Word文档排版与页面设置技巧解析.docx

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Word文档排版与页面设置技巧解析

Word文档排版与页面设置技巧

1、Word文档中巧妙实现首字下沉效果

在报刊、杂志等一些特殊文档中，为了突出段落中的第一个文字，通常会使用首字下沉的排版方式。

其具体操作步骤如下：

（1）将插入点定位于需应用首字下沉的第一段文本的任意位置，选择“格式首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框。

（2）单击“位置”栏中的“下沉”图标，在“选项”栏的“字体”下拉列表框中选择下沉文字的字体，在“下沉行数”数值框中设置下沉行数，在“距正文”数值框中设置下沉位置，单击按钮完成设置。

2、一次性转换多篇文档的格式

在Word中，可以一次性将Word文档与其他类型的文件（如.xls，.ppt，.wps或.html等格式的文件）进行相互转换。

其具体操作步骤如下：

（1）将要转换的文件保存到同一个文件夹中，在Word窗口中选择“文件新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。

（2）单击“本机上的模板”超链接，打开“模板”对话框，单击“其他文档”选项卡，选择“转换向导”选项。

（3）单击按钮，打开“转换向导”对话框。

单击按钮，根据所需选择“将其他文件格式转换为Word文档”或“从Word文档格式转换为其他格式的文件”单选项，在其下方的列表框中选择要转换的文件类型。

（4）单击按钮，分别单击“源文件夹”和“目标文件夹”栏后面的按钮，打开相应的对话框，选择源文件夹与转换后要保存到的目标文件夹。

（5）单击按钮，在“可用文件”列表框中选择要转换的文件，如果全部都需要转换，可以单击按钮，将其添加到“转换文件”列表框中。

（6）单击按钮，Word便开始自动转换选择的文件。

（7）转换完毕，将打开提示对话框询问是否还需转换其他文件，单击按钮关闭对话框即可。

3、中文的繁简体转换

进行中文繁简转换的操作步骤如下：

（1）选择“工具语言中文简繁转换”命令，打开“中文简繁转换”对话框。

（2）在“转换方向”栏中选中“简体中文转换为繁体中文”单选项（如果是将繁体转换为简体，则选中“繁体中文转换为简体中文”单选项），单击按钮即可将文本转换为相应的繁体文本或简体文本。

注意：

如果转换时要将词汇一同转换，则需选中“转换

时包括词汇”复选框。

有些繁体字是异体字，并非简体

中文的标准字型，只在中国台湾地区、香港特别行政区

和澳门特别行政区使用，若要转换后的文字更具可读性，

可取消选中“转换时包括词汇”复选框，再选中“使用

港澳台地区的异体字”复选框。

4、为3位数字设置带圈字符

为3位数字设置带圈字符的操作步骤如下：

（1）在文档中输入一个设为带圈字符的文字，如“圈”。

（2）将输入的文字选中，选择“格式中文版式带圈字符”命令，打开“带圈字符”对话框，在“样式”栏中选择“增大圈号”样式，单击按钮，该文字自动转换为带圈字符。

（3）在输入的带圈字符上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，将带圈字符转换成域代码。

（4）选择域代码中的圈号，按下【Ctrl+]】或【Ctrl+[】组合键对圈号的大小进行调整，当调整到合适大小后，将域代码中的数额改为要输入的3位数字即

5、为单字设置稿纸样式

为单字设置稿纸样式的具体操作步骤如下：

（1）先选择要设为稿纸样式的文字，按【Ctrl+H】组合键，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。

（2）在“查找内容”下拉列表框中输入“^”，在“替换为”下拉列表框中输入“^&$”。

单击按钮，Word将在所选的每一文本后加上“$”符号。

（3）替换完成后将打开一个提示框，询问是否搜索文档的其他部分，单击按钮，再单击按钮关闭“查找和替换”对话框。

（4）选择替换完成的文字，选择“表格转换文本转换成表格”命令，打开对话框。

（5）在对话框下方的“文字分隔位置”栏中选中“其他字符”单选项，在其后的文本框中输入符号“$”，在上方的“列数”数值框中设置所需要的列数，如“25”。

注意：

该步操作中步骤的先后顺序不能颠倒，否则将无

法得到所需的效果。

（6）单击按钮，所选择的文字将按单字放到一个一个单元格中，且文本中的“$”符号也消失。

（7）选择表格并在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。

（8）在“表格”选项卡中单击按钮，打开“表格选项”对话框。

（9）在“默认单元格边距”栏中的“上”、“下”数值框中均输入“0”，在“左”、“右”数值框中均输入“0.05”，以使文字均位于单元格的正中间，选中“允许调整单元格间距”复选框，并在其后的数值框中设置间距为“0.05厘米”。

完成后，单击按钮，再关闭“表格属性”对话框。

提示：

第7~9步操作是对表格进行修饰，若对文档的稿

纸样式无特别要求可省略这些操作。

另外，在第9步操

作中，可根据实际情况对“表格选项”对话框中的各选

项进行设置。

6、为文字标注特效拼音

为文字标注拼音后，设置字体颜色时文字与拼音将会同时变色，运用“切换域代码”功能可以标注出与汉字不同颜色的拼音。

其具体操作步骤如下：

（1）在文档中输入需要标注拼音的文字，如“花好月圆”，将其选中。

（2）打开“拼音指南”对话框，在其中设置拼音的字体、字号、对齐方式及拼音与汉字之间的偏移量。

（3）单击按钮，将列表中的文字与拼音显示为一行，在“拼音文字”表格中利用空格键设置各个拼音之间的间距。

（4）当对“预览”框中显示的效果满意后，单击按钮，上方便被标注了对应的拼音。

（5）选择标注了拼音的文字，单击“格式”工具栏中“字体颜色”按钮右侧的按钮，在打开的下拉列表中选择一种字体颜色，如“蓝色”，将汉字与拼音同时设为蓝色。

（6）在选择的文字上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，将其转换为域代码。

（7）在切换成的域代码中选择汉字部分，单击“格式”工具栏上“字体颜色”按钮右侧的按钮，在打开的下拉列表中为汉字选择一种字体颜色。

（8）在域代码中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中再次选择“切换域代码”命令即可得到拼音与汉字不同色的效果。

注意：

Word每次最多只能为30个汉字标注拼音，如果

要标注的文字较多时，则需分多次进行。

7、为文字添加着重号

在Word文档中，为了强调某些字或词，经常要给它们加上着重号。

实现该功能有两种方法。

方法一：

选择要添加着重号的文本，选择“格式字体”命令，打开“字体”对话框的“字体”选项卡，在“所有文字”栏中的“着重号”下拉列表框中选择着重号即可。

方法二：

选择“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框的“命令”选项卡，在左侧的“类别”列表框中选择“所有命令”选项，在右侧的“命令”列表框中找到“DotAccent”选项，并将其拖放到工具栏中，即在工具栏中添加“着重号”按钮。

以后，只要在文档中选择需添加着重号的文本，再单击该按钮即可。

8、为文本添加动态效果

在Word文档中，使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。

为文本添加动态效果的操作步骤如下：

（1）选择要添加动态效果的文字。

（2）选择“格式字体”命令，打开“字体”对话框，单击“文字效果”选项卡。

（3）在“动态效果”列表框中选择所需的效果，如“赤水情深”、“礼花绽放”、“七彩霓虹”等，单击按钮应用设置。

9、

为文档制作封面

一般我们在做论文、报告或杂志时，都需要为文档设置一个封面，Word2007提供了一个预先设计好的封面样式库，可以帮助用户在文档的首页自动插入精美的封面，非常方便。

其具体操作步骤如下：

（1）打开一个已编辑好的文档，将插入点定位到文档的任意位置，单击“插入”选项卡，在“页”组中单击“封面”按钮，在打开的下拉列表中选择一种封面样式，如“现代型”。

（2）文档首页即插入选择的封面，在其中提示输入信息的位置输入适当的信息，保存文档即可。

10、文档添加稿纸

Word2007提供了一个“稿纸设置”功能，能够将文档的页面格式设置为作文稿纸样式，以利于写文章。

这样制作出来的稿纸能够与其他非稿纸形式的内容并存于同一文档中，便于打印。

为文档添加稿纸的操作步骤如下：

（1）单击“页面布局”选项卡，在“稿纸”组中单击“稿纸设置”按钮，打开“稿纸设置”对话框。

（2）在“网格”栏的“格式”下拉列表框中选择一种稿纸样式，在其下的“行数×列数”和“网格颜色”下拉列表框中分别选择网格的大小和颜色。

（3）在“页面”栏中设置纸张大小和方向，在“页眉页脚”栏中设置页眉和页脚内容及对齐方式。

（4）单击按钮，稍后文档页面就会转变为所设置的稿纸样式。

11、

部分文档创建不同的页眉和页脚

创建页眉和页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉和页脚。

要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，可使用下面的方法。

（1）将插入点定位于要使用不同页眉和页脚的文本起始处，选择“插入分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，在“分节符类型”栏中选中“连续”单选项，单击按钮在当前位置插入一个分节符。

（2）进入“页眉和页脚”视图，单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，使其呈未按下状态，即取消该页的页眉和页脚与前一页页眉和页脚的链接状态。

（3）输入要设置的页眉或页脚，Word将自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。

（4）要为下一节创建不同的页眉和页脚，可重复步骤1～3。

12、任意修改字符间距

修改字符间距的操作步骤如下：

（1）选择要调整字符间距的文本，选择“格式字体”命令，或在选择的文本上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“字体”命令，打开“字体”对话框。

（2）单击“字符间距”选项卡，在“间距”下拉列表框中选择“加宽”或“紧缩”选项，在右边的“磅值”数值框中输入所需的值，单击按钮应用设置。

13、任意修改行距

在编辑文档时，有时需要修改行距，这时可以在“段落”对话框中进行修改，达到任意设置行距的目的。

其具体操作步骤如下：

（1）选择要设置行距的文本内容，选择“格式段落”命令，或在选择区域中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。

（2）单击“缩进和间距”选项卡，在“行距”下拉列表框中选择“固定值”选项，在右边的“设置值”数值框中任意输入所需的值，单击按钮。

14、使用快捷键使字号无极限缩放

经常可以看见办公室或户外张贴的用Word制作的公告和宣传标语，其字号都特别大。

Word在“字号”下拉列表框中默认提供的最大字号是“初号”。

按下面的方法可以随心所欲地设置文字的字号。

（1）选择需进行字号缩放的文字，按住【Ctrl】键不放，连续按右中括号所在的键位，可逐渐增大字号。

（2）在增大过程中若需要减小字号，则在按住【Ctrl】键的同时按左中括号所在的键位，即可缩小字号。

15、使用快捷键快速设置行距

编辑文档时可使用快捷键改变段落的行距，方法是：

选择需要调整行间距的文本，按【Ctrl+1】组合键将其设为单倍行距；按【Ctrl+2】组合键将其设为2倍行距；按【Ctrl+5】组合键将其设为1.5倍行距。

16、使用快捷键法实现段落首行精确缩进

在“段落”对话框中设置缩进的好处是可以精确地控制缩进量，但每次都需要手动输入数值。

其实，运用快捷键也可以轻松实现段落首行缩进。

其方法为：

将插入点定位在要缩进的段落或行中，按住【Alt】键的同时用鼠标拖动水平标尺上的段落标记，此时标尺将出现数值，它显现出当前缩进量，单位是“字符”。

以这种方式拖动时，段落将进行微量移动。

17、使用智能标记快速恢复编号

在为文本添加编号时，有时需中断编号，而在一定的位置又要恢复编号。

此时，可在文档中使用智能标记来达到此目的，具体操作步骤如下：

（1）在已添加自动编号的段落后按【Enter】键，插入点跳到下一行，同时自动出现编号。

（2）按【BackSpace】键删除该段的自动编号，输入一段或几段常规文本。

（3）输入完毕按【Enter】键进行分段，插入点跳到下一行，单击“格式”工具栏中的“编号”按钮，Word重新开始编号，同时在编号前面出现“自动更正选项”智能标记，单击其右侧的按钮，在打开的下拉菜单中选择“继续编号”命令，则编号将接着停止的序号继续编号。

注意：

使用本技巧的前提条件是开启了显示“自动更正

选项”按钮的功能。

开启方法是，打开“自动更正”对

话框，单击“自动更正”选项卡，选中“显示‘自动更

正选项’按钮”复选框，单击按钮。

18、使用查找替换功能为文档分页

从网络上下载的Word文档，有时是几篇文章集中在一起的，各篇文章首位相接，没有分页，这给我们的阅读与打印带来了不便。

由于该类型文档一般都是将相关的内容集中在一起，所以具有一定的规律。

对于这种有规律的文档，可运用查找替换功能对各篇文章进行分页。

其具体操作步骤如下：

（1）选择“编辑替换”命令，打开“查找和替换”对话框。

（2）在“查找内容”下拉列表框中输入“（^13）（第[一二三四五六七八九十]{1,}篇）”。

提示：

其中“（）”用于分组，此处查找内容被分为两组。

“^13”代表段落标记，当首篇文章位于文档开头时，在

此添加一个“^13”便可避免在首篇文章前添加分栏符。

“[一二三四五六七八九十]”表示方括号中的任一字符，

“{1,}”表示至少出现1个前一字符。

（3）在“替换为”下拉列表框中输入“1^

122”。

单击按钮，展开高级选项，在“搜索选项”栏中选中“使用通配符”复选框。

提示：

其中，“1”表示“查找内容”下拉列表框中的第

一项分组内容;“^12”代表分栏符;“2”表示“查找内

容”下拉列表框中的第2项分组内容。

（4）单击按钮，即可将文档分页。

19、修改页码格式

如果对插入的页码格式不满意，可以对其进行修改，其具体操作步骤如下：

（1）双击页脚区域，进入“页眉和页脚”视图，在“页眉和页脚”工具栏中单击“设置页码格式”按钮。

（2）打开“页码格式”对话框，在“数字格式”下拉列表框中选择新的页码格式，若想更改起始页码，可选中“起始页码”单选项，并在其后的数值框中输入新的页码数值。

（3）单击按钮，页面底部的页码将以新的格式显示，且第1页的页码也以新的数值开始计数。

20、关闭自动编号与添加项目符号功能

Word中的自动编号与自动添加项目符号功能常常给文档的输入带来不少麻烦，如果不经常使用该功能，可以将其关闭。

其具体操作步骤如下：

（1）选择“工具自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框。

（2）单击“键入时自动套用格式”选项卡，取消选中“自动编号列表”复选框与“自动项目符号列表”复选框，单击按钮应用设置。

21、利用“域”添加上划线

利用域为文字添加上划线的操作步骤如下：

（1）选择“插入域”命令，打开“域”对话框。

（2）单击按钮，该按钮将变为按钮，同时在对话框右侧出现“域代码”文本框。

在其中输入“EQxto（要添加上划线的文字）”，如“EQ＼x＼to（上划线）”，单击按钮即可得到添加上线划的文字，如。

注意：

在Word2000中，可在打开的“域”对话框中直

接输入域代码。

另外，在输入域代码时，EQ和后面的开

关参数之间有一个空格，且输入的所有符号必须是在英

文状态下的符号。

22、利用公式编辑器添加上划线

利用公式编辑器为文字添加上划线的操作步骤如下：

（1）选择“插入对象”命令，打开“对象”对话框的“新建”选项卡，在“对象类型”列表框中选择“Microsoft公式3.0”选项，单击按钮，打开“公式”工具栏。

（2）单击“顶线与底线模板”按钮，在弹出的下拉列表中选择第一种顶线模板样式。

（3）在文档中出现的公式编辑器编辑框中输入需要添加上划线的文字。

（4）输入完毕，在公式编辑器编辑框外的任意位置单击鼠标，编辑框自动消失，同时得到带上划线的文字。

23、利用快捷键快速应用项目符号与编号

很多用户习惯在输入文本的过程中为文本应用项目符号与编号等，这样就不可避免地要中断输入操作，去使用鼠标单击按钮或选择命令来完成设置，导致工作效率降低。

使用快捷键进行操作可以避免这种情况发生。

在Word中，为段落快速应用默认的编号样式的快捷键为【Ctrl+Shift+L】组合键。

然而在实际使用过程中，这组快捷键有时并不好用，我们可以为其定义一组新快捷键，具体操作步骤如下：

（1）启动Word，选择“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框。

（2）在“命令”选项卡中单击按钮，打开“自定义键盘”对话框，在“类别”列表框中选择“格式”选项，在“命令”列表框中选择“FormatBulletDefault（该命令表示，根据当前默认值创建项目符号列表）”选项。

（3）将插入点定位于“请按新快捷键”文本框中，在键盘上按下要定义为快捷键的组合键，单击按钮。

（4）在“类别”列表框中选择“格式”选项，在“命令”列表框中选择“FormatNumber-

Default”（该命令表示，根据当前默认值创建编号列表）”选项，根据第3步操作为编号样式定义快捷键。

（5）依次单击按钮完成项目符号与编号快捷键的定义。

当要为文本设置项目符号与编号时，直接按所设置的快捷键即可快速应用。

提示：

在Word2007“Word选项”对话框的“自定义”

选项卡中，单击按钮即可打开“自定义键盘”对

话框。

另外，在“类别”列表框中应选择“所有命令”

选项，而不是在Word20002003中的“格式”选项，

其他选项的设置相同。

24、利用格式刷快速设置格式

使用格式刷快速设置不连续文本（如文档中的标题）的格式的操作步骤如下：

（1）选择一段文本内容，将其设置为所需的格式。

（2）保持该段文本内容的选择状态，双击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮。

（3）此时光标变成格式刷形状，分别在要格式化的段落中单击，即可将该段落设置为相同的格式。

25、制作多姿多彩的页码

在对文档进行页面设置时，为了方便查看都会插入页码，但页码的格式只有固定的几种。

在Word2007中可以自己制作多姿多彩的页码，具体操作步骤如下：

（1）单击“插入”选项卡，在“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，在打开的下拉列表中选择“页面底端”选项，进一步在打开的下级列表中选择一种页码样式，如“带状物”样式。

（2）文档中即插入“带状物”样式页码。

选择该样式页码，单击激活的“文本框工具格式”选项卡，在“文本框样式”组中单击按钮，在打开的下拉列表中选择一种文本框样式，如“虚线”，进一步在打开的下级列表中选择一种虚线样式，如“圆点虚线”。

（3）单击按钮，在打开的下拉列表中继续设置轮廓线的颜色、粗细。

（4）单击按钮，在打开的下拉列表中选择一种填充样式，如“渐变”，进一步在打开的下级列表中选择一个渐变样式。

（5）单击按钮，打开下拉列表，在其中的“基本形状”、“箭头总汇”、“流程图”、“标注”或“星与旗帜”栏中任意选择一种页码形状。

（6）在“阴影效果”或“三维效果”组中设置页码的立体效果。

设置完成后在文档编辑区的任意位置单击鼠标左键，退出“页眉和页脚”视图。

26、去除汉字与英文字母、数字间的间距

Word文档中的汉字与英文字母、数字之间一般都存在一小段无法删除的间隔，这有助于突出显示汉字与英文。

但有时并不需要此功能，去除间隔的具体操作步骤如下：

（1）按【Ctrl+A】组合键选择所有文档内容，在选择区域中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。

（2）单击“中文版式”选项卡，取消选中“自动调整中文与数字的间距”与“自动调整中文与西文的间距”复选框。

（3）单击按钮即可去除汉字与英文字母、数字之间的间隔。

27、去除页眉的横线

（二）

去除页眉区中横线的另一种方法为：

（1）双击页眉横线，进入“页眉和页脚”视图。

（2）将插入点置于页眉区，在“格式”工具栏的“样式”下拉列表框中选择“正文”选项，即可去除页眉区中的横线。

提示：

在“页眉和页脚”视图中选择“编辑清除格式”命令也可以去除页眉横线。

28、取消孤行与减页处理，使文档更美观

在对文档进行排版时，经常遇到这样的情况，最后一页只有寥寥几行甚至几个字，却仍需要占用一整页的空间。

打印时不但浪费纸张，而且版面也不美观。

运用Word2007的孤行与减页处理功能，可以很好地控制这种情况的发生。

取消孤行：

孤行是指在页面顶部仅显示段落的最后一行，或在页面底部仅显示段落的第一行，专业的文档中应避免出现孤行现象。

取消孤行的方法是单击“页面布局”选项卡，在“段落”组中单击右下角的按钮，打开“段落”对话框，单击“换行和分页”选项卡，选中“孤行控制”复选框，再单击按钮。

减页处理：

有时，文档中某一行中的几个字占用了空间而使得版面不美观，但又不能删除这些文本，往往需要手动调整段落间距、页边距等对这些文本进行控制，虽说不难，但是颇为麻烦。

这时可对其进行减页处理。

其方法是，在功能区的空白位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令，打开“Word选项”对话框的“自定义”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“打印预览选项卡”，在其下的列表框中选择“减少一页”选项，单击按钮将其添加到右侧列表框中，单击按钮关闭对话框。

此时，Word2007的快速访问工具栏中将增加“减少一页”按钮，当单击该按钮后，Word将自动调整字号、字间距、段间距等到合适位置，从而达到减少一页的效果。

提示：

在Word20002003中选择“格式段落”命令，

打开“段落”对话框，单击“换行和分页”选项卡，选

中“孤行控制”复选框，单击按钮也可以取消文

档中的孤行。

打开“自定义”对话框的“命令”选项卡，

在“类别”列表框中选择“工具”选项，在“命令”列

表框中找到“减少一页”选项并将其添加到工具栏中。

29、同时输入上标和下标

有时我们想同时为一个字符输入上标和下标，如，如果采取通常的做法，既麻烦又不美观（上标和下标不能很好地对齐），充分运用Word的中文版式就可以解决这个问题。

同时输入上标和下标有两种方法。

方法一：

在文档中输入需同时设为上下标的文本，如“Cn10”，选择“n10”，选择“格式中文版式双行合一”命令，打开“双行合一”对话框，在“文字”文本框中的“n”与“10”中间输入一个空格，输入后的效果将在“预览”框中显示，符合要求后单击按钮即可。

方法二：

选择要设为上下标的文本，选择“格式中文版式合并字符”命令，打开“合并字符”对话框。

在“文字”文本框中在要设为上下标的字符中间输入一个空格（若不输入空格，则会将所选字符同时作为上标或下标），在“字体”与“字号”下拉列表框中进行相应设置后单击按钮完成上下标的输入。

注意：

方法二只适用于上下标不超过6个字符的情况。

另外，Word2007中无法通过这两种方法来设置上下标。

30、在Word2000中制作图片水印

Word2003可为文档添加图片水印，但Word2000却只能添加文字水印，不过通过“页眉和页脚”视图可巧妙地在Word2000中为文档制作图片水印效果。

其具体操作步骤如下：

（1）选择“视图页眉和页脚”命令，进入“页眉和页脚”视图，插入点自动停留在页眉编辑区中。

（2）选择“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。

（3）找到并选择要使用的图片，单击按钮将其插入页眉编辑区中。

（4）双击插入的图片，打开“设置图片格式”对话框。

（5）单击“版式”选项卡，在其中将图片版式设为“衬于文字下方”。

（6）单击按钮，插入的图片便可以任意移动了。

用鼠标将其移到适当的位置，并进行缩放等操作。

如果图片的颜色较深，可以打开“图片”