公共事务部工作手册docx.docx

1、公共事务部工作手册docx万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第1页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日1.目的：公共事务部工作手册是明确集团办公室公共事务部的工作流程，规范来访 接待、媒介采访、会务安排、组织专项公关活动等方面的实施和管理。2.范围：2.1.本手册适用于集团办公室公共事务部使用；2.2.集团各分公司可以参考本手册执行。3.职贡：3.1.集团办公室负责公共事务部的策划、管理和监督；3.2.集团各职能部门负责配合集团总办开展公共事务部工作。4.方法和过程的控制：4.1.安排接待来访：4.1.1.咨询情况：了解来访单位

2、来访的主要领导、目的、时间、人数及拜访的部门和交流的内容（要求详细），同时了解在交流过程中是否需要万科准备介绍资料、 安排接送、预定房间等事务。并请来访单位提供文字资料。4.1.2.初步判断：对于来访，公共事务部原则上必须在不影响集团的正常运作的情况下积极 安排。4.1.3.安排建议：需要对接待中的人员、地点、时间、内容、程序等安排提出建议及注意事 项。以方便领导及接待人员对接待做出准确的判断。4.1.4.通知联系单位：在回复来访单位中，要以正式的函件发送到来访单位，将接待的时间、地 点、接待人员、接待程序及联系人员知会来访单位，同时也为与来访单位 最终确定。4.1.5.知会相关人员：根据接待

3、的安排情况，应知会相应部门配合接待。以下情况要注意：4.1.5.1.如果接待涉及多部门及其他分公司，需要将每个环节的联系人及联系方法注明；4.1.5.2.如果接待安排集团副总以上领导接待， 必须安排部门经理或分公司总经理、副总经理陪同；4.1.5.3.如果接待的工作对公司的形象及声誉比较重要， 应知会周刊及时采访报道。4.1.6.安排接待：万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第2页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日接待过程中，原则上按照计划进行，但可根据来访者的需求和在接待过程 的实际情况适当做出变动。同时以下细节需要注意：4.

4、1.6.1.接待前，要先了解清楚来访人员的主要领导，方便互相领导间的介绍；4.1.6.2.接待中每15分钟安排保洁员为来访者添加饮料；4.1.6.3.除准备来访单位所需资料外，还应准备部分万科周刊及其他公司宣传性质 的资料；4.1.6.4.接待中需要注意来访单位领导适当的休息时间；4.1.6.5.接待中也应注意司机的安排，以便及时的调动车辆；4.1.6.6.如果接待涉及到其他部门及分公司，需要与各各环节的联系人及时沟通。4.1.7.统计归档：接待后，对来访的公司、来访的人员、来访的人数、交流的内容及其交流 的情况进行记录。4.1.8.接待安排流程：安排建议万科企业股份有限公司编号VKZB01-

5、09名称公共事务部工作手册版式A/0第3页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日4.2.安排新闻媒介采访：4.2.1.咨询采访情况：解媒介采访的时间、地点、单位、栏目、记者、方式、目的、提纲和预计 报导的情况等。同时与记者沟通采访的重点、方法和需要准备的相关资料, 并达成初步的共识。4.2.2.初步判断：在不影响被采访部门或分公司的正常工作情况下，必须安排。4.2.3.采访内容建议：采访主要是以媒介记者要求为主，但对于采访内容的重点需要根据集团近 期的实际情况，提出意见，能够在报导中达到集团的宣传目的。4.2.4.通知采访单位：采访接受后，公共事务部需要及时知会记者，同

6、时根据记者提供的采访， 提供相关资料及集团希望报道建议发送与采访记者供参考。4.2.5.知会相关人员：在确定安排后，必须知会周刊安排人员陪同，这对采访的情况有一个初步 的了解，如发现不妥当之处能够及时汇报。4.2.6.统计归档：安排采访后，对采访的情况进行记录。包括：采访单位、栏目、记者、题 材、时间等。4.3.协助安排集团领导参加论坛：4.3.1.咨询情况：初步了解论坛的名称、时间、地点、主办单位、协办单位、主要论题、邀 请集团领导演讲的范围及其其他事务。初步判断后，索取有关资料。4.3.2.初步判断：对于以下情况公共事务部不安排：1.1.1.1.论坛牵涉到费用；1.1.2.论坛对集团或业务

7、部门发展无直接宣传作用。4.3.3.参与建议：根据公共事务部安排论坛的原则，及其有关论坛的安排提出建议，协助领 导判断。4.3.4.通知联系单位：必须以文字形式确定，并对需要会务组协助安排有关事宜注明。4.3.5.知会相关部门：4.3.5.1.知会当地分公司有关集团领导参加论坛的基本情况，请当地分公司根据当万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第4页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日地的情况，收集资料、安排接送、安排住宿、陪同参加等43.5.2.安排人员制作演讲稿。4.3.6.采访安排流程：4.4.集团董事会会务安排：4.4.1.

8、会议时间：会议的时间由股证事务部确定。4.4.2.会议地点：会议的地点一般安排在集团总部大会议室，但股东大会后举行的董事会则 需要安排就近的会议室。4.4.3.参会人员：集团董事会及监事会成员。4.4.4.议程的确定：会议议程由股证事务部确定，但要知会会务人员，以便会务工作安排。万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第5页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日4.4.5.邀请函的派发：邀请函由股证事务部安排发送并确定来访情况。4.4.6.会前的准备：4.4.6.1.会务人员安排：主持人（董事会秘书）、记录员（股证事务代表）、接待员（股

9、证事务代表）、 服务员；4.4.6.2.文件资料一一股证事务部准备：会议议程、会议议案、表决；1.1.63.会议用品一一管理处或会场：铅笔、草稿纸（各3张）；446.4.演讲资料一一股证事务部准备：发言稿、演讲PP、演讲稿（王总、郁总、主持人各一份）；446.5.记录资料一一股证事务部准备：记录本、笔、录音机、磁带、电池；1.1.1.6.会议设备一一公共事务部或会场：电脑、投影机、屏幕；1.1.1.7.接待物品一一股证事务部准备：参与者名单、签到单、签到笔、车马费（分带装好）、车马费签收单；1.1.1.8.水果点心一一公共事务部、股证事务部或会场准备：咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉

10、、咖啡杯、小盘水果（每人一份）、点心（曲奇）或其他食品；1.1.1.9.安排停车管理处或会场：1.1.1.10.其他物品一一公共事务部准备：文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、 5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。1.1.7.会场的布置：会议主要以商议为主，所以采用马蹄型摆法，可参见图 1：1.1.7.1.文件资料、会议用品应放置到文件夹中，并在会议开始半小时前放到每个坐位上；1.1.7.2.会议开始前15分钟，将小盘水果摆在每个位置上；4.4.73.会议开始前30分钟，将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处。万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务

11、部工作手册版式A/0第6页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日ooooooooooo o oo o o o o o o o图：11.1.8.会议的跟进：会议开始后，公共事务部安排人员更换水果、添加茶点和处理突发时间。4.5.集团经营例会会务安排：4.5.1.会议时间：在每个季度的第一个月举办上一季度的经营例会；4.5.2.会议地点：会议的地点一般安排在集团总部大会议室，为增加会议的多样化，可以考 虑将会议安排在各酒店或会议中心等地。4.5.3.会议人员：董事长、集团总经理、集团副总经理、集团总部各部门负责人及各分公司 负责人。4.5.4.会前准备：4.5.4.1.会务

12、人员安排：主持人、记录员、服务员；4.5.4.2.会议用品一一管理处及会场：铅笔、草稿纸（3张）；4.5.4.3.演讲资料一一各分公司：演讲PP、演讲稿4.5.4.4.记录资料一一公共事务部：记录本、笔、录音机、磁带、电池；4.5.4.5.会议设备：一一公共事务部或会场电脑、投影机、屏幕；万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第7页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日4.5.4.6.安排停车管理处或会场：4.5.4.7.水果点心公共事务部或会场准备：咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果（每 人一份）、点心（曲

13、奇）或其他食品；4.5.4.8.其他物品：指示牌、坐牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5 号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。4.5.5.会场布置：会议以汇报及总结工作为主，而且人数较少，所以采用大马蹄型摆法。可 参加图2：4.5.5.1.会议开始前15分钟，将小盘水果摆在每个位置上;4.5.5.2.会议开始前30分钟，将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处;4.5.53.坐位按照职务摆设坐牌（和放置指示牌）。O O O O O OO OOOO演讲台记录员OOO OOOOOOO图：24.5.6.会议跟进:会议开始后，公共事务部安排人员更换水果、添加茶点和处理突

14、发时间。4.6.股东大会会务安排：4.6.1.会议时间：根据股东大会通知时间确定。4.6.2.会议地点：万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第8页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日根据股东大会通知地点安排，一般情况安排在东湖宾馆。4.6.3.参会人员：集团董事会成员、监事会成员和股民。4.6.4.会议议程的确定：会议议程确定由股证事务部制定。4.6.5.同意与会者：4.6.5.1.在证券时报或中国证券报刊登召开股东大会通知；4.6.5.2.股证事务部通知集团董事会成员及监事会成员；4.6.5.3.公共事务部邀请公证处公证员和律师

15、。4.6.6.会前准备：4.6.6.1.会务人员安排：主持人（董事）、统计人员、护箱员、记录员、摄影人员、拍照人员、服 务员；4.6.6.2.文件资料一一股证事务部指定，公共事务部印制并准备：股东大会议案、选票、提问单（董事会成员和监事会人员除外）；4.6.6.3.议用品一一公共事务部或酒店准备：铅笔、草稿纸（各3张）；4.6.6.4.演讲资料一一股证事务部准备：发言稿、演讲PP、演讲稿（董事长、总经理、监事长、董事会秘书、主持 人各一份）；4.6.6.5.记录资料公共事务部准备：记录本、笔、录音机、磁带、电池；4.6.6.6.摄制组物品一一公共事务部准备：摄影机、录象带、相机、胶卷、专业电池

16、；4.6.6.7.会议设备一一公共事务部或会场：电脑、投影机、屏幕；4.6.6.8.场地布置物品公共事务部准备：背景版、指示牌、坐牌；4.6.6.9.接待物品一一股证事务部和公共事务部准备：股东名册（电脑）、签到单、签到笔、年报、宣传画册、签到牌、银盘、会议资料；4.6.6.10.安排停车一一会场：4.6.6.11.统计人员的安排一一公共事务部：安排房间方便统计人员统计及公证员和律师的监督。4.6.6.12.其他物品一一公共事务部准备：万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第9页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日花筒、背景宣传片、

17、宣传画、投票箱、坐牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、 大头钉等。4.6.7.筹备会内容：4.6.7.1.确定总干事、执行干事、签到组、接待组、护箱人员、记录员、统计组、 后勤组的人员及工作职责；4.6.7.2.与各会务人员介绍会议程序和商议需要注意的事项；4.6.8.会场布置：会场采用剧院式摆法（详见图3） o4.6.8.1.要求在每个位置上放置股东大会文件、选票、提问单（董事会、监事会成 员除外）、铅笔、草稿纸、水；4.6.8.2.董事会、监事会人员按顺序摆设坐牌；4.6.8.3.贴背景版、集团宣传画，并放置指示牌；4.6.8.4.

18、董事长、监事会召集人、大股东、总经理、主持人、律师、公证员和其他 发言人位置上摆设话筒（后备两个无线话筒做提问用）；4.6.8.5.确定茶点放置位置、上点心和更换点心的时间；4.6.8.6.安排服务人员传递话筒。背景版三一OOOOOOOOOOOO0 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 04.6.9.会议跟进:万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第10页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日会议开始后，跟进会议的每个环节的情况。4.7.集团业绩推介会的会务安

19、排：4.7.1.会议时间：时间安排在集团年报公告的第二天；4.7.2.会议地点：会议一般安排在富临酒店，但可根据情况适当的改变；4.7.3.参会人员：与万科保持良好关系的基金经理、证券公司和其他证券部门。4.7.4.议程的确定：4.7.4.1.总经理介绍公司上年各项指标和发展情况；4.7.4.2.基金经理、证券分析员提问。4.7.5.邀请函的派发：股证事务部根据与基金证券商联系的情况邀请。4.7.6.会前准备：4.7.6.1.会务人员安排：主持人（董事会秘书）、记录员（股证事务代表）、接待员（股证事务代表、 公共事务部）、服务员；4.7.6.2.文件资料一一股证事务部准备：演讲稿；1.1.1.

20、1.议用品一一管理处或会场：铅笔、草稿纸（各3张）；4.7.6.4.演讲资料一一股证事务部准备：发言稿、敏感问题回答建议、演讲PP、演讲稿（王总、郁总、主持人各一 份）；4.7.6.5.记录资料股证事务部准备：记录本、笔、录音机、磁带、电池；4.7.6.6.会议设备一一公共事务部或会场：电脑、投影机、屏幕；4.767 .接待物品一一公共事务部准备：参与者名单、签到单、签到笔、胸牌；4.7.6.8.水果点心一一公共事务部或会场准备：咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果（每人一份）、点心（曲奇）或其他食品；4.7.6.9.安排停车管理处或会场：万科企业股份有限公司编号VKZ

21、B01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第11页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日4.7.6.10.其他物品一一公共事务部准备：指示牌、文件夹、专用笔、铅笔、限额支票、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书机、订书钉、双面胶、大头钉等。4.7.7. 会场布置：参考董事会会务布置，详见图4：OOO OOOOOO屏幕主持人hooooooooooOO O OOOOOOOOO O O O O OO O O图：34.8.新闻发布会会务安排（如果举行大型的新闻发布会可参照股东会的安排）4.8.1.会议时间：重大信息披露的第二天；4.8.2.会议地点：集团总部大会议室；4.8

22、.3.参会人员：国家及当地重大新闻媒介及与万科有良好关系的新闻记者。4.8.4.邀请函的派发：公共事务部根据媒介记者通讯录的邀请。4.8.5.会前准备：4.8.5.1.会务人员安排：主持人（集团办公室主任）、接待员（公共事务部）、服务员；4.8.5.2.文件资料总办准备：新闻稿（签到时派发）；4.8.5.3.会议用品一一管理处:万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第12页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日铅笔、草稿纸（各3张）；4.8.5.4.会议设备一一公共事务部准备：电脑、投影机、屏幕；4.8.5.5.接待物品一一公共事务部

23、准备：参与者名单、签到单、签到笔；4.8.5.6.水果点心一一公共事务部或会场准备：咖啡、咖啡伴侣、咖啡糖、鲜奶、红茶、咖啡炉、咖啡杯、小盘水果（每人一份）、点心（曲奇）或其他食品；4.8.5.7.安排停车管理处或会场：4.8.5.8.其他物品一一公共事务部准备：指示牌、文件夹、专用笔、铅笔、万科纸袋、计算器、5号及7号电池、订书 机、订书钉、双面胶、大头钉等。4.8.6.会场布置：会议主要以讨论为主，所以采用马蹄型摆法，可参见图 4：4.8.6.1.会议开始前15分钟，将小盘水果摆在每个位置上；4.8.6.2.会议开始前30分钟，将点心、咖啡、茶等其他食品摆在会场门边处。OOO OOOOO

24、OOoooooooooooOOOOOOO OOOOOO OO OOOOO 图：44.9.举办网球邀请赛的安排：4.9.1.参赛者的选择参赛者主要是邀请喜爱网球运动的深圳市政府领导、深圳市各大房地产公司老总及与万科发展开发有联系的有关领导。4.9.2.时间的选择原则上选择在11月的第一个周末（安排在周六上午比较好），但必须注意 以下几点：万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第13页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日4.9.2.1.应该考虑方便自己的工作安排；4.9.2.2.应该考虑主要邀请的主要政府领导的时间，以及所喜爱的时间。4

25、.9.23.避免与政府公众活动时间相冲突。4.9.3.地点的选择笔架山网球中心。4.9.4.费用申请：费用申请应注意以下费用：场地布置费、奖品费用、服装费用（帽子、衣 服、裤子）、参赛者用品费（沐浴液、洗发液、毛巾、更换衣服、帽子） 场地费、裁判费、饮料费等费用。4.9.5.比赛程序的确定比赛的赛务工作一般请网球协会来协助，但以下问题要注意：4.9.5.1.比赛程序宣读者的安排;4.9.5.2.政府领导人的发言应提前知会；4.9.5.3.王石董事长的发言。4.9.6.召集筹备会赛前人员的安排也成为网球赛的一项重要工作。对于安排应注意以下几点：4.9.6.1.会务安排要求以书面形式列出；4.9.

26、6.2.对会务工作进行分类、分组；4.9.6.3.会务人员要设置总干事、执行干事及各分管的负责人；4.9.6.4.对每项会务工作要列明工作人员、工作职责、工作地点、时间段、所需要 的物品；4.9.6.5.会务人员集中、出发、到位及其撤离的安排；4.9.6.6.物品的调配情况。4.9.7.邀请的派发4.9.7.1.注明第几届万科杯网球邀请赛；4.9.7.2.比赛的时间；4.9.7.3.比赛的地点；4.9.7.4.拟邀请人员名单；4.9.7.5.方法；4.9.7.6.比赛形式；4.9.7.7.联系方法；4.9.7.8.下雨时推迟下一周；4.9.7.9.回执（应注明回执的时间）。4.9.8.比赛中的

27、更进万科企业股份有限公司编号VKZB01-09名称公共事务部工作手册版式A/0第14页共14页编制王郁更改审核肖莉批准陈之平生效期2001年5月9日比赛过程中，主要注意以下问题：4.9.8.1.确定比赛的进展情况；4.9.8.2.主要领导的安排情况；4983人员的调配情况。4.9.9.用餐的安排：用餐采用自助的形式，请酒店协助安排。4.9.10.赛后的总结及善后工作赛后，除对工作进行总结，同时也借此机会，将有关领导的相片送于各领 导，同时进一步建立良好关系，同时也方便公共事务部与政府其他部门的 联系工作。4.10.统计工作：统计工作是公共事务部工作的一个总结，同时也是对集团整体形象的一个 鉴定。统计的主要范围如下：4.10.1.统计境内、境外媒介对万科的报道情况。4.10.2.统计集团安排集团各部门、各分公司接待来访的情况；4.10.3.统计协助安排集团领导接受媒介采访情况；4.10.4.统计协助安排集团领导参加外界活动的情况；4.11.事务性工作：公共事务部借助公共事务部的关系网，协助集团处理业务及事务的工作。