4.小企业存货管理实务.doc

4.小企业存货管理实务.doc

《4.小企业存货管理实务.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《4.小企业存货管理实务.doc（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

第一节　存货管理

　　一、存货的定义和分类

　　存货，是指小企业在日常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、生产或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，以及农业小企业为出售而持有的或在将来收获为农产品的消耗性生物资产。

　　小企业的存货包括：

原材料、在产品、半成品、产成品、商品、包装物、低值易耗品、消耗性生物资产等。

现主要介绍其中几种。

（一）产成品，是指小企业已经完成全部生产过程并已验收入库符合标准规格和技术条件，可以按照合同规定的条件送交订货单位，或者可以作为商品对外销售的产品。

（二）包装物，是指为了包装本企业产品而储备的各种包装容器，如桶、箱、瓶、坛、袋等。

　　（三）低值易耗品，是指不作为小企业固定资产核算的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等。

　　（四）消耗性生物资产，是指小企业（农业）生长中的大田作物、蔬菜以及存栏待售的牲畜等。

　　二、存货管理实务

（一）存货采购管理

　　存货采购，是存货进入企业生产流通环节的起点，也是企业进行生产经营活动的基础。

采购直接影响着产品的质量和成本，进而对企业生产、发展起到举足轻重的影响。

　　1.最优存货量

　　对于很多小企业来说，一定时期内的生产和销售能力是相对稳定的，因而，每个时段（通常以一年为核算单位）所需原材料总量也是基本确定的。

因此，企业在采购管理中需要确定最优存货量。

　　最优存货量，是指能够使存货的相关总成本达到最低点的进货数量。

其中，存货的相关总成本包括取得成本、储存成本和缺货成本。

（1）取得成本，是指为取得某种存货而支出的成本，分为订货成本和购置成本。

订货成本是指取得订单的成本，如办公费、差旅费、邮费、电报电话费等。

购置成本是指为购买存货本身所支出的成本，即指存货本身的价值。

（2）储存成本，是指为保持存货而发生的成本，包括存货占用资金所应计的利息、仓库费用、保险费用、存货破损和变质损失等。

　　（3）缺货成本，是指由于存货供应中断而造成的损失，包括材料供应中断造成的停工损失、产成品库存缺货造成的拖欠发货损失和丧失销售机会的损失及造成的商誉损失等。

如果生产企业以紧急采购代用材料解决库存材料中断之急，那么缺货成本表现为紧急额外购入成本。

　　2.货源策略

　　当企业确定采购货源时，可以选择长期从某个单一的供货商处进行采购；也可以同时从多个供货商处采购，并从供货商形成的竞争关系中获得质量和价格上的收益；另外，如果采购半成品比采购材料进而加工存在更多好处的话，也可以考虑直接从供货方取得半成品。

不同策略的优缺点如下表所示，具有不同特点的小企业、以及企业发展的不同阶段，可以根据自身和市场环境的特点，选择对自己的发展最为有利的策略。

　　表1不同货源策略利弊比较

策略

优点

缺点

单一货源策略

（1）采购方能与供应商建立较为稳固的关系；

（2）便于信息的保密；

（3）能产生规模经济；

（4）随着与供应商关系的加深，采购方更可能获得高质量的货源

（1）若无其他供应商，则该供应商的议价能力就会增强；

（2）采购方容易受到供应中断的影响；

（3）供应商容易受到订单量变动的影响

多货源策略

（1）能够取得更多的知识和专门技术；

（2）一个供应商的供货中断产生的影响较低；

（3）供应商之间的竞争有利于对供应商压价

（1）难以设计出有效的质量保证计划；

（2）供应商的承诺较低；

（3）疏忽了规模经济

半产品

（1）允许采用外部专家和外部技术；

（2）可为内部员工安排其他任务；

（3）采购主体能够就规模经济进行谈判

（1）第一阶段供应商处于显要地位；

（2）竞争者能够使用相同的外部企业，因此企业在货源上不太可能取得竞争优势

（二）存货生产管理

　　生产管理是有计划、有组织、指挥、监督调节的生产活动。

以最少的资源损耗，获得最大的成果，是对企业生产系统的设置和运行的各项管理工作的总称。

　　1.制定生产管理计划

　　这里所说的生产管理计划主要是指月计划和日计划。

原则上，生产部门要以营销部门的销售计划为基准来确定自己的生产计划，否则在实行时就很可能会出现产销脱节的问题。

　　平衡产能与需求的方法如表1-2所示。

　　表2平衡产能与需求的方法

方法

流程

资源订单式生产

当需求不具独立性时（需求不能提前预测，定制产品），企业仅购买所需材料并在需要时才开始生产所需的产品或提供所需的服务。

例如，建筑企业可能会收到承建新的道路桥梁的大订单。

该建筑企业将仅在签订了合同之后才开始采购必需的资源。

（订单→资源→生产）

订单生产式生产

在采用某些运营流程的情况下，企业可能对未来需求的上涨非常有信心，从而持有为满足未来订单所需的一种或多种资源的存货。

（资源→订单→生产）

库存生产式生产

许多企业在收到订单之前或在知道需求量之前就开始生产产品或提供服务。

这种情况在制造型企业非常常见。

（资源→生产→订单）

　　2.掌握材料的供给情况

　　虽然说材料的供给是采购部门的职责，但生产管理部门有必要随时掌握生产所需的各种原材料的库存数量，目的是在材料发生短缺前能及时调整生产并通报采购部门，以便最大限度地减少材料不足所带来的损失。

　　3.把握生产进度

　　为了完成事先制订的生产计划，生产管理者必须不断地确认生产的实际进度。

起码要每天一次将生产实绩与计划作比较，以便及时发现差距并采取有效的补救措施。

　　4.了解产品的品质状况

　　衡量产品品质的指标一般有两个：

工程不良率及出货检查不良率。

产品的品质不仅仅要求生产管理者去了解关于不良的数据，而且更要对品质问题进行持续有效的改善和追踪。

　　5.按计划出货

　　生产管理者按照营销部门的出货计划安排出货，如果库存不足，应提前与营销部门联系以确定解决方法。

　　6.生产管理绩效

　　生产管理绩效是指生产部门所有人员通过不断丰富知识、提高技能、改善工作态度，努力创造良好的工作环境及工作机会，不断提高生产效率、提高产品质量、提高员工士气、降低成本以及保证交期和安全生产的结果和行为。

　　（三）存货日常管理

　　1.存货采购

　　一律通过供应部统一采购，各部门需采购存货时，应填写一式三份的《采购申请表》，列明其要求和建议，经部门负责人审批后交供应部。

供应部根据公司采购流程实施采购。

　　2.存货的验收、入库

（1）外购存货，公司仓库管理人员应根据随货同行的送货单验收货物，需要确认货物是否为公司订单所定货物，实物货物是否与送货单一致，货物是否有损伤。

（2）自制存货，生产部门加工完毕移交于仓库的产品，由仓库部门认真验收合格后，填具产成品入库单，并经双方签字、确认。

　　3.存货的发出

　　外销，仓库管理员根据订单生成销售出库单并发货，打印销售出库单。

　　内部领用，仓库管理员根据审核批准后的《领料申请单》发货。

　　4.存货的盘点

　　企业确定存货的实物数量有两种方法：

一种是实地盘存制；另一种是永续盘存制。

（1）实地盘存制

　　“实地盘存制”又称“定期盘存制”，是指企业平时只在账簿中登记存货的增加数，不记减少数，期末根据清点所得的实存数，计算本期存货的减少数。

使用这种方法平时的核算工作比较简便，但不能随时反映各种物资的收发结存情况，不能随时结转成本，并把物资的自然和人为短缺数隐含在发出数量之内；同时由于缺乏经常性资料，不便于对存货进行计划和控制，所以实地盘存制的实用性较差。

通常仅适用于一些单位价值较低、自然损耗大、数量不稳定、进出频繁的特定货物。

（2）永续盘存制

　　“永续盘存制”又称“账面盘存制”，是指企业设置各种数量金额的存货明细账，根据有关凭证，逐日逐笔登记材料、产品、商品等的收发领退的数量和金额，随时结出账面结存数量和金额。

采用永续盘存制，可随时掌握各种存货的收发、结存情况，有利于存货管理。

　　为了核对存货账面记录，永续盘存制同时要求进行存货的实物盘点。

会计年度终了，应进行一次全面的盘点清查，并编制盘点表，保证账实相符，如有不符应查明原因及时处理。

　　小企业会计实务中，存货的数量核算一般采用永续盘存制。

但不论采用何种方法，前后各期应保持一致。

　　存货盘点应由仓库管理人员及独立的会计记账人员和科室存货保管人员共同进行。

存货盘点清查一方面要核对实物的数量，看其是否与相关记录相符、是否账实相符；另一方面也要关注实物的质量，看其是否有明显的损坏。

　　三、存货ABC控制系统（分类管理）

　　ABC分类管理，就是按照一定的标准，将企业的存货划分为A，B，C三类，分别实行分品种重点管理、分类别一般控制和按总额灵活掌握的存货管理方法。

ABC控制系统分类标准及其管理方法如表3所示。

　表3ABC控制系统分类标准及其管理方法

项目

特征

分类标准

管理方法

金额（%）

品种数量（%）

A类

金额巨大，品种数量较少

50～70

10～15

分品种重点管理

B类

金额一般，品种数量相对较多

15～20

20～25

分类别一般控制

C类

品种数量繁多，价值金额却很小

10～35

60～70

按总额灵活掌握

　　分类标准主要有两个：

一是金额标准；二是品种数量标准。

其中金额标准是最基本的，品种数量标准仅作为参考。

　　四、存货管理内部控制

（一）存货管理岗位的分工与授权批准

　　企业内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。

对于贵重物品、危险品或保密物品等，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。

（二）存货的请购与采购控制

　　企业应当根据预算有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行情况予以考核。

　　企业应当根据各种存货采购间隔期和当前库存，综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素，充分利用信息系统，合理确定存货采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。

要保证存货采购业务按计划申报程序进行，由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划，提出具体的采购目录，经主管计划的负责人审核后报主管领导审批。

　　（三）存货的验收与保管控制

　　1.存货的验收

　　外购存货的验收，应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等是否一致。

涉及技术含量较高的货物，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。

　　自制存货的验收，应当重点关注产品质量，通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。

　　采购部门应验收材料的品种、数量，填制验收单；质量检验部门检验质量，签署验收单；仓库保管部门根据验收单验收存货，填制入库单，登记存货台账，将发票、运单连同收料单送回采购部门。

　　2.存货的保管

　　企业应当建立存货保管制度，定期对存货进行检查，重点关注下列事项：

（1）存货在不同仓库之间流动时应当办理出入库手续。

（2）应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并健全防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害和防变质等管理规范。

　　（3）加强生产现场的材料、周转材料、半成品等物资的管理，防止浪费、被盗和流失。

　　（4）代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与本单位存货混淆。

　　（5）结合企业实际情况，加强存货的保险投保，保证存货安全，合理降低存货意外损失风险。

　　（四）领用与发出控制

　　企业应当明确存货发出和领用的审批权限，大批存货、贵重商品或危险品的发出应当实行特别授权。

仓储部门应当根据经审批的销售（出库）通知单发出货物。

　　（五）盘点与处置控制

　　企业应当制定并选择适当的存货盘点制度，明确盘点范围、方法