数字档案室评估细则说明.docx

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数字档案室评估细则说明

数字档案室评估细则说明

编号

评  估  标  准

分值

评  估   细   则

评分说明

一、组织管理                         20分

（一）管理职责

5

1

档案信息化工作有明确的分管领导和部门负责人

1

（1）有明确的分管领导（0.5分）        

分管领导指单位领导班子成员        

（2）有明确的部门负责人（0.5分）         

指一级机构部门负责人

2

档案信息化纳入本单位信息化总体规划

2

（1）数字档案室工作纳入信息化总体规划（1分）

单位信息化总体规划中含有档案信息化内容

（2）将电子文件归档和档案数字化纳入单位信息化实施项目（1分）                    

年度信息化工作计划中有具体实施项目

3

档案信息化工作纳入有关人员岗位职责和年度考核

2

（1）纳入领导岗位职责（1分）        

单位岗位责任制度内容

（2）纳入单位档案员、部门兼职档案人员和业务部门工作人员岗位职责和年度考核项目（1分）         

单位岗位责任制度和年度考核内容，纳入岗位职责0.5分，纳入年度考核项目0.5分

（二）机构人员

4

 4

成立综合性的数字档案室工作机构

各种门类、载体档案集中统一管理

2

（1）有文件明确建设数字档案室（1分）

单位正式发文

（2）实现了单位各种门类、载体电子档案的集中统一管理（1分）                        

电子档案管理模式必须做到统一领导、统一机构、统一制度、统一监督

5

适应数字档案工作需要，配备专职档案工作人员

2

（1）制订档案人员岗位责任（1分）          

岗位责任中有电子档案管理职责

（2）档案人员具有档案信息化专业知识，取得相关的岗位培训证书，满足工作需求（1分）

按电子档案管理人员的比例评分

（三）管理制度

4

6

建立健全本单位档案信息化管理制度，以制度来规范电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，并确保有效落实

2

（1）电子文件归档管理制度 

（2）档案数据管理维护制度 

（3）电子档案移交制度     

（4）电子档案利用制度     

（5）电子档案鉴定制度 

（6）档案数据安全保密制度 

（制度齐全得2分，缺1项扣0.5扣完为止）

有单独的包含有6项内容的档案信息化管理制度得2分，其它情况按细则内容评分

7

采取有效的管理措施保证电子档案的真实、完整、有效

2

（1）电子文件归档工作纳入单位规章制度及工作流程（1分）

依据电子文件管理应用系统记录评分

（2）OA办公系统、业务系统的设计符合电子档案管理要求（0.5分）

（3）采取档案人员“四参加”等切实有效制度措施和手段保证电子档案完整性（0.5分）

单位管理制度中有“四参加”内容，即“参加产品鉴定会、科研课题审定会、设备开箱验收会、基建项目验收会”并得到有效实施

（四）业务联系

3

8

积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务

2

（1）按时完成同级档案行政管理部门布置的档案信息化工作任务（1分）    

近三年完成同级档案行政管理部门布置的档案信息化工作任务的满分

（2）积极参加同级档案行政管理部门组织的各项业务交流、检查和培训活动（1分）      

近三年有参加业务交流、检查和培训活动文件和材料（只要完成其中一项即可得1分）

9

对本系统和所属单位档案信息化工作实施有效的监督指导

1

（1）定期组织本系统和所属单位处室开展电子档案业务检查、交流活动，一年不少于一次 （0.5分）

（2）开展对本系统和所属单位电子文件归档工作的业务指导（0.5分）                           

有明确的案例或文件

（五）财务保障                          4分

10

重视档案工作，保障档案工作所需经费

4

（1）数字档案室应用系统等软件开发与维护、硬件购置经费列入年度部门经费预算（2分）

（2）室藏档案数字化专项经费满足工作需求（2分）

二、基础设施建设                     17分

（一）硬件基础设施建设

4

11

配备必要的数字档案室硬件设备

4

（1）具有用于运行各类档案管理应用的服务器（1分）

有用于电子档案保存、管理的专用服务器，符合安全保密要求

（2）有可供存储电子档案数据光盘（库）或磁盘阵列、磁带机等数据保管、备份设备 （1分）

（3）有确保用于电子档案数据信息安全的软硬件设备（1分）

软件0.5分

硬件设备0.5分

（4）有满足电子档案管理要求的输入输出设备（1分）

如扫描仪、打印机、数码相机等

（二）软件基础设施建设

7

12

数字档案室应用系统

5

（1）档案应用系统符合国家和省的相关标准规范（1分）

符合《电子文件管理暂行办法》、《电子文件管理细则》《江苏省电子文件归档与管理办法》、《江苏省基础电子档案专题数据库结构表（试行）》、《文书类电子文件元数据方案 》、《版式电子文件长期保存格式需求》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》、《电子档案基础元数据库结构和封装格式》等

（2）应用系统具有必备的基本功能，实现电子文件的收集、管理、存储、利用（2分）

收集（0.5分）、管理（0.5分）、存储（0.5分）、利用（0.5分）

（3）实现档案室基础业务工作、数据管理与查档接待等工作的网络化（1分）

（4）应用系统与单位OA系统实现数据交换（1分）

*（5）应用系统与单位业务系统实现数据交换（1分）

13

配备必备的相关软件

2

（1）配备运行稳定、与硬件相适应的操作系统（0.5分）

（2）配备符合要求的数据库软件（0.5分）

（3）配备与扫描仪相对应的扫描软件和图片处理软件（0.5分）

有扫描软件0.4分

有图片处理软件 0.1分

（4）配备防病毒、防入侵以及与存储相适应的备份等软件（0.5分）

（三）网络建设

4

14

连通电子政务网

与同级数字档案馆实现在线数据移交和查阅共享

    4

（1）连通当地电子政务网（1分）

（2）与同级数字档案馆实现在线电子档案数据移交（2分）

软件功能1分，应移交的电子档案数据按规定适时移交1分

（3）向同级数字档案馆在线移交政务信息公开文件并共享（1分）

软件功能0.5分，按规定在线移交政务信息公开文件0.5分

（四）库房现代化建设

2

15

库房温湿度控制

1

采用规范安全的库房温湿度控制系统，对档案库房温湿度进行实时采集、显示、监控（1分）

16

安防监控系统

1

采用安防监控系统，能进行实时记录和自动报警，图像清晰 （1分）

三、基础业务                          34分

（一）电子文件归档

10

17

加强对电子文件归档的日常监督与指导

2

（1）档案部门履行监管职责（1分）

每年有业务监督、检查、管理等实例

（2）档案部门履行指导职责（1分）

每年有业务指导、咨询、培训等实例

18

制定电子文件的归档范围和保管期限

2

按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定电子文件归档范围和保管期限表（2分）

提供电子文件归档范围和保管期限表

19

对具有保存价值的电子文件及时归档，并由数字档案室负责统一管理

3

（1）单位各部门按照有关规定对电子文件及相应的元数据定时或定期同时归档 （1.5分）

应归档电子文件按规定归档1分，按归档的比例评分

元数据完善0.5分

（2）保证归档电子文件的真实性、完整性、有效性（1.5分）

抽查归档电子文件不少于15份，按比例评分

20

归档电子文件应符合国家和省相关标准

3

目录、全文、照片、声像等各类归档电子文件数据结构和格式符合国家和省相关标准（3分）

符合《江苏省基础电子档案专题数据库结构表（试行）》、《文书类电子文件元数据方案》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》、 

《电子档案基础元数据库结构和封装格式》等规范标准

（二）电子档案保管

8

21

档案系统与数据维护与安全管理

1

专人负责电子档案数据的维护与管理（1分）

电子档案数据的维护与管理人员职责明确，具有档案专业岗位证书和电子计算机专业资质

22

规范存储电子档案数据

2

（1）电子档案核心数据库实现物理隔离（1分）

（2）实现数字档案室系统安全运行及电子档案数据的实时恢复使用（0.5分）

（3）电子档案应当选择符合国家和省标准的格式（0.5

分）

《江苏省基础电子档案专题数据库结构表（试行）》、《文书类电子文件元数据方案》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》、《电子档案基础元数据库结构和封装格式》等

23

建立电子档案安全保管和备份制度

1

（1）建立电子档案安全保管制度（0.5分）

（2）建立电子档案备份制度（0.5分）

24

定期检测电子档案，并采取相应措施保证其有效性

1

定期对载体及其软硬件环境进行检测、检查、备份，建立日志台账，并采取有效性保证相应措施（1分）

建有定期检测、检查、备份台帐，记录准确

25

保密电子档案存储

1

属于国家、集体秘密的电子档案（数据）有专用的保密存储介质，并按国家有关规定进行管理（1分）

应当配备国家、省保密机构规定的保密载体设备

26

电子档案备份

2

（1）根据数据重要程度以及管理和利用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质或分级存储等技术和方式进行备份（1分）

具备其中一种备份方式即可得1分

（2）电子档案数据根据规范要求异质三套保存（2分）

仅一种介质备份不得分，有二种介质备份得0.5分，有三种以上介质备份得满分

（三）电子档案移交

8

27

按规定做好电子档案移交工作

5

（1）按照同级档案馆要求按时移交（2分）

按应移交的比例评分

（2）移交的电子档案数据完整，包括目录、全文和元数据等（1分）

抽查不少于10份电子档案，按比例评分

（3）移交的电子档案数据齐全，包括文书、业务等各类反映主要职能活动的档案（2分）

按应有载体和门类的比例评分

28

电子档案数据质量要求

3

符合国家及省有关规定，经同级档案馆检验合格并接收（3分）

检查电子档案移交与接收凭证

（四）电子档案鉴定

2

29

电子档案的价值鉴定

2

（1）严格按照经同级档案行政管理部门批准的归档范围和保管期限执行（1分）

（2）到期归档电子文件参照国家有关档案鉴定的规定执行，并且应当在办理严格审批手续后实施 （1分）

抽检到期电子档案保管期限鉴定情况

（五）统计分析

2

30

各类电子档案统计分析

2

（1）开展电子文件的接收情况统计分析（0.5分）

每种统计台帐齐全得0.3分，分析0.2分

（2）开展电子档案的保管情况统计分析（0.5分）

（3）开展电子档案的利用情况统计分析（0.5分）

（4）开展电子档案的鉴定情况统计分析（0.5分）

（统计台帐齐全得2分， 缺1项扣0.5扣完为止）

（六）开发利用

4

31

通过数字档案室系统及时提供利用

2

按权限采用数字档案室系统为本单位部门和个人提供档案目录和相关全文查询，档案查全率、查准率较高（2分）

有按权限查看功能 0.5分

有高效的档案目录查询功能0.5分

有全文查阅功能  0.5分

现场抽检查全率、查准率0.5分

32

利用电子档案开展信息加工

1

采用PDF等电子文档格式，编制供本单位参考应用或宣传的文件汇编等电子档案编研成果（电子书或印刷成册）不少于4种（每种0.25分，最高不超过1分）

33

建立档案借阅利用效果台帐

1

（1）建立电子档案借阅登记台账（0.5分）

记录准确

（2）建立利用效果登记台账（ 0.5分）

记录准确

四、数字档案资源建设                20分

（一）目录数据库建设

3

34

建立室藏各类档案目录数据库，实现计算机检索

3

（1）完成室藏全部档案目录数据库建设，并符合相关标准 （2分）

完成100%1分

符合标准1分

（2）建立科学的目录数据库校对制度，档案实体与电子目录一一对应，目录数据录入完整准确规范，检查合格率应达99%（1分）

有数据库校对制度0.2分

合格率达99%得0.8分，按比例抽查，有一例不符合要求不得分

（二）全文数据库建设

5

35

及时收集电子文件全文

2

（1）及时全面地收集OA中产生的文书电子文件 （1分）

按应接收的电子文件比例评分

（2）及时全面地收集业务系统中产生的电子文件（0.5分）

按应接收的电子文件比例评分

（3）及时收集其他环境产生应归档电子文件（0.5分）

按应接收的电子文件比例评分

36

室藏档案扫描

2

完成室藏永久、长期（或30年）档案的数字化转换（2分）

按室藏永久、长期（或30年）档案数字化比例参考评分

37

档案目录与全文数据有效挂接

1

档案目录与电子全文通过档号一一对应（1分）

按比例抽查，有一例不符合要求不得分

（三）多媒体数据库建设

2

38

建立符合要求的音频视频档案数据库

1

建立保管期限为永久、长期（或30年）的音频视频档案数据库，质量符合要求（1分）

建立音频档案数据库0.2分，质量0.3分

建立视频档案数据库0.2分，质量0.3分

39

建立符合要求照片档案的数据库

1

建立保管期限为永久、长期（或30年）的照片档案数据库，质量符合要求（1分）

建立照片档案数据库0.5分，质量0.5分

（四）专题数据库建设

2

40

建立满足部门和服务需要的专题数据库

2

根据业务工作内容分类，建成可供查询的各类专题数据库2种以上（2分）

少于2种不得分，有2种得1分，每增加1种得0.5分，最高不超过2分

（五）档案数字化工作

8

41

制定档案数字化规划和符合本单位实际情况的数字化方案

1

（1）对本单位档案数字化进行规划（0.5分）

有专门的档案数字化规划

（2）制定科学的档案数字化方案，符合规范（0.5分）

有专门的、合理的档案数字化工作方案

42

档案数字化备案

2

（1）根据《江苏省档案信息化保密管理办法》履行档案数字化和档案信息化工程备案职责（2分）

备案材料齐全完整1分

备案及时准确1分

43

完成室藏重要的以及需长久保存的档案数字化

3

（1）完成文书档案的数字化 （0.6分）

未完成的不得分

（2）完成业务档案的数字化 （0.6分）

按应完成的比例评分

（3）完成照片档案的数字化 （0.6分）

按应完成的比例评分

（4）完成声像档案数字化   （0.6分）

按应完成的比例评分

（5）完成其他重要档案数字化（0.6分）

按应完成的比例评分

44

履行档案数字化安全保密的管理职能

1

（1）制定档案数字化安全保密制度（0.25分）

（2）对室藏档案进行前期检查整理工作（0.25分）

依据前期检查整理记录情况评分

（3）根据安全保密要求和实际情况进行上网鉴定（0.25分）

依据鉴定报告和记录评分

（4）档案数字化操作全过程符合相关要求（0.25分）

符合《档案数字化转换操作规程》的要求

45

档案数字化成果质量符合国家和江苏省有关数字化技术规范的要求

1

随机抽检图像数据，符合国家和省档案数字化技术标准（1分）

符合《纸质档案数字化技术规范》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》、《档案数字化转换操作规程》等要求

五、信息服务                         3分

46

在本单位网站中设有数字档案利用相关栏目

3

（1）在本单位网站中具有档案查询利用模块（1.5分）

有档案查询利用模块0.5分，档案查询利用模块功能1分

（2）有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果均在网站上发布，并且更新及时，点击率高、内容丰富、效果显著 （1.5分）

公布室藏档案数据量0.5分，其它数据量0.5分，更新及时、点击率高、内容丰富、效果显著0.5分

*（3）建立网上陈列馆，并以丰富的内容、多样的形式，反映本单位的历史沿革和发展历程，展示本单位的重大活动、重大事件、重要成果和主要荣誉（+1分）

建有网上陈列馆+0.5分，网上陈列馆内容+0.5分

六、业务技能                         6分

47

定期组织学习、宣传档案法律法规和规范标准，增强全员档案意识

2

（1）组织单位全体人员学习《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》和国家本省电子文件管理等规范标准，并开展宣传活动（1分）

近三年每年开展一次以上活动得满分

（2）有事例和记录说明成效 （1分）

48

定期参与档案信息化技能培训

3

（1）档案人员参与档案信息化技能培训（1分）

依据档案人员培训证书等

（2）兼职档案人员参与档案信息化技能培训（1分）

依据文件或兼职档案人员培训证书等

（3）所有工作人员参与档案信息化技能培训（1分）

有实例、记录或说明等

49

档案创新

1

（1）在正式出版物发表档案信息化方面论文（每篇论文得0.2分，总分不超过1分）

*

（2）档案信息化工作获得上级主管部门表彰（+1分）

依据上级主管部门表彰文件和证书

*（3）获国家或江苏省档案科技立项1项以上（+1分）

*（4）获得国家或江苏省优秀科技成果奖1项以上（+1分）