办法》执行。

（6）服务项目的请购

由销售部或者具体的需求部门提出请购计划。

请购计划审批

（1）原材料、生产用低值易耗品

由生产部长、仓库主管、生产副总、采购副总、总经理签字批准；

（2）费用性物料

使用部门经理、仓库主管、主管副总、采购副总、总经理。

（3）办公消耗类物品的请购

办公室主任、主管副总、总经理。

（4）非生产性低值易耗品

使用部门经理、仓库主管、主管副总、总经理。

（5）固定资产

按照《固定资产管理办法》执行。

（6）服务项目

使用部门经理、主管副总、总经理。

采购管理

（1）采购数量的管理

采购部按照经过批准的请购计划数量安排采购。

（2）采购方式的管理

生产性物料，应当采用订单或合同的采购方式；

小额零星物品或劳务可以采用直接采购的方式；

重要的物品或劳务以及基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购必须采用比质比价采购方式；

采购部应当制定满足紧急需求的特殊采购处理程序和方法。

（3）采购时间的管理

采购时间包括请购计划的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运输时间、验收时间和入库时间等，应当根据采购性质和采购方式确定具体的采购时间和采购周期。

验收管理

根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由采购员、数量检验员、质量检验员、仓库保管员，对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明，办理入库手续。

经过批准不需要办理入库手续的物料验收，由数量检验员、使用部门接收人、使用部门领导，共同验收并出具签字的验收证明。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向采购部报告；采购部应查明原因，及时处理。

固定资产的验收按照《固定资产管理办法》执行。

支付管理

采购部必须审核请购部门的请购单、仓库的入库单、采购数量检验员签字的送货单、验收部门签发的验收证明和供应商出具发票的品名、规格、明细、数量等是否一致。

采购部和财务部在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性以及规范性进行严格审核。

在付款的同时要及时登记有关账簿，做好各项会计记录。

除预付货款和定金外，供应商发票未到，财务未作结算记账的，不予支付货款。

预付款和定金的管理

预付账款和定金应当签订规范的采购合同，付款之前按照流程办理审批手续；对于金额较大的款项支付，以及合同中加入定金条款的，要保持谨慎的态度。

预付款由采购员或者经办人负责跟踪和处理，包括催货、到货验收、发票催收、尾款结算等事项，拖延处理和长期搁置不办造成坏账等损失的，采购员或者经办人要承担一定的责任。

财务部加强预付款的监督，前次预付款没有结算完毕的，原则上不再支付新的预付款；分批预付货款的，交货时要根据发票结清最后一笔货款，发票未到的，欠款不能继续支付；当月追加采购计划的财务部将酌情办理；

应付账款的管理

采购员要跟踪到货情况和催收发票，每月与供应商核对到货数量、金额、发票，应当按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

已到期的应付款项需要按照财务规定的审批流程办理结算与支付。

按照结算账期批量支付的应付账款，由财务部主管会计编制付款计划，按照公司规定的审批流程批准后，财务部统一安排付款。

按照结算账期付款额度的具体计算办法如下：

结算账期

付款额度

备注

月结

应付账款余额

供应商变更时，在保证供货顺利衔接的前提下，按照采购部的安排分批付清剩余欠款。

30天

应付账款余额/2

60天

应付账款余额/3

90天

应付账款余额/4

应付账款的对账工作由采购部和财务部共同负责办理。

对账单的确认，由采购和财务共同确认，主管副总经理批准后，公司签字盖章。

未经批准擅自出具对账单给公司造成损失的，要承担经济责任。

采购退货和价格折让的管理

到货验收时发现货物的数量和质量不符合购货定单要求的，决定全额退货时不得办理入库手续；决定要求对方补货时，按照实际数量办理入库手续，补充的货物在到货时办理入库手续；决定向供应商提出折让时，折让金额必须由采购总经理批准，再办理入库手续。

全额退货供应商不再发货的，采购部和经办人负责收回已经支付的价款和退货费用。

已经入库的材料物资，需要退货和换货时，采购部应当首先确认货款的支付情况，已经支付货款的，由采购部协调换货或者负责收回货款；仓库和财务部同时调整库存和应付账款记录。

与供应商有关的退货和换货业务由采购部统一负责，严禁其他部门和人员擅自办理，否则造成损失将承担经济责任。

采购合同管理

采购员应当根据《合同法》以及相关法规，与供应商签订正式的采购订单或合同，采购合同必须经过采购总经理的审批；采购员应对经手的所有合同进行存档管理。

采购员应建立统一格式的合同台账，内容包括：

合同编号、合同名称、合同单位、内容摘要、付款进度、未付款金额、经办人等；

预付款和定金汇款审批单提交时，应当后附经过批准的采购合同或者采购订单。

供应商管理

公司对供应商实行目录管理，采购部负责组织收集供应商企业信息，审查供应商资格，建立和定期公布供应商目录，并根据情况进行调整和更新；

采购部及各采购员必须建立供应商信息管理、评估考核系统，设置评价指标，定期对供应商进行评估，对目标采购市场信息进行动态管理，充分了解相关供应商的商品价格、供货条件、信誉、技术水平、供应服务能力和财务状况等，为公司的采购决策提供可靠信息，并以此作为选择供应商的依据；

采购部和采购员应广泛收集市场信息，制定适当的采购策略，在保证质量和交货期等前提下，尽量降低采购价格和采购成本。

采购员对于比较重要的材料、配件或劳务的采购，建立由采购、使用、技术和质量管理部门共同参与的比质比价体系。

5．业务流程

请购与审批业务流程

固定资产的请购与审批按照《固定资产管理办法》执行。

其他采购的请购计划审批按照以下程序执行。

请购与审批业务流程表

流程顺序号

程序/操作

部门/责任人

文件及单据

填写请购计划单

申请人

请购计划单

审核用途及数量，签字

部门领导

请购计划单

填写库存数量并签字

仓库主管

请购计划单

核准审批签字。

副总经理

请购计划单

批准

总经理

请购计划单

采购与验收业务流程

固定资产采购与验收流程，按照《固定资产管理办法》执行。

不需要材料仓库出入库管理的费用性物料采购和服务项目采购的验收，采用简易程序办理。

验收由数量检验员、使用部门领导和使用人负责，验收合格后在验收报告单上签字确认，验收不合格的直接退回，重新采购或者更改直至合格。

上述以外的采购与验收按照下表流程执行。

（见采购与验收业务流程表）

采购与验收业务流程表

流程顺序号

程序/操作

部门/责任人

文件及单据

请购计划单，转换为采购合同或者采购订单，执行采购程序。

采购员

采购合同、采购订单

到货后，核对送货单与合同、订单是否相符，实物数量、名称、规格型号是否相符，核对无误在供应商送货单上签字；有误通知采购员联系处理。

仓库/数量检验员

供应商送货单、批准的请购计划单

根据数量检验员签字确认的供应商送货单，填制《报检/检验/入库单》

采购员

报检/检验/入库单

检验，填写合格数量、不合格数量，并签字

质检部/质检员

报检/检验/入库单

核对办理入库，并签字

仓库/仓管员

报检/检验/入库单

根据不合格数量，填制退货单，并签字

采购员

报检/检验/入库单、退货单

退货单，接收

质检部/质检员

报检/检验/入库单

退货单，接收

仓库/仓管员

报检/检验/入库单

仓库账务处理

仓库/账务员

报检/检验/入库单、退货单

审核：

供应商送货单、报检/检验/入库单、退货单，签字

采购经理

报检/检验/入库单、退货单、供应商送货单

审核

财务部/会计

报检/检验/入库单、退货单、供应商送货单、入库单和退货单（数量、单价、金额式）、批准的请购单（原件）

批准签字

采购副总经理

入库单和退货单（数量、单价、金额式）

财务账务处理

财务部/会计

报检/检验/入库单、退货单、供应商送货单、入库单和退货单（数量、单价、金额式）、批准的请购单（原件）

采购付款业务流程

采用结算账期批量付款方式的，财务部主管会计按照月度编制付款计划，财务部经理审核，报送采购部和采购总经理核准签字，总经理批准后，财务部根据计划额度安排付款。

没有采用结算账期批量付款方式的，按照以下采购付款流程执行。

采购付款业务流程表

流程顺序号

程序／操作

部门／责任人

文件及单据

填写汇款申请单/现金报销申请单

（1）汇款申请单：

属于预付款的后附：

采购合同、批准的请购计划单；属于发票财务已经入账的应付款，提交汇款申请单即可；属于直接报销的汇款后附：

发票、批准的请购计划单、入库单或验收单

（2）现金报销申请单，后附：

发票、批准的计划申请单、入库单或验收单；（3）固定资产采购的提交固定资产验收报告单和财务部门要求提供的其他必要单证

采购员

（经办人）

汇款申请单及附件；现金报销申请单及附件

审核采购用途无误，金额正确，款项支付合理，无误后签字。

部门经理）

批件

审批

主管副总/采购总经理

批件

会计复核，复核单证是否符合要求，是否齐全，金额是否正确，有否预付款未清，请购单是否批准。

协调处理，无误后签字。

会计

批件

财务审批，审核预付和重大汇款是否适当。

财务经理

批件

审批

总经理

批件

付款

出纳员

现金、支票、银行汇款、银行承兑

库存材料退货业务流程

库存材料退货业务流程表

程序／操作

部门／责任人

文件及单据

退货，可由以下部门提出：

（1）、质检部门通知退货；

（2）、仓库通知退货

（3）、技术部门通知退货

（4）、采购部门自行确认需要退货（5）、其他有关部门、人员

填写通知单或者业务联系单