各类外贸单据时间及填写大全.docx

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各类外贸单据时间及填写大全

单据时间：

发票最早，汇票最晚，次晚是提单，其他的在中间

发票日期最早，一般是提单日期前7天，不可和提单日期相差过大，例如超过20天，汇票日期最晚，产地证等单据的日期都需早于提单日期

时间顺序

1．汇票：

等于或晚于发票日期；

2．商业发票：

一般可以先于或等于提单日期，也可以迟于提单日期，但是不能超过信用证规定的交单日期或合理的交单日期。

3．海关发票：

不应迟于提单日期。

4．形式发票：

先于装运日期。

5．领事发票：

不应迟于汇票和提单日期。

6．提单：

不得超过信用证规定装运期，不能早于最早装运期。

7．保险单：

投保日期除信用证有特殊规定外，应先于或等于提单日期，如果日期在提单日期后，则要有信用证特别许可，并写名保险责任及何时生效。

8．装箱单、重量单：

与发票日期相同或略迟于发票日期，不应早于发票日期。

9．一般产地证书：

可以迟于发票日期，但不能迟于提单日期。

10．普惠制产地证书：

普惠制产地证书发票上的号码和日期必须按照正式商业发票填写，签证当局签署日期和出口商签署日期不得早于发票日期。

11．检验检疫证书：

不能迟于提单日期，但某些鲜活产品不能过分早于提单日期。

12．出口许可证：

先于或早于提单日期。

13．受益人证明：

晚于或等于提单日期。

14．电报、电传或传真抄本：

等于或晚于提单日期3天内。

但信用证规定早的，要按信用证。

15．船长收据或证明：

等于或晚于提单日期。

16．船公司船证明：

早于或等于提单日期。

17．运费收据：

早于或等于提单日期。

包装单据的内容、作用及种类

包装单据主要包括：

装箱单、重量单、包装说明（PACKINGLIST、WEIGHTLISTANDPACKINGSPECIFICATION）等，是商业发票内容的补充，通过对商品的包装件数、规格、唛头、重量等项目的填制，明确阐明商品的包装情况，便于买方对进口商品包装及数量、重量等的了解和掌握，也便于国外买方在货物到达目的港时，供海关检查和核对货物。

也有的商品不需要包装，如谷物、矿砂、煤炭等，称之为“散装货物”（PACKEDINBULK）。

而大多数商品必须加以适当的包装后才能装运出口，以保护该商品的安全。

（此处显示一张真实的装箱单）图十一、常用的包装单据有以下几种：

１、装箱单（PACKINGLISTA或PACKINGSLIP）；２、重量单（WEIGHTLIST或WIGHTNOTE）；３、尺码单（MEASUREMENTLIST）；４、详细装箱单（DETAILEDPACKINGLIST）；５、包装明细单（PACKINGSPECIFICATION）；６、包装提要（PACKINGSUMMARY）；７、磅码单（WEIGHTMEMO）；８、规格单（SPECIFICATIONLIST）；９、花色搭配单（ASSORTMENTLIST）等。

包装单据并无统一固定的格式，制单时可以根据信用证或合同的要求和货物的特点自行设计，但包装单据应大致具备以下内容：

１、编号和日期（NUMBERANDDATE）；２、合同号码或信用证号码（CONTRACTNUMBERORL/CNUMBER）；３、唛头（SHIPPINGMARK）；４、货物名称、规格和数量（NAMEOFCOMMODITY、SPECIFICATIONSANDQUANTITIES）；５、包装件数及件号、包装件尺码（NUMBERSANDMEASUREMENT）；６、包装类别（KINDSOFPACKING）；７、货物毛净重（GROSSANDNETWEIGHT）；包装单据一般不记载货物的单价和总价，因为进口商不想让实际买主了解货物的详细成本价格情况。

包装单据的作用一般是：

１、是出口商缮制商业发票及其他单据时计量、计价的基础资料；２、是进口商清点数量或重量以及销售货物的依据；３、是海关查验货物的凭证；是公证或商检机构查验货物的参考资料。

出口装箱单据的要求和格式

一、制作装箱单据的要求我们可以根据不同商品的品质和信用证的要求，提供适当的包装单据，做到既能符合信用证的规定，为银行所接受，又能满足客户对商品包装的要求。

如果信用证条款只要求提供装箱单（PACKINGLIST），而无任何特殊规定，那么只要提供一般装箱单，将货物的包装情况作一般简要说明就可以了。

如果信用证条款要求提供“详细装箱单”（DETAILEDPACKINGLIST），那么就必须提供详细的装箱内容，如描述每件包装的具体细节，包括商品的货号、色号、尺寸搭配、毛、净重及尺码等等。

在货量较大的情况下，缮制详细装箱和包装说明，需要化费大量时间和劳动力。

制单员根据厂方的装箱单，有时需要整天时间才能打好一套长达数十页的出口装箱单。

为了节省时间，提高效率，也可以使用特制的单据格式，中、英文对照，由厂方直接填制，经过单证员的审核后，即作为出口单据，交银行结汇。

二、出口装箱单据的格式①出口公司的中、英文名称及地址②单据的名称③装箱单据的号码、日期（一般填写发票号码、日期）④填写提单号码⑤填写合同号码或销售确认书号码⑥填写运输的装运港（地）、目的港或中转港（地）名称及运输方式和船名⑦唛头⑧填写商品数量。

该数量为运输包装单位的数量，而不是计价单位的数量⑨填写商品名称⑩填写商品的单位净重和总净重⑾填写商品的单位毛重和总毛重⑿填写商品的单位尺码和总尺码⒀填写数量的大写⒁特别说明⒂出口公司落款等。

装箱单一般不显示收货人、价格和装运情况，对货物内容的描述一般可用统称。

装箱单据着重表现货物的包装情况，内容包括：

从最小包装到最大包装所有使用的包装材料、包装方式。

对于重量和尺码内容，在装箱单中一般只体现它们累计总额。

包装条款一般还包括包装材料、包装方式及包装规格等。

有的信用证规定“SEAWORTHYPACKING”（适用于海运包装）、“PACKINGSUITABLEFORLONGDISTANT”（适合于长途运输包装）或“STRANGWOODENCASEPACKING”（坚固木箱装运）等等。

信用证中的这些表达方法，都应在发票及箱单中照抄。

重量单是在装箱单的基础上，详细表示货物的毛重、净重、皮重等。

尺码单则要用“M3”表示货物的体积，其他内容基本与重量单相同。

装箱单、重量单或尺码单等可以出现特殊条款，就要根据信用证或合同的要求填写。

如来证只要求装箱单中标明信用证号码、合同号码或特殊包装文字说明，那么按照信用证或合同要求填写。

制作装箱单据的注意事项：

①单据名称必须完全符合信用证的规定，因为包装单据的内容，既包括包装的商品内容，也包括包装的种类和件数、每件毛净重的毛净总重量、总尺码（体积），所以无论信用证要求的包装单据是什么名称，都必须按其规定照打。

②信用证的特殊规定，必须在单据中充分体现出来。

如信用证规定：

每件装一袋、每打装一盒、每20打装一箱，则必须注明：

PACKING：

EACHPIECEINABAG，EACHDOZENINACARDBOARDBOX，THEN20DOZENSINACARTON。

箱单据一般不应显示货物的单、总价，因为进口商在转移这些单据给实际买方时大多不愿泄露其购买的实际成本。

信用证中有关装箱单据条款举例

①PACKINGLISTINTRIPLICATE。

装箱单一式三份。

②SIGNEDPACKINGLIST，ONEORIGINALANDONECOPY。

签字装箱单，一正一副。

③DETAILEDWEIGHTANDMEASUREMENTLISTSHOWINGTHEDETAILOFCOLORS，SIZESANDQUANTITIESINEACHCARTONANDALSONETWEIGHTANDGROSSWEIGHT。

重量单/尺码单明细单，详注每箱货物的颜色、尺寸和数量以及毛重和净重。

④MANUALLYSIGNEDPACKINGLISTINTRIPLICATEDETAILINGTHECOMPLETEINNERPACKINGSPECIFICATIONSANDCONTENTSOFEACHPACKAGE.手签装箱单一式三份，详注每件货物内部包装的规格和内容。

①DETAILEDPACKINGLISTINQUADRUPLICATESHOWINGGROSSWEIGHT、NETWEIGH、NETNETWEIGHT、MEASUREMENT、COLOR、SIZEANDQUANTITYBREAKDOWNFOREACHPACKAGE，IFANYAPLLICABLE。

详细装箱单一式四份，如适用，请标明每个包装的毛重、净重、净净重、尺码、颜色、尺寸为数量。

②PackingListintriplicateissuedbybeneficiaryindicatingquantity,grossandnetweightofeachpackage/container.受益人出具的装箱单一式三份，指出每一容器或集装箱的毛、净重。

保险单的填写fficeffice"/>

⑴正本份数（NUMBEROFORIGINALPOLICY），当信用证没有特别说明保险单份数时，出口公司一般提交一套完整的保险单（一份正本ORIGINAL，一份复联本DUPLICATE）。

当来证要求提供的保险单“INDUPLICATE/INTWOFOLDS/IN2COPIES”时，出口商提交给议付行的是正本保险单（ORIGINAL）和复联保险单）DUPLICATE）构成全套保险单。

其中的正本保险单可经背书转让。

根据“UCP500”规定，正本必须有“正本”（ORIGINAL）字样。

在实务中，可根据信用证或合同规定使用一份、两份或三份正本保单，每份正本上分别印有“第一正本”（THEFIRSTORIGINAL）、“第二正本”（THESECONDORIGINAL）及“第三正本”（THETHIRDORIGINAL）以示区别。

⑵发票号码（INVOICENUMBER），此处填写发票号码。

⑶保险单号码（POLICYNUMBER），填写保险公司指定号码。

⑷被保险人（INSURED），如信用证无特别规定，保险单的被保险人应是信用证的受益人。

如信用证规定保险单为TOORDEROFXXXBANK或INFAVOUROFXXXBANK，即应在被保险人处填写“XXX出口公司HELDTOORDEROFXXXBANK（或INFAVOUROFXXXBANK）。

在CIF或CIP价格条件下，被保险人即为卖方（出口商），信用证方式下指的是受益人，托收方式下为委托人。

但是实际发生货损时，索赔的权益是买方（进口商），所以保险单以卖方为保险人时，卖方要在保险单的背面进行背书，以示索赔权益转让给保险单的持有人，同时受让人则负担被保险人的义务。

如信用证有特殊要求，所有单据以XXX为抬头人，那么应在被保险人栏以XXX为被保险人，这种保险单就不要背书了。

如果信用证规定，保单为第三者名称即中性名义，可打成“被保险利益人”即填写“TOWHOMITMAYCONCERN”。

如果信用证规定，保单为空白抬头（TOORDER），被保险人名称应填写“TOAPPLICANT 出口商FORTHEACCOUNTOFWHOMITMAYCONCERN”。

如信用证规定以某公司或某银行为被保险人，可以直接在本栏上所规定的名称，无需背书。

⑸保险货物项目（DESCRIPTIONOFGOODS），填写货物名称，此栏允许填写货物总称。

⑹唛头（MARKSANDNOS），保险单唛头应与发票、提单等一致，也可只填“ASPERINVOICENO。

XXX”。

⑺包装及数量（QUANTITY），如以包装件数计价者，则将最大包装的总件数填入；如以毛重或净重计价，可填件数及毛重或净重，如果是裸装货物，则表示其件数即可；散装货物则表示其重量，并在其后注明INBULK字样。

⑻保险金额（AMOUNTINSURED），一般按照发票总金额的110%投保。

信用证项下的保险单必须按信用证规定办理。

此栏保险金额使用的货币应与信用证使用的货币相一致，大小写保持一致。

⑼总保险金额（TOTALAMOUNTINSURED），即保险金额的大写数字，以英文表示，末尾应加“ONLY”，以防涂改。

⑽保费（PREMIUM）一般已由保险公司印就“ASARRANGED”（如约定）字样。

除非信用证另有规定，每笔保费及费率可以不具体表示。

⑾开航日期（DATEOFCOMMENCEMENT），一般填写提单的签发日期，也可填写提单签发日前后各五天之内任何一天的日期，或填“ASPERB/LDATE”。

⑿装载工具（PERCONVEYANCE），填写装载船的船名。

当运输由两程运输完成时，应分别填写一程船名和二程船名。

如再转运到内陆加OTHERCONVEYANCE。

如空运，则填“BYAIR”或“BYAEROPLANCE”；如陆运，则填“BYTRAIN”、“BYWAGONNO。

XXX；如以邮包寄送，写“BYPARCELPOST”，若采用海陆联运方式，则填“BYS.SXXXANDTHENCEBYOVERLANDTRANSPORTATIONTOXXX”。

⒀起运地和目的地（FROM…TO…）此栏填写起运地和目的地名称。

当货物经转船到达目的港时，可填写“FROM装运港TO目的港W/TAT转运港（WITHTRANSIPMENTATXXX），也可打成VIA转运港ANDTHENCETO投保最终目的地。

例如：

货物由上海运达纽约港后，转运到芝加哥.提单可打成：

“FROMSHANHGAITONEWYORKANDTHENCETOCHICAGO”或“FROMSHANGHAITONEWYORKINTRANSITTOCHICAGO”。

⒁承保险别（CONDITIONS），本栏系保险单的核心内容，填写时应注意保险险别及文句与信用证严格一致，即使信用证中有重复语句，为了避免混乱和误解，最好按信用证规定的顺序填写。

如信用证没有规定具体险别，或只规定“MARINERISK”、“USUALRISK”或“TRANSPORTRISK”等，则可投保一切险（ALLRISKS）、水渍险（WA或WPA）、平安险（FPA）三种基本险中的任何一种。

如信用证中规定使用伦敦学会条款，包括修订前后或修订后的，可以按信用证规定承保，保单应按要求填制。

投保的险别除注明险别名称外，还应注明险别适用的文本及日期。

⒂货损检验及理赔代理人（SURVEYINGANDCLAIMSETTLINGAGENTS），一般选择在目的港或目的港附过有关机构为货损检验、理赔代理人，并详细注明代理人的地址。

如果保险单上注明保险责任终止是在内地而非港口，则应填列内地代理人名址。

如当地无中国人民保险公司的代理机构，可以注明由当地法定检验机构代为检验。

如果信用证自行指定买方选择的代理人，则不应接受。

⒃赔付地点（CLAIMPAYABLEAT），此栏按合同或信用证要求填制。

如果信用证中并未列明确，一般将目的港作为赔付地点。

如买方指定理赔代理人，理赔代理人必须在货物到达目的港的所在国内，便于到货后检验，赔款货币一般为投保额相同的货币。

⒄日期（DATE），日期指保险单的签发日期。

由于保险公司提供仓至仓（WAREHOUSETOWAREHOUSE）服务，所以要求保险手续在货物离开出口方仓库前办理。

保险单的日期也应是货物离开出口方仓库前的日期。

⒅投保地点（PLACE），一般为装运港（地）的名称。

⒆签章（AUTHORIZEDSINGAPORE），由保险公司签字或盖章以示保险单正式生效。

⒇背书（ENDORSED）1、空白背书（BLANKENDORSED），空白背书只注明被保险人（包括出口商名称和经办人的名字）名称。

当来证没有规定使用哪一种背书时，也使用空白背书方式。

１、记名背书，当来证要求“DELIVERYTO（THEORDEROF）XXXCOMPANY（BANK）”或“ENDORSEDINTHENAMEOFXXX”，即规定使用记名方式背书。

具体做法是：

在保险单背面注明被保险人的名称和经办人的名字后，打上“DELIVERYTOXXXCOMPANY（BANK）或INTHENAMEOFXXX的字样。

记名背书在出口业务中较少使用。

２、记名指示背书当来证保单条款规定为：

“INSURANCEPOLICYORCERTIFICATEINNEGOTIABLEFORMISSUEDTOTHEORDEROFXXX”时，具体做法：

只要在保险单背面打上“TOORDEROFXXX”，然后签署被保险人的名称就行了。

信用证中有关保险单据条款举例

1、INSURANCEPOLICIESORCERTIFICATEINTWOFOLDPAYABLETOTHEORDEROFCOMMERCIALBANKOFLONDONLTD.COVERINGMARINEINSTITUTECARGOCLAUSESA（,INSTITUTESTRIKECLAUSESCARGO（,INSTITUTEWARCLAUSESCARGO（FORINVOICEVALUEPLUS10%INCLUDINGWAREHOUSETOWAREHOUSEUPTOTHEFINALDESTINATINATSWISSLAND,MARKEDPREMIUMPAID,SHOWINGCLAIMSIFANY,PAYABLEINGERMANY,NAMINGSETTLINGAGENTINGERMANY.2、INSURANCEPOLICY/CERTIFICATE,ISSUEDTOTHEAPPLICANT（ASINDICATEDABOVE）,COVERINGRISKSASPERINSTITUTECARGOCLAUSES（A）,ANDINSTITUTEWARCLAUSES（CARGO）INCLUDINGWAREHOUSETOWAREHOUSECLAUSEUPTOFINALDESTINATIONATSCHOMDORF,FORATLEAST110PCTOFCIFVALUE,MARKEDPREMIUMPAIDSHOWINGCLAIMSIFANYPAYABLEINGERMANY,SHOWINGSETTLINGAGENTINGEERMANY.3、MARINEINSURANCEPOLICYOFCERTIFICATEINDUPLICATE,INDORSEDINBLANK,FORFULLINVOICEVALUEPLUS10PERCENTSTATINGCLAIMPAYABLEINTHAILANDCOVERINGFPAASPEROCEANMARINECARGOCLAUSEOFTHEPEOPLE’SINSURANCECOMPANYOFCHINADATED1/11981,INCLUDINGAND/ORDAMAGECAUSEDBYHEAT,SHIP’SSWEATANDODOOUR,HOOP-RUST,BREAKAGEOFPACKING.保险单或保险凭证一式二份，空白背书，按发票金额加10%投保，声明在泰国赔付，根据中国人民保险公司ffice:

smarttags"/>1981年1月1日的海洋运输货物保险条款投保平安险，包括偷窃提货不着，受热船舱发汗，串味，铁箍锈损，包装破裂所导致的损失。

4、INSURANCEPLOICIESORCERTIFICATEINDUPLICATEENDORSEDINBLANKOF110%OFINVOICEVALUECOVERINGALLRISKSANDWARRISKSASPERCICWITHCLAIMSPAYABLEATSINGAPOREINTHECURRENCYOFDRAFT（IRRESPECTIVEOFPERCENTAGE）,INCLUDING60DAYSAFTERDISCHARGESOFTHEGOODSATPORTOFDESTINATION（OFATSTATIONOFDESTINATION）SUBJECTTOCIC.保单或保险凭证做成空白背书，按发票金额的110%投保中国保险条款的一切险和战争险，按汇票所使用的货币在新加坡赔付（无免赔率，并根据中国保险条款，保险期限在目的港卸船（或在目的地车站卸车）后60天为止。

5、INSURANCEPOLICIESORCERTIFICATEINTWOFOLDISSUEDTOTHEAPPLICANT,COVERINGRISKSASPERINSTITUTECARGOCLAUSES（A）,ANDINSTITUTEWARCLAUSES（CARGO）INCLUDINGWAREHOUSETOWAREHOUSECLAUSEUPTOFINALDESTINANTIONATSCHORNDORFFORATLEAST110%OFCIFVALUE,MARKEDPREMIUMPAIDSHOWINGCLAIMSIFANYPAYABLEINGERMANY,NAMINGSETTLINGAGENTINGERMANY.此保单或保险凭证签发给开证人，按伦敦保险协会条款投保ICC（A），和协会战争险，包括仓至仓条款到达最后目的地SCHORNDORF，至少按CIF价发票金额投保，标明保费已付，注明在德国赔付，同时表明在德国理赔代理人的名称。

出口货物托运单

托运单（BOOKINGNOTEOFEXPORTCARGO/SHIPPINGORDER）是出口商（发货人/托运人）在报关前向船方或其代理人（承运人）申请租船订舱的单据。

它是缮制提单的主要背景资料，是船公司制做提单的依据，如果托运单缮制有岔错、延误等，就会影响到其他单证的流转。

因此，正确、快速制单，从而保证安全收汇.一、海运出口托运单的缮制⑴、托运人，即SHIPPER。

一般情况下，填写出口公司的名称和地址。

⑵、收货人，即CONSIGNEE。

在信用证支付的条件下，对收货人的规定常有二种表示方法：

A、记名收货人；B、指示收货人。

A、记名收货人是直接将收货人的名称、地址完整地表示出来。

这时，收货人即是合同买方。

但是记名收货人的单据不能直接转让，这给单据的买卖流通设下了障碍。

故记名收货人的表示方法不常使用。

B、指示收货人是将收货人以广义的形式表示出来。

常用空白指示和记名指示两种表达法。

指示收货人掩饰了具体的收货人的名称和地址，使单据可以转让。

在空白指示（不记名指示、空白指示）的情况下，单据的持有人可以自由转单据。

在记名指示情况下，记名人有权控制和转让单据。

指示收货人的方法补充了记名收货人方法的缺陷，但也给船方通知货方提货带来了麻烦。

对此被通知人栏目作出补充。

⑶被通知人NOTIFYPARTY，此栏填写信用证中规定的被通知人。

被通知人的职责是及时接受船方发出的到货通知并将该通知转告真实收货人，被通知人无权提货。

⑷、托运单编号（NUMBER），一般填写商业发票的号