关于公文写作技巧.docx

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关于公文写作技巧

关于公文写作技巧

　　写作技巧就是写作中进行表现时运用的方法，是作者为表情达意而

采取的有效艺术手段。

写作技巧受限于作者的世界观、艺术观，同时又

作用于他的写作实践，为写作活动服务。

 　　关于公文写作技巧　　培训目的：

使受训人员了解公文的基本特

点和一般格式，掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作

能力。

 　　培训内容：

 　　1、公文的概念

 　　2、日常公文的分类

 　　3、公文拟写的步骤与方法

 　　4、电子公文

 　　5、公文范例

 　　6、尝试写作

 　　.课程长度：

6时

 　　.培训方式：

讲解法+范文欣赏+模拟练习

 　　.教材内容：

 　　引言

 　　在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信

息时代的今天，公文在为D政机关、人民团体和企事业单位实施领

导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重

要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、

规范化、制度化。

 　　什么是公文？

 　　所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程

中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。

公文的种类主要包括：

命

令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、

会议纪要。

 　　在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报

告、请示、会议纪要、工作计划要点、GS及产品介绍、信函、讲话

稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

 　　公文拟写的步骤与方法

 　　公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由

于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特

别注意的问题。

 　　公文的拟写通常按以下步骤进行：

 　　一、明确发文主旨

 　　任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。

因此，在动

笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下

几项内容：

 　　1、文件的中心内容是什么？

比如相关工作的改善，主要提出目

前情况怎样？

存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，

拟请上级机关答复或解决问题等。

 　　2、根据文件内容，准备采用什么文种？

比如，汇报工作情况，

是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个

指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

 　　3、明确文件发送范围和阅读对象。

比如，向上级汇报工作，还

是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向

全体人员进行传达。

 　　4、明确发文的具体要求。

例如，是要求对方了解，还是要求对

方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见

等。

 　　总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要

达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

 　　二、收集有关资料，进行调查研究

 　　发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进

行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公

文都要进行这一步工作。

例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说

不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考

虑就可以提笔写作了。

但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归

纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规

章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调

查研究工作。

 　　怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？

一是收集和阅读有

关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。

例如，要草拟本部门的年

度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关

先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年

的中心任务上级要求等。

 　　总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全

面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认

识的飞跃。

 　　三、拟出提纲，安排结构

 　　在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。

提纲是所要拟写的

文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全

篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

 　　提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟

练程度而定。

篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什

么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。

篇幅较长、比较重要

的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一

个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材

料说明等。

提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。

当然，需

要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

 　　拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集

相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。

由两人以上分工

合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相

互矛盾的现象。

 　　四、落笔起草、拟写正文

 　　结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟

写正文。

写作中注意两点：

 　　1、要观点鲜明，用材得当。

也就是说要用观点来统帅材料，使

材料来为观点服务。

运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

 　　在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、

词不达意，似是而非。

如果观点不明，令人不知所云。

有些文件，只讲

观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。

而

只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解

发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

 　　2、要语句简练，交代清楚。

拟写文件既要尽量节省用字、缩短

篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

 　　五、反复检查，认真修改

 　　初稿写出后，要认真进行修改。

写文章，需要下功夫。

自古以

来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，

往往要经过几稿才能通过。

 　　1、关于主题的修改。

看主题是否明确，主题论述是否集中，主

题挖掘是否深刻。

 　　2、关于观点的修改。

修改公文要考虑到观点是否正确，表达有

无问题。

 　　3、关于材料的修改。

材料是文件的基础，有了正确的观点，还

要通过适当的材料表现出来。

 　　4、关于结构的修改。

修改文件的结构，包括文件总体结构的修

正，使全文更加严谨。

 　　5、关于语言的精练。

主要是修改不通顺的语句，不规范的字及

标点符号。

 　　修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精

神。

 　　几种常用的商务公文

 　　请示

 　　请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公

文。

 　　请示的特点

 　　一、针对性。

只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重

要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新

情况或克服不了的困难，才可用请示行文。

请示上级给予指示、决断或

答复、批准。

因而请示具有很强的针对性。

 　　二、呈批性。

请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请

示事项，无论同意与否，都必须给予明确的批复回文。

 　　三、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

 　　请示应注意的问题

 　　一、一文一事的原则。

 　　二、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

 　　三、理由充分，请示事项明确。

 　　四、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

 　　报告

 　　报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复

询问的陈述性上行公文。

 　　报告是陈述性文体。

写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙

述为主要的表达方式。

报告是行政公文中的上行文种，撰写报告的目的

就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使

上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一

决策提供依据。

下情上达是制发报告的目的。

所以报告的内容要求以摆

事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达

方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

 　　报告的特点：

 　　一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它

不直

 　　接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这

是它与请示的重要区别之一。

 　　二、报告中一般不提建议或意见。

如果确实需要在某一领域或某

些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门

贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖

或附属于批转机关。

 　　三、报告在内容上不像请示那样有一文一事的要求，它可在一件

公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

 　　四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵

向联系的一种重要形式。

向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，

也是下级机关必须履行的一项工作制度。

 　　报告的种类

 　　报告从种类与内容上分主要有：

汇报性报告、答复性报告、呈报

性报告、例行工作报告。

 　　写法

 　　报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组

成，下面介绍几种报告的写法

 　　一、汇报性报告

 　　汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般

分为两类：

 　　1、综合报告。

这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的

全面情况向上级写的汇报性报告。

其内容大体包括工作进展情况，成绩

或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。

这种报告的特点全

面、概括、精练。

 　　2、专题报告。

这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级

所写的汇报性报告。

 　　二、答复性报告

 　　这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的

报告。

这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

 　　三、呈报性报告

 　　呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种

报告。

一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、

物件相关的事宜。

 　　四、例行工作报告

 　　例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报

告。

如，财务报告、费用支出报告等。

 　　公告

 　　公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。

 　　公告的写法

 　　公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表

达直截了当，语言简洁明快。

 　　一、标题。

 　　公告标题有三种：

一种是完全标题，包括发文机关、事由、文

种；二是发文机关和文种以上两项，多用于ZF机关；有的只有文种，

如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

 　　二、正文

 　　正文一般由主旨与说明构成。

 　　主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。

 　　说明写出公告依据、公告事项。

结尾一般用特此公告作为结语。

 　　三、落款及日期

 　　公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。

重要的

公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

 　　会议纪要

 　　会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。

它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会

议。

 　　会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，

综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行

传达组织开展工作的依据。

同时会议纪要是可以多向行文，具有上报、

下达以及同级单位进行交流的作用。

 　　会议纪要的写法

 　　会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。

其各部分的写作

要求如下：

 　　一、首部。

这部分的主要项目是标题。

有的会议纪要的首部还

有成文时间等项目内容。

会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成

的。

如《*****GS******会议纪要》。

 　　二、正文。

会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

 　　1、前言。

首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主

要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

 　　2、主体。

它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议

结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会

议形成的决定、决议准确的表达清楚。

对于会议上有争议的问题和不同

意见，必须如实予以反映。

 　　三、尾部。

包括署名和成文时间两项内容。

 　　电子公文

 　　随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公

模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软

件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

 　　电子公文的写法

 　　电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

 　　一、收件单位/人

 　　二、抄送单位/人

 　　三、主题。

相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****

报告》。

 　　四、事项。

公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常

公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送

（注明）。

 　　五、落款。

署名及成文时间

 　　递交程序以递交直属领导为宜。

 tips:

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