16 电机企业ERP系统业务解决方案V4.docx

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16电机企业ERP系统业务解决方案V4

XXXX公司ERP系统业务解决方案

建立日期:

2006-12-26

修改日期:

文控编号:

CQUF_U8_BH_04_001

客户项目经理：

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用友项目经理：

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前言

2006年11月09日至12月19号，在重庆市XXXX机械制造有限公司（以下简称XXXX公司）相关人员的配合下，我们（用友公司顾问）对贵公司进行了业务调研和调研报告讨论确认。

业务调研阶段的主要目的是对企业的原有业务进行深入的了解，明确XXXX公司的现有流程和需求，然后进行初步应用解决方案设计。

初步应用解决方案提交后经过方案模拟测试的检验后，形成正式应用解决方案。

应用解决方案的设计将按照以下的原则进行：

1、使用流程图帮助理解作业程序；

2、尽量简化流程和操作，取消不必要的操作，仅保留可以带来业务增值的作业和流程。

具体的方案设计过程包括业务分析与业务流程重新设计、业务需求与软件功能匹配、建立测试原型并进行模拟测试、讨论审核后形成正式应用解决方案。

业务分析与业务流程重新设计：

对企业的各项业务进行分析，判定哪些需要进行流程重新设计，并接合软件进行相应的流程改造。

业务需求与软件功能匹配：

对企业的各项业务需求与软件功能进行详细的匹配分析，以判定哪些业务需求软件可以实现、如何实现；哪些业务需求软件不能实现、是否要做开发等等。

建立测试原型并进行模拟测试：

建立测试原型后，实施顾问和相关人员一起进行测试，验证该解决方案是否满足企业的需要。

如果发现问题，要充分沟通、及时解决。

正式应用解决方案确认：

在应用解决方案经过测试后，经过双方项目经理的签字确认，即形成正式的应用解决方案。

系统将按照应用解决方案进行参数设置。

1项目概况

重庆XXXX机械有限公司成立于1996年，主要生产经营摩托车用启动电机、磁电机，现有职工620人。

共有启动电机、磁电机等30几种机型系列、上千个规格型号，拥有机加、烤漆、磁电机总装、启动电机总装四个车间，年产量300万套，年产值超亿。

客户主要为摩托车主机厂，其中重庆本地客户占75％左右（主要为隆鑫集团），另外客户分布在广州等地，在广州设置驻外办事处。

重庆XXXX公司目前在财务上使用了小蜜蜂软件总账系统，技术部门使用了二维计算机辅助设计软件进行产品设计，其它业务均靠手工及办公软件完成。

随着企业的不断发展，业务量不断增大，产品状态不断增多，销售与生产（产销）、生产与采购（产供）之间信息孤立协调困难的矛盾逐渐显现，阻碍了企业的进一步发展。

XXXX公司领导层为了实现企业整体业务流程的顺畅和规范，实现企业信息的集成，决定实施用友ERP系统。

本次XXXX公司ERP项目的业务需求概要：

1.规范企业业务流程；

2.实现财务、业务一体化；

3.理清材料库房的物资，并科学的控制材料库存；

4.科学合理的控制成品库、半成品库的库存；

5.实现生产计划和采购计划按销售订单、销售预测及安全库存自动生成，减少手工计算的失误，并细化到制订半成品生产计划；

6.实现订单管理模式，通过销售订单、采购订单、生产订单的可追溯性掌控企业各类计划的执行情况；

7.加强质量管理，严格限制未质检或质检不合格的物资办理入库手续；

8.进行材料、半成品、成品的批次管理，加强质量问题追踪能力；

9.加强应收账款、应付账款的管理，提高应收账款、应付账款的统计效率和准确性；

10.通过定额发料控制生成成本，提高现场管理水平。

2总体实施目标

XXXX公司实施ERP系统以后，可以实现：

1.对现在企业的业务流程进行优化，并规范和固化一些业务流程；

2.建立一个从销售管理、计划管理、采购管理、库存管理、质量管理、生产管理到财务管理的较为全面集成的系统；

3.实现生产计划和采购计划按销售订单、销售预测及安全库存自动生成，减少手工计算的失误，并细化到制订半成品生产计划；

4.实现订单管理模式，通过销售订单、采购订单、生产订单的可追溯性掌控企业各类计划的执行情况；

5.规范企业物流，物资采购、生产组织严格按计划执行，无计划的采购不能办理入库、无计划的生产领料不能办理，从而规范库存管理，控制库存资金占用，控制生成成本提高现场管理水平；

6.加强质量管理，严格限制未质检或质检不合格的物资办理入库手续；

7.进行材料、半成品、成品的批次管理，加强质量问题反追踪能力；

8.进行采购配额管理，规范企业采购分配行为，提高采购业务执行效率；

9.加强应收账款、应付账款的管理，提高应收账款、应付账款的统计效率和准确性；

10.财务上，满足日常财务管理和会计核算的需求，并符合国家规范的财务规定；

11.各业务模块都提供了多角度的查询、分析、报表提取等等功能，为管理者提供有效的业务分析数据；

3本系统业务流程制定原则

因为ERP系统涉及的面很广，不仅仅是一两个部门的事，它涉及到重庆XXXX公司物流、生产、财务部门的所有业务处理流程。

为保证数据的准确规范，XXXX公司应该执行统一的业务处理流程，即同一个业务只存在一种业务流程；对于同一种业务流程能够采用多种方式处理的，要保证所有的人员都用同一种方式来处理。

本实施方案所列出的XXXX公司的各种业务流程及处理方法应作为XXXX公司相应业务处理的唯一流程。

由于本次实施ERP的主要目的之一就是优化和规范企业的业务流程，所以在本解决方案中涉及了XXXX公司相关业务的所有流程，流程中如果是虚线的，表示不在本次ERP系统中实现，但XXXX公司应该遵照这些流程在自己的工作中执行。

4重庆XXXX公司的组织结构图

（未包含本次实施未涉及部门）

5职能部门在系统中的业务范围

职能部门

业务类型

业务范围

生产部

基础数据

负责存货档案中生产属性的提供（安全库存、生产部门、自制件固定提前期），工作日历维护

业务

负责物料需求计划的制定，生产订单的下达，超额领料的审批

拆卸计划下达（拆卸单录入）

技术部

基础数据

负责计量单位资料维护，存货档案的维护，新物料的添加（包括所有属性的维护），BOM的维护，负责存货档案中部分属性的提供（计量单位、是否批次管理、是否质检）

业务

负责不良品处理判定

销售部

基础数据

负责客户档案维护

业务

负责销售订单维护，发货通知制定（填写发货单）

退货单录入、审核

发货签回单录入

各车间

基础数据

业务

负责正常生产订单的执行：

包括按单领料、完工报检；

负责返工返修生产任务的执行：

包括在系统中直接填写领料单、手工报检

负责生产物资调拨申请：

填写调拨单并审核

拆卸单修正

物资配套部

基础数据

负责供应商档案的维护，供应商存货对照表维护（包括质检属性），负责提供存货档案的采购相关属性（主要供货单位、默认仓库、入库超额上限、供应期间、供应倍数、最低供应量、固定提前期）

业务

负责采购订单下达，到货单录入，采购报检，委外计划下达（手工下达委外订单）

各仓库

基础数据

业务

负责材料出库单审核、其他出入库填写审核、采购入库单填写审核、产品入库单填写审核、销售出库单审核

质检部

基础数据

负责质检方案，不合格原因，让步接收原因维护，负责提供存货档案上的质检相关数据，负责提供供应商存货对照表上质检相关数据

业务

负责质检报告填写（检验单），负责检验合格后通知仓库收货

负责填写不良品处理单

负责拆卸单审核

财务部

基础数据

负责会计科目维护、银行档案维护、客户供应商银行帐号资料维护、本单位开户银行维护、收发类别维护

业务

总账，UFO报表，应收款管理，应付款管理，存货核算，固定资产管理

办公室

基础数据

负责部门及人员档案资料维护

业务

软件系统管理员

业务

负责帐套备份及将备份定期拷贝到其他机器存档，负责角色及用户维护及相应权限设置，负责解答各业务部门应用问题及收集自己无法解决的问题联系用友公司人员

硬件系统管理员

业务

负责服务器、PC机、网络运转正常

6数据准备

6.1基础数据编码方案

本次系统实施使用的物料及其他基础档案的编码规则见已经过XXXX公司相关部门确认的“基础数据编码方案”文档。

6.2基础数据编码

详见XXXX公司相关部门提交的编码文件（填写在用友提供的EXCEL模板中）

6.3关键参数设置方案

在此描述了系统中关键参数的设置方案，包含存货档案中的各类属性、与计划有关数据等等的。

这些参数的设置会在正式帐套建立，各类基础数据录入系统后要求XXXX方补充完善。

序号

设置内容

路径

简要说明

1.

安全库存

设置\基础档案\存货\存货档案—控制

1、XXXX公司的所有物料的计划均通过MRP计算生成，对于不在物料清单中的物料的需求由安全库存产生。

设置对象：

产成品、半成品、不在物料清单中的物料

2、在物料清单中的物料无需单独设置，可以由产成品与半成品的安全库存中分解得出。

2.

是否批次管理

设置\基础档案\存货\存货档案—控制

1、选择：

该物料做批号控制，则该物料的进、出、存作业均需控制批号；

2、不选择：

表示该物料不作批号管制（这个参数与库存管理中有无批次管理参数有关，且一旦这个物料在库存中有记录，则不能修改其是否批次管理了。

）

3、XXXX公司具体的批次管理方案见XXXX公司制定的“原材料、半成品及产成品批次方案”

3.

参考成本

设置\基础档案\存货\存货档案—成本

1、参考成本主要用于生产用料和库存分析时做参考，有相关权限的人可以对参考成本随时修改。

2、建议XXXX以合同价录入参考成本

4.

计划价

设置\基础档案\存货\存货档案—成本

1、计划价是一个相对固定的价格，一旦库存此物料发生业务，则不能修改计划价。

2、但年度结束后，新年账务开始时，如果该物料没有结存，可以进行修改。

5.

最高进价

设置\基础档案\存货\存货档案—成本

1、在采购时如果要求控制每种物料的最高采购价，则必须在此处录入此物料的最高进价；可以根据企业的需要进行修改（但有权限控制）。

2、对于XXXX公司来讲，采购可以控制最高进价。

6.

物料采购资料

设置\基础档案\存货\存货档案—成本

1、设定物料的主供货单位、采购人员、默认仓库，为采购计划、采购订单、采购入库提供默认数据，提供效率

2、要求XXXX录入这些数据

7.

供应倍数

设置\基础档案\存货\存货档案—MPS/MRP

输入各物料的供应倍数（数量）

8.

最低供应量

设置\基础档案\存货\存货档案—MPS/MRP

输入各物料的最低供应量（根据企业实际情况设置）

9.

物料属性

设置\基础档案\存货\存货档案—基本

1、存货属性：

销售、外购、生产耗用、自制等。

存货属性不能为空。

2、材料必须具有生产耗用属性，用于销售必须具有销售属性，生产加工的半成品、成品必须为自制属性，从外面买回的物料必须具有外购属性。

（本次XXXX公司没有委外模块，所以不要在存货中选委外属性。

）

10.

固定提前期

设置\基础档案\存货\存货档案—计划

从发出采购订单到可收到物料为止所需要的时间；或者从发出生产订单到生产完工入库为止所需要的时间

11.

MPS件

设置\基础档案\存货\存货档案—MPS/MRP

由于本次XXXX公司实施不涉及到产能及车间管理，所以所有物资都是非MPS件（MPS处不选择）

12.

供需政策设置（PE\LP\令单合并\供应期间）

设置\基础档案\存货\存货档案—MPS/MRP

1、这些参数为物料需求规划系统等，运算出采购计划、生产计划之用。

2、PE：

（Period）期间供应法，按一定期间，将该设定期间内的净需求合并生成一张计划订单。

此方式可增加供应批量，减少供应次数。

若供需政策采用PE，则在"供应期间"栏位，需另输入期间天数（多少天之内的合并采购或生产）

3、自制件的供应期间即一次生产任务覆盖的天数，采购件的供应期间即一次采购任务覆盖的天数。

4、LP：

批次供应法，不考虑安全库存和手工下单的在单量，适用于单件定制型企业，如造船、大型配电设备制造等等。

5、XXXX公司物料都采用PE的供需政策。

13.

是否切除尾数

设置\基础档案\存货\存货档案—MPS/MRP

1、预设值为N，说明由MRP/MPS系统计算物料需求时，物料之净需求是否要有小数点。

2、切除尾数的算法：

为保证物资满足生产需要采用进位原则，如12.03切除尾数后为13。

14.

供应类型

设置\基础档案\存货\存货档案—MPS/MRP

1、领用（生产领料）、虚拟件（为了设计的需要，但不下达生产订单和办理出入库手续的物料叫做虚拟件）、入库倒冲（对于有些辅料，如线、钢材等，可以等生产完工后，按完工数倒扣此物料的消耗量）、工序倒冲（与入库倒冲相似，这是根据工序完工入库后倒扣物料的消耗量）、虚拟件（不进行出入库的物料，为了减少BOM结构而设置的）。

2、由于XXXX公司材料采用批次管理，倒冲业务要求在下达生产任务时就同时指定批次，故实际使用较麻烦，建议XXXX公司的所有物料都做领用处理，不做倒冲。

15.

供应商存货价格表

业务\采购管理\供应商管理\供应商存货价格表

维护各物料不同时段不同数量段的有效单价，以便在采购业务时能自动带出此价格。

16.

工作日历

设置\基础档案\业务\工作日历维护

设置XXXX公司工作日历，以便MRP运算时排出休息日

17.

是否质检

设置\基础档案\存货\存货档案—基本

选中此项表示该存货需要进行质量检验

18.

计划时栅天数

设置\基础档案\存货\存货档案—MPS/MRP

近期计划不能随意变更，特别是近期计划的插单应谨慎处理，以免计划难于执行。

为此，可以根据企业生产的实际情况确定一个计划时栅天数。

若生产订单的审核日落在计划时栅天数内，系统将告之“冲突”。

计划人员可以根据这一提示信息决定计划内容取舍。

19.

默认仓库

设置\基础档案\存货\存货档案—成本

为生产订单自动生成提供默认预入仓库

20.

生产部门

设置\基础档案\存货\存货档案—MPS/MRP

为生产订单自动生成提供默认生产部门

21.

主要供货单位

设置\基础档案\存货\存货档案—成本

为MPS/MRP批量生成采购订单提供默认供应商

6.4权限设置策略

◆根据前期调研的结果，在使用本系统时，将按照业务岗位设置角色；按照实际的最终用户（操作员）设置系统用户。

◆授权策略

依据各角色的业务需要对角色进行统一的授权，然后通过分配用户的角色实现用户的赋权。

◆角色设置状况

部门

岗位

角色编码

角色名称

授权功能列表

◆用户设置状况

用户编号

用户名称

所属角色

备注：

具体权限设置表见实施方案确认后制定的“系统权限设置方案”文件

6.5期初数据准备

期初日确定为：

2007年4月20日

模块

期初数据名称

说明

总账

科目期初余额（总帐－设置－期初余额）

1、有往来辅助核算的科目都要录入辅助核算数据。

2、应收应付余额可以从应收应付模块引入

应收款管理

应收期初余额（应收款管理－设置－期初余额）

应收期初余额：

1、期初发票是指还未核销的应收账款，在系统中以单据的形式列示，已核销部分金额不录入。

2、期初应收单是指还未结算的其他应收单，在系统中以单据的形式列示，已核销部分金额不录入。

3、期初预收单是指提前收取的客户款项。

4、期初票据是指还未结算的票据

备注：

1、如果只有每个客户的应收总额，则录入期初应收单。

并且为了准确分析帐龄，需要按帐龄区间录入，即每个客户每个帐龄区间录入一张“期初应收单”。

2、如果可以明细到每个客户的应收发票，则录入期初应收发票

3、注意录入部门

应付款管理

应付期初余额（应付款管理－设置－期初余额）

应付期初余额：

1、期初发票是指还未核销的应付账款，在系统中以单据的形式列示，已核销部分金额不录入。

2、期初应付单是指还未结算的其他应付单，在系统中以应付单的形式列示，已核销部分金额不录入。

3、期初预付单是指提前支付的供应商款项，在系统中以付款单的形式列示。

4、期初票据是指还未结算的票据

备注：

1、如果只有每个客户的应付总额，则录入期初应付单

2、如果可以明细到每个客户的应付发票，则录入期初发票

销售管理

期初发货单（销售管理－设置－期初录入－期初发货单）

1、期初发货单指已经发货但尚未开发票的数据

2、期初发货单不影响现存量、可用量、待出库数等数据

3、录入此单据用于以后参照开票

备注：

1、注意录入部门、业务员

销售管理

期初销售发票

开票未发货数

采购管理

期初暂估入库（采购管理－采购入库－入库单）

将启用《采购管理》时，没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的“入库单”录入系统，以便取得发票后进行采购结算，即货到票未到部分。

采购管理

在途物资

以期初采购发票形式录入，即票到货未到部分

委外业务

委外已发材料

系统中不记录，沿用原手工记录

固定资产

固定资产卡片

固定资产卡片

库存管理

库存期初余额（库存管理－初始设置－期初结存）

1、用于录入使用《库存管理》前各仓库各存货的期初结存情况。

其中的价格指的是实际价格，不是计划价。

备注：

1、注意入库类别选择正确

存货核算

存货期初余额（存货核算－初始设置－期初数据－期初余额）

1、用于录入使用系统前各仓库存货的期初结存金额情况

2、存货核算的期初数据可从库存的期初数据提取过来

3、存货核算数据比库存数据多“销售发货未开票”部分、“采购开票未到货”部分

备注：

1、财务期初、库存期初、存货核算期初准备时要注意，必须把车间在制品虚拟还原为原材料加在盘点后的库存期初、存货核算期初上，然后按生产领料流程办理虚拟领料手续，否则业务流程无法正常开展。

在制品中包含的物料清单中无定额的材料可以不还原，即如果在制品有余额应全部为无定额的材料（包含已使用的和未使用的）。

2、库存盘点时要注意，必须把车间现场的余料全部清点在内，然后依据需要按生产领料流程办理虚拟领料手续，否则保留在相应库房。

余料中包含的物料清单中无定额的材料可以不办理虚拟退领料手续。

3、对于以上各期初数据的准备，XXXX公司必须准备相应的期初清单，是余额的要求具体的余额报表（如总帐期初、库存期初等），是期初单据的要求整理好每笔业务单据以备录入与核对。

6.6补录单据准备

◆第一部分：

截至到上线日未处理完毕的业务单据，包括销售订单、采购订单、生产订单、采购到货单、采购报检单、生产报检单、采购质检报告、生产质检报告。

◆第二部分：

期初数据录入期间发生的各类业务，包括全部系统涉及的单据。

备注：

对于以上数据XXXX公司必须提供纸质的单据，以备录入与核对。

7业务流程解决方案

7.1业务流程分析和诊断

7.1.1问题分析

XXXX公司经过多年的发展，逐步建立了较为规范的管理组织架构和管理制度。

财务部门应用了财务软件系统，具备了一定的规范管理基础。

但随着公司业务的发展，也暴露出一些深层次的管理问题：

1.企业没有建立统一规范的各项业务流程，也没有严格的管理制度来监控业务流程的执行，出现问题时才被动的补漏洞。

2.部门流转环节增多引起沟通成本的增加，随着企业规模扩大，信息传递时间延长，企业内耗增加。

这样不仅可能导致延误时机和决策失误，更不利于对市场变化快速反应。

3.各部门不是以企业的总体最优为目标，企业资源没有合理利用，彼此容易产生“本位主义”和利益“分散主义”，不利于提高企业整体的市场竞争力。

具体表现在：

1.信息共享问题：

企业内部信息流不畅通，信息共享程度低，重复工作多，信息流转不及时，不准确，经常出现人为错误而不能及时发现，影响整个生产及交货进度。

例如，生产部门无法准确获得采购物资的到货情况，影响排产；采购部门无法及时掌握生产计划的缺件信息等。

2.制造问题：

由于是交货期很短的接单型生产，且没有很科学的依据预测预排产、预采购机制，经常造成采购不及时或半成品备货不足，影响交货。

3.基础数据：

企业没有建立一个基础数据共享平台,工程设计、物资管理、客户供应商往来管理和财务核算没有统一的基础数据平台。

4.财务问题：

财务仍然以事后核算为主，虽然有向管理型财务转变的思想意识，但缺乏有效的工具和方法，未实现财务与业务管理一体化。

表现在如，生产成本核算粗略、不准确、信息滞后；应收应付财务与业务部门需要对帐，且常常发现双方账目不一致，供领导决策的财务报表人工操作，工作量大。

5.制度执行问题：

由于没有有效的监控机制，部分业务人员不按制度处理业务造成一定的问题，如物资漏检，就办理了入库，造成产品质量问题；生产车间人员未通过配套部擅自要求供应商调换不同型号物资，造成产品质量问题等等。

7.2业务流程优化设计

7.2.1核心思想和总体思路

业务流程优化的核心思想是减少非增值活动，减少等待时间、减少重复工作、减少业务协调工作量，从而提高增值活动效率。

此次业务流程优化，是以现存问题为指向，依据业务流程优化的核心思想和主要原则，结合IT技术，特别是用友ERP系统的实施，进行流程优化。

主要依据了以下思想和原则：

v实现从传统面向职能管理转变为面向流程管理，将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，从而提高对顾客和市场的反应速度；

v强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动，例如去掉不必要的审核等。

并从整体流程全局最优（而不是局部最优）的目标，设计和优化流程中的各项活动；

v在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性约束，一般必须采用授权分工管理，授权分工管理必然会在一定程度上导致决策分散化，影响决策的有效性。

因此，在建立新型“扁平化”组织运行模式时，重视现代计算机信息技术的应用，以便协调业务分散与管理集中之间的矛盾。

基于以上思想和原则，此次业务流程重组的总体思路为：

1．实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变；

2．从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标；

3．明晰企业控制的三个层次：

事先计划、事中监控和事后分析。

7.2.2业务流程优化的设计原则

1．流程方面：

从面向“职能”管理到面向“流程”管理，对不同部门相同“流程”的业务只按照流程管理的思路进行描述，变复杂流程为简化流程。

2．信息方面：

利用CIMS（计算机信息管理系统）的集成思想，将ERP与网络等IT技术相结合，变信息孤岛为共享平台。

3．着重点：

增加信息共享、扩大信息共享范围、缩短信息共享时间。

7.3业务总流程

下面是结合重庆XXXX公司的管理现状，以及流程优化后使用用友ERP-U8软件的总体业务流程图，将作为XXXX公司整体运作的系统业务流程指