赛事活动部赛事手册.docx

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赛事活动部赛事手册

部门设置与职能

赛事执行部全面负责所有赛事、活动的策划、组织、执行，是赛事活动的主体，决定活动质量的核心关键。

要求该部门以“大器创新的策划力，专业到位的执行力”为基本原则，组建一支具有创造力的标准高效的队伍。

职责范围包括：

1.赛期赛制：

确定赛期，制定赛制

2.省分赛区：

指督导，或操作省分赛区；

3.赛事策划：

指出台重点活动或比赛策划方案，确定赛期，日程；

4.赛事执行：

指制定执行日程与单项活动执行方案，切实执行；

5.评审管理：

指制定评审制度，落实评审团成员，准备评委资料，评委接待；

赛期设置

第1—8个月省分赛区选拔期（各省分赛区赛期如下）

时长自定招商筹备期招商引资，寻求合作单位，获取政府支持等

第1—2周报名宣传期召开新闻发布会，公布赛程设置、开始报名、宣传主赞助商

第3—4周地市海选期设置5-10个地市赛区，挑选30—40名优胜者入围省总决赛

第5—6周省总决赛培训排练、赞助商活动、单项赛事、总决赛晚会等

第9个月中国总决赛筹备期

第10个月中国总决赛

第1天报到

第2天拍摄会刊照

第3天媒体见面会

第4—11天主题活动、地市巡游、单项赛事

第12—14天总决赛晚会排练、评委见面会

第15天总决赛晚会

第11个月世界总决赛筹备期

第12个月世界总决赛

第1—2天巡游城市A报到

第2—3天拍摄会刊照

第4—7天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游

第7天晚前往巡游城市B

第8—11天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游

第11天晚前往主办城市

第12—17天入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游

第18—20天总决赛晚会排练、评委见面会

第21天总决赛颁奖晚会

第22—26天获奖选手拍摄、回访

（落实赛制视具体情况调整）

分赛区督导

赛务督导是由大赛组委会指定，代表组委会对各省分赛区比赛进行指导、协助、监督的特派人员。

其职责包括：

了解分析

1.自分赛区签订合约开始，了解其筹备进程，保持分赛区与组委会的信息畅通。

2.了解分赛区赛事执行情况，对分赛区赛事团队专业性作出分析。

3.了解分赛区组织结构，邀请嘉宾，对分赛区的政治影响力作出分析。

4.了解分赛区的合作媒体单位，邀请媒体，对分赛区的大众影响力作出分析。

5.了解分赛区赞助单位，对分赛区经济效益作出分析。

协助指导

1.提供VI手册、《分赛区指导手册》（范本见附1），协助其制定合理的赛程，提供技术性支持，确保比赛顺利实施。

2.介绍相关赞助商、媒体单位等，帮助其扩大影响力、获得盈利。

3.对外确定分赛区承办单位的被授权资质、唯一性。

规范监督

1.检查背景板等宣传物品设计按照VI手册规范化执行，确保大赛形象的统一规范。

2.确保分赛区决赛在中国总决赛报到日一周之前完成。

3.确保分赛区购买总部派出评委往返机票、支付评委费。

4.确保总部派出评委享有合适的入住酒店、一日三餐、车辆接送。

资料交接

1.发放中国总决赛入围通知书，收集入围选手的照片、文字资料、身份证扫描件。

2.收集具有保存价值的各种文件、图片、音像资料等。

3.收集分赛区平面、电视、网络宣传报道。

4.收集工作总结。

操作流程

1.签约一周内向招商部了解分赛区承办单位情况，与负责人建立联系，表明督导身份，发放VI手册，分赛区指导手册，授权书，《分赛区情况统计表》（范本见附2）；

2.每月收集最新的统计表，更新《分赛区情况统计总表》（范本见附3）；

3.每个活动前一周检查背景板设计稿，确认符合要求；

4.总决赛前二周确定评委日程，评委见面会时间；

5.总决赛前一周确定总部派出评委人选，告知分赛区评委姓名、身份证号码，落实机票；

6.总决赛前三天（或更早）前往分赛区，出发前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式；

7.到达分赛区后实地检查活动现场布置，提出指导协助意见；

8.评委到达前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式；

9.评委到达后确保评委顺利入住酒店，并顺利按照日程进行；

10.收集实际到达嘉宾、媒体名单；

11.入围通知书可作为奖品于颁奖时授予前三名，亦可赛后由评委会主席发放；

12.赛后与入围选手联系，了解其参赛意愿是否有变，大致说明参赛要求；

13.赛后递交分赛区督导报告；

中国/国际总决赛

前期协调（试用于有活动当地承办单位）

1.合作签订后1周内根据合约条款拟定《授权承办单位注意事项》（范本见附）、VI手册，规定对方安排赛事活动的注意事项。

交于当地承办单位，充分沟通确保对方充分理解并接受；

2.赛前3周跟踪确认《授权承办单位注意事项》落实情况，沟通日程与单项活动方案，提出改善意见。

3.赛前2周后各单项活动负责人分头接洽，分别制作执行方案。

策划执行方案

1.单项活动策划案内容包括时间、地点、主题、目的、操作方式、流程、参与人员人数、预期效果等；

2.单项活动执行案内容包括基本内容（时间、地点、主题）、活动流程，人员人数、区域划分（需有平面图）、所需物品、工作人员分工职责等（范本见附）；

3.比赛期间每晚例会确认落实次日执行案，讨论调整后天执行案；

4.赛前1周确定《大赛日程》（范本见附），比赛期间每晚例会确认落实次日日程，调整后天日程；

赞助商回报监控

1.赛前4周根据合约、与商务人员统计确认《赞助商回报表》（范本见附）

2.逐条确认各回报条款落实

服装物品道具

1.赛前4周确定《服装物品清单》（范本见附12）

2.赛前4周落实服装供应商、签订合约,确定服装设计稿，制作绶带号牌；

3.赛前1周服装确保选手服装到位并清点（绶带、号牌、logo服等日常服装,泳装、晚装、鞋子等晚会服装）；

4.赛前1周确保选手管理物品到位，每日活动随身携带（双面胶、针线包、皮尺、502胶、曲别针等）；

5.选手报到时分发绶带；选手会议时分发号牌（中国区抽取）、logo服；总决赛晚会彩排时分发新的绶带及号牌；

6.总决赛前2-3天安排晚装、旗袍等试装、试鞋，设计师现场修改，做上标记，选手自行保管、熨烫，说明赛后归还、损坏赔偿事项；

7.比赛后查看是否有选手遗漏的服装，尽快回收服装，逐一检查,若有损坏遗失等当面告知，事后马上处理；

8.服装物品分发收回时在《物品收发表》（范本见附13）上标注；

9.每次比赛演出后清点所有物品并登记打包；

10.相关物品运抵公司后清点登记并入库；

摄影摄像

1.赛前4周确定会刊摄影师、全程跟拍摄影师、全程摄像师、单项比赛摄像师等，签订合作合约，确定其到位时间；

2.选手会议上统计需要照片CD、总决赛DVD的选手名单，（中国区200人民币/国际区100美金）；

3.落实重要比赛摄影机位，引导摄影摄像师拍摄组委会所需照片；

4.每天收集照片，赛后整理并制作选手照片CD,发放；

5.收集每场演出的影像资料；

6.获取总决赛晚会beta带，制作DVD；

选手资料

1.赛前4周将《选手报名表》（范本见附4）、《参赛须知》（范本见附5）电子稿，国际总决赛发放ENTRYFORM（范本见附）通过邮件等形式发给参赛选手；电话询问选手本人对参赛须知是否有疑问，着重说明报到时间地点、需准备的服装物品等；

2.赛前3周收集选手报名资料（《选手报名表》、照片、证件扫描件），用《选手资料有缺表》（范本见附6）统计；

3.赛前2周电话联系选手本人,确认选手的赛前准备符合组委会要求；

4.赛前1周根据《报名表》整理《选手资料表》（范本见附7）；

5.选手报到时收集并保管身份证/护照，核对《选手资料表》中的姓名与证件号码；

6.选手会议时重新测量三围、体重、身高并登记，会后核对修改《选手资料表》；

7.选手会议后除掉联系方式分发给各部门；

选手机票、往返接送

1.中国区赛前2周（国际区赛前2个月）联系分赛区负责人/经纪人/选手，订购选手机票/车票，逐个确定到达信息并填写《人员到达表》与《人员回程表》；

2.赛前1周与航空公司直接联系，确认航班、到达时间、到达机场准确无误后，将到达表交于接待部；

3.前往机场迎接并安排选手上大巴，出发后通知酒店住宿接待人员做好准备；

4.选手到达酒店后收集并保管机票；

5.选手到达后3天内根据回程机票,核对《人员回程表》,并交于接待部；

6.巡游国内飞行，选手管理统一办理登机牌并分发，同时带领选手办理行李托运；

7.总决赛结束后成批送选手到机场，行李超重选手自付；

8.总决赛次日清早通知航空公司留下的获奖选手取消当日登机计划；

9.尽快确定获奖选手返回时间并改签机票，确定获奖选手新的回程时间；

选手生活起居

1.赛前4周与接待部确认选手餐饮要求

2.赛前1周确保选手紧急药品到位，每日活动随身携带（晕车、止泻、止痛、胃药、抗过敏、纱布、创可贴、酒精棉等），处理紧急救护事宜；

3.赛前1周根据同天到达的选手同住、相近地区的选手同住的原则安排《选手房间表》（范本见附8）；

4.检查选手生日，条件允许情况下安排选手生日庆祝；

5.重要宴请政府官员讲话时不可就餐，中途带领选手向主桌敬酒；

选手报到

1.收取入围通知书（限中国区）、选手证件、押金（200人民币/100美金），《物品收发表》上标记；

2.给予押金收据、发放一套绶带、日程，按照《选手房间表》发放房卡；

3.告知注意事项（房间不再调整、不随意外出、保存选手管理联系方式等）；

4.安排会刊拍摄工作；

5.赛后根据实际情况退还押金并收回收据；

选手会议

1.选手自我介绍

2.组委会人员介绍；

3.大赛主席讲话；

4.大赛主席发放入围证书并合影；

5.选手管理讲话（大赛日程、纪律、奖惩）；

6.发放一套号牌并登记（中国区抽取号牌/国际区按照国家英文字母顺序）；

7.发放LOGO服并登记；

8.收取选手慈善拍卖物品并登记《慈善物品表》（范本见附9）；

9.统计《选手才艺表》（范本见附10），收取才艺表演CD；

10.统计、收取照片CD、晚会DVD费用（中国区各200人民币/国际区各100美金）；

11.重新测量三围、体重、身高并登记；

12.会后核对整理《选手资料表》，确保准确无误，除掉联系方式分发给各部门；

活动带队

1.集合时间提前两小时设定早叫；

2.选手管理于集合时间提前至少15分钟到场，点名，记录《出勤情况》（范本见附），确认选手着装，该携带的物品等；

3.清点人数，出发时间推迟不超过15分钟；

4.每次上车都再次说明接下去的具体活动，抵达目的地前5分钟提醒选手做好准备；

5.选手管理分带队、断后、中间三组，保证活动顺利进行并时刻清点人数；

6.一天最后一次集合或车上传达第二天的集合、着装、用鞋等要求，及日程安排；

7.在一天的最后一次下大巴时检查车上是否有选手遗漏物品；

比赛走秀

1.与服装设计师、编导沟通安排服装试装；

2.安排晚装、旗袍等试装、试鞋，设计师现场修改，做上标记并登记，选手自行保管、熨烫，说明赛后归还、损坏赔偿事项；

3.排练时分工记录选手出场顺序及走位；

4.排练时看管选手随身物品；

5.比赛时按照出场顺序催场；

6.比赛后回收服装，逐一检查,若有损坏遗失等需赔偿情况当面告知，事后马上处理；

7.清点整理赞助服装等物品并交予相关负责人；

获奖选手

1.开获奖选手会议，发放奖金，签约；

2.带领获奖选手赛后回访；

3.与选手保持联系，了解近况；

评审管理

1.赛前4周确定拟邀请评委名单，确定哪些由我们负责往返路费；

2.赛前3周联系拟邀请评委并发放邀请函；

3.赛前2周确认参会评委名单，定购机票，确认到达时间，填写《人员到达表》；

4.赛前1周落实评委纪念品；

5.赛前1周落实评委文件夹（内含《评委须知》、《评委日程》、各《评委评分资料》、、白纸、笔）（范本见附14）；

6.大堂迎接评委，办理入住手续，带领评委就餐，带领评委参与活动评分，确定每次比赛评委席布置；

颁奖管理

1.赛前4周确定奖项名称，奖品种类数量，汇总入《服装物品清单》，投入制作；

2.赛前1周确定奖品到位，清点；

3.晚会前3天落实颁奖物品台；

4.晚会前半天确定《颁奖流程》（范本见附），分发到相关人员；

5.晚会前半天奖品按颁奖流程整齐摆放；

6.颁奖嘉宾提前5分钟候场，说明颁奖要领；

7.晚会结束（如有发布会等发布会结束）替换冠军皇冠；

SP投票

1.赛前4周落实SP合作商，签订合约；

2.赛前3周官网制作投票专页；

3.选手会议上发放《短信投票说明》（范本见附15）；

4.与SP合作商的沟通协调，宣布投票结果；

常见问题与预防解决方法

1.问题：

《选手资料表》的信息不准确。

预防与解决方法：

1选手报到后收集身份证/护照，核对姓名、证件号码，以身份证件上的信息为准；

2统一度量衡单位（常用单位换算见附）；

3选手会议上重新测量身高、体重、三围，注意测量方法的正确性；

2.问题：

选手到达信息不准确，接机人员接不到选手。

预防与解决方法：

1提早开始收集整理选手到达信息（中国区提前1周，国际区提前1个月）；

2报到前再次与选手本人/新加坡工作人员确认到达航班、时间、机场等（中国区报到前2天，国际区报到前1个周）；

3与航空公司确认航班、时间、机场等，如有不符及时再次确认；

4接机人员随时查看机场到港信息电子屏，并注意机场广播，了解航班是否晚点等（国际航班到达后乘客需1-2小时才能出到达出口），之后需选择出口易被看到的地方高举接机牌；

5如航班到达3小时后仍然未见选手，通知新加坡工作人员了解选手情况。

车辆如有其他任务可先返回，选手管理原地等待通知；

6在信息台留信息、联系方式，如有选手询问可得到帮助；

7向机场广播台寻求帮助，播报寻人启事；

3.问题：

集合时间长，迟到情况严重。

预防与解决方法：

1在选手会议上着重强调时间问题并告知选手,每一次的集合我们的告知人员都会给大家作一个考评,考评结果会直接影响以后各个单项赛,甚至总决赛,

2争取在集合时间一到便出发，不再等候迟到选手。

争取在比赛最初几天给所有选手已警示。

方便日后管理。

3对于经常迟到的选手可以相应的采取一些惩罚措施.例如:

迟到的就站在一边,看其他的选手进行活动或者拍摄.

4对于每次提前到达集合地点的选手予以表扬

4.问题：

选手频繁要求或私自更换房间。

预防与解决方法：

1选手会议上明确告知房间一旦确定不再更改而且房间的分配一律以我们工作人员首次的分配为主,严禁选手和私自更换房间.

2在国际区当中,我们工作人员在分配房间时也可适当注意分配方法.比如:

尽量将同一地区的选手分至一个房间,即有地域性.

3如有发生选手吵架或者打架事件,且查实无法调节彼此关系，可根据具体情况，在征得双方同意的情况下给与调房。

5.问题：

地方餐饮触及饮食禁忌，素食或清真者饮食问题。

预防与解决方法：

1在选手会议上即统计出素食者及有特殊饮食禁忌者名单。

2在无法安排西餐的情况下，若在酒店中餐，则尽量要求酒店准备面包、牛奶、及清爽冷菜；若活动在外必须安排快餐，则汉堡购买鸡肉内陷，中餐尽量安排炒饭等，同时预留素餐及人均一份水果。

3如有特殊情况,比如宗教信仰等问题可以特殊对待.但是总的还是以我们的定餐为主.

6.问题：

日程紧张，记者拍摄要求多，导致选手行进速度慢。

预防与解决方法：

1事先与新闻部负责媒体的同事进行沟通，叮嘱其向媒体记者必须注意活动现场采访规则及纪律，告知若有违反或强行采访而影响或延误活动进程，我们有权强行中止。

2分别告知记者和选手,我们的行程很紧张,希望能够配合我们的工作.

3在日程不紧张的时候，多安排媒体拍摄采访时间，日程紧张时禁止采访媒体较容易接受

7.问题：

行李超重。

预防与解决方法：

1选手会议上明确告知选手对于其在比赛期间及返程时的行李因超重而需支付的费用，组委会一律不予以承担，一切自负。

2在搭机前一晚为选手安排磅秤供其检查行李重量。

8.问题：

中暑、晕倒等紧急状况。

预防与解决方法：

1随身携带紧急用药，学会常用救护知识；

2较为严重的,如果随行有医护人员就交给医护人员,没有随行医护人员就送医院.

各部门间协作

行政接待部

1.用车：

前一天晚上休息前必须将次日活动选手用车确定安排告知选手管理，以便有足够的时间对选手进行分组管理；活动当天确认活动用车无误后需将车队司机师傅负责人的联系方式告知选手管理负责人，以备突发状况时联络。

2.餐饮：

1）若安排特殊就餐，例如外出快餐、特色中餐等，行政部工作人员必须提前告知选手管理，以便进行相应安排，同时询问特殊饮食习惯的选手情况以便进行能力范围内的“特殊安排”。

2）若当日就餐时间或就餐地点有所变动，需提前（至少1小时）告知选手管理。

3.住宿：

1）每到一处新下榻的酒店，行政部工作人员必须第一时间将选手房卡及各房间电话号码交到选手管理负责人手中，选手管理会在分配好房间后将各选手房号表格交到行政部。

2）为避免选手进行不必要的消费，行政部应提前与酒店沟通，在选手入住前将所有选手房间内的迷你吧台，冰箱，收费宽带，收费外线电话等一并上锁或关闭。

3）在选手离开退房时，需要行政部协助选手管理在其对房间进行清点出现问题或状况时与酒店方面进行交涉与协商。

4.选手接机及送机

1）选手来参赛时，行政接待部必须第一时间将接到的选手及抵达驻地时间等信息用电话方式告知选手管理。

2）安排选手离开时，必须将车辆安排，司机电话，发车时间，陪同工作人员，送达目的地等详细确认信息提前一个工作日告知选手管理，若有变动，需第一时间告知选手管理。

媒体统筹部：

1.在活动当中,有需要选手与当地政府或者企业领导合影,都需先与赛事活动部确认。

2.有媒体需要个别采访选手或者要在后台拍摄花絮都需先与选手管理确认。

商务部：

1.赞助商若有个别选手拍摄要求需提前告知选手管理，并将拍摄时间，地点，用车安排等一并告知。

原则上时间安排不得影响正常比赛、排练及选手休息时间。

2.在招待宴会或其他就餐场合，若赞助商提出想与选手同桌需先征得选手管理同意，但对其提出“陪酒”等不合理要求原则上一律予以回绝，也请商务部同事在赞助商提出要求时将这一原则告知对方。

对于当地承办商的要求

1．原则上出发时间不得早于8点，休息时间不得晚于11点。

2．于活动前一天晚上给出执委会工作人员一定的有效证件。

3．承办商所印刷的各类宣传册均需以执委会给予的VI为准绳。

4．各个活动必须要有行之有效的安全保卫方案（足够的负责任的保卫人员）。

5．后台需要划定一定的区域，以保证没有观众的逗留。

还需保证地面的平坦。

6．化妆室需要有足够的衣架和龙门架，以及镜子、椅子、桌子、电源插座和接线板等。

7．应预留出执委会所需的颁奖嘉宾以及门票（具体颁奖嘉宾的人数和门票数量执委会会于颁奖晚会一周前给出）。

8．应在各个大小晚会上划出一定的媒体区域，且要区分境外媒体和境内媒体。

9．选手所要到达参观的各个景点以及城市的中英文介绍，以方便各家媒体能够更好的报道。

10.在做外景拍摄或者活动以及排练时，应准备充足的矿泉水，为应付突发状况还应准备雨具。

11.在各个活动中应准备各种医药用品（止疼药、头痛药、感冒药、消炎药、止泻药、创口贴、晕车药、过敏、通便等）。

12.外出活动所经洗手间需提前进行打扫，最好预备卫生纸。

13.所有外出的活动或单项比赛等都必须将该项目负责人的联系方式告知执委会对应负责人，且必须安排双方第一时间碰面沟通。