合同管理作业指引.docx

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合同管理作业指引

合同管理作业指引

1.目的

规范公司的合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司的合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依。

2.适用范围

适用于对外的各类经济合同。

3.术语和定义

3.1.标准化合同：

本流程中所述标准化合同，指经过合同归口部门制定及相关审核部门审核通过并颁布生效，统一反复适用于企业经营的相关合同。

3.2.合同的分类定义如下：

3.2.1.项目发展类合同：

包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让合同；报批、报建等；

3.2.2.工程类合同：

包括监理、造价咨询、招标代理合同；建筑、安装、装饰合同；材料、设备购买合同；景观、园林、小区配套及市政配套施工合同；

3.2.3.勘察设计类：

勘察、丈量、检测、观测合同、工程设计等合同；

3.2.4.营销客服类合同：

项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告设计、广告制作安装、媒体、营销现场包装、样板间装修、印刷品、销售代理、租售、物业开办物资采购、设备维护、物业管理、宣传品设计、印刷等合同；

3.2.5.其他类合同：

经营类、行政类、抵押贷款等其他相关合同等。

3.3.合同的全过程管理：

在合同依据、资信调查、文本选择、合同会签及审批、文本审核、合同编号、合同签署、合同盖章、合同履行、合同终结、合同台帐和报表、合同检查等控制点作风险监控管理。

3.4.合同管理部门：

指对公司合同承担专业管理的部门，工程及工程材料类合同的管理部门为成本控制中心/项目公司工程部，其他合同管理部门就是合同归口部门。

3.5.合同归口部门：

指负责本专业采购的主责部门，即各部门负责本部门合同的归口管理（如：

成本控制中心为工程和材料设备合同的归口部门，工程技术中心为勘察设计类合同归口部门、营销管理中心为营销类合同的归口部门、财务管理中心是融资贷款合同管理部门、运营管理中心是行政类合同管理部门）。

3.6.合同履行责任部门：

指负责合同条款的全面履行及合同履约过程中的问题反馈及证据保全的部门（如项目公司工程部为工程及材料设备类合同的履行责任部门）。

4.主要职责

4.1.成本控制中心

4.1.1.负责组织合同（含工程施工合同、监理合同、工程材料设备采购合同）的标准化；

4.1.2.按权责负责组织总部权限内合同的编制、谈判、会签、签订、分发、交底；

4.1.3.按权责组织总部主导采购范围内的项目公司工程合同（A类）的编制、谈判、会签、签订、分发、交底；

4.1.4.负责项目公司主导采购范围内的的工程合同的审核和确认；

4.1.5.协助完成工程合同的索赔和反索赔。

4.2.工程技术中心

4.2.1.参与材料设备类标准合同文件的审核会签；

4.2.2.负责总部权限内材料设备类合同技术条款的编制和确认；

4.2.3.参与材料设备类合同的谈判、会签、交底；

4.2.4.按权责负责总部主导采购范围内的项目公司材料设备类合同（A类）技术条款编制；

4.2.5.负责项目公司主导的合同的技术条款的审核和确认；

4.2.6.协助完成工程合同的索赔和反索赔。

4.3.财务管理中心

4.3.1.按权责参与总部标准工程合同文本、工程合同的审核会签；

4.3.2.（法律顾问）参与公司所有合同的审核会签；

4.3.3.主导合同的盖章、编号、存档，并协助办理合同的反索赔。

4.4.项目公司成本部

4.4.1.参与集团负责的涉及本项目的合同（含工程施工合同、监理合同、工程材料设备采购合同等）的标准化建设，按权责组织项目公司主导采购范围内的项目公司合同（B类）的编制、谈判、会签、审核、签订、分发、交底；

4.4.2.（法律顾问）按权责参与项目公司主导采购范围内合同的审核会签；

4.4.3.负责项目公司工程及材料设备合同的编制、谈判、会签、审核、签订、分发、交底；

4.4.4.组织完成项目公司履行合同的履约评价，包括索赔与反索赔。

4.5.项目公司工程部

4.5.1.按权责参与项目公司主导采购范围内的项目公司工程合同（C类）的审核会签；

4.5.2.按权责参与项目公司主导采购范围内合同的审核会签；

4.5.3.负责项目公司所有合同的盖章、编号、存档，并协助办理项目公司合同的反索赔；

4.5.4.负责涉及项目公司的施工合同、监理合同技术条款的编制。

4.6.项目公司财务部

4.6.1.按权责参与项目公司主导采购范围内的项目公司工程合同（C类）的审核会签；

4.6.2.（法律顾问）按权责参与项目公司主导采购范围内合同的审核会签；

4.6.3.负责项目公司所有合同的盖章、存档，并协助办理项目公司合同的反索赔。

5.工作程序

5.1.确定合同合作方

5.1.1.合作方的选择必须按照各类供方选择流程的有关规定来选择；

5.1.2.政府行为、行业垄断的合作方可在直接洽谈后按文件规定签订合同；

5.1.3.材料设备采购带安装施工的，尽可能在材料设备采购合同中涵盖，即不另外拆分合同。

5.2.合同的谈判

5.2.1.谈判过程应通知合同执行相关部门参加，采购部门组织，项目部、成本人员参与工程合同谈判，设计人员参与材料设备类合同的谈判；

5.2.2.需要时合同归口部门应在谈判前对合同谈判对象的以下资质进行复核：

1）对签约对方的法人资格、资信情况、经营范围及代理权限进行调查和核实；

2）属对方当事人委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核，以防委托代理人越权签订合同；

5.2.3.合同谈判原则上依据招标文件要求进行；

5.2.4.当谈判过程中合同他方提出与招标文件有差异的合同条款时，如果经办人认为难以接受导致谈判无法继续，合同谈判经办人欲接受此条款前，项目公司权限内须报项目公司总经理批准，总部权限内需报公司总经理批准同时必须将拟同意的合同版本重新按照合同审批流程报批；

5.2.5.合同归口部门（工程类相关合同归口部门为成本控制中心）整理谈判资料及结论，必要时谈判各方及时签署谈判会议纪要；

5.2.6.经办部门在合同洽谈前，合同归口部门确定进行合同谈判交底时，需就以下谈判准备事项进行安排：

1）确定谈判的目标；

2）确定必要时可做出的让步；

3）确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件；

4）准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序；

5）确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。

5.3.合同草拟

5.3.1.合同由各合同归口部门负责草拟，已制订并实施标准合同文本的，应采用标准文本，且一般不得随意更改商务条款内容，如确需变动，按照标准化合同的编制过程对条款变动进行审批；

5.3.2.政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本，合同归口部门将该文本转为电子档，交成本控制中心备案；

5.3.3.合同归口部门在拟订合同条款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确，合同内容各主要部分草拟要点如下：

1）当事人的名称、住所：

合同抬头、落款、公章应与对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致；

2）合同标的：

合同标的应具有唯一性、准确性，买卖性合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务性合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸等作为合同的附件；

3）数量：

合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）；

4）质量：

有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点；

5）价款或报酬：

价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付；

6）履行期限、地点和方式：

履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、材料管理人员签单等；

7）合同的担保：

合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续；

8）合同的解释：

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释；

9）保密条款：

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任；

10）合同联系办法：

履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系办法；

11）违约责任：

根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性；

12）解决争议的方式：

公司统一解决争议的方式为诉讼，向合同履行地所在的法院进行诉讼；

5.3.4.合作方提供格式合同的，合同归口部门应检查是否与招标文件要求或投标文件等承诺一致。

5.4.合同的审批

5.4.1.与供方商谈一致后，主责部门（按权责）将沟通好的合同文本与各相关部门进行充分沟通达成一致后，形成《工程合同审批及盖章审批表》按《组织权责手册》交各相关部门会签、相关领导审核、审批；

5.4.2.合同报审批时，必须附上书面签批的开标结果和定标审批表；

5.4.3.各审核部门或审核岗要从法律、政策的角度，从维护本公司利益出发，在各自的职权范围内对合同提出书面审核意见并在合同审批表上签署意见，主责部门（按权责）根据修改意见整理出最终的合同文本报公司审定；

5.4.4.合同主要审核部门的审核要点（各部门按权责、按流程要求参与审核）（工程和材料类合同）：

部门名称

审核要点

成本控制中心

合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、计价方式、双方权利义务、技术、进度、质量、履约、担保、质保服务、违约等条款全面审核，重点是经济相关条款。

项目公司

从工程管理的角度，包括合同范围、技术、质量、工期、进度、安全、双方权利义务、履约、质保服务等。

工程技术中心

材料设备类合同：

合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、计价方式、双方权利义务、技术、进度、质量、履约、担保、质保服务等条款，其他设计合同全面审核。

法律顾问

合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：

权利义务、变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。

财务管理中心

从资金风险的角度，审核合同款支付方式、发票形式、税务条款、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款的合理性。

5.4.5.各审核部门/岗在履行审核职责时，除专业评价外，还应考虑下述各要点：

1）合同的合法性，包括：

当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策的规定；

2）合同的严密性，包括：

合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；

3）合同的可行性，包括：

当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；合同预计的风险；

4）合同的必要性（是否需要签订等）、合理性（价格报酬约定是否合理等）、专业性（技术标准的高低等）、效益性（预期经济效益）等一般不予评审；

5.4.6.所有合同都需要进行法律审查，合同归口部门在定稿前应及时交于法务审核，律师审核通过后，合同归口部门按照《标准合同审批表》的要求发起审核；

5.4.7.如审核部门或审核岗对合同重要条款提出修改意见（如商务条款，责任条款等），合同归口部门必须重新组织与供应商的洽商，必要时各意见提出部门或岗位均应参加洽商，双方取得一致后进行修改；

5.4.8.不同性质、类别和内容的合同，审核程序可以有差异，填写《标准合同审批表》根据《组织权责手册》进行各类别合同的审核；

5.4.9.合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下按权责报经公司高层同意，各级审批人可同步作业，或由高层召集会议审批。

5.5.合同的签署和分发

5.5.1.合同拟稿必须经过审批后方可签署；

5.5.2.合同按照项目所属公司作为责任主体签署；

5.5.3.合同的签署由法定代表人或其书面授权的委托代理人在授权规定的时间和范围内负责；

5.5.4.主责部门经办人员负责跟进办理合同签章手续；

5.5.5.合同审批后交财务管理中心/财务部盖章，合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章，合同均统一盖公司合同专用章，不得私自加盖公章，如确属紧急情况加盖公章的，应由合同报审部门说明原因后报总经理审批方可用印；

5.5.6.合同一般应由双方同时签字盖章，不能同时签字盖章的，必须由合作方先行签字盖章，经办时应注意对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行，对方盖签字盖章后，经合同经办人员复核确认是公司评审过的最终合同文本后我方签字盖章，盖章时注意按所属项目公司盖章，合同参照系统编号规则进行编号：

项目公司名称—项目代码--合同类别代码—年份—月份—流水号

5.5.7.法律法规规定工程合同应当办理批准、登记等手续的，或者需要登记备案的，经办人应当及时协助公司相关人员办理有关手续；

5.5.8.合同生效后，主责部门负责将合同发给关联合同归口部门和财务管理中心各留存一份原件，其他部门可以留原件，也可留复印件，合同他方应持有的合同由合同经办部门代为领取，并及时返还合同他方；

5.5.9.合同签署后应及时在本部门的“合同管理台帐”内登记，并按档案管理要求分发各相关部门，并应将合同原件附《标准合同审批表》及时交财务部备案并建立台帐，直至合同执行结束；

5.5.10.履约担保：

根据需要安排。

5.6.合同的交底及履行

5.6.1.合同的归口部门负责组织对合同履约部门进行合同的交底；

5.6.2.合同签署之后，各合同归口部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪，项目公司工程部负责对工程材料类合同进行监督复核，财务管理中心负责对合同的收、付款内容进行监督，相关部门应对合同的履行给予必要的协助；

5.6.3.合同的履行过程中，合同归口部门负责定期对公司签署合同的履约和执行情况进行检查，成本控制中心及财务管理中心应建立合同签订与付款情况台账，并在每月5日相互核对上月合同付款台账（详见工程合同管理台账与非工程合同管理台账）；

5.6.4.在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门负责人报告，并请示分管领导决定依法采取何种措施；

5.6.5.合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报部门负责人，由部门负责人签字，确需当场或者立即签字的，可由合同归口部门负责人书面授权的人员直接签字，但是，来往函件或者单据涉及合同变更、转让或者终止的，按照本规范关于合同变更、转让或者解除的有关规定进行；

5.6.6.在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报：

1）经营状况严重恶化；

2）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

3）丧失商业信誉；

4）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

5.6.7.在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

5.7.合同变更和转让

5.7.1.在合同履行期间由于客观原因需要变更合同的，或者对方提出变更要求的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效，公司在收到对方当事人要求变更合同的通知书后，应当在规定的期限内做出书面答复；

5.7.2.合同签署后，需经审批同意，方可变更，合同的变更需报签署前原审批人员批准，其审批路径与合同签署前的审批相同；

5.7.3.合理的变更理由包括但亦可不限于下述各种情形：

1）因不可抗力致使不能或不能全部实现合同目的；

2）履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要责任的；

3）对方迟延履行主要责任，经催告后在合理期限内仍未履行的；

4）对方迟延履行责任或其他违约行为致使不能实现合同目的；

5）法律规定的其他情形；

5.7.4.双方应书面对变更内容进行确认，对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照合同签订的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同；

5.7.5.合同签署后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由经办人员按照与合同签署相同的程序办理报批，另行签订合同或者补充合同；

5.7.6.法律、法规规定变更、转让合同应当办理批准、登记等手续的，经办人员应当及时办理有关手续。

5.8.合同解除

合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，参照合同签署的有关审批程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同，与合同变更类似，解除协议达成前，原合同仍然有效。

5.9.合同的结算

合同结算由成本控制中心负责牵头组织完成，工程总承包合同结算参见《工程预结算编制及审核作业指引》。

5.10.合同评估

5.10.1.合同归口部门定期组织各关联部门对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时采取有效措施加以改进；

5.10.2.总承包合同必须在竣工结算完成后30天内由工程部完成合同的总结评估，其他工程合同也应及时组织对合同履行进行总结评估，评估时需与项目公司工程部进行沟通交流；

5.10.3.合同总结评估的内容包括：

对合同签订情况总结，对合同履约关键控制点描述与分析，对合同对方的评价，合同签订前预测与合同实际执行情况的对比分析，对合同主要条款的分析，合同评估中“对合同对方的评价”可与工程供应商或材料设备供应商的评价合并进行；

5.10.4.合同的档案管理按《工程档案管理流程》执行，其他专业参照执行；

5.10.5.所有合同审核审批权限根据《组织权责手册》。

5.11.合同的索赔

5.11.1.合同有约定的索赔按合同规定执行，项目公司收到合同的索赔要求时，需审核相关资料，按公司程序牵头办理相关手续；

5.11.2.项目公司负责依据合同要求实施反索赔，成本控制中心、工程技术中心和法律顾问协助；

5.11.3.合同规定

1）合同归口部门对合同履行过程中的各种材料，应作为合同附件与合同原件或复印件在部门留档；

2）合同归口部门对合同进行分类、编号，交由财务管理中心按公司规定在进行形式审查后，加盖公司公章或者合同专用章并归档；

3）合同归口部门应建立本部门经办的合同台帐。

5.12.合同保管

5.12.1.合同保管的范围：

a）合同（包括附件）；

b）电子档合同评审记录表；

c）合同订立与履行过程中的所有书面材料；

5.12.2.合同保管部门

合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由合同归口中心专人妥善保管，财务中心保管合同原件，非合同归口管理等使用部门备有合同文本等资料的复印件，在项目结束后，各部门将合同相关资料整理交由公司档案管理部门归档。

5.13.合同分类编号规则（参考）

5.13.1.合同编号为合同责任部门，成本控制中心负责制订编号规则，确定合同编号

1）项目类合同编号方法（参考）

a）项目类合同包括项目发展类合同、策划营销类合同（含客服、工程维修合同）、工程类（含设计、工程、材料设备和工程咨询、造价咨询）合同，按四级编码进行合同编号（合同归属的项目公司名称—项目代码--合同类别代码—年份—月份—流水号），规则如下：

⏹一级编码：

为合同归属的公司简称中核心名称前两个汉字拼音的第一个字母（大写）；

⏹二级编码：

项目名称简称第一个字母（大写）；

⏹三级编码：

合同类别代码（大写）+合同签订时间，相应编号按下列括号中汉字表示：

☐项目发展类合同（FZ）：

包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让合同；报批、报建等；

☐工程类合同（GC）：

包括监理、造价咨询、招标代理合同；建筑、安装、装饰合同；材料、设备购买合同；景观、园林、小区配套及市政配套施工合同；

☐勘察设计类（SJ）：

勘察、丈量、检测、观测合同、工程设计等合同；

☐营销客服类合同（YX）：

项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告设计、广告制作安装、媒体、营销现场包装、样板间装修、印刷品、销售代理、租售、物业开办物资采购、设备维护、物业管理、宣传品设计、印刷等合同；

☐其他类合同（QT）：

经营类、行政类、抵押贷款等其他相关合同等；

⏹四级编码：

根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001至999；

⏹编号举例：

××项目一期第一份施工类合同，编号：

××-01Q-工程-001；

2）补充协议编号

⏹在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用括号以一位阿拉伯数字标识。

如：

流水号为088合同的第一份补充协议的编号为“……088

（1）”；

⏹对于纠纷处理合同（如与业主因商品房买卖合同纠纷而签订的协议），若纠纷系因公司与该当事人在先合同的履行而发生，可将其作为该在先合同的补充协议处理，编号方法同上；

⏹编号举例：

××项目二期第五份采购合同第二份补充协议，编号：

××-02Q-采购-005

（2）。

6.标准合同文本

6.1.公司推行标准化合同文本，下列情形可作为本原则的例外：

1）我方处于弱势而无法使用公司标准合同时；

2）不宜推行标准文本的业务，如项目使用不频繁、金额很小的零星合同。

6.2.合同标准文本的建立

1）集团标准合同文本的建立由集团各职能中心负责组织；

2）各中心依据年度工作重点，提出自己负责的标准文本的编制计划（如成本控制中心负责工程材料设备类标准合同的建立、工程技术中心负责设计标准合同文本的建立）；

3）订立合同条款文字的表达必须准确、清晰，各方当事人权利和义务的规定必须明确、具体，内容包括但不限于：

签约各方的名称、地址、法定代表人及联系方法，合同标的，数量要求，质量及技术标准要求，价款或报酬，履约期限、地点和方式，违约责任，解决争议的规定，合同生效约定，合同编号和签约日期等；

4）各部门负责编制各自专业或职责范围内的标准合同文本的草拟、沟通、审批、会签，按标准合同审批流程审核总部总经理审批后生效；

5）标准合同审核人员或部门在收到标准合同文本及《标准合同审批表》后5个工作日内必须提出书面审核意见；

6）如有两个以上审核部门认为此类合同不符合标准化的条件，则此类合同的标准化工作应当中止。

6.3.合同标准文本的应用

6.3.1.使用要求：

标准化合同文本审批完成后，由运营管理中心统一发布、建档，在总部范围内通用，应成为公司各部门在进行以后类似合同签订时的模板；

6.3.2.交底要求：

合同归口部门组织标准合同文本的交底，明确合同细节和要求，合同履行责任部门配合；

6.3.3.政府有关部门有强制性规定，可采用所要求的合同文本，公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的，应参照以往的合同或类似的合同范本拟定合同；

6.3.4.标准合同制定以实现公司利益最大化为原则，合同签署以签署本公司标准化合同和不改变标准化合同原条款为原则，但商务条款可视交易内