公共事务部工作手册docx.docx
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公共事务部工作手册docx
万科企业股份有限公司
编号
VKZB01-09
名称
公共事务部工作手册
版式
A/0
第1页共14页
编制
王郁
更改
审核
肖莉
批准
陈之平
生效期
2001年5月9日
1.目的：
公共事务部工作手册是明确集团办公室公共事务部的工作流程，规范来访接待、媒介采访、会务安排、组织专项公关活动等方面的实施和管理。
2.范围：
2.1.本手册适用于集团办公室公共事务部使用；
2.2.集团各分公司可以参考本手册执行。
3.职贡：
3.1.集团办公室负责公共事务部的策划、管理和监督；
3.2.集团各职能部门负责配合集团总办开展公共事务部工作。
4.方法和过程的控制：
4.1.安排接待来访：
4.1.1.咨询情况：
了解来访单位来访的主要领导、目的、时间、人数及拜访的部门和交流的
内容（要求详细），同时了解在交流过程中是否需要万科准备介绍资料、安排
接送、预定房间等事务。
并请来访单位提供文字资料。
4.1.2.初步判断：
对于来访，公共事务部原则上必须在不影响集团的正常运作的情况下积极安排。
4.1.3.安排建议：
需要对接待中的人员、地点、时间、内容、程序等安排提出建议及注意事项。
以方便领导及接待人员对接待做出准确的判断。
4.1.4.通知联系单位：
在回复来访单位中，要以正式的函件发送到来访单位，将接待的时间、地点、接待人员、接待程序及联系人员知会来访单位，同时也为与来访单位最终确定。
4.1.5.知会相关人员：
根据接待的安排情况，应知会相应部门配合接待。
以下情况要注意：
4.1.5.1.如果接待涉及多部门及其他分公司，需要将每个环节的联系人及联系方法
注明；
4.1.5.2.如果接待安排集团副总以上领导接待，必须安排部门经理或分公司总经理、
副总经理陪同；
4.1.5.3.如果接待的工作对公司的形象及声誉比较重要，应知会周刊及时采访报道。
4.1.6.安排接待：
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接待过程中，原则上按照计划进行，但可根据来访者的需求和在接待过程的实际情况适当做出变动。
同时以下细节需要注意：
4.1.6.1..接待前，要先了解清楚来访人员的主要领导，方便互相领导间的介绍；
4.1.6.2.接待中每15分钟安排保洁员为来访者添加饮料；
4.1.6.3.除准备来访单位所需资料外，还应准备部分万科周刊及其他公司宣传性质的资料；
4.1.6.4.接待中需要注意来访单位领导适当的休息时间；
4.1.6.5.接待中也应注意司机的安排，以便及时的调动车辆；
4.1.6.6.如果接待涉及到其他部门及分公司，需要与各各环节的联系人及时沟通。
4.1.7.统计归档：
接待后，对来访的公司、来访的人员、来访的人数、交流的内容及其交流的情况进行记录。
4.1.8.接待安排流程：
安排建议
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4.2.安排新闻媒介采访：
4.2.1.咨询采访情况：
解媒介采访的时间、地点、单位、栏目、记者、方式、目的、提纲和预计报导的情况等。
同时与记者沟通采访的重点、方法和需要准备的相关资料,并达成初步的共识。
4.2.2.初步判断：
在不影响被采访部门或分公司的正常工作情况下，必须安排。
4.2.3.采访内容建议：
采访主要是以媒介记者要求为主，但对于采访内容的重点需要根据集团近期的实际情况，提出意见，能够在报导中达到集团的宣传目的。
4.2.4.通知采访单位：
采访接受后，公共事务部需要及时知会记者，同时根据记者提供的采访，提供相关资料及集团希望报道建议发送与采访记者供参考。
4.2.5.知会相关人员：
在确定安排后，必须知会周刊安排人员陪同，这对采访的情况有一个初步的了解，如发现不妥当之处能够及时汇报。
4.2.6.统计归档：
安排采访后，对采访的情况进行记录。
包括：
采访单位、栏目、记者、题材、时间等。
4.3.协助安排集团领导参加论坛：
4.3.1.咨询情况：
初步了解论坛的名称、时间、地点、主办单位、协办单位、主要论题、邀请集团领导演讲的范围及其其他事务。
初步判断后，索取有关资料。
4.3.2.初步判断：
对于以下情况公共事务部不安排：
1.1.1.1.论坛牵涉到费用；
1.1.2.论坛对集团或业务部门发展无直接宣传作用。
4.3.3.参与建议：
根据公共事务部安排论坛的原则，及其有关论坛的安排提出建议，协助领导判断。
4.3.4.通知联系单位：
必须以文字形式确定，并对需要会务组协助安排有关事宜注明。
4.3.5.知会相关部门：
4.3.5.1.知会当地分公司有关集团领导参加论坛的基本情况，请当地分公司根据当
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地的情况，收集资料、安排接送、安排住宿、陪同参加等
43.5.2.安排人员制作演讲稿。
4.3.6.采访安排流程：
4.4.集团董事会会务安排：
4.4.1.会议时间：
会议的时间由股证事务部确定。
4.4.2.会议地点：
会议的地点一般安排在集团总部大会议室，但股东大会后举行的董事会则需要安排就近的会议室。
4.4.3.参会人员：
集团董事会及监事会成员。
4.4.4.议程的确定：
会议议程由股证事务部确定，但要知会会务人员，以便会务工作安排。
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4.4.5.邀请函的派发：
邀请函由股证事务部安排发送并确定来访情况。
4.4.6.会前的准备：
4.4.6.1.会务人员安排：
主持人（董事会秘书）、记录员（股证事务代表）、接待员（股证事务代表）、服务员；
4.4.6.2.文件资料一一股证事务部准备：
会议议程、会议议案、表决；
1.1.63.会议用品一一管理处或会场：
铅笔、草稿纸（各3张）；
446.4.演讲资料一一股证事务部准备：
发言稿、演讲PP、演讲稿（王总、郁总、主持人各一份）；
446.5.记录资料一一股证事务部准备：
记录本、笔、录音机、磁带、电池；
1.1.1.6.会议设备一一公共事务部或会场：
电脑、投影机、屏幕；
1.1.1.7.接待物品一一股证事务部准备：
参与者名单、签到单、签到笔、车马费（分带装好）、车马费签收单；
1.1.1.8.水果点心一一公共事务部、股证事务部或会场准备：
咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果（每
人一份）、点心（曲奇）或其他食品；
1.1.1.9.安排停车——管理处或会场：
1.1.1.10.其他物品一一公共事务部准备：
文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、
订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
1.1.7.会场的布置：
会议主要以商议为主，所以采用马蹄型摆法，可参见图1：
1.1.7.1.文件资料、会议用品应放置到文件夹中，并在会议开始半小时前放到每个
坐位上；
1.1.7.2.会议开始前15分钟，将小盘水果摆在每个位置上；
4.4.73.会议开始前30分钟，将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处。
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oooooooooo
ooooooooooo
图：
1
1.1.8.会议的跟进：
会议开始后，公共事务部安排人员更换水果、添加茶点和处理突发时间。
4.5.集团经营例会会务安排：
4.5.1.会议时间：
在每个季度的第一个月举办上一季度的经营例会；
4.5.2.会议地点：
会议的地点一般安排在集团总部大会议室，为增加会议的多样化，可以考虑将会议安排在各酒店或会议中心等地。
4.5.3.会议人员：
董事长、集团总经理、集团副总经理、集团总部各部门负责人及各分公司负责人。
4.5.4.会前准备：
4.5.4.1.会务人员安排：
主持人、记录员、服务员；
4.5.4.2.会议用品一一管理处及会场：
铅笔、草稿纸（3张）；
4.5.4.3..演讲资料一一各分公司：
演讲PP、演讲稿
4.5.4.4.记录资料一一公共事务部：
记录本、笔、录音机、磁带、电池；
4.5.4.5.会议设备：
一一公共事务部或会场
电脑、投影机、屏幕；
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4.5.4.6.安排停车——管理处或会场：
4.5.4.7.水果点心公共事务部或会场准备：
咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果（每人一份）、点心（曲奇）或其他食品；
4.5.4.8.其他物品：
指示牌、坐牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.5.5.会场布置：
会议以汇报及总结工作为主，而且人数较少，所以采用大马蹄型摆法。
可参加图2：
4.5.5.1.会议开始前15分钟，将小盘水果摆在每个位置上;
4.5.5.2.会议开始前30分钟，将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处;
4.5.53.坐位按照职务摆设坐牌（和放置指示牌）。
OOOOOOOOOOO
演讲台
记录员
OOOOOOOOOO
图：
2
4.5.6.会议跟进:
会议开始后，公共事务部安排人员更换水果、添加茶点和处理突发时间。
4.6.股东大会会务安排：
4.6.1.会议时间：
根据股东大会通知时间确定。
4.6.2.会议地点：
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根据股东大会通知地点安排，一般情况安排在东湖宾馆。
4.6.3.参会人员：
集团董事会成员、监事会成员和股民。
4.6.4.会议议程的确定：
会议议程确定由股证事务部制定。
4.6.5.同意与会者：
4.6.5.1.在证券时报或中国证券报刊登召开股东大会通知；
4.6.5.2.股证事务部通知集团董事会成员及监事会成员；
4.6.5.3.公共事务部邀请公证处公证员和律师。
4.6.6.会前准备：
4.6.6.1.会务人员安排：
主持人（董事）、统计人员、护箱员、记录员、摄影人员、拍照人员、服务员；
4.6.6.2.文件资料一一股证事务部指定，公共事务部印制并准备：
股东大会议案、选票、提问单（董事会成员和监事会人员除外）；
4.6.6.3.议用品一一公共事务部或酒店准备：
铅笔、草稿纸（各3张）；
4.6.6.4.演讲资料一一股证事务部准备：
发言稿、演讲PP、演讲稿（董事长、总经理、监事长、董事会秘书、主持人各一份）；
4.6.6.5.记录资料——公共事务部准备：
记录本、笔、录音机、磁带、电池；
4.6.6.6.摄制组物品一一公共事务部准备：
摄影机、录象带、相机、胶卷、专业电池；
4.6.6.7.会议设备一一公共事务部或会场：
电脑、投影机、屏幕；
4.6.6.8.场地布置物品——公共事务部准备：
背景版、指示牌、坐牌；
4.6.6.9.接待物品一一股证事务部和公共事务部准备：
股东名册（电脑）、签到单、签到笔、年报、宣传画册、签到牌、银盘、会议资料；
4.6.6.10.安排停车一一会场：
4.6.6.11.统计人员的安排一一公共事务部：
安排房间方便统计人员统计及公证员和律师的监督。
4.6.6.12.其他物品一一公共事务部准备：
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花筒、背景宣传片、宣传画、投票箱、坐牌、文件夹、专用笔、铅笔、限
额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.6.7.筹备会内容：
4.6.7.1.确定总干事、执行干事、签到组、接待组、护箱人员、记录员、统计组、后勤组的人员及工作职责；
4.6.7.2.与各会务人员介绍会议程序和商议需要注意的事项；
4.6.8.会场布置：
会场采用剧院式摆法（详见图3）o
4.6.8.1.要求在每个位置上放置股东大会文件、选票、提问单（董事会、监事会成员除外）、铅笔、草稿纸、水；
4.6.8.2.董事会、监事会人员按顺序摆设坐牌；
4.6.8.3.贴背景版、集团宣传画，并放置指示牌；
4.6.8.4.董事长、监事会召集人、大股东、总经理、主持人、律师、公证员和其他发言人位置上摆设话筒（后备两个无线话筒做提问用）；
4.6.8.5.确定茶点放置位置、上点心和更换点心的时间；
4.6.8.6.安排服务人员传递话筒。
背景版三一
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4.6.9.会议跟进:
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会议开始后，跟进会议的每个环节的情况。
4.7.集团业绩推介会的会务安排：
4.7.1.会议时间：
时间安排在集团年报公告的第二天；
4.7.2.会议地点：
会议一般安排在富临酒店，但可根据情况适当的改变；
4.7.3.参会人员：
与万科保持良好关系的基金经理、证券公司和其他证券部门。
4.7.4.议程的确定：
4.7.4.1..总经理介绍公司上年各项指标和发展情况；
4.7.4.2..基金经理、证券分析员提问。
4.7.5.邀请函的派发：
股证事务部根据与基金证券商联系的情况邀请。
4.7.6.会前准备：
4.7.6.1.会务人员安排：
主持人（董事会秘书）、记录员（股证事务代表）、接待员（股证事务代表、公共事务部）、服务员；
4.7.6.2.文件资料一一股证事务部准备：
演讲稿；
1.1.1.1.议用品一一管理处或会场：
铅笔、草稿纸（各3张）；
4.7.6.4.演讲资料一一股证事务部准备：
发言稿、敏感问题回答建议、演讲PP、演讲稿（王总、郁总、主持人各一份）；
4.7.6.5.记录资料——股证事务部准备：
记录本、笔、录音机、磁带、电池；
4.7.6.6.会议设备一一公共事务部或会场：
电脑、投影机、屏幕；
4.767.接待物品一一公共事务部准备：
参与者名单、签到单、签到笔、胸牌；
4.7.6.8.水果点心一一公共事务部或会场准备：
咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果（每
人一份）、点心（曲奇）或其他食品；
4.7.6.9.安排停车——管理处或会场：
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4.7.6.10.其他物品一一公共事务部准备：
指示牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、
订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.7.7.会场布置：
参考董事会会务布置，详见图4：
OOOOOOOOO
屏幕
主持人
hoooooooooo
OOOOOOOOOOO
OOOOOOOOO
图：
3
4.8.新闻发布会会务安排（如果举行大型的新闻发布会可参照股东会的安排）
4.8.1.会议时间：
重大信息披露的第二天；
4.8.2.会议地点：
集团总部大会议室；
4.8.3.参会人员：
国家及当地重大新闻媒介及与万科有良好关系的新闻记者。
4.8.4.邀请函的派发：
公共事务部根据媒介记者通讯录的邀请。
4.8.5.会前准备：
4.8.5.1.会务人员安排：
主持人（集团办公室主任）、接待员（公共事务部）、服务员；
4.8.5.2.文件资料——总办准备：
新闻稿（签到时派发）；
4.8.5.3.会议用品一一管理处:
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铅笔、草稿纸（各3张）；
4.8.5.4.会议设备一一公共事务部准备：
电脑、投影机、屏幕；
4.8.5.5..接待物品一一公共事务部准备：
参与者名单、签到单、签到笔；
4.8.5.6.水果点心一一公共事务部或会场准备：
咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果（每
人一份）、点心（曲奇）或其他食品；
4.8.5.7.安排停车——管理处或会场：
4.8.5.8.其他物品一一公共事务部准备：
指示牌、文件夹、专用笔、铅笔、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。
4.8.6.会场布置：
会议主要以讨论为主，所以采用马蹄型摆法，可参见图4：
4.8.6.1.会议开始前15分钟，将小盘水果摆在每个位置上；
4.8.6.2.会议开始前30分钟，将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处。
OOOOOOOOOO
ooooooooooo
OOOOOOOOOO
OOOOOOOOOO>
图：
4
4.9.举办网球邀请赛的安排：
4.9.1.参赛者的选择
参赛者主要是邀请喜爱网球运动的深圳市政府领导、深圳市各大房地产公
司老总及与万科发展开发有联系的有关领导。
4.9.2.时间的选择
原则上选择在11月的第一个周末（安排在周六上午比较好），但必须注意以下几点：
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4.9.2.1.应该考虑方便自己的工作安排；
4.9.2.2.应该考虑主要邀请的主要政府领导的时间，以及所喜爱的时间。
4.9.23.避免与政府公众活动时间相冲突。
4.9.3.地点的选择
笔架山网球中心。
4.9.4.费用申请：
费用申请应注意以下费用：
场地布置费、奖品费用、服装费用（帽子、衣服、裤子）、参赛者用品费（沐浴液、洗发液、毛巾、更换衣服、帽子）场地费、裁判费、饮料费等费用。
4.9.5.比赛程序的确定
比赛的赛务工作一般请网球协会来协助，但以下问题要注意：
4.9.5.1.比赛程序宣读者的安排;
4.9.5.2.政府领导人的发言应提前知会；
4.9.5.3.王石董事长的发言。
4.9.6.召集筹备会
赛前人员的安排也成为网球赛的一项重要工作。
对于安排应注意以下几点：
4.9.6.1.会务安排要求以书面形式列出；
4.9.6.2.对会务工作进行分类、分组；
4.9.6.3.会务人员要设置总干事、执行干事及各分管的负责人；
4.9.6.4.对每项会务工作要列明工作人员、工作职责、工作地点、时间段、所需要的物品；
4.9.6.5.会务人员集中、出发、到位及其撤离的安排；
4.9.6.6.物品的调配情况。
4.9.7.邀请的派发
4.9.7.1.注明第几届万科杯网球邀请赛；
4.9.7.2.比赛的时间；
4.9.7.3.比赛的地点；
4.9.7.4.拟邀请人员名单；
4.9.7.5.方法；
4.9.7.6.比赛形式；
4.9.7.7.联系方法；
4.9.7.8.下雨时推迟下一周；
4.9.7.9.回执（应注明回执的时间）。
4.9.8.比赛中的更进
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比赛过程中，主要注意以下问题：
4.9.8.1.确定比赛的进展情况；
4.9.8.2.主要领导的安排情况；
4983人员的调配情况。
4.9.9.用餐的安排：
用餐采用自助的形式，请酒店协助安排。
4.9.10.赛后的总结及善后工作
赛后，除对工作进行总结，同时也借此机会，将有关领导的相片送于各领导，同时进一步建立良好关系，同时也方便公共事务部与政府其他部门的联系工作。
4.10.统计工作：
统计工作是公共事务部工作的一个总结，同时也是对集团整体形象的一个鉴定。
统计的主要范围如下：
4.10.1.统计境内、境外媒介对万科的报道情况。
4.10.2.统计集团安排集团各部门、各分公司接待来访的情况；
4.10.3.统计协助安排集团领导接受媒介采访情况；
4.10.4.统计协助安排集团领导参加外界活动的情况；
4.11.事务性工作：
公共事务部借助公共事务部的关系网，协助集团处理业务及事务的工作。
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