合同管理办法.docx

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合同管理办法

XXXXXX建设有限公司

合同管理办法

第一章总则

为规范公司合同的管理，保护公司的合法权益，维护公司正常的经营秩序，减少合同纠纷，根据《中华人民共和国合同法》及公司的现行规章制度，结合公司的具体情况，制订本办法。

订立经济合同必须采用书面形式。

双方协商同意的经济合同的补充、修订也必须采用书面形式，并纳入本办法管理范围。

合同是确保澳门大学新校区建设项目顺利进行的重要文件，合同一经依法订立，即具有法律约束力。

为保障澳门大学新校区建设工作能够规范高效地开展，确保合同订立、履行、变更、管理的合法准确和严谨全面。

经济合同一经生效即具有法律效力，公司有关单位及人员必须全面履行合同规定的义务，未经原审批机构批准，不得擅自变更或解除合同。

凡属澳门大学新校区建设项目的有关合同（含建筑安装施工类合同,设计、咨询、监理、代理等服务类合同和各种材料设备采购供应类合同）及相关补充协议，均属本办法管理范围。

第二章经济合同的签约管理

合同谈判应以合约管理部为主进行，各相关部门应当参与合同谈判，公司法律事务室应提供必要的指导和协助。

经济合同谈判人员，要审查签约对方是否具备法人资格、合同内容是否超出对方经营范围、对方的资信状况、对方有无相应的履约能力。

XX人授权，合同谈判人员不得擅自就合同涉及的重大经济事项向对方做出承诺，更不能私自与对方达成协议，损害公司利益。

经济合同应具备以下主要条款：

当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行的期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。

对外签订经济合同，如果政府部门要求使用合同格式文本的，必须使用政府颁发的格式文本，并根据实际情况对合同具体条款进行必要的修改和补充。

如果政府部门颁发过示范文本的，应根据实际情况尽量采用示范文本。

经济合同评审必须在合同双方经谈判达成初步意见的基础上进行，对于评审意见应研究采纳，对于确实无法采纳的评审意见要在评审表上做出书面解释，并经公司领导同意。

第三章　合同管理职责分工

公司合约管理部为本项目合同的归口管理部门，合约管理部作为所有合同的主办单位，负责合同的审订、签批、执行监督以及合同信息管理；各类合同的相关执行部门为合同协办单位；法律顾问单位由合约管理部管理并协助做好合同的拟定、审查、会签等工作，提供专业法律意见。

建筑安装施工类合同、大宗设备、材料采购合同、监理合同和工程管理服务类合同由合约管理部主办，工程管理部、技术协调部协办。

设计合同、设计咨询合同、科研服务类合同和零星服务（含勘察\设计、检验、检测）合同由技术协调部协办。

工料测量、招标代理、造价咨询、法律顾问等合同由合约管理部主办。

办公、生活用品采购及劳动人事合同由行政部协办。

各类合同的补充合同、协议书由各相关部门协办。

合同文件以公司各部门讨论确定的通用版本为蓝本，结合各项目的具体要求拟订。

以上各具体合同的分管部门及职责以公司的分工和决定为准。

第四章合同的订立

合同签订的总体要求：

1、订立合同必须遵守国家法律、法规，不得损害国家利益、社会公共利益和本项目利益。

2、订立合同必须采用书面形式。

除能即时结清者外，均应按合同审批程序执行。

3、实行合同示范文本制度。

在合同文本的使用方面，凡有关主管或分管部门已有统一示范文本（或标准合同）的，按示范文本并补充有关专用条款后执行。

4、确定合同价款（或暂定合同价）时，应以投标取价、有关政策依据说明、以及按规定程序审定的报价书为准，并将有关书面依据作为合同附件。

5、由合约管理部对所有合同的商务条款负责。

6、所有合同的技术条款由技术部、工程部负责。

7、所有合同的工程建设施工管理相关条款由工程部负责。

8、所有合同当事人主体资格和履约能力的审查由合约管理部负责,法律顾问予以协助。

不得与超越经营范围的单位签订合同，也不得与非授权代表或超越代理权的人签订合同。

签订合同时，应当要求对方提交《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托证明书》，有最近工商年检记录的《营业执照》，相应的建设施工、设计或其他服务类资质证书。

9、本项目所有合同一律以“XXXXXX建设有限公司”作为我方当事人（属于拥有法人资格下属单位的业务除外），并在合同文本上加盖公司印章。

严禁公司任何部门以自己的名义签订合同或者在合同文本上加盖部门印章。

10、除公司法人代表人亲自签订合同外，其他人员代为签订合同应当取得公司董事长的书面授权。

合同审批和签订程序：

1、合约管理部负责牵头组织洽谈合同有关事项。

2、合约管理部在发布的招标文件中应附有合同通用条款和专用条款，在项目招标方案制定的同时，要重点制定合同专用条款，并完成审批。

在确定中标单位后，对招标文件内附合同文件加以完善补充形成正式合同稿（通常不作实质性修改），由合约管理部召集中标人及其他有关人员进行洽谈，按洽谈意见对合同稿修改后，将合同稿件及相关资料按照《XXXXXX建设有限公司合同会签表》的格式要求进行会签。

协办部门向合约管理部提交的相关资料必须包括评标报告、中标单位投标文件、有关问题澄清资料及中标通知书。

3、非招标项目由合约管理部、各协办合同部门会同法律顾问依据公司各部门讨论确定的通用版本，结合各项目的具体要求拟订合同稿，召集合同各方及其他有关人员进行洽谈后办理会签。

非招标项目的签订必须附上合同文稿会签表及有关会签原始资料，随同对方单位已经签章的合同文本一并提交。

4、一般情况下的合同会签程序为：

主办及协管部门提交经初审的合同文本→会签部门审查→法律顾问审查→分管总经理→公司董事长签批。

5、各部门应严格执行合同会签制度，各合同会签部门或责任人必须在合同会签表意见栏内表示明确意见（同意、不同意或其它具体意见），只签名不表示意见的视作同意（并承担相应责任）。

会签完成后，办理合同签订手续。

第五章合同的履约管理

工程部、技术协调部、行政部为其各自主办或协办合同的执行和督促部门。

合同执行部门要严格监督合同对方执行合同条款，并及时通知相关部门协助执行。

各相关部门有义务根据合同约定和执行（分管或监督）部门的要求，协助合同的执行与督促工作。

大宗设备、材料采购合同的执行可委托代理机构代行业主委托的职责。

合同执行部门要定期通报合同执行情况，对违约行为及时提出处理意见，提交公司领导。

各部门对合同履约过程中出现的重大情况，应及时向公司主管领导和合同履约管理机构书面汇报，由合同履约管理机构协助解决。

经济合同变更和解除前，必须经公司原评审机构评审同意，并在公司合同签订管理机构登记备案。

第六章合同变更

由于设计变更或工地现场工程量签证引起建筑安装施工合同总价5%或以上变化的，必须协商订立变更协议。

合同约定的设计和施工工期出现变化，主线工期超过10天以上，次线工期超过20天以上，也必须订立变更补充协议。

设计合同、采购合同、服务合同的变更按该合同约定的条款执行。

合同变更的审批程序参照合同订立的审批程序执行。

第七章合同款项的支付

纳入本办法管理的合同，其执行过程中的付款，均必须按合同约定，并执行规定的审批流程办理付款手续，具体参见工程进度款及变更处理流程。

严禁私自处理合同各种应收应付款项或以各种形式以收抵支的行为。

第八章合同的索赔处理

合同对方提出索赔，应在合同规定时限内以书面形式报知公司，并提交索赔依据资料。

公司有关部门对索赔事实加以分析确认后加具书面处理意见，再由合约管理部提出索赔处理意见，报公司领导批准。

如果合同对方违约，合同执行部门必须立即要求对方纠正，并收集对方违约及造成我方损失的证据交合约管理部追究对方的违约责任。

在合同履行过程中与对方发生纠纷，执行部门应与对方协商，协商结果经公司领导批准后执行。

如对方不愿协商或者协商不成，报请合约管理部处理。

第九章合同资料管理

工程总承包合同、工程分包合同、前期合作协议、物资采购合同、总部各部门对外合同、公司内部经济合同适用本章规定。

合同资料包括：

招标文件、投标书、中标通知书、意向书、承诺书、前期协议、合同、合同评审表、双方合同签约人的授权委托书、担保书、保函、保险单、变更、终止合同的相关文件、结算书、有合同内容的往来函件、会议纪要、备忘录，合同履约中发生法律纠纷的还包括判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书等法律文件。

所有已订立的合同文本均须提交一式三份原件给行政部按档案管理的相关规定保存，另合约管理部持两份（其中一份由财务人员保存）、分管部门及财务室各持1份，法律顾问留存复印件。

合同的跟踪管理由协办部门（通常也是执行部门）负责，但合约管理部、法律顾问有义务提醒和督促执行部门做好跟踪管理工作，并有责任对执行部门在合同跟踪管理方面存在的问题提出督办意见。

对合同的补充（如补充协议）、变更、索赔等相关的书面材料应在处理完毕后及时提交综合部归入原合同档案统一保管。

签订合同后，有关合同资料由合同资料管理部门统一存档，合同资料管理部门应根据各分类合同管理程序的规定向有关单位分发。

所有合同均就编号、名称、时间、当事人等要素由合约管理部进行登记，并建立电子档案，以便查询、执行和跟踪管理。

合同编号由五部分组成，如2009年10月与某设计公司签订的设计合同可以表述如下：

GDNY/200910/B/001

第一部分：

GDNY为广东南粤拼音首字母缩写；

第二部分为订立年月；

第三部分为合同分类：

A—建筑安装施工类合同；

B—勘探、设计、监理、咨询、代理及其他服务类合同；

C—工程设备材料采购供应类合同；

D—办公生活用品、设备及人事劳动合同类；

第五部分为合同总序号。

合同资料一般不外借，确有必要时由借阅人在借阅登记表上明确所借合同资料的名称、份数、页数、借阅时间、拟归还时间并由借阅人签名，借阅人必须爱护并妥善保管合同资料，防止合同资料丢失、毁坏、缺损，借阅人要按时归还合同资料，资料保管员要认真核对合同资料。

各分管部门应按月定期将合同执行情况包括合同款支付情况、执行进度、变更情况、违约处理、索赔等信息按合约管理部提供的表格形式进行汇总后报合约管理部统一归档并录入电脑，以便监控。

第十章其他规定

为避免合同订立、会审过程中的拖沓，各部门应通力合作，按会签表中的时间要求参加会审，提高工作效率，不得延误。

一切违反国家法律、法规和本规定，损害澳门大学新校区建设项目的行为，有关直接责任人将被追究经济责任和行政责任；对情节严重并构成犯罪的，将移交司法机关处理。

本规定由公司负责解释；合约管理部负责合同管理工作，并负责本规定的具体实施。

本规定由公司领导审批通过后，下发各部门，并立即生效；公司各部门均必须严格执行本办法。