档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案管理制度

为适应现代企业管理的要求，强化企业档案管理工作，特制定我公司档案资料管理制度。

一、企业档案资料按部门分类管理：

1、办公室负责员工档案，文件、档案的收集、立卷装订和归档的管理工作。

2、财务部负责公司经营方面的财务档案和员工工资档案的立卷、装订、归档的管理工作。

3、工程部负责公司施工资料的收集、整理和立卷装订等档案管理工作。

4、成本部负责公司预结算资料的收集、整理和立卷装订等档案管理工作。

5工程资料和预结算资料在最终归档前应设专人进行系统全面的收集、整理和保管，公司所有相关人员在接到资料后，应首先上缴资料管理员进行登记归档。

施工管理人员、施工人员和预结算人员均应使用非归档的备份资料或办理手续后借阅档案资料。

6、施工图管理：

施工图纸共十套，其中存档、备用各一套，不允许外借；其余由工程部负责审批签字后相关人员可领用：

图审单位一套、施工单位四套、监理单位一套、成本部和工程部各一套。

7、销售部负责客户档案、销售合同资料的收集、整理和立卷装订等档案管理工作；

8、前期土地合同审批手续资料归办公室存档。

9、所有档案资料的最终归档，均必须按集团公司档案管理制度的规定，由上述各责任部门交由集团公司综合办归档保管。

二、归档内容为原件，不得存复印件，归档人要签字，交代清楚。

三、所有归档文件要由归档部门负责人签字，并及时归还，确保资料的完整性。

四、归档资料必须完整、准确、真实，档案管理工作认真执行《档案法》、《科技档案管理条件》、《工程建设档案管理办法》等法律法规的规定。

五、档案要有专人管理，健全总帐，方便查找。

六、档案销毁，应严格按照集团公司档案管理规定中档案销毁的规定，并经请示相关领导，任何人不得随意销毁档案。

第一章、综合管理制度

一、总则

1、为加强公司的综合管理，增强公司的凝聚力和竟争力，规范公司的管理行为和员工的行为，适应社会主义市场经济的要求，提高公司的经济效益和社会效益，制定本制度。

2、公司的行政事务、劳动纪律、福利、保险、车辆等的管理，均适用本办法。

3、公司的管理应当遵循以人为本、激励与共勉相结合、节约与增效相结合、服务与监督相结合的原则，坚持开拓进取，争创一流的管理、一流的品牌产品。

4、公司的各项管理制度应当符合法律的要求，体现科学、合理、公正、平等的原则。

5、公司提倡和鼓励开展对管理制度和管理行为提合理化建议的活动。

公司提倡团结、协作的工作作风；树立文明礼貌、遵纪守法的行为规则；发扬集体主义精神，维护公司的荣誉和利益。

二、行政管理

1、办公室依照其职责管理公司的文秘、办公设施及用品、人事、会务、接待、公文办理、档案、资料、印章、信息、车辆、值班、考勤等行政事务。

2、集团财务应建立准确的固定资产总台帐，并按各公司帐户设立。

各公司不管配属使用资产有多少，也均应各自建立各公司的资产台帐，名称、数量、规格、型号要统一一致，必须与集团财务资产台帐数量相吻合,并做到帐物相符,保持资产的真实性。

3、各公司总经理为资产管理的第一责任人。

4、集团办公楼及各公司资产调用，要严格履行调入调出手续，并及时办理登记上帐。

5、各公司总经理依据各公司规模以及实际情况，相应设立资产管理人员或帐户，对资产进行管理。

集团办公楼所有车辆、办公用具及用品由综合办公室管理。

年终盘点各公司资产丢失的由各公司总经理负责。

6、集团的所有车辆要办理上帐手续,如有抵帐和新购进的车辆和设备要及时办理上帐或销帐手续,如有报废或损毁的设备,经有关人员签字后,方可办理销帐手续。

7、所有新购进的设备和车辆及一切办公用具、用品，必须经财务分管资产人员签字认可后，方可报帐，财务分管人员必须通知各相关公司经理办理上帐手续。

8、所有随设备携带资料必须在集团综合办备案存档。

9、各公司新购进设备和资产后,项目经理及保管应马上通知集团财务主管资产人员打钢印、上编号、上资产台账，否则不予报账。

10、各公司及项目部如在施工中发现未打钢印或未上账的设备和资产,应及时上报集团财务主管资产人员,补办上账手续,并补打钢印,并排编号,否则,一经发现如有漏报的资产,按资产的总价,扣入责任人名下。

三、办公用品的管理

1、办公用品包括办公消耗品和办公耐用品，办公消耗品是指单价在100元以下（包括可反复和一次性使用的）或单价在100元以上且使用年限在一年以内的办公用品；办公耐用品指单价在100元以上且使用年限在五年以上的办公用品，包括固定电话、移动电话、电视机、电脑、复印机、打印机、传真机、摄象机、照相机、录放机、音响设备、办公桌椅、沙发、茶几、文件柜、炊具等。

2、所有人员必须本着“节约第一、按需领用”的原则申领办公用品，不得以任何形式多用多领。

3、办公用品全部由集团综合办根据各部门、各公司及各项目部的办公费用及总量，汇总后统一购买管理，并指定专人负责，否则任何单位无权自行购买一般办公用品。

如遇特殊情况，需经集团综合办领导同意后方可购买，并及时办理验收、入库和领取手续。

4、每月办公消耗品在月初1-3号进行发放，除遇特殊情况需综合办领导同意外，其他时间不发放任何办公用品。

5、各单位在领用办公用品时，必须填写领用单，经部门领导和综合办领导签字后方可领取。

6、办公用品的使用要坚持“节约高效”的原则，常用办公消耗品要合理使用，避免不必要的浪费。

办公用纸除特殊情况需要单面使用外，其余全部双面使用，如不按规定使用者，发现一次，每张扣责任人0.30元。

7、各单位领取的一次性纸杯只能用于接待客人，内部员工不得使用，也不能将纸杯用于其它用途，如烟灰缸等。

公司将给每个单位配备十个杯座记入资产帐，如损坏或丢失，按原价的十倍进行处罚。

8、办公耐用品全部归个人使用，集团综合办将建立个人台帐，任何人不得随意调换。

办公用品属正常损坏的，必须及时报集团综合办鉴定，并请专业人员维修；如属人为原因损坏的，须照价赔偿。

赔偿标准如下：

锁子：

50元；椅子：

300元；椅腿：

50元；抽屉：

100元；靠背椅：

100元；门扇：

200元；办公桌：

500元。

9、办公耐用品如需在各部门、各公司、各项目部之间相互调用的，应办理调用手续。

10、如员工调离本单位，要及时办理办公用品交回手续，对于交回的办公用品如有损坏的，如：

计算器、U盘等，须照价赔偿。

11、所有办公用品必须本着节约、节俭的原则，对办公耐用品不得挪为私用、贪污和浪费，一经发现公司将根据相关规定予以严肃处理。

四、办公室负责公司的文印管理，并制定文印管理制度。

文印室的电脑、复印机等办公设备和设施，除办公室工作人员外，禁止任何其他人擅自操作和私用。

各部门需要打印或复印文件、图纸、报表等资料的，须到办公室办理登记手续。

办公室应当加强文印材料和纸张的管理，减少浪费，杜绝用公司办公设备、设施干私活的现象。

五、办公室负责制订各项行政事务管理制度和检查考核制度，报公司领导研究批准后执行。

六、办公室负责制订或组织制订各项工作计划，监督正式计划的落实和执行情况。

七、办公室协助公司领导班子协调各职能部门的工作关系，沟通、联系公司与外界的交往和合作，当好公司领导班子的助手，为领导和各部门服务好。

八、公司实行安全和保密的管理制度。

公司在开发经营活动中和办公场所都应注意安全，各部门及其有关人员都应当树立“安全第一”的思想意识，做好安全生产、安全经营、防盗和消防的宣传工作，责任落实到人。

公司全体员工都应当严格遵守公司的保密制度，禁止任何人以任何形式和方式向外界泄露公司的经营秘密和商业活动秘密。

九、公司采用例会制度研究解决问题、协调工作、布置任务、进行民主决策、交流情况和传达上下级信息。

公司的例会包括以下三种主要形式：

1、晨会制度，每天早8点全体工作人员召开晨会，会议由公司总经理（或其授权的副总经理）主持，办公室负责会议记录并备案。

2、工程部办公会。

工程部办公会议包括与施工单位、设计单位和监理单位的碰头会，会议召开的时间随工程进展情况确定，会议由工程部负责人主持，由公司总经理（或其授权的副总经理）监督指导，工程部负责会议记录并备案。

3、员工大会。

公司每半年召开一次所有在册员工参加的员工大会，会议由公司总经理（或其授权的副总经理）主持，办公室负责准备文件，董事会监督指导。

十、车辆管理。

为了充分发挥公司车辆营运效果，努力提高其运行效率，切实加强对车辆的调度管理，规范用车程序，合理使用汽车，防止和清除不安全因素，根据公司的具体情况特制定本办法：

1、所有车辆的安全检查、维修保养等管理，由交安委负责根据车辆里程制定检查保养计划表，并按时通知司机。

2、龙昌公司车辆由办公室统一管理。

3、任何部门及个人不得私自派车。

4、非因公用车，必须由董事长或总经理批准，公司办公室凭条或指示派车。

5、未经董事长同意，公司车不准借给公司以外人员使用。

6、公司工作人员出长途时，须经主管领导同意，总经理批准后，办公室安排车辆；总经理出长途时，需经董事长批准。

7、不准外单位车辆、出租车、私车、供货车等晚上在各公司、各项目部车库等场地停车，各单位应严格按照以上要求执行，任何领导或个人不得私自安排留车、留人、停车住宿，或寄存任何财、物、行李等，如遇特殊情况，需请示集团综合办批准后方可办理，否则重罚责任人每次200元，按偷盗行为论处。

8、车辆维修、保养及费用

（1）、车辆正常维修、保养统一按交安委安排执行。

集团综合部交安委会同集团主管领导，确定两家信誉好，技术硬的汽修厂作为公司车辆定点维修保养厂家。

（2）、各车辆使用人和管理单位必须按规定对车辆进行保养和检测（1次/5000KM），必须满足公司正常使用的要求，执行公司各项定额和制度，尤其生产用车不能以任何借口不出车或少拉少跑，每发现一次罚款200元。

（3）、综合管理部下设交安委，应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。

车辆燃油费、养路费、运管费、道桥费、年检及保险费由公司承担。

（4）、各种车辆的所有零配件及消耗品由集团公司计划保障部统一购买。

9、车辆燃油

（1）、车辆用油统一到集团综合办登记领取油卡，公司车辆一律凭油卡到指定加油站加油。

（2）、综合部建立车辆的用油台帐，每月核算一次，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，并做到每月核对无误。

（3）、驾驶员应做到合理用车，节约用油，将油耗控制在指标以内，特殊情况需增补油量的，须报公司领导批准。

（4）、车辆燃油费按百公里标准耗油量计算，超出部分由本车司机承担。

（5）、车辆在外加油须经公司领导审批，否则不予报销。

（6）、驾驶员不得私自卖油料或将油料赠与他人，一旦发现，按贪污论处。

10、车辆使用注意事项

（1）、各部门公务用车，先填写用车单，由部门负责人批准后再向综合部申请，说明用车事由、地点、时间，由综合部根据需要统筹安排派车。

（2）、车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先完成工作任务、接待任务后，后其他事的原则安排。

除公司领导或各部门到有关部门、工地办事外，单独一人在城区办事，原则上不安排车辆。

（3）、外单位借车，须经董事长批准后方可安排。

（4）、车辆驾驶实行专人专车，专车专管。

如有临时安排，或其他部门用车，在用车期间内承担相关责任，保持车况完好。

（5）、车辆在下班后或节假日须停放公司车库，并采取必要的防盗措施。

（6）、车辆被盗、因交通及驾驶员引发的一切事故所产生的费用及一切后果由司机本人自负，所有违章造成的罚款一律由司机承担。

（7）、车辆外借抵债手续，由综合部及交安委、计划保障部会签合同，以便车辆维修、保养及合理安排车辆保险费、养路费等手续。

（8）、车辆超载，属个人行为个人负责，属部门行为部门负责。

（9）、驾龄不满两年者，不管什么级别，一律不准开新车。

（10）、车辆验收

年终交车时必须对车辆进行检修和保养，综合管理部、交安委组织人员对车辆进行查验，查验合格后将钥匙交综合管理部封存，交车时车辆如有损坏部分的双倍赔偿，赔款从本车司机当年工资中扣除。

（11）、办公室对现有车辆设置“行车记录卡”，司机必须对使用车后的进行登记，例如：

行驶里程、时间、地点、用途等，办公室负责对其进行不定期的抽查，对记载不全或不作记载者给予批评和罚款。

司机必须坚持安全第一，杜绝不安全隐患发生为原则，专职司机不允许把车和钥匙交于第三人保管和使用。

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（12）司机管理：

司机必须有驾照和个人身份证，对驾驶不同类型的车辆依据驾驶等级和驾驶经验由公司考核确认。

司机对自己所开车辆的各种证件、车辆清洁、保养负责。

司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及其它有关安全交通规定，如司机因故违章或证件不全被罚款，费用不予报销，违章造成的后果当事人负责。

工作时间司机一律不准饮酒、不准危险驾车，如：

紧跟、争道、赛车等，如因酒后驾车或开赌气车所造成的一切失误，由个人负责。

出车在外或外出归来停放车辆时，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停放的路段或危险地段停车，司机离开车时，必须锁好保险锁，防止车辆被盗或出事，如因司机自己疏忽造成的违章、损毁、失窃等，司机自己承担全部责任。

无论什么时间，司机手机不得离身，随叫随应。

司机应每天擦洗干净自己的车辆，以保持车辆整洁，如发现有故障要立即检修，绝对不允许让车辆带病行驶。

⑦司机不服从公司办公室调配，不听指挥、我行我素，一年内连续发生三次者，劝其离职。