蔡灏妍毕业论文定稿.docx
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蔡灏妍毕业论文定稿
毕业论文
题目至润公司采购与付款内部控制存在
问题及对策
院系会计学系
专业审计学
年级2009级
层次本科
姓名蔡灏妍
指导老师刘勤果高级讲师
2013年4月5日
广东培正学院教务处制
毕业论文原创性声明
本人郑重声明：
所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取得的研究成果。
除了文中特别加以注明引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写的成果作品。
本人完全意识到本声明的法律后果由本人承担。
毕业论文作者签名（手写）
年月日
毕业论文版权使用授权书
本毕业论文作者完全了解学校有关保障、使用毕业论文的规定，同意学校保留并向有关学位论文管理部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。
本人授权省级优秀学士学位论文评选机构将本论文全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位论文。
本论文属于：
保密□，在年解密后适用本授权书。
不保密□。
（请在以上相应的方框内打“√”）
作者签名（手写）年月日
指导教师签名（手写）年月日
目录
1前言1
1.1研究目的和研究意义1
1.1.1研究目的1
1.1.2研究意义1
1.2国内外相关研究文献综述1
1.2.1国外相关研究文献综述1
1.2.2国内相关研究文献综述1
1.3研究的主要内容及研究方法2
1.3.1研究的主要内容2
1.3.2研究方法2
2至润公司概况2
2.1至润公司简介2
2.2至润公司组织架构3
2.2.1董事会3
2.2.2管理层3
2.2.3运作层3
2.3至润公司长远目标和短期目标4
2.3.1长远目标4
2.3.2短期目标4
3至润公司采购与付款内部控制流程图5
4至润公司采购与付款内部控制存在的问题7
4.1不相容岗位没有进行分离7
4.2副经理的权利过于集中7
4.3部分流程缺乏必要审批程序7
4.4部分流程设计不合理7
5至润公司采购与付款内部控制问题产生的原因7
5.1岗位职责不明确和缺乏人手8
5.2副经理职权范围过大8
5.3采购经理违反职业道德以及副经理行政干预8
5.4缺乏高层次人才和缺少相关法规的学习9
6解决至润公司采购与付款内部控制问题的对策9
6.1将不相容的岗位进行分离，明确岗位职责9
6.2副总经的部分审批权应归还给总经理和下放给采购部经理10
6.3在缺乏必要审批程序的流程中增加审批程序10
6.4完善部分不合理的流程11
7结束语12
参考文献
致谢14
至润公司采购与付款内部控制
存在问题及对策
蔡灏妍
摘要：
采购与付款活动是公司的重要活动，如果没有得到有效的控制，就会影响公司的盈亏，不利于公司长远发展。
因此，本论文以至润公司为研究对象，主要采取对照方法来分析该公司采购与付款内部控制，通过分析至润公司的采购与付款内部控制流程图，找出该公司在采购与付款内部控制中存在的问题并提出解决对策。
主要内容包括：
第一，研究目的、研究意义等；第二，至润公司采购与付款内部控制流程图；第三，至润公司采购与付款内部控制存在的问题；第四，至润公司采购与付款内部控制问题产生的原因；第五，解决至润公司采购与付款内部控制问题的对策。
通过本论文的撰写，能够优化至润公司采购与付款内部控制，从而降低采购成本，提高经营收益。
关键词：
至润公司；采购与付款内部控制；问题；对策
ProblemsandCountermeasuresofInternalControlofPayableandPurchaseinZHIRUNCompany
By
CAIHao-yan
April,2013
Abstract:
Purchaseandpayableisoneoftheimportantactivitiesinmanycompanies.Ifthepurchaseandpayableofthecompanyisn’tundereffectedcontrol,itwouldcausenotonlytheprofitandlossbutalsothefuturedevelopmentofthecompany.Therefore,inthisthesis,IZHIRUNcompany,IfoundproblemsintheinternalcontrolsystemofpurchaseandpayableinZHIRUNcompanyandproposedcountermeasures.Themaincontentsinclude:
First,researchobjectiveandresearchsignificance;Second,theflowchartintheinternalcontrolsystemofpurchaseandpayableofZHIRUNcompany;Third,problemsofinternalcontrolsystemofpayableandpurchaseinZHIRUNcompany;Fourth,thecauseoftheproblemsofinternalcontrolsystemofpayableandpurchaseinZHIRUNcompany;Fifth,countermeasuresoffiguringouttheproblemsintheinternalcontrolsystemofpayableandpurchaseinZHIRUNcompany.Throughthisthesis,theinternalcontrolsystemofpayableandpurchaseinZHIRUNcompanywillbeoptimizedandbebetterthanbefore,thusthepurchasecostwillbereducedandtherevenueofthecompanywillbeincreased.
Keywords：
ZHIRUNcompany;internalcontrolofpayableandpurchase;problems;countermeasures
1前言
1.1研究目的和研究意义
1.1.1研究目的
采购与付款业务是指企业支付货币，取得物品或劳务的过程，是企业生产经营活动过程中的首要环节，是企业实现经营的基础。
在市场经济大潮的冲击下，缺乏透明度的采购过程，产生了以权谋私、暗箱操作、弄虚作假、收受回扣、跑冒滴漏等问题。
因此，加强对采购流程各环节的控制，加强采购的预算管理，从而使与采购业务相关的货币资金得到有效利用[1]。
这样，不仅减少公司的采购成本，而且提高了收益。
所以，完善采购与付款内部控制是具有很大实用价值，也有助于至润公司采购与付款内部控制的优化。
1.1.2研究意义
公司往往只重视采购与付款内部控制制度的存在，而忽略了控制上各个具体环节的可行性和科学性，但是这些环节恰好与该控制的有效性紧密相连。
如果不重视采购与付款内部控制各具体环节，很可能对采购与付款活动的正常进行造成影响，甚至起阻碍作用。
因此，通过研究本课题，能够帮助至润公司优化其采购与付款内部控制，从而减低采购成本，提高经营效益，使公司更具竞争力。
而且，研究此课题也是帮助本人获得学士学位的必要条件。
1.2国内外相关研究文献综述
1.2.1国外相关研究文献综述
AlvinA.Arens认为：
采购与付款内部控制的审计整体目标是评估账户是否受采购与货款的支付的影响，而这些采购与付款业务是按照一般公认会计准则进行公允披露的[2]。
GeorgeGeorgiades的观点是：
在财务报告作为一个整体的背景下，采购与付款内部控制的审计目标是决定它们是否被公允描述和正确地披露[3]。
由此可出，在国外，他们更关心企业的采购与付款内部控制是否按法定程序进行披露、披露是否公允正确，而不是关心该制度是否在公司中得到有效的运行。
1.2.2国内相关研究文献综述
任晓静指出了采购与付款内部控制存在的问题有：
（1）岗位分工不明确；
（2）授权制度不完善；（3）采购支出不真实；（4）相关费用不入账；（5）合同条款不明晰；（6）招标行为不规范[4]。
季建辉针对采购各业务环节中存在的风险因素，提出了防范措施，分别为：
（1）采取组织牵制法；
（2）建立科学的询价和供应商模式；（3）签署阳光协议；（4）规范采购合同审核程序；（5）建立质量管理档案；（6）制定严格的数量质量标准和验收程序；（7）制定严格的财务付款制度[5]。
陈津津认为：
作为SAP环境下具有材料采购、材料管理等功能的MM模块，提高了采购环节内部控制的效率，清晰化了采购环节的内部控制点以及控制风险，同时，这也会带来诸如内部控制环境、重点的变化，以及很多具有IT技术特点的新问题[6]。
宋涛的观点是：
通过对企业采购内部控制的分析，得到ERP导入的重要性。
企业为了更好的导入ERP进行了企业采购流程再造。
同时也发现在ERP导入之前采购流程再造有利于深化流程再造的意愿和强度，有利于导入的成功。
ERP与内部控制很好的结合才能使公司有好的业绩，如果存在内部控制危机，将会是公司遭受更多的损失。
而且ERP能够降低一些控制风险。
例如采购申请、验收报告、发票等自动编号，防止了人工错误的发生[7]。
1.3研究的主要内容及研究方法
1.3.1研究的主要内容
本文主要研究内容如下：
（1）首先至润公司简介；
（2）然后介绍至润公司的采购与付款内部控制流程图；（3）之后指出至润公司采购与付款内部控制存在的问题并分析其原因；（4）最后提出解决至润公司采购与付款内部控制问题的对策。
1.3.2研究方法
本文运用对照的研究方法，对照相关法律法规、专业学者的书籍、期刊、研究论文，对至润公司采购与付款内部控制的每个环节进行分析，找出存在的问题并分析原因，最后提出解决至润公司采购与付款内部控制问题的对策。
2至润公司概况
2.1至润公司简介
至润公司正式成立于1998年，是一家专门从事饼干生产与销售的公司。
公司地处广州市从化区，占地88亩。
公司拥有较同行更先进的生产设备，同时秉承“对消费者负责”的理念，有一套严格的饼干检测指标，只有通过检测的饼干样品才能投产。
至润公司注册资金为300万，员工约为160人。
2.2至润公司组织架构
至润公司为“三层次”的组织架构，分别为：
董事会、管理层和运作层。
其组织架构如图2.1所示。
图2.1至润公司管理架构图
2.2.1董事会
董事会以决策为主，通过各种计划、规划、目标、预算、聘用来保证企业的总体运用。
至润公司有4名董事，其中设一名董事长，不设副董事长。
董事会负责制定公司的总目标、总发展战略；通过公司的重要规章制度；决定聘用总经理、副总经理等高级职务；批准年度财务收支预算与年度利润分配方案等活动。
2.2.2管理层
管理层以管理和参与为主，分管不同的部门，在日常运作中充当总指挥的作用。
管理层包括总经理和副总经理，他们是由董事会聘请的。
总经理负责饼干的加工与检测工作，严把饼干质量大关，对所生产出来的饼干负主要连带责任。
副经理身兼财务总监一职，不仅管理公司日常发生的一切财务业务，还负责采购以及仓储管理等事务。
2.2.3运作层
运作层以实际操作为主，是公司运作经营的最直接人员。
饼干检测车间负责检测公司所研发的饼干是否符合食用标准、能否达到投产的标准。
饼干加工车间根据通过检验的饼干样品进行大量生产。
办公室负责各种行政工作。
财务部处理公司发生的各种财务活动。
采购部负责饼干原料、饼干生产设备、办公用品及员工福利品等的采购。
仓储部对采购回来的饼干原料、饼干生产设备、办公用品及员工福利品等进行入库处理，分类储存。
2.3至润公司长远目标和短期目标
2.3.1长远目标
（1）更新饼干检测设备，缩短检测时间，提高检测精确度，在保证饼干质量的同时提高品牌形象。
衡量饼干的指标有：
含水量、酸碱度、松密度等。
要检测这些指标需要先进且精密的检测仪器和设备，如果没有对这些检测仪器和设备及时更新，就可能既降低了检测的效果，又延长了时间，既阻碍了饼干的正常生产，又影响了饼干的质量。
（2）对饼干的品种进行不断创新，以满足顾客对饼干的多样化需求，吸引更多的消费者。
如今生活水平提高了，人们更注重养身，至润公司将重点开拓这方面的市场，生产五谷杂粮饼干、低脂肪饼干等产品，让消费者有更多的选择空间。
（3）优化饼干原料采购成本的管理机制，有效的降低其成本费用。
生产饼干的原料较固定，但需求量却很大。
为了降低采购成本，尽量大量采购，这样可以得到较多的优惠，有效降低单位成本。
2.3.2短期目标
（1）制定更加严格的饼干标准。
近期，消费者普遍担心食品的安全性，为了增强消费者对至润公司饼干的信任度，至润公司将提高饼干检测标准，将每次检测的结果公开化，也会定期把饼干的样品拿到专业机构进行二次检测，以保证饼干的食用安全。
（2）开设网店，销售饼干。
以饼干套装的销售模式在知名网购网设店销售。
实时更新已购消费者的评论来增加潜在消费者的信任。
以旧消费者享受九折优惠、新消费者享受九五折的形式来吸引新消费者。
同时，饼干实行售后二包政策：
即包退、包换，让消费者吃的安心放心。
开设网店最大的好处就是，充分利用网络的时效性来达到快速宣传的效果。
（3）力增在本年增加10%的销售量。
在各实体店以买二送一的方式进行促销，给与顾客最大的优惠，吸引消费者的同时也提高了销售量。
3至润公司采购与付款内部控制流程图
控制活动是为确保管理层指示得以执行，制定削弱风险的政策（做什么）和程序（如何做）。
这些政策和程度最终有助于保证采取必要措施来管理风险以最终实现企业目标。
控制活动包括一系列不同的活动，如批准、授权、查证、核对、复核、资产保护以及职责分工等[8]。
以前，很多公司都没有进行内部控制，也没有意识到内控存在的重要性。
如今，受到经济环境的影响，他们才意识到一个公司要实现可持续发展，一个符合公司自身条件并且完整有效的内部控制是不可或缺的。
由此可见，内部控制越来越受到各公司的重视。
为了规范内部控制，国家先后颁布了一系列的规范、应用指引等，以此作为公司制定内部控制的依据。
各企业、公司也纷纷按照国家的这些规定制定并实行符合自身特点的内部控制。
至润公司也按照国家的规定，制定了内部控制。
但作为一间生产销售的公司，采购与付款内部控制是至润公司最关注的控制之一。
因此，只对该控制进行详细介绍。
在至润公司，采购与付款内部控制是由副经理、采购部、财务部、仓储部共同参与的活动。
采购与付款内部控制的目标是确保采购与付款活动符合国家法律法规，确保采购与付款环节均得到必要的审批，在保证资金安全的情况下，减低采购成本，提高经营效益，促进公司的可持续发展。
而它的宗旨是，保证采购与付款活动均得到有效的控制。
至润公司的采购与付款内部控制包含：
请购—订货—验收—付款这四个程序。
在这四个过程中会涉及很多的原始凭证。
例如：
在采购前，涉及的原始凭证有采购申请单。
在采购过程中，涉及的原始凭证有广东增值税普通发票、面粉供应商开具的送货清单、供应商提供的销售货物或者提供应税劳务清单、面粉的购买合同等。
在面粉入库时，涉及面粉的入库单和每月采购情况表。
在付款前后，还会涉及至润公司支付证明单、中国工商银行支票存根、银行承兑汇票等原始凭证。
饼干所需的主要材料是面粉，因此，至润公司的采购重点是面粉。
接下来，用面粉的采购与付款内部控制流程图“步步为营”，逐一评价、审核其采购与付款内部控制各个环节的合理性、规划性和被控制状态。
至润公司采购与付款内部控制的流程图如图3.1所示：
图3.1至润公司面粉采购与付款内部控制流程图
4至润公司采购与付款内部控制存在的问题
通过对至润公司采购与付款内部控制实际操作及流程图的综合分析研究，发现存在以下问题。
4.1不相容岗位没有进行分离
（1）采购人员李明既向面粉供应商询价，又负责筛选确定面粉供应商。
（2）采购人员叶茂和黄晓负责与面粉供应商就合同的事项进行谈判，同时也参与面粉采购合同的签订。
4.2副经理的权利过于集中
（1）副经理黄丰掌管财务部、采购部，同时又兼任财务总监一职。
（2）面粉的采购预算计划表、面粉供应商的初次审核、采购合同各事项的确定以及合同的编制修改这些重要的步骤都只经过副经理黄丰一人审核决定。
（3）副经理黄丰制定供应商的准入标准，同时又负责审核最终的面粉采购价格及最终供应商。
4.3部分流程缺乏必要审批程序
（1）采购人员编制采购面粉计划没有经过采购部经理的审核，就直接执行。
（2）在采购人员汇总初次洽谈结果和进行进一步洽谈这两个环节中，均没有得到除采购人员之外的采购经理等管理层的控制。
（3）确定最终面粉价格和面粉供应商这个重要的步骤只有一级审核——副经理审核。
4.4部分流程设计不合理
（1）办公室汇总饼干加工车间对面粉的需求，并由其填写请购单。
（2）仓储部验收、测试面粉后，没有做入库处理。
（3）采购合同由采购人员草拟、修改、完善。
（4）财务部只根据供应商的发票就做账、只核对发票与支付证明单就付款。
（5）会计销账过于简单。
5至润公司采购与付款内部控制问题产生的原因
通过分析至润公司采购与付款内部控制的流程图，发现了至润公司在采购与付款内部控制中存在的问题，并将问题进行了归类。
按照问题的分类属性分别分析和探究其发生的原因。
5.1岗位职责不明确和缺乏人手
（1）采购人员的工作由采购部经理分配，在采购部的办公室里，没有任何明确的职责分工和工作分配表。
显然，采购部经理都没有对岗位进行明确的设置，更没有根据员工的职责进行岗位分配，造成员工执行了不相容岗位的工作。
因而，导致应该分离的职位没有得到有效的分离。
（2）至润公司的采购部包括采购经理在内只有4个人，在采购工作量大的时候，采购部面临人手不足的问题。
但是至润公司出于成本的考虑，不愿意再额外支付工资聘请人员来分担采购部的工作。
因此，就出现了询价与确定供应商、合同谈判与合同签订这些不相容职位由同一个人负责的现象。
5.2副经理职权范围过大
（1）副经理在大学主修会计，毕业后从事财务工作12年，曾先后在多家企事业单位任职，积累了丰富的财务工作经验，能熟练处理各种财务实务。
他到至润公司工作前曾担任过某食品公司的采购部经理，对食品采购的流程十分熟悉，知道如何筛供应商，既能帮公司尽可能降低成本，又能保证原料的质量。
所以，副经理比总经理在财务与采购这两方面更富有工作经验。
正由于副经理十分熟悉财务与采购又具有丰富工作经验和工作能力，导致了他不仅参与其中，还负责管理、审核，将采购与财务的权利完全集中在他一个人手里。
（2）副经理黄丰同时又是董事长的亲戚，为了防止其他董事的有异议，才安排他担任副经理一职。
但又借他的丰富工作经验和能力为借口，让他掌握财务和采购大权。
这样的安排，既能将公司部分重要权利掌握在自己人手中，又能保证董事长的利益。
5.3采购经理违反职业道德以及副经理行政干预
（1）采购部经理是个怕事之人，他害怕承担责任，将一些重要的环节，例如：
编制采购面粉计划、汇总初次洽谈结果、进一步洽谈、确定最终面粉价格和面粉供应商等分配给采购人员执行，直接省略在执行的纸质结果上作书面的审批签字这一环节。
当有事情发生的时候，采购经理就可以借机将责任推卸到下属身上，独善其身，避免担责。
由此可见，采购经理完全没有遵循岗位职责要求，没有遵守职业操守，导致了上述环节缺乏必要的审核和审批程序。
（2）副经理凭借自己在采购方面的丰富经验，利用职权掌管财务部，在财务部制定“确定最终面粉价格和面粉供应商”这个环节的审批程序时，进行行政干预，让这个环节只需要一级审核，也就是副经理审核就可以了，这样很难堵住工作漏洞。
5.4缺乏高层次人才和缺少相关法规的学习
（1）财务部基层人员的学历大部分是专科学历，在日常工作中，他们并没有因为学历不高而自我增值来提高自己的专业技能。
公司也没有定期组织他们进行系统的专业培训。
由于公司为了降低经营成本，不愿意以高薪留住好的财务人才，使他们的生活难以保障，他们纷纷辞职另谋高就，导致公司人才流失。
在财务部基层人员的水平普遍不高的情况下，制定出来的采购与付款内部控制流程图存在不合理的可能性较大。
但由于这些个别的环节在实际应用中，例如：
办公室汇总饼干加工车间对面粉的需求，并由其填写请购单、采购人员编制面粉采购预算及采购部经理确定采购预算之间缺少财务部的协助、会计销账过于简单这些均没有对采购付款活动造成很大影响，所以它们的不合理性也就被忽略了。
（2）由于至润公司并没有属于自己的法律顾问，也没有聘请外部法律顾问，因此，采购合同这种法律文件只能由采购人员起草、修改、完整，就容易出现法律漏洞。
（3）在制定采购与付款内部控制前，兼任财务总监的副经理并没有组织财务部人员对国家颁布的“企业内部控制应用指南”进行系统的学习，让他们不能完全领会指南的精髓。
在一知半解的状况下设计了上述的流程，再加上兼任财务总监的副经理平时工作繁忙，没能及时发现并纠正流程在财务部据供应商的发票就做账、财务部只核对发票与支付证明单就付款这些环节上的错误，造成设计不合理的流程图应用于实际操作中。
6解决至润公司采购与付款内部控制问题的对策
作为企业管理的一种重要手段，内部控制在控制和防范企业的经营风险和财务风险过程中起着重要作用。
企业只有建立和有效实施科学的内部控制体系，才能夯实内部管理基础，提升风险控制能力，真正实现可持续增长[9]。
所以，针对至润公司在采购面粉环节中存在的问题，提出有效的措施对提高公司的经济效益非常必要。
6.1将不相容的岗位进行分离，明确岗位职责
（1）对采购人员李明所负责的供应商询价与筛选确定供应商这两个职责进行分离。
（2）购人员叶茂和黄晓所负责的合同事项谈判与签订面粉采购合同这两个职责进行分离。
（3）企业采购业务的不相容岗位至少包括：
请购与审批；供应商的选择与审批；采购合同、协议的拟定、审核与审批；采购、验收与相关记录；付款的申请、审批与执行[10]。
采购部经理应该将这个不相容的岗位要求张贴在办公室内，并按照这个不相容岗位的工作性质设定采购部的岗位，设置不同岗位的职责，并据此来分配工作。
例如：
李明负责向供应商的询价，而叶茂负责确定供应商。
黄晓负责合同事项的谈判，而李明负责与供应商签订面粉采购合同。
以交叉的方式来分配工作，既能保证不相容岗位得到有效的分离，又可以充分挖掘本部门人员的潜力。
在分配工作和人员的同时，采购经理应该制定工作分配表，让每个采购人员对自己的职责更加清晰。
采购经理还应不定期对采购人员的工作进行检查，看采购人员是否能够履行职责，是否有跨职的行为存在，以确保不相容岗位真正实现分离。
6.2副总经的部分审批权应归还给总经理和下放给采购部经理
（1）副经理黄丰如果管理采购部，就不能担任财务总监。
（2）如果副经理要兼任财务总监，就不能管理采购部，也不能既制定财务有关的制度、事项，又负责这些制度、事项的审批。
（3）虽然副经理黄丰是董事长的亲戚，深受董事长的信任。
但不能因为这个特殊关系越权。
面粉的采购预算计划表、面粉供应商的初次审核、采购合同各事项的确定、合同的编制修改这些环节的审批权应归还给总经理和采购部经
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