XXXX热电联产项目合同管理程序XXXX00INDPOPMA002.docx

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XXXX热电联产项目合同管理程序XXXX00INDPOPMA002

XXXX热电联产项目

合同管理程序

编号：

XXXX-00-IND-PO-PMA-002

版号/修改号:

____________

编制/日期：

_______________

审核/日期：

_______________

批准/日期：

_______________

发布日期：

2017年3月实施日期：

XXXX热电有限公司基建部

目录

1概述1

2合同分类及管理分工1

3保密1

3.1保密工作要求1

3.2涉密人员行业道德规范1

4合同策略2

4.1建立合同管理体系2

4.2确定合同包2

4.3选择合同结构模式及计价方式2

4.4选择合同对象2

5工程招标3

5.1招标工作组织管理3

5.2资格预审3

5.3编制招标文件4

5.4招标、评标、中标通知5

6合同签订5

6.1合同文件内容5

6.2合同起草5

6.3合同谈判5

6.4合同签署6

7合同管理6

7.1合同交底6

7.2跟踪控制6

7.3纠纷、索赔和变更7

8EPC承包商管理7

8.1EPC承包商管理7

8.2分包商管理8

9合同关闭8

1概述

本程序内容适用于XXXX热电联产项目合同管理工作。

对项目合同管理工作中合同分类及管理分工，合同管理和合同履行岗位的保密和行业道德规范、合同策略的编制、工程招标管理、合同订立、合同管理、承包商管理、合同关闭等方面进行了规定和说明，目的是把项目合同管理等过程纳入系统化、规范化和条理化的项目管理架构里，提高合同管理工作效率和工作质量，控制合同风险，保证XXXX热电联产项目的顺利实施。

2合同分类及管理分工

2.1XXXX热电联产项目实施过程涉及的合同种类包括工程勘察合同、设计合同、物资采购合同、施工合同、工程总承包合同、工程监理合同、工程检测合同、工程咨询合同、运输合同、设备监造合同、仓储服务合同、其它服务合同等。

2.2项目控制组是除工程采购类合同以外其它各类合同的主管部门；采买管理组是工程物资采购合同的主管部门。

2.3本项目合同管理目标是：

符合法律法规的要求，满足项目实施进展的需要，合同签订和合同关闭及时、履约过程监督到位、合同变更规范合理、合同风险受控。

3保密

项目合同策略、评标和授标程序、评标过程、报价和合同额、合同技术附件等内容应作为敏感资料予以保密。

涉密人员应遵守行业道德规范并按规定执行所负责的合同工作。

3.1保密工作要求

1）在对外提供涉密资料前，应与对方单位签订保密协议或确认相关合同中订立有适当的保密条款；

2）参与项目设计、采购、土建、安装、现场服务（建设、试车、开工等阶段）的外单位人员在实际开展工作前，应签订保密协议或在相关合同中约定保密条款；

3）相关合同或协议中约定的保密范围应当充分覆盖所提供的涉密资料；

4）约定的保密期限。

3.2涉密人员行业道德规范

1）涉密人员应遵守国家及项目所在地法律法规，保护项目投资者利益；

2）禁止将项目的任何资料用于个人获取利益目的；

3）不接受具有价值的礼物；

4）不应滥用、泄露或损毁项目资料，或将其用于个人目的或贿赂他人目的；

5）应保护项目资料、财务资产和物质资产；

6）应公正、全面地记录事物处理过程，不出现不正确的或虚假性的文件或报告。

4合同策略

4.1建立合同管理体系

基建部建立合同管理体系，明确各类合同管理的人员。

基建部根据项目授权指引，及时对各级合同审批及签署人授权。

合同员应及时建立合同台账，保存合同及其附件完整，保存各方授权书、公证书等有效文件。

4.2确定合同包

4.2.1技术引进、工程设计、服务咨询、工程建设、物资采购、人员培训等项目计划和安排是确定合同包的依据。

4.2.2划分合同包在可行性研究报告批复后进行，并随项目设计文件逐步完善。

确定合同包，策划招标方案，并向上级招标投标管理办公室申报，经批准后方可实施招标。

确定合同包，要依据工程在进度、质量、投资、HSE等各大控制上的总体目标明确对该合同包的具体要求，以及本合同包与工程总体和其它合同包的接口条件。

确定合同包时还应考虑以下几个关键问题：

●根据物料情况、试车和开车顺序对合同包进行技术划分；

●尽可能减小界面管理风险；

●基建部接受风险程度以及承包商需要进行监督和管理风险的程度；

●合同签订、履行所发生合理费用和最佳进度的关系。

4.3选择合同结构模式及计价方式

合同计价方式一般有固定总价，固定单价，定额计价、单位费率，计时工资等方式，也可以是以一种方式为主，其他方式为辅的组合方式。

项目控制组应在招标准备阶段对合同类型及定价方式进行市场调研，并定义合同结构模式。

4.4选择合同对象

根据合同包的具体目标，确定合同对象，其方式包括但不限于：

●招投标；

●议标、询比价；

●独家供货（专利技术、专利设备、专有设备）。

招投标要按照相关法律法规及中安联合相关规定和要求执行，对于技术提供商、设备提供商等指定的独家供货设备，必须办理审批手续。

5工程招标

5.1招标工作组织管理

5.1.1基建部为项目招标工作责任部门，组织制订招标工作程序，明确职责，使项目招标合法有序进行。

5.1.2基建部部委托有资质的地方招标代理机构承担相应项目招标实施的各项工作，包括起草招标文件，发布招标公告，发售标书，组织开标、评标，发布中标公告，发放中标通知书等。

5.1.3为保证项目目标按期实现，招标前应组织并发布编制标准招标文件（ITB）；编制标准评标程序，制订招标计划及合同计划。

工程招标主要涉及以下工作内容：

●投标人资格预审；

●确定投标人短名单；

●编制招标文件；

●发布招标文件；

●投标澄清、答疑和勘踏现场；

●技术和商务评标；

●推荐中标候选人；

●发放中标通知；

●技术和商务谈判；

●签署合同。

5.2资格预审

5.2.1资格预审的目的是为了选出技术和商务方面都合格的投标人，也为了确定市场对所建议的合同包及合同结构模式的承包能力以及市场对其响应的程度。

通过资格预审，招标机构按规定程序经过申请、评审、批准后，最终确定出各合同包投标人短名单，并根据最新市场信息制订切实可行的招标计划。

5.2.2制资格预审调查问卷，对潜在投标人的能力、经验、财务状况、质量和管理体系进行调查，内容包括：

●承包EPC、EP、PC、C的经验；

●在项目所在国家或地区的工作经验；

●人力资源情况；

●预计工作负荷；

●财务情况；

●HSE管理体系及运行情况；

●质量管理体系及运行情况；

●设计管理；

●采购管理；

●施工管理；

●IT系统；

●项目执行计划概况；

●公司状况；

●营业执照和资质证书；

●公司组织机构。

为保证资格预审过程中获取有用、真实的信息，应在资格预审文件中向潜在投标人提供以下项目概况：

●工作包的划分；

●各工作包的工作范围；

●各工作包的规模大小，包括工艺数据、设备数量等；

●工程进度；

●建议的合同模式；

●投标保函的要求；

●可靠性和保证程度。

招标文件发布前，应与各潜在投标人签署保密协议，不同工作包，保密协议的具体要求也不同。

5.3编制招标文件

基建部组织编制或委托招标代理机构编制主要合同类型（如固定总价的EPC合同、固定总价的EP合同和固定总价的C合同等）的招标文件标准版本，经相关部门审查和领导批准后，用于指导各合同包的具体招标和合同签订工作。

5.4招标、评标、中标通知

1）招标

●通知投标人，领取招标文件。

对涉及到专有专利技术的招标文件，在其发放前，应签署保密协议。

●招标文件中标明招标工作联系人（招标代理公司人员），负责投标人要求解释、澄清和修订的联系工作，处理投标期间的有关信函。

投标期间只接收书面澄清要求，所有澄清要求应由招标工作联系人收集并组织答复，对澄清要求的答复应向所有投标人发放。

2）评标

工程评标具体办法由招标代理公司制定，经过基建部批准后实施。

开标前成立该合同包的评标委员会，按规定的评标程序对各投标人的技术报价和商务报价进行评审。

评标委员会按技术和商务的评分排出名次，并推荐一名中标单位，报总经理按程序审批。

3）中标通知

根据审批结果，向中标单位发放中标通知书，规定中标通知书有效期限以及合同谈判和签署期限。

中标单位放弃中标或在规定期限不进行合同谈判的，可按评标排名高低依次重新选定中标单位或重新组织招标。

6合同签订

6.1合同文件内容

合同各方签订的协议书、专用条款、通用条款、投标修正（或澄清）函技术协议等合同附件，中标通知书（或委托书）、招标文件、投标文件、施工图纸、标准规范以及合同履行过程中相关记录、会议纪要、变更等均组成合同文件内容。

6.2合同起草

起草各类合同时，应优先选用国家示范文本。

无国家示范文本的，优先选用电力行业推荐的示范文本；示范合同文本内容列入招标文件中。

6.3合同谈判

6.3.1对于金额巨大、涉及面广、主体复杂的重大合同应由多专业人员组成合同谈判小组，谈判小组应有法律专业人员参加。

谈判前应制定谈判策略，确定技术合同和商务合同的主谈人选。

6.3.2技术谈判应先于商务谈判进行，应对工作范围、性能保证、工程标准规范和技术要求、供货内容、物资标准、保护伞协议、分包商或供应商短名单审批、现场管理要求、HSE控制、质量控制、服务及保修等内容达成一致意见，形成书面协议。

6.3.3商务谈判应首先针对合同进行谈判，然后再进行价格和其他商务澄清问题的谈判。

商务谈判应根据确定的谈判策略进行，合同价格应控制在概算分解确定的限制额以内，超出限定额的履行超概审批手续。

6.4合同签署

合同草本根据谈判达成一致意见根据进行修改，草签合同的合同文本，合同工程师整理后按规定交各相关部门进行评审，经评审会签后正式签署合同。

评审未通过时应重新组织谈判、评审。

合同按批复的项目授权指引进行审批和签署，。

7合同管理

7.1合同交底

合同签订后应向合同执行管理部门交付合同，并组织合同交底。

合同交底一般在合同执行开始前进行，交底的重点内容包括：

●进度里程碑；

●支付条款；

●违约赔偿；

●保函/保证；

●保险；

●关闭。

7.2跟踪控制

合同跟踪控制目的是确保签约对方履行合同下的所有义务和责任，并管理和解决所有合同纠纷、索赔、修订和变更。

所有合同管理工作应按合同管理程序执行，主要管理内容包括：

●监督对方按合同要求提交银行保函或母公司保函，审查保函文本内容，并予以登记、保存；

●如果出现了争议的合同条款，负责解释；

●保存合同事项记录；

●登记、检验和保存保险单；

●登记、检验和批准按里程碑完成的事项；

●登记、批准对进度付款开具的发票；

●记录所有付款和留置；

●登记和保存完工证书；

●保存质保书及质保期有关文件；

●管理合同台账，编制合同状况报告；

●登记、检验完税记录；

●编制月度资金预算；

●分发、保存所有合同文件和信函。

7.3纠纷、索赔和变更

项目控制组协助合同执行部门解决与签约对方的所有纠纷、索赔、合同修订和变更事宜。

主要工作包括：

●准备签约对方的索赔文件并对其进行评估；

●组织所有变更单和合同修订商务谈判，按相关程序办理合同变更手续；

●组织所有纠纷谈判，包括仲裁和法律案件的咨询事宜的联络；

●管理对签约对方提出反索赔；

●依据批准的变更申请进行合同变更。

8EPC承包商管理

8.1EPC承包商管理

EPC承包商应具有国家有关部门规定的与其所承担工作相应的资质。

建立EPC承包商资格审查档案，并督促其办理项目所在地政府部门规定的相关备案手续，督促其加强分包管理。

施工管理组建立承包商报告制度以及对承包商的考核和评价制度，检查承包商投入资源和履约能力，促进和鼓励承包商不断改进工作、创先争优。

基建部制定承包商违约清退应对措施，保证项目建设顺利进行。

8.2分包商管理

工程分包应符合国家有关部门规定，分包商应具有与其所承担工作相应的资质，接受建设方管理与考核。

EPC承包商应在施工前向基建部提交其分包计划，内容包括：

●拟定分包商单位名称、资质、同类工程业绩；

●分包商进出场人数、时间计划；

●对分包商的控制和管理措施。

基建部应明确分包管理责任部门，建立分包商准入制度，加强对工程分包的监督管理。

●合同中已确定了分包范围和分包单位的，按合同执行；

●合同中已确定了分包范围和分包单位短名单的，由承包商在短名单中选择分包单位，报监理单位审查；

●合同中未确定分包范围或分包单位的，由承包商提出申请，经监理单位审查，报基建部审批；

●不定期组织对分包商进行专项检查和考核。

9合同关闭

9.1合同按照双方约定履行完毕，项目控制组等相关部门，及时启动合同关闭程序，配合财务部门结清合同债权、债务和权益后（扣留的质量保证金除外），由合同主管部门向承包人发函确认，并在合同管理台账上登记。

9.2项目控制组每月检查一次未关闭合同的履行情况，相关业务部门应予配合。

9.3合同关闭后，应将合同文本和相关文件、质量保证期文件归档保存。