青院校园综合展会策划书.docx

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青院校园综合展会策划书

重庆青年职业技术学院

主办方：

重庆青年职业技术学院公共管理系

承办方：

公共管理系会展策划班

编写时间：

二〇一二年十一月二十四日

目录

一、办展背景

二、展会的目的和宗旨

三、展会的基本情况

四、展位的收费标准

五、组织机构

六、展会人员分工计划

七、赞助方案

八、现场活动与管理

九、宣传推广计划

一十、筹备工作进度计划

一十一、成本与收入预算

一十二、效果评估

一十三、风险预测

一、办展背景：

努力造就德、智、体、美、劳全面发展的社会主义现代化建设人才，已是成为高职高专教育改革的重要内容，更重要在于培养实践技能与学历文凭相符合的人才，但从目前实际情况而言，我国大学生在校期间普遍缺乏实际操作能力与合作精神，导致许多用人企业单位在招聘是极少考虑应届毕业生。

有专家分析道会展专业缺乏的是复合型，外向型和国际型人才。

特别是大型活动统筹、展览管理、语言服务等层次专业人才。

故为了让我们，获得更多的实践机会、实训的平台，提高我们的实践操作能力，特此，由我们会展专业的学生举办此次活动。

二、展会目的和宗旨

此次活动注要面向全院师生，旨在扩展同学们的会展专业知识，提高会展专业知识进及实践能力，同时更为了让我们校园展会成为重庆各大高校具有特色化、品牌化、专业化的展会，进而提高我院的知名度、美誉度。

三、展会的基本情况：

1、展会名称：

重庆青年职业技术学院第一届校园综合展会

2、展会主题：

展会，让校园更多彩！

3、展会时间：

2012年12月

4、举办场地：

学院文化广场

5、活动对象：

主要面向全院师生

6、展会规模：

中小型

7、展品范围

展品类别

展品范围

冬季保暖品

服装、暖手袋、袜子、手套、围巾、包、鞋子等

学习用品

文具、书籍、益智玩具等

生活用品

护肤品、化妆品、洗涤品等

饰品

工艺品、首饰、挂坠、手工制作、十字绣等

食品

进口食品、特色食品、包装食品、饮料等

电子产品

鼠标、键盘、MP3、MP4、MP5、u盘、耳机等

通讯类

手机、电话卡等

四、展位收费标准：

1、2M*3M展位：

两张凳子、帐篷（如需其他展会配备另议）

2、收费标准：

（预定）

五、组织机构：

1、主办方：

重庆青年职业技术学院

2、承办方：

公共管理系会展策划与管理班

组织结构：

总指挥：

待定（负责总体指导校园展会的各项事务）。

第一项目组：

组长、副组长（待定）成员有2012级会展策划与管理班部分同学，主要的工作小组有：

招商招展组、宣传组、赞助组。

第二项目组：

组长、副组长（待定），组员有2012级会展策划与管理班部分同学，主要工作小组有：

开幕式组、现场活动组、现场管理组、物资申请组、财务组、仓管组。

六、展会人员分工计划

主要由12级全体成员参与进行。

为展会能够顺利开展，特此将展会工作人员分成以下几组：

赞助组：

主要负责活动赞助工作，与赞助商联系活动等问题。

招商组：

主要负责活动招商招展活动。

宣传组：

主要负责活动宣传工作。

财务组：

主要负责统计与计划展会收入与支出问题。

物资申请组：

主要负责校内物资申请。

现场管理组：

主要负责展会现场管理工作。

机动组：

主要负责展会展前展后等协调与后勤工作。

开幕式组：

主要负责开幕式相关活动

现场活动组：

主要负责活跃展会现场气氛及举办展会相关活动

仓管组：

主要负责参展商的展品及其他物品管理

7、赞助方案

展会赞助分为现金赞助和实物赞助两大类：

（1）现金赞助：

分为两种：

冠名赞助和独家赞助

（2）实物赞助：

提供帐篷、饮料、水及其他展会所需的物品

八、现场活动与管理

（一）、开幕式：

1、主持人开场

2、介绍嘉宾

3、领导致开幕词

4、文艺表演

5、领导宣布开幕及揭幕

（2）、服务管理

1、在校门口设置接待点。

接待点具体工作包括：

展商签到、咨询。

2、接待展商签到并核对参展商的协议书，同时向参展商发送展览现场秩序管理规章等相关资料和参展牌。

3、引领参展商到相应展位。

4、展会期间，提供专门人员协调现场工作，可为参展商提供展会期间的各种服务，如：

电源调试、产品运送、商品保管等。

5、我们将提供专门货物储存室，能为参展商在货物运输方面省去一部分支出。

6、存货的时候我们将清点货物并登记同时再以封条进行封仓，出货凭我们发给各位商家的参展牌出货并登记。

7、休展期由会展班专门人员对仓库进行看管。

（三）、现场管理与防范

1、在展览现场设置一个服务点，保持展会进行阶段有人员的值班。

2、分配组员轮班巡场，巡场主要的目的：

观察参展商是否按要求规定用电，同时注意其他安全隐患和现场秩序的维护。

3、在现场指定地点摆放垃圾箱，以保证展场的整洁。

4、注意现场音量的控制，如展商需要播放音像的要控制在70分贝以内，具体以不影响展会及其他展商活动为原则。

5、注意用电安全、防火。

6、将提供仓储室予展商存储商品，货物运输由商家自行负责，如展商需求搬运服务，需要收取相关费用（价钱面议）。

（四）、撤展管理

1、及时提醒展商撤展时间，在展商撤展的同时工作人员到其展位清点展具并提醒注意展位的清洁。

组织有关工作人员协助展商进行撤展工作。

如有展具的数目不对和展具的损害则按市场价进行赔偿。

2、当展商完全撤离后，本组工作人员与其他工作人员将展具搬回指定地点。

九、宣传推广计划

由于展会的推广工作需要紧扣主题、突出重点。

基于综合展会规模及形式的多样性，所以需要扩大宣传，充分运用一切可利用的媒体如校园报刊、网络、校园广播、向外发传单等进行宣传，形成广泛热烈的舆论氛围。

具体推广工作如下：

（1）前期宣传工作（11月8日-12月2日）

1）校内宣传：

a.校园广播站宣传

b.在校园网上登有关此次展会的相关信息

c.宣传组在校园楼道间、食堂及各栋学生公寓等人流较多的地方进行分发传单

d.在各宿舍大门进行定点宣传

e.在学院显眼地带拉横幅

在教学楼、公寓楼、文化长廊等显眼处粘贴海报

f.在各系各级各班进行专程讲解在、咨询宣传

2）校外宣传：

a.在周边的各大高校分发传单

b.和各大高校校园广播站洽谈，争取做广播宣传

c.在各大高校粘贴海报

d.利用人际关系与各大高校学生干部洽谈，进行人员推广

e.制作邀请函，诚挚邀请各大高校代表参加展会

（2）展会筹备期及进行中宣传工作（11月————）

利用校广播站，并及时更新海报、展板以报导活动的详细进程及部分结果。

招展招商阶段，将展会相关材料分发给观众以及目标参展商。

展会举办过程中，还将举行多种宣传活动以达到宣传推广的目的。

（三）展后宣传工作（12月4日—12月8日）

通过新闻报导、校园网、校园报等形式，报道本次综合展会。

十、筹备工作进度计划（时间待定）

工作名称

执行时间

备注

策划书制定与完善

11月8日

宣传推广

11月9日—12月3日

展会招商招展

11月15日—11月29日

赞助

11月25日—12月01日

开幕式

12月3日

正式展览

12月3日

撤展、展场清理

12月3日

收尾工作、评估总结

12月4日

十一、成本与收入预测

（一）成本主要包括以下几个方面：

1、前期宣传推广费用：

校内及校外宣传、相关资料、横幅、传单制作等费用

2、相关活动费用：

开幕式及相关配套活动所需物品及筹备费用等

3、全体人员的补贴及其他不可预见费用

（二）收入主要包括以下几个方面：

展位租金：

主要是参展商所支付的展位费用

企业赞助：

主要是招展阶段主办方拉到的赞助费用

十二、效果评估方案

（一）、评估时间

展会结束后期

（二）、评估途径

1、召开总结研讨会、

2、问卷调查

3、数据分析以及老师意见总结。

（三）、评估工作

1、展开科学的调查问卷及问卷数据的统计分析

2、文字资料收集与整理、图片资料收集与整理、多媒体资料收集与整理、媒体报导材料收集与整理等。

13、风险预测及应急预案

（一）、外部风险

1．展会出现新的竞争者

2．展会期间天气异常及现场可能出现各种灾害，如下雨、火灾等

3．各方合作风险

（二）内部风险

1、招展、招商不顺

2、宣传推广效果不佳

3、管理体系不合理，现场管理不善

4、参展商闹展罢展

5、现场安保问题

（三）解决方案及措施

1、推广阶段，充分宣传此次展会的规模及影响力，在参展商及观众的心中树立高知名度及美誉度。

2、展会开幕前几天关注天气变化，如若天气异常，提前通知参展商及观众，采取相应的应急措施（详情见附件）。

3、现场防火防盗工作，抓好管理，集中精神，共同保障展会期间的安全。

4、展过程中，坚持实事求是，以招展人员的真诚以及综合展会的影响力打动参展商，绝不能不合实际，让参展商感觉综合展会与宣传不符。

5、会现场管理中，一旦发现管理不合理，迅速采取应急预案（详情见附件）。

虽然，综合展会虽然存在一定的风险，但主办方已意识到了此类风险性问题。

为了综合展会能顺利、成功地举办，我们将努力将风险降到最低直至消除风险。

十四、活动经费预算

　1）横幅（1条）:

一米8元，做十五米长,15*8=120.

2）精致海报：

采用彩印技术，一共30元共32张，

3）两栋教学楼各贴一张,食堂贴一张，宣传栏（较大，50元一张）贴一张，

共计：

30*3+50=140.

会场舞台布置 ：

此项需400元。

　　4）气球，彩条N包红地毯一张，手掌30个:

200元

　　5）游戏奖品 ：

140元

　　6）商家纪念品：

60元

　　共总计：

120+110+400=630元

重庆青年职业技术学院公管系会展班