利用ERP系统促进矿山固定资产管理.docx

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利用ERP系统促进矿山固定资产管理

利用ERP系统促进矿山固定资产管理

利用ERP系统促进矿山固定资产管理马庆龙五矿邯邢矿业有限公司摘要：

伴随五矿邯邢矿业有限公司资源版图的持续拓展和新建矿山陆续投入生产健全固定资产管理体制提高固定资产“使用效率”及“经济收益”的重要性愈来愈被关注。

强化固定资产管理信息化建设关注资产管理工作中易忽视的问题充分利用ERP系统强大的信息功能优化固定资产管理与核算模式提升矿山经济效益。

　关键词：

矿山企业；固定资产；管理与核算在企业总资产内固定资产皆占具相当大的比率由固定资产的“投资建设→购置→投入使用→报废处置”生命周期内固定资产的“管理与核算”贯穿全程。

伴随五矿邯邢矿业资源版图的持续拓展和新建矿山陆续投入生产公司资产规模增长迅速其管理及核算工作亦向复杂化发展。

故此务必加强矿山固定资产管理信息化和精细化核算工作本文将对此进行探讨。

　一、固定资产管理特征　

（一）固定资产定理的“定义、核算、特点”定义。

固定资产意指企业为生产产品提供“劳务、出租、经营管理”并且使用时间＞1年以上的如“房屋、机器、建筑物、运输工具、机械或其他和生产经营相关的器具、设备、工具”等非货币性资产。

　核算。

矿山的固定资产在单位价值上普遍较大增、减变化模式复杂多变比如固定资产增加即有“自行建造、购置、投资者投入、更新改造、融资租人、接受捐赠、用非货币性交易换入”等多种模式。

自然相对而言会计科目亦较多、核算繁杂。

而“折旧”即是体现固定资产价值转移独特手段。

固定资产“原值、已提减值准备、已提累计折旧、预计净残值”四个方面是影响固定资产需“提折旧额”的主要因素。

固定资产折旧方法一经选取不得随意转变。

　　特点。

固定资产管理务必由“工程部门、财务部门、资产管理部门、使用部门”等一同管理为一项极其繁杂的组织工作。

此外固定资产管理的技术性极强对其务必配有“极强责任心、会计算机操作、懂业务、工作能力强、会讲肯干的专职管理者。

固定资产管理若发生错漏其损失将超出普通商品。

（二）加强固定资产管理的意义　固定资产管理为矿山精益化管理的关键。

经规范招标、设计方案优化可压缩“投资与工程”的成本有效减少企业财务费用与折旧费提升固定资产利用效益；投资问题上抓好投资规划能有效规避资产闲置提升固定资产使用效率等；在生产经营上强化固定资产管理能合理有效的优化资源配置亦能延长固定资产应用寿命压缩固定资产运转维护成本进而最大化的提升企业经济效能杜绝资产流失促进资产保值增值。

因此矿山对固定资产进行科学管理及正确核算具有非常关键的作用。

二、ERP系统固定资产日常管理程序　五矿邯邢矿业ERP项目已全部上线这是公司固定资产管理信息化建设一个重要里程碑。

那么如何才能利用ERP使我们的固定资产管理上水平、创一流既科学规范又快捷高效确保固定资产管理帐账相符、帐实相符呢？

下面从固定资产主数据、固定资产－财务总账集成核算和固定资产动态查询等方面探讨ERP系统中固定资产日常管理。

（一）固定资产主数据管理1、创建并维护完整的固定资产主数据提供详细的固定资产管理信息

ERP系统中引入了固定资产主数据的概念每一项具体的固定资产都是一条固定资产主数据。

固定资产主数据囊括了其所有的管理信息包括固定资产名称、规格型号、数量、计量单位、成本中心（决定折旧费用的归属）、所在地点、资产增加方式（购入、在建工程转入、调拨、盘盈等）、经济用途（生产用、非生产用、租出、未使用、不需用、融资租入等）、资产类别、供应商、主要技术参数、使用单位、产权归属、制造商、使用年限、折旧码等等。

只要资产管理人员实时根据资产变动情况对主数据进行维护就可以随时查询全部资产主数据。

也可以根据管理需要按照资产类别、成本中心、资产所在地点、经济用途等限定性条件进行查询为实物管理提供有效的资产价值信息及管理信息。

譬如资产管理人员能随时从ERP系统中查询某成本中心资产保有量是否需要增加或减少资产为设备管理决策提供第一手资料提高固定资产管理效率调配盘活闲置设备。

2.固定资产分类的功能邯邢矿业ERP上线后为了加强对固定资产的管理和适应信息化的要求对固定资产依用途不同重新进行了分类、编码统一了全公司的资产主数据编码规则。

ERP系统中固定资产分为五大类41中类312细类。

创建任何资产主教据都必须选择其所属资产分类系统则根据资产分类生成唯一的顺序性资产编码。

这样只要根据固定资产编码便能确认该项固定资产的类别。

例如：

固定资产编码规则（部分）大类编码大 类中类编码中 类细类定义码细类名称资产分类编号资产分类名称11房屋、建筑物010工业用房屋20__工业用房屋-工业生产用房10房屋、建筑物-工业用房屋11房屋、建筑物020化工专用房屋20__化工专用房屋-化工生产用房11020房屋、建筑物-化工专用房屋

某矿山新建一座选矿厂房创建资产主数据时对应大类为“11”、中类为“010”则系统生成的选矿厂房主数据编码为“1000001”其中前5位“10”是大类+中类后5位“00001”是系统生成的顺序码。

3、通过固定资产折旧码保证折旧计提方法的正确性

ERP系统中通过每条固定资产主数据——“折旧码”字段来确定不同的折旧方法从而一一对应实施到具体的固定资产上保证了折旧计提的正确性。

邯邢矿业使用以下折旧码：

折旧码名称主要用途备注Z301按使用年限直线折旧、残值3%、下月开始折旧普通固定资产

Z302按使用年限直线折旧、无残值、本月开始折旧无形资产

Z303安全设备增加当月全部转销安全设备

0000无折旧也无利息在建工程

（二）固定资产管理与会计总账的自动集成　ERP系统上线运行后固定资产模块与财务会计核算模块集成一体达到了资产价值与总账信息的实时集成使得资产变动信息能及时准确地反映到财务系统。

实时处理固定资产管理信息不仅减少了财务人员的工作量大大减少了人为的错误和遗漏还能对固定资产变动的来龙去脉进行掌握、追踪。

固定资产管理人员在创建资产主数据选择不同的资产分类时ERP系统通过后台配置的科目定位码将不同类别的资产定义到相应的原值、累计折旧和折旧费用等总账科目。

会计人员通过对明细资产编号的购置、报废、计提折旧、内部调拨等操作就能轻松实现了总账科目金额的实时更新真正实现资产管理系统与会计总账的自动集成。

（三）、固定资产的日常业务及动态查询管理

1、固定资产建造费用的控制

固定资产单位价值较大如何才能保证固定资产建造费用控制在下达批准的预算范围内符合固定资产内部控制和业务流程。

ERP系统提供了两种高效的控制手段即投资订单功能和PS（项目管理）模块。

一种是利用投资订单功能主要是未上PS模块和财务一体化单位使用。

在固定资产转资以前的在建工程阶段即对每项在建工程确定一个投资定单号。

通过对投资订单下达预算额从而达到对固定资产项目的成本支出进行实时监控。

邯邢矿业内部订单有以下类型：

序号费用说明订单类型编码范围订单类别对象分类1邯邢矿业在建工程统计订单24102410+六位流水码统计型内部订单投资2邯邢矿业费用统计订单24202420+六位流水码统计型内部订单费用3邯邢工程项目订单（乙方）10701070+六位流水码实际利润分析4邯邢矿业房地产开发成本24302430+六位流水码实际利润分析

财务部门对在建工程费用支出达到或超过预算时系统会自动发出警告信息提示操作者预算快耗尽或费用支出超过预算。

财务人员根据预算控制提示选择修改预算或不予过账。

另一种是功能强大的PS（项目管理）模块。

项目管理模块对投资订单的功能进行了深化和细化更适合管理大型项目目前邯邢矿业有5家单位上线此模块。

由工程管理部门负责在系统中建立项目结构并按公司投资计划下达项目的明细预算实时控制项目的进展实施情况。

财务人员可以从项目结构上进行更加细致的项目成本核算PS模块中项目可以按期间也可以按单项工程控制预算确保固定资产投资费用严格控制在批准的项目预算范围内。

PS模块和财务模块实时集成财务模块可以直接记账到项目WBS和网络上项目成本支出如材料、工程费等也可以由PS过账到财务模块。

2.固定资产变动业务的操作

在ERP系统中资产管理人员能够方便地完成固定资产的变动业务处理包括新增固定资产、报废固定资产、资产的合并拆分、内部调拨固定资产等。

既可以针对单条的固定资产主数据进行购置、部分报废、全部报废将资产价值部分或全部传输到其他资产上也可进行批量处理一次性完成数条资产的价值变动大大减轻了财务人员的工作量。

3.固定资产折旧计提及预测

ERP系统能够根据维护好的固定资产的折旧码（即确定的折旧方法）和使用年限、资本化日期准确地计算出每条固定资产应计提的折旧。

资产管理人员月底运行计提折旧的事务代码系统就会自动计提每条固定资产的折旧并根据固定资产分类、成本中心生成折旧计提的会计凭证大大提高了工作效率与工作的准确率。

ERP系统还提供了强大的折旧预测功能能够快速地模拟下月甚至下年度的资产折旧为企业成本预算提供了准确的测算信息。

4.固定资产变动的全方位多角度追踪查询功能

固定资产管理在ERP系统中实现的目标是把传统的账务处理同发生账务的事务结合起来不仅反应账务的原值、净值、累计折旧等资金现状而且可以追踪查询到资金的来龙去脉全方位反映固定资产资金的变动明细。

因此固定资产管理人员可以通过资产主数据穿透查询其发生的任何业务变动从其前期购置业务追踪到报废业务。

对上述费用通过ERP系统进行全面综合考虑不仅能确定固定资产寿命周期的最优费用方案而且能够进而达到理性配置企业资源实现企业成长的目标。

管理人员还可以利用ERP系统强大的查询功能全方位多角度地查询固定资产增、减变动明细资产主数据的历史变动状态等固定资产变动信息。

这些多层次全方位的查询功能能够满足不同使用者的信息需求例如为资产管理部门专门开发了资产管理台账公司总部资产管理人员可以随时查询各分子公司的资产情况从而优化改善固定资产管理的业务流程提高固定资产管理的效率加强对固定资产的全局管理和控制。

三、矿山固定资产管理中易忽视的问题

（一）人员组织机构精简易带来管理精细化不足精简、高效原则符合现代企业组织机构的创设只是极易给固定资产进行“精细化”管理的实施带来阻碍对固定资产管理问题上也许会发生部门间权责不明确。

虽然固定资产管理、配置、使用都有具体责任人但是由于信息不畅有时容易出现财务部门、资产管理部门、资产使用部门“三张皮”现象缺少应有的联系和制约不能将固定资产管理责任有效落实到位。

ERP系统上线后大部分单位都设置了专人（专岗）安排责任心强、工作水平高、业务能力强的专职人员负责资产管理与核算财务部门与资产管理部门使用同一个系统资产主数据信息共享。

可以通过对各责任主体部门和责任人设置不同的权限这样一方面便于各个部门、各个责任人对自己使用和管理的固定资产信息情况进行及时跟踪大大方便各责任主体的管理另一方面又能促进各级资产管理责任人的责任意识有效解决固定资产管理中存在的不同程度的“重钱轻物”、“重供轻管”的现象。

（二）资产盘查不易操作导致固定资产存量不清由于矿山生产区域分散点多面广井上、井下固定资产多而杂固定资产盘查是我们资产管理人员非常头疼的问题。

利用ERP实施带来的强大信息功能定期开展固定资产盘查实时了解固定资产的动态保持资产管理随时都能做到帐账相符、帐实相符。

ERP提供按照资产盘点报表查询、公司代码资产查询、成本中心资产查询、分类别资产查询等多种查询功能。

无论什么时间资产管理人员只要鼠标轻轻一点就能查询到各项资产的实时信息情况。

比如要想了解某公司房屋建筑物资产信息只要按“房屋及建筑物”大类进行搜索就能一目了然。

　而要想了解某个部门资产的情况只要按成本中心查询也会分类清楚信息详尽。

　（三）内部调拨手续缺失导致固定资产管理上内部单位间“账卡物”彼此不符依相关规定资产内部转移在资产主数据信息变更的问题上需凭借审批以后的资产转移申请单来作凭证由资产调出、调入部门责任人对资产转移申请单进行确认且签字；固定资产管理部门于其权限范围内进行审核审批；资产会计若想对资产主数据信息进行变更变更内容以时间务必和资产转移申请单相符。

可于实际工作过程中常常于上述一个以及多个环节呈现出和规定不相符的问题。

四、固定资产管理工作设想固定资产是矿山企业赖以生产经营的物质基础管理好、使用好固定资产对矿山生产经营效益提升有着重要意义。

为此必须在以下几方面搞好固定资产管理工作：

一是充分利用ERP系统对企业固定资产进行集中统一管理有效做到固定资产实时调配、动态跟踪固定资产的来源及去向提高固定资产的利用率发挥固定资产的最大效益；二是加强定期盘查完善内部调拨制度及时维护资产主数据信息做到“账账相符”、“账物相符”；三是提高资产使用部门责任意识谁使用、谁负责。

可将固定资产信息的录入权限下放到企业的基层单位。

让资产的使用者及时更新固定资产的主数据使得资产的基础资料更加可靠、及时。

总而言之我们要充分利用好ERP这个工具将固定资产管理的制度融合于ERP的流程中推动固定资产核算精细化管理。