计量档案管理规定.docx

计量档案管理规定.docx

《计量档案管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《计量档案管理规定.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

计量档案管理规定

XXXX有限公司

计量档案管理规定

1．目的和依据

为了做好计量档案资料的管理工作，对计量仪器设备的技术资料、档案进行综合有效的管理和利用，根据《》等有关准则，结合本公司实际情况和公司对计量档案资料管理的相关要求，特制订本档案管理规定。

2．适用范围

本规定适用于公司内设项目管理部门和项目分公司。

3．管理事项定义

3.1本规定所称的计量档案管理，是指公司计量工作中收集和形成的计量标准技术和鉴定评价（仪器、设备）技术状态的科学资料的系统管理，是为保障计量（仪器、设备）正常使用并处于良好状态的重要依据。

其包括：

公司计量器具、外来文件、内部文件及其它计量档案资料的管理。

3.2计量器具档案资料

3.2.1计量器具明细表、历史记录或履历卡，以及流转手续表卡凭证；

3.2.2计量器具分类管理办法及明细目录；

3.2.3计量器具的检定、校准周期表及使用记录；

3.2.4计量器具的说明书及图纸资料，检定证书。

3.3外来文件档案资料

3.3.1计量标准技术资料，如计量标准考核、型式批准报告、证书等资料；

3.3.2计量法律、行政性法规与法规性文件、部门规章与规范性文件、计量规程（国家、行业或地方）；

3.3.3计量管理和计量技术书刊、杂志、交流文献、外购产品主要供应商品的质量信息；

3.3.4公司上级政府管理单位、相关行业管理单位各类行政文件、原始记录及报告书。

3.4内部文件档案管理

3.4.1本公司制订的有关计量文件、计量发展规划；计量管理制度、GB/T19001—2000标准中与计量有关的资料、计量质量手册和程序文件、内部审核、管理评审等资料。

3.4.2计量管理目录档案：

包括计量器具（A、B、C）分类计量器具管理目录；强检和非强检管理目录；

3.4.3计量工作资料档案：

计量标准器和工作用计量器具购置计划、工作总结、汇报材料；上级检查提出的问题记录、整改措施;计量工作会议记录；计量工作中计量器具改造、更新技术鉴定及成果申报奖励等各类文件，及对丢失、人为损坏计量器具的处理等。

3.4.4计量资质档案：

计量资质申报资料；合格证书；年检、复查资料。

3.5其它计量档案资料：

计量人员技术档案、培训档案

4．职责划分

4.1计量标准技术归口管理部门（技术负责人、质量负责人）：

负责计量外来文件和内部文件归档资料的建立和归档，负责计量所有归档资料的审核验收管理。

4.1.1负责制定《计量档案归档资料归档目录清单》，指导、监督计量相关部门、工程公司按照相关程序文件、标准，对相关计量档案的建立、形成和整理归档工作组织有序管理。

4.1.2负责建立外来文件档案和内部文件档案，负责或指派专门的计量管理人员负责建立计量标准技术档案、计量法律法规档案、计量文件档案、计量管理目录档案，并负责相关资料分类整理、编目造册及汇交入档工作。

4.1.3负责公司计量资料归档前的审查、验收，组织督促文件资料的有序归档。

4.1.4定期组织对计量档案保存价值的鉴定工作。

4.2计量资质归口管理部门

4.2.1负责提交计量资质申报资料、合格证书、资质的复查、年检资料；

4.2.2负责建立计量人员技术档案：

包括计量人员学历、职称、身份证复印件及历次培训学习记载及有关考试情况；计量检定员证；计量人员名册。

4.2.3负责建立培训档案：

包括组织计量法规的学习培训计划，计量人员日常学习记录、包括考试卷和讲义，年终考核情况等。

4.3计量器具使用单位和标准执行单位

计量器具管理的原则是谁使用谁管理，即项目公司（所）、项目管理部门的项目负责人负责计量器具使用过程中和计量标准执行中的档案资料的过程管理。

4.3.1负责计量器具、计量标准器从采购计划到验收的原始资料的收集：

包括供应商提供的出厂技术资料及使用说明书及合格证、计量器具的验收报告等。

4.3.2负责建立计量器具检定原始记录档案：

每年年初做好计量器具的检定、校准周期表，并安排专人进行定期检定、校准，妥善保管计量标准检定证书、标准考核证书，并接受主管部门的监督、检查。

4.3.3负责建立计量器具抽查记录档案：

抽检计划、计量器具抽检通知单、抽检记录；抽检合格率统计资料以及历次巡检记录。

4.3.4负责建立委外检定的计量器具资料档案：

委外检定的在用计量器具管理台账、计量器具周期送检计划、法定计量检定机构提供的合格证及合格证发放记录。

委个检定的计量标准器具管理台帐、计量标准器具检定计划表、法定计量检定机构提供的合格证。

4.3.5负责建立计量器具检修情况资料档案：

包括计量器具周检合格率、周期受检率统计表和报废计量器具台帐。

4.3.6负责计量技术标准的实施、落实；建立健全相关的台帐、记录；

4.4计量器具归口管理部门

负责计量器具档案的分级管理，并对公司计量器具档案资料的管理负责。

4.4.1负责建立计量工作资料档案：

包括计量标准器具和计量器具购置计划、工作总结、汇报材料；上级检查提出的问题记录、整改措施；计量工作会议记录；计量工作中成果（经济效益）与失误；对丢失、人为损坏计量器具处理事例等档案资料。

4.4.2负责建立计量器具分类管理办法及明细目录、历史记录或履历卡，以及流转手续表卡凭证。

4.4.3负责建立计量器具管理台帐档案：

包括分类计量器具管理台帐；强检、周检计量器具管理台帐；公司计量器具管理汇总台帐；已报废计量器具审批台帐和报废凭证、封存计量器具审批台帐。

4.4.4负责检查指导计量器具使用单位计量档案资料的建立和完善。

4．5计量档案管理部门和人员:

负责计量档案资料的统一管理，要求从收集、整理、编目、使用、保管都应符合档案管理程序要求。

4.5.1负责受理登记、分类整理、编目造册、归案存档、统计和保管；

4.5.2做好计量档案资料的管理，及时、准确地为经营与生产管理提供计量档案资料的查阅、使用提供服务；

4.5.3督促并和计量人员共同做好档案资料的收集、整理、归档、保管工作。

4．6计量相关部门及管理人员

外出学习、培训或开会带回来的有关文件或技术资料，在有关人员或领导阅毕后，应《外来资料归档登记表》移交到档案管理员登记、造册、保管，不得擅自私存或疏忽丢失。

5.工作实施（工作步骤）

5．1收集、整理、检查、申报

公司各管理部门和生产部门、分公司应建立健全计量档案资料的形成、积累、整理、归档制度，确保本部门、单位的计量工作有完整、准确、系统的资料得以形成和归档。

5.1.1计量技术管理部门及时收集掌握公司现行使用的国家、行业或地方法规、标准、规范、规程等，并注意及时更新备案。

5.1.2计量相关管理人员应将随时收集的公司上级政府管理单位、相关行业管理单位各类行政文件、原始记录、报告书及技术书刊、杂志、外购产品主要供应商品的质量信息等资料并移交分口管理部门归档。

5.1.3计量器具管理和使用部门、分公司应将计量器具（仪器设备）采购阶段、开箱验收阶段、安装调试阶段、使用及维护阶段和改造、更新阶段中形成的图样、技术文件、原始记录、鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等资料收集归档。

5.1.4每年底及次年三月底前,各相关部门人员应将符合公司档案归档范围的资料整理、自检后，填写《计量资料归档核验申请表》上报技术负责人和质量负责人审核。

5.2审核验收

计量标准技术归口管理部门和计量器具归口管理部门领导（技术人、质量负责人）对公司内形成的计量资料档案进行归档前的审核验收，并指导、督促相关部门人员对计量资料档案组织有序的归档，由项目负责人将审核通过后的计量资料，填写《计量资料归档移交清单》和《计量（电子）档案资料移交清单》一式二份移交安全质量部档案室进行归档。

5．3资料归档

安全质量部档案管理员对所接收的计量档案资料及时登记《计量档案资料归档登记册》，并按资料类别进行分类、编号、标识，并分别存放。

5.4查阅和利用

5.4.1借阅人借用档案应填写《档案资料借阅登记表》，履行借用登记手续，并按时归还。

逾期不还或有涂污、损环、遗失等情况，应视其情节轻重酌情处理。

5.4.2严肃计量技术档案、资料管理纪律，凡未经主管领导批准或档案管理员同意，任何个人不得擅自复印、带出或转借外单位。

5.5鉴定与销毁

对于超过保存期的计量技术档案、资料，档案管理员填写《计量档案资料销毁清单》，报经公司主管领导（技术负责人、质量负责人）审核批准后销毁，并应事先做好登记工作（参照工程档案管理规定执行）。

6.过程控制

6.1计量档案存档要求

6.1.1计量档案实行分级管理，各部门按职责划分分别建档，保管。

6.1.2下列档案资料由各部门收集、分类后交公司档案室建档、保管:

a.计量标准技术档案、法律法规档案、计量文件档案、计量管理目录档案

b.计量资质档案

c.计量原始资料档案

d.计量器具管理台帐档案

6.2计量档案资料的保密等级和保存期限：

6.2.1列入秘密等级的计量档案为：

计量标准技术档案、计量文件档案、计量定升级档案、

6.2.2计量档案保存期限

a.计量器具明细表、履历卡、流转凭证；长期；计量器具的检定原始记录保存期为6个检定周期。

b.计量器具分类管理办法及明细目录、计量管理制度新颁布之日终止原修定版本；

c.计量标准技术档案如计量标准考核、型式标准报告、证书等；长期直到报废或不再有保存价值为止；

d.其它计量档案、资料：

视其重要性程度而定，或不再有保存价值为止。

6.3检查与管理

6.3.1计量技术档案、资料应做到安全贮存，对保存地点的环境条件应进行适当的控制，以延长其自然损坏的寿命。

6.3.2检查和防范人为的损害，如丢失、破损、甚至烧毁等现象的发生。

6.3.3做好安全措施，采取妥善保管与保密工作，以保证档案资料不因疏忽而失密。

6.3.4计量档案袋均必须写明统一规定的卷名和序号。

7.解释权归属

本规定由安全质量部负责解释。

附表1《计量资料归档核验申请表》

附表2《计量资料归档移交清单》

附表3《计量（电子）档案资料移交清单》

附表4《外来资料归档登记表》

附表5《计量档案资料归档登记册》

附表6《计量档案资料销毁清单》

附表7《档案资料借阅登记表》

表1

计量资料归档核验申请表

归档资料名称

归档部门

归档日期

部门负责人

序号

资料明细

页数

自查情况

分管部门、分公司验收意见：

:

验收人：

验收日期：

公司核验意见：

核验人：

核验日期：

表2

计量资料归档移交清单

序号

资料名称

页数

备注

移交人：

接收人：

归档日期：

年月日归档日期：

年月日

表3

计量（电子）档案资料移交清单

工程名称：

序号

文件夹名称

文件名称

文件

格式

编制人

01

02

03

存储介质

数量/套

套数

刻录人

系统环境：

专业软件（软件编号）：

技术负责人确认电子文件是否为最终版本及与纸质档案的一致性:

负责人签字：

年月日

移交单位：

移交人：

年月日

接收单位：

接收人：

年月日

表4

外来资料归档登记表

资料名称：

来源：

序号

资料明细

数量

页数

备注

移交单位：

移交人：

年月日

接收单位：

接收人：

年月日

表5

计量资料归档登记册

档号

编号

计量资料名称

负责人

数量

归档

时间

归档人

补充归档数量

补充归档时间

归档人

部门

档案变更

档案销毁

表6

档案销毁清册

序号

档案编号

档案名称

归档责任人

归档时间

保管期限

批准人

销毁人

监销人

备注

表7

档案资料借阅登记表

序号

借阅人

档案

编号

工程（资料）名称

数量

利用方式

借阅

时间

借阅

单位

审批人

归还时间