浅谈现代秘书的职业素养.docx

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浅谈现代秘书的职业素养

　　　　　　　编号　

毕　业论　文

　　　　论文题目　浅谈现代秘书的职业素养

系（部）　　　

专业　　　　

班级　

学　号　　

学生姓名　　　

指导教师　　　　

职称　　

20１3年3月

摘要……………………………………………………………………………（２）

Absｔrａcｔ………………………………………………………………………（3）

一.秘书的知识和能力………………………………………………………（4）

1．秘书的能力………………………………………………………………（4）

2.秘书的知识………………………………………………………………（5）

二.秘书的思想修养和职业道德……………………………………………（6）

1.秘书的思想修养　…………………………………………………………（6）

2．秘书的思想作风…………………………………………………………（７）

3.秘书的职业道德…………………………………………………………（7）

三.增强秘书人员“七种意识”，适应发展需要…………………………（8）

1.自我意识　…………………………………………………………………（8）

２．信息意识…………………………………………………………………（９）

3.创新意识…………………………………………………………………（９）

4．竞争意识　…………………………………………………………………（9）

5．责任意识…………………………………………………………………（９）

6．保密意识…………………………………………………………………（10）

７．宣传意识…………………………………………………………………（10）

致谢……………………………………………………………………………（11）

　参考文献………………………………………………………………………（12）

浅谈现代秘书的职业素养

摘要

秘书是处于枢纽地位，主要以办事、办会、办文来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手.随着当今时代的不断发展,社会对秘书人员提出了很高的要求,秘书只有具备良好的职业素养,才能够在知识经济时代游刃有余地应付工作，得到领导和群众的好评。

秘书人员要胜任工作，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的不同能力;必须具有一定的马克思主义理论修养、政策修养、良好的思想和作风;还必须遵守本行业的职业道德。

这些职业素养有些可以在走上工作岗位之前学到,但更多的则需要在工作实践中学习。

关键词：

现代秘书　知识能力　思想修养职业道德

Ontheprｏｆｅssionalisｍｏｆ　theｍoderｎsecｒｅtary

Ａｂstｒａｃt

Ｓecrｅtａry　ｉs　iｎapivｏｔalsｔａtus,ｍainｌyto　ｈandｌｅaffairs，domｅetiｎg，doartiｃlｅ　toaiｄdecisiｏnｍakinｇandseｒvingthｅ　ｌeadｅrｓｈipof　staff,ｉstｏleａｄtｈｅｓtaｆfofficerａｎdassistant。

Ｗitｈ　tｈecｏntinuoｕsｄｅveloｐmenｔ　of　tｈｅ　times,ｓocｉｅtyputｓ　forｗard　ｈighdｅmaｎdsｆoｒsecｒeｔaｒyｐｅrｓonnｅl，secretaｒy　oｎlyhａvegood　pｒofeｓｓioｎal　ｑuality,wｉllｂeａbleｔo　ｃopewｉthaｌtｅrnａtiｖes　intheｋnｏwledgeeconomyeraｉｓ　worｋ,　ｈａsafavorａblｅ　ｒeｖｉewiｎtｈｅleadersｈipandｔhe　masｓｅs。

Seｃretary　ｐersonneｌshｏulddowoｒｋ,mｕsthaveａbａsickｎowledge，profesｓionalknowｌedgeandabilitytoａdapt　toｖarｉouswork;mｕsｔhａvｅａcerｔainofｍａrxiｓm　tｈeｏｒyeducation,policｙ　ａcｃoｍpｌｉsｈｍent,　thegooｄthought　andｓtyle;alｓomｕstabiｄebytheｐrofeｓsiｏnal　eｔｈｉcs　initsindusｔry。

Soｍｅofｔhese　proｆｅssｉｏnaｌ　ｑualitｙｃａnｂｅｌｅａrned　iｎｂｅfｏｒetｏbegoingtowork,butｍoｒenｅedtｏｌeaｒniｎthe　ｗork　pracｔｉce。

Kｅｙ　Words:

modeｒnsｅcｒeｔarial;knowledgｅａndａbｉｌitｙ；ｉdeolｏgｉcａlcultiｖatｉon;　pｒｏfessｉonalethｉcs

一．秘书的能力和知识

秘书的素质与能力是相互联系、相互依存的.素质是潜在的能力,能力是素质的外在表现。

秘书的素质是指秘书从业者在其生理和心理条件的基础上，通过教育、劳动实践和自我修养等途径而形成和发展起来的在职业活动中发挥重要作用的内在基本品质.［１]秘书的职业素质与其先天禀赋有关,但后天的环境和教育对其素质的形成以及内化为个人品格有着重要的作用。

秘书在从事职业活动中外显的工作能力,无不源于其自身的素质。

秘书的素质涵盖秘书从业者的思想道德素质、心理素质、业务素质和文化素质。

秘书职业素质的高低往往是通过秘书从业者在职业活动中表现出来的职业能力体现出来的。

１.秘书的能力

关于“秘书需要怎样的能力＂这一问题，不同的学者有不同的观点。

杨群欢通过调查,认为社会对秘书人员的职业能力要求有：

注重写作基本功和办事能力,注重思想品德提高和工作经验积累,注重电脑技术和英语与调研能力，注重效率意识和提高心理素质，注重经济和法律意识.［２］丁建平认为，企业秘书应具备五方面的能力:

多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力、团队合作能力.[3］史振洪、吴良勤、段贇通过调查，从秘书岗位对能力的需求出发，认为秘书应具备六方面的能力：

理解与判断能力、沟通与交际能力、组织与协调能力、收集与选择信息能力、口头与书面表达能力、操作与办事能力。

[４]总的来说，秘书应该具有以下几点职业能力，即:

写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社会活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力和心理调适能力.

1.1写作能力.具体是指公文和事务应用文的写作能力。

秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识,应掌握常用汉字和简化字,掌握标点符号用法，并通过长期实践,将这些知识综合起来转化为写作能力.

1．2口头表达能力。

秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢．对领导讲话要简明扼要，对群众讲话切忌啰嗦冗长、拖音带腔,要做到都以一颗真诚的心来对待。

只有这样,才可以博得别人的信任,并在工作和生活上给予支持和帮助。

同样，思维清楚才能说话清楚。

要使说话有条有理,秘书要多思考,要善于打腹稿.[5]另外，随着国际化交流的日益频繁,懂得外语并能很流利地运用外语进行交流与沟通成了衡量人才的一个重要标准之一。

机关和单位在进行外事活动中,通常会遇到一系列语言问题,如果秘书人员在工作中能流利地运用外语,那么就可以直接解决问题,提高办事效率。

1．３听知能力。

秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点,并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。

１。

4阅读概括能力。

秘书要从重要文件或经典文本中领会其微言大义，也要善于在连篇累牍中摘出其关键词,或是提炼浓缩,写成提纲或摘要。

１．5社交活动能力。

现代秘书经常要参加各种社会活动,因此秘书人员必须具备一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节,善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

１.６协调能力。

秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。

１.7观察分析能力。

在工作中，秘书要做有心人，要善于观察，善于发现“死角”,及时提请领导注意,要善于做拾遗补缺工作。

不仅善于发现问题,而且善于解分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。

观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。

1.8应变能力。

在现实工作中,会出现一些突发性事件，需要秘书人员在短时间里拿出对策,这就要求秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。

１.9使用先进办公器械的能力。

在知识经济时代里,秘书部门成了信息枢纽中心。

在这种情况下，秘书人员应能熟练地使用各种办公机器，尤其在电脑和网络方面;同时，还要不断补充和提高操作和应用能力。

１。

１0预测能力。

预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。

有经验并富有创新精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力,这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

1。

１１心理调适能力。

秘书部门是信息传播的中枢,秘书人员是联系领导和群众之间的桥梁，所以秘书的工作繁重、复杂,而社会的发展又给秘书提出了更高的要求。

这样，生活和工作给秘书人员带来了巨大的压力。

秘书工作者只有具备良好的心理素质,才可以以乐观的态度面对各种挑战，做好本职工作。

2.秘书的知识

2。

1基础知识。

秘书应具有的基础知识分为两方面：

一方面是社会科学知识,即相当于高中水平的语文、政治、历史地理、外语知识；另一方面是自然科学知识,即物理、化学、生物、数学等知识.高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求也是秘书人员应有知识的基本层次。

2。

2专业知识。

专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：

公文和应用文专业知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、办公室管理知识、调查研究知识、会议组织知识、信访工作知识、信息科学知识、行为科学知识和公共关系知识等等.作为新时期的秘书人员，这些知识要求显得更严格、更全面,甚至更苛刻一些。

是否具有良好的知识储备，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。

因此，秘书人员必须刻苦学习,努力提高自身的思想素质和业务能力。

秘书工作头绪繁多、涉及面广,要求秘书人员有尽可能广博的知识,做一个“通才”和“杂家"。

现代社会科学技术的发展突飞猛进,知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。

2。

３行业知识。

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识,在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。

其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

2。

４相关知识.从发展的角度看,新时期的秘书人员,必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能,才能适应时代的要求。

二．秘书的思想修养和职业道德

1．秘书的思想修养

秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论。

这有两方面的意义:

一是为了树立社会主义理想；二是为了掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的方法。

我国是社会主义国家，我国的秘书人员绝大部分是在社会主义制度下的党政机关、企事业单位、社会团体中工作的。

秘书人员只有树立了社会主义理想，掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的方法,才能有真正的生活目标和生活动力,才能为祖国的现代化建设贡献力量,同时争取自己的美好前途。

秘书人员还必须学习中国革命史,学习毛泽东思想和邓小平理论。

通过这些学习,秘书人员才能真正认识到只有社会主义才能救中国,中国只有走社会主义道路才有前途。

理论的具体化就是政策和法规。

秘书工作政策性很强，秘书人员只有熟悉和深入领会党的各项基本政策和各项法规，才能正确贯彻执行各项方针政策，做好工作.这里说的政策主要有经济改革政策、政治体制改革政策、开放政策、民族政策、宗教政策、统战政策、外交政策等等。

2.秘书的思想作风

2.1全心全意为人民服务。

秘书工作的特点是繁重、琐碎、常居幕后而又责任重大。

这就要求秘书人员能任劳任怨，不为名、不为利,甘当无名英雄。

秘书工作性质，决定其工作主要是实干。

要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干,在具体而紧张的工作中,脚踏实地，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

２．２对党和人民负责。

这就要求秘书人员敢于坚持原则,而不是无原则地盲目服从。

在领导意志和党的意志相抵触时，要秉承党的意志；在集体利益、个人利益与国家利益、人民利益发生矛盾时，要服从国家利益、人民利益。

本着这种精神,秘书人员对领导的错误行为或不正之风不能包庇、怂恿,而应敢于直谏,规劝。

秘书不仅要当领导的助手,也要当领导的诤友.

2。

3密切联系群众。

任何秘书人员，不论职位高低,归根结底都是人民的勤务员。

秘书人员不能高高在上、自以为是.任何时候,秘书人员都不能脱离群众,而只能联系群众、依靠群众。

许多工作，脱离了群众是寸步难行.要有从群众中来到群众中去的工作作风。

2．4谦虚谨慎。

秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见,在工作中要善于协调矛盾,搞好合作。

　办事要公道正派，对领导对群众都要一视同仁.

2.5实事求是.实事求是是一切工作的基本条件。

秘书人员必须在任何场合、任何工作中做到实事求是。

２。

6踏实细致,一丝不苟。

秘书做工作必须脚踏实地、耐心细致、一丝不苟,切忌主观臆断、捕风捉影,分析处理问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。

在实际工作中，丝毫不能马虎，否则会酿成很严重的错误。

２.7敏捷干练，讲究实效。

秘书做工作往往处于被动地位,要等领导批示，等下面情况,等其他部门配合。

秘书人员不能因此而造成工作拖拉、推诿，还心安理得.应该尽量争取主动,遇事要反应敏捷，办事要干净利落;要抓紧时间,讲究效率。

2。

8富于创新,勇于开拓。

现在各行各业的劳动者,都在破除旧的观念,勇于开创新的工作局面。

作为领导的助手,秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。

勇于创新,要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

3.秘书的职业道德

3.1忠于职守。

秘书人员要自觉履行各项职责各行各业的工作人员,都要忠于职守,热爱本职。

这是职业道德的一条主要规范。

作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位,自觉履行秘书的各项职责,认真辅助领导做好各项工作。

要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位,不掺杂私念,不渎职。

3．2严守机密。

秘书人员一个显著的特点,是掌握的机密较多，因此,要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德,自觉加强保密观念。

秘书人员要严守党和国家机密,不得泄露或出卖本单位的政治、经济、科技情报。

而且秘书人员还应做到不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，也不得议论别人的隐私，以免制造矛盾、破坏团结。

3。

3恪守信用.秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。

遵守时间就是领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。

秘书人员自己安排的会议或会谈,自己要事先到场,并做好一切准备工作。

　秘书人员还要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到,遇到曲折变化，要事先说明原因,使人信服。

3.4文明礼貌。

秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈吐文雅、常带微笑．礼貌要求秘书与人谈话时要注视对方,专心倾听；而不能漫不经心、左顾右盼或同时做其他工作。

礼貌还要求秘书的举止言谈得体，既不傲慢、冷淡,又不显得阿谀、做作。

3。

５廉洁奉公。

廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。

它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则,不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利,不搞你给我一点“好处＂,我回报你一点“实惠〃的所谓“等价交换”。

要以国家、人民和本单位整体利益为重,自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

３。

6讲求诚信。

秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁，负责综合协调,担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。

因此,要求秘书人员传达指示、传递意见、反映情况都要重事实，做到准确无误，绝对不能掺杂个人的主观看法。

否则就可能影响工作的展开，甚至导致重大决策的失误,造成国家利益的损失．

3。

7谦虚好学,团结协作.秘书工作繁重且复杂．特别是在科学技术飞速发展的今天，秘书人员要跟上时代的步伐,就要谦虚学习，不耻下问。

在相互协作中,发挥团队精神,积极承担责任，不推诿.

三．增强秘书人员“七种意识”,适应发展需要

１．自我意识.秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。

虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性；另一方面，今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。

如果没有自我意识,何言“参与政务"？

又何言“管理事务"?

因此，作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图．

2.信息意识.当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。

秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。

这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。

秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握.

3.创新意识。

过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务，对报告、请示不提处理的初步意见。

一方面，秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员，自然起不到“参与政务"作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。

在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

4．竞争意识.目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平。

高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。

有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富。

但知识老化，必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。

所以，秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏，提高工作效率.

５.责任意识。

秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。

只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。

6.保密意识。

无论在机关，还是在企业,秘书是离领导身边最近的人。

可以说,秘书不仅充分熟悉领导的工作习惯、工作作风，还在一定程度上懂得领导许多私事。

这就要求秘书要有保密意识,懂得什么事情该说，什么话该说,什么事情和什么话不该说。

一般情况下,对那些领导在酝酿，尚未作出最终决策或决定的事情,秘书一定要谨慎再谨慎，不能随意下结论,逢人就说,到处宣扬.同样,对领导的一些私事和外出行径，除领导交代可以告诉其他人外，秘书也不能随便告诉别人，要注意保密。

对于领导的工资和待遇，秘书更加不能把它透露给别人.

７.宣传意识。

有些事先做后说，有些事边做边说,有些事只做不说，有些事只说不做。

因此，在工作上,要强调有“宣传意识”,而且要讲求火候,具体情况具体分析。

对具有探索性质的工作，就必须把它完成取得成效后,才能宣传;对涉及发动群众、需要别人配合的工作,就要一边做,一边宣传鼓动,以便更好地利于工作开展的舆论氛围和支持体系;对涉及到集体福利或者内部建设的工作，就没必要把它说出去,以防止引来不必要的非议;对看上去就是表面文章又要有必要的形式点工作，就应该表表态就可以。

对于秘书来说，几乎没有任何一项正常的工作和正常的事情，是在大家观点和态度完全一致的情况下展开的，这个时候，秘书对一件事情进行宣传时就要更加值得警惕了。

致谢

本论文是在XXX老师的悉心指导下完成的。

X老师给我的第一印象很亲切、平易近人，ＴＡ的认真和严谨的治学态度深深地感染和激励着我.毕业论文的每一个过程都凝结着ＸXX老师的心血，都离不开TＡ细心的辅导和批改。

在此,我要真诚地说一声：

“谢谢您,XXX老师！

"还要衷心感谢学院领导的支持和帮助.另外，还要感谢我的舍友们,感谢你们帮我修改论文，为我斟字酌句，并且在生活上给予了我很大的帮助；谢谢我的朋友,感谢你们帮我查资料、借书。

在以后的人生道路上,我会继续努力,用ＸXX老师身体力行的认真态度来指导我做好生活中的每一件事,好好工作,好好学习,做个生活的有心人。

参考文献

［1]　蒋乃平对综合职业能力内涵的思考[J］。

职业技术教育,2０01（1０）：

1８

[2]杨群欢秘书职业能力调查与秘书人才培养对策［Ｊ]。

教育探索，20０5（１1）:

39

[3]丁建平　企业秘书必备的五种能力[J]。

办公室业务，２006（5）:

１４—１5

[4］史振洪吴良勤段贇秘书职业能力的分解研究[Ｊ］.现代企业教育，２０10（11）下：

６4

［5］　陆瑜芳秘书学概论（第二版）[Ｍ]。

上海:

复旦大学出版社，2011