公文格式基本要求.docx

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公文格式基本要求

公文格式基本要求

公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。

包括公文组成、公文用纸和装订要求等。

公文格式在公文写作中是十分重要的，是整个写作的基础。

今天的就教大家如何做好公文写作的格式，希望大家喜欢。

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公文格式基本要求

公文格式指的是各种公文的规格和样式及其组成要素。

一些党政机关的公文一定切记要保持庄重和大方的形象,统一、规范的格式。

这不仅是公文法定至高无上的权威性、严肃性和一定的效用在形式体现,也是公文处理手段逐渐地科学化和规范化的基本客观需要.

公文的一般格式

公文一般分版头、主体、文尾三部分，由发文机关、份号、秘密等级、紧急程度（等级），发文字号、主题词、抄送机关、印发机关、印发大致时间和印发的份数等等20项要素组成。

1、版头部分

公文版头也被称公文的眉首，一般情况下是指首页横线以上.包括文件名称、发文字号、份号、秘密等级、紧急程度（等级）、签发人等要素。

为了庄严醒目,其目的是为了增强公文的严肃性，版头通常用较大型号字体居中套红印在公文首页上端，一般占首页的1/3到2/5，并以红色横线（党的机关公文在横线中部嵌一颗五角星）分割版头与主体部分。

（1）文件名称。

由发文机关全称或规范化简称加文件两字（或加括弧标注文种名称）组成。

如《中华人民共和国国务院文件》（简称国务院文件）、《中华人民共和国国务院办公厅文件》（简称国务院办公厅文体）.又如《xx省人民政府文件》、《xx省人民政府办公厅文件》等.联合行文，可以并用联署机关名称，但主办机关应当排列在前。

在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。

（2）发文字号。

发文字号亦称文号，是公文制发机关按发文顺序编列的公文代号，主要作用是便于对公文的统计、查询和引用.发文字号包括机关代字、年份、顺序号，置于文件名称之下，横线中央之上。

如国发〔2003〕12号，国发是国务院机关代字，［2003］是年份，12号是文件的顺序号联合行文时，一般只标明:

主办机关的发文字号。

机关代字应选用能反映本机关职能特征的代字，并固定使用,不能一年一换。

字数应精简，以二三字为宜。

年份、顺序号的标注应完整准确。

年份应由4个阿拉伯数字组成，〔2003〕不能简缩为〔03〕，发文顺序号应1、2、3、4。

。

。

号排列,而不应01号、02号或第Ol号、第02号排列，以便于引用和查询。

（3）签发人.为了督促各级领导认真履行职责，确保公文质量，同时便于上下级之间直接联系，迅速有效地询答问题，提高办事效率，需上报的公文即请示和报告，应在首页注明签发人。

标注的方法是在横线右上的适当位置先标注签发人并加冒号,再标注签发人姓名。

标注签发人的公文，其发文字号置于横线左上的适当位置，两者相互对称。

（4）秘密等级.文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级。

密级的划分，由发文机关根据《保密法》及有关规定确定。

秘密公文应当标明份数序号。

政府机关的文件密级标注在文件首页的右上角，在左上角打印文件份数序号;党的机关的文件密级和份数序号均标注在文件首页的左上角。

份数序号应标注在秘密等级之上,使用7位阿拉伯数字，如0000001。

（5）紧急程度（等级）。

要紧急送达和办理的公文应注明紧急程度。

文件紧急程度分为特急、急件两种，政府机关的公文标注在文件首页右上角，党的机关公文标注在首页左上角。

先标注紧急程度，再标注秘密等级。

紧急电报应分别标以特提、特急、加急、平急，在电文首页稿头中注明.

2、主体部分

公文的主体部分，包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件等要素。

（1）公文标题。

公文标题一般由发文机关、公文主题和文种三部分构成。

如《中共中央国务院关于2000年农业和农村工作的意见》,发文机关是中共中央国务院，公文主题是2000年农业和农村工作，文种是意见。

这是一个三部分要素齐全的标准式标题。

标题的作用在于揭示公文的主要内容及行文目的,便于公文的登记、处理和查询.撰写公文标题时,应把握以下几点：

1。

准确简要地概括公文的主要内容。

标题是公文的眉目，文字要力求简明扼要，并准确概括地表明公文的主题.例如，国务院要取消100多项涉及企业的不合理收费项目，发文时如将这些取消项目的内容全部列为事由，显然不可能也没有必要，但概括为取消部分涉及企业的不合理收费项目，就显得既明确又简洁。

2。

准确选定并标明文种。

如某部门要求上级将某企业列为产业化生产基地，其文种为报告,这显然犯了请示和报告不分,报告中夹带请示事项的错误。

又如某市政府向下级请求解决某县水库移民经费的标题为《市政府转报某县要求解决水库移民经费的请示》，这个标题仅仅是转报了某县的请示，而缺少自己的文种，可改为《市政府关于解决某县水库移民经费的请示》，并视情况将某县的请示作为附件一并上报，这样，既准确标明了文种，又便于上级机关全面掌握情况。

在批转和转发公文时,标题应避免出现介词和文种的重叠,如关于的关于，通知的通知等。

3.标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题过长或中间需要停顿的，可用空格或换行方式表述。

例如：

国务院办公厅转发财政部关于农业综合开发若干政策的通知》，可从关于农业转为第2行。

4.批转或转发的请示、报告,标题中不冠机关名称，在全文末尾标明机关名称或成文时间.

批转或转发的资料性的或没有抬头的文件,标题一般不冠机关名称,在标题下面注明机关名称和成文时间，并用括号括起来。

5。

标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形或倒宝塔形，尽量避免排成长短一致的双平行或三平行形。

在转行时,不得把人名、地名、机关名称等专用名词及主词拆开排列。

（2）主送机关。

主送机关又称文件抬头，是公文的主要行文对象。

是受文机关中的文件主办单位，负责受文执行、办理或答复。

除了直接面向社会公布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

为了保证公文发出后能得到及时处理,应根据受文单位的职能权限与行文目的选准主送机关。

政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文，请示的公文应主送一个机关，不能多头主送;除特殊情况外，不得越级请示,如必须越级的，应同时抄送被越过的上级机关，以免延时误事。

批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位）用抄送.普发公文,主送机关应写规范化统称，如省人民政府的普发文件，主送机关为各市、县（市、区）人民政府，省政府各部门.不属普发文件，但主送机关较多，也可用相应规范统称,如各有关市、县（市、区）人民政府,省政府各部门。

又如：

省委的普发文件，主送机关为各市、县（市、区）委,省委各部门，省直各单位党组（党委），各人民团体党组。

没有主送机关的文件，如决议、决定、意见、公报、规定、细则、政府令、会议纪要、工作要点，主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。

（3）正文.正文是公文的核心，是表述公文的具体内容,阐明发文意图的部分。

正文的内容必须符合法规政策，做到情况确实，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，层次分明，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

公文的正文在上一页末结束,需在另一页落款、盖章的，应在另一页上端注明此页无正文（用圆括号括入）,落款、盖章要在上端部分，便于阅文者明白全文之结束,也可防止空白处被盗用。

但应尽量避免这种情况出现.

（4）附件说明。

公文如有附件，应在正文之下、文件落款之上注明附件顺序和名称。

主件与附件应装订在一起;不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号及本附件的顺序号。

（5）发文机关署名.发文机关署名应用全称或规范化简称，位于正文的右下方,与正文的末行一般空一行.联合行文时，则需标明联署机关的名称,主办机关在前，一个机关名称占一行，字数不一样的拉平等长排印。

（6）成文时间。

成文时间指公文的生效日期，一般用领导人最后签发的日期。

联合行文的，以最后签发机关领导人的签发日期为准。

如领导同志批准后,因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的,成文时间可由承办单位确定.

成文时间是公文生效和查考的重要依据之一，标注在公文落款（印章）的右下方，年月日必须齐全完整,不能省略。

法规性公文或经会议讨论通过的文件，其产生的法定程序、产生日期用圆括号括入，标注在标题下方正中处。

成文时间，党的机关公文用阿拉伯数字书写，政府机关公文用汉字书写。

（7）印章。

公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。

正式行文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，都应加盖发文机关的印章或领导同志的签名章.印章与公文落款要一致，用印要清楚、端正,位于成文时间的上侧，公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月.用行政首长名义签署的公文，如命令（令）,一般加盖签名章，并签具领导人职务。

政府机关的公文，在有固定文件版头的情况下，也可以不标发文机关,直接写发文日期并加盖印章。

党委的普发的下行文件，可不加印.

几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

用印时,机关名称上下排列的，主办机关印章在上;左右排列的，主办机关印章在左.

（8）附注.指公文中需要附加说明的事项。

如用于表示公文的阅读传达范围、使用方法，或需要加以解释的名词术语等。

标注在公文落款（印章）之下空一行，另起一行空两格位置。

根据公文密级和工作需要,有些公文要确定阅读传达范围，如此件发至县团级，此件可口头传达到群众等;有些公文要说明使用方法,如此件可自行翻印，此件公开发表等.

（9）附件。

附件是根据正文的需要附加的公文或材料。

用以对正文作补充说明或提供参考材料.

3、文尾部分

公文的文尾部分由主题词、抄送机关、印发机关、印发时间和印发份数等要素组成。

（1）主题词。

主题词是体现公文主题特征及其归属类别、能为计算机识别的名词或名词性词组。

为了适应办公自动化的需要，做好运用计算机管理公文的基础工作，所有正式文件,均应标注主题词。

一份文件一般标三五个主题词为宜，最多不超过十个。

主题词标注在文件末页左下端的抄送栏之上,顶格写，每个主题词中间空一格。

主题词的标引,按中共中央办公厅秘书局1998年8月修订的《公文主题词表》和国务院办公厅秘书局1997年12月修订的《国务院公文主题词表》的规定标引。

（2）抄送机关。

抄送机关，是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级,下级的不相隶属机关。

抄送机关按党、政、军、群的顺序排列，移行时，与上一行平行书写。

如省政府普发的公文,应抄送省委各部门、人大、政协、军区、法院、检察院、人民团体、民主党派等。

（3）印发机关和发文时间.印发机关和时间栏，设在文件末页倒数第二行。

印发机关指文件的制发（翻印）单位名称,通常为党委或政府的办公部门;印发时间一般为送往印刷厂之日期。

如：

xx省人民政府办公厅秘书处，xxxx年x月x日印发。

（4）印发份数。

印发份数加圆括号放在印发时间的右下角。

印发份数是用于掌握该文件共印了多少份，尤其是秘密级的文件更应标注文件的印数，不能放任印数.