办公室秘书岗位说明书doc.docx

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办公室秘书岗位说明书doc

岗位说明书完善思路建议：

1、要求部门内部各岗位职能之和为部门分工之全部，不能有遗漏，以防出现有事没人做的情形。

若有部门目标责任状，可直接参照分解职能；同时要求各岗位职责能全面反应职责内容；职责能全面反应工作内容。

2、一般要求各岗位之间职能不能出现交叉现象，以防出现责任推诿现象。

例外如，领导和下属同样对某项职能都参与，要分清“指导，监督”和“执行”、“具体负责”之间区别。

若有出现两岗位一同完成某项职能的情况，要具体分清“第一责任人”，“协助人”。

3、岗位内的各职责、工作内容表述同样遵循“不交叉、不遗漏”原则。

4、领导岗位的职责排序要求部门管理职能为先，职责内部要求制度制定职能为先。

同样地，两个层次都要求注意逻辑顺序。

5、要求用词简洁、规范。

办公室主任岗位说明书

岗位名称

主　任

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

直接上级

薪酬类型

直接下级

副主任、秘书、档案管理员、车队

工资等级

直管人数

岗位分析日期

本职工作概述：

负责办公室全面工作，负责内外、上下协调及全局性重要文书的起草、审核工作，负责基建维修等工作，完成领导临时交办的临时任务

职责与工作任务：

（请按重要性高低依次填写）

职责一

职责表述：

文秘工作　　占所有工作的比重：

10%

工作内容

1、本单位重要公文处理

2、组织起草综合性的文件和市局（公司）领导的重要讲话稿，审核综合性的材料、文件，编写年度工作计划和总结

3、本单位其他部门重要文字材料修改

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、区局（公司）　2、市委（政府）　3、其他部门

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

1、起草的公文是否符合国家法律法规及行业的有关规定

2、公文及其他文字材料收发、印制的及时性、准确性

工作难点

全局性文字材料的撰写

工作禁忌

1、对重要文件、材料、信息审核有误

2、公文处理流程混乱

职责二

职责表述：

筹备、组织各种类型会议及大型活动　占所有工作的比重：

工作内容

1、督促发出会议或活动的通知

2、组织制定会议议程或活动开展计划

3、准备重要会议相关文件资料

4、组织落实会场布置及安排会务、后勤工作

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导　2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

考核指标

1、相关文件资料的准备情况

2、会议组织有序性

工作难点

全局性文件资料的撰写及其他准备工作

工作禁忌

工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通

职责三

职责表述：

负责本单位对外宣传、信访等工作占所有工作的比重：

工作内容

1、协助市局（公司）领导接待来信来访，并督促相关人员办理

2、回答人大代表、政协委员提案、议案

3、督促对外宣传联络

4、组织定期编写《北海年鉴》、《北海地方志》及其它宣传资料

5、督促做好政务信息的组织和交流工作

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、相关单位3、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□　

考核指标

1、来信来访者的满意程度，督办事项的时效性

2、回答提案、议案是否符合国家的法律法规，回答及时性、准确性

3、宣传稿件、资料的准确性、宣传效果

工作难点

宣传导向的影响力

工作禁忌

1、不深入基层

2、缺乏重要性、主动性、创造性

职责四

职责表述：

部门管理　　占所有工作的比重：

30%

工作内容

1、制订、修订部门的工作程序和工作制度，并监控实施

2、指导和协调下属员工的工作

3、按要求评价下属员工的工作业绩

4、控制部门预算，降低部门管理费用

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

领导　

发生频率

经常

有时□偶尔□　

考核指标

1、内部制度的完整性和实施情况

2、下属员工对绩效考核的满意度

3、部门费用控制情况

工作难点

本单位费用管理

工作禁忌

1、对内部缺乏严格管理

2、流程不畅

职责五

职责表述：

组织协调　　占所有工作的比重：

25%

工作内容

1、根据市局（公司）领导的指示，布置、处理机关的日常工作，督办各部门相关工作的落实情况，并及时向领导汇报

2、组织相关部门有针对性地组织调查研究，为领导决策提供及时、准确的第一手资料

3、协调对外关系

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　3、相关单位　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

1、机关工作的正常运转

2、办公行政指令传递的准确性和及时性

3、对突发性和应急性工作的果断处理

工作难点

协调、沟通各方的工作关系

工作禁忌

对全局工作开展情况不熟悉、不了解、心中无数

职责六

职责表述：

日常工作　　占所有工作的比重：

工作内容

1、督促文印管理

2、督促保密工作

3、组织本单位档案管理

4、督促印章管理

5、督促按要求办理工商登记、年检

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　　

发生频率

经常

有时□偶尔□　经常

有时□偶尔□

考核指标

各项工作的正常运转

工作难点

史志的撰写

工作禁忌

印章管理疏忽大意

职责七

职责表述：

后勤工作　　占所有工作的比重：

工作内容

1、督促日常的接待工作

2、督促本单位的车辆管理工作

3、督促各种办公用品的采购

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门　3、相关单位　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

1、接待对象的满意度

2、费用开支合理

3、不造成浪费

工作难点

全国性会议的接待

工作禁忌

考虑问题不周全，细节问题处理不好

职责八

职责表述：

基建维修工作　　占所有工作的比重：

工作内容

负责本单位各项基建维修工程

承担责任

独立负责□主要负责

协助支持□

工作联系

关联单位

1、领导2、其他部门（含基层单位）　3、相关单位　

发生频率

经常

有时□偶尔□经常

有时□偶尔□

经常

有时□偶尔□

考核指标

1、基建维修按相关规定完善手续

2、质量合格

3、费用合理

工作难点

小项维修中材料的质量及施工质量

工作禁忌

对维修中的材料质量、价格中无数

职责九

职责表述：

主管负责人交办的临时工作　　占所有工作的比重：

10%

职权

1、业务方面

完全按批示执行□建议

参与决策□全权决策□

2、财务（部门资金调用）方面

无□建议□分配调动权□初次审批权

审批权□

3、对下属的考核与奖惩

建议□参与决策权

全权决策权□

4、对下属的任免

建议□参与决策□决策

审批□　

5、对下属的工作安排

建议□参与决策□决策

审批□

6、对领导决策的影响

建议

参与决策□决策□审批□

任职资格

教育水平

本科或本科以上

专业

中文、行政管理或相关专业

技能职称

熟练使用各种办公设施及软件，基本的网络知识，不一定的英语能力

经验

机关相关岗位工作3年以上经验

所需培训