中小外贸企业单证管理系统的分析与设计毕业论文上.docx

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中小外贸企业单证管理系统的分析与设计毕业论文上

摘要

外贸行业所涉及到的单证包括销售订单，采购合同，托单，装箱单，报关单，发票等单证，将单证业务复杂的数据交由计算机系统来处理。

通过信息化，提高了数据的准确性和及时性，单证自动生成，减少了单证员的工作量，提高了工作效率。

在新的历史时期，运用新的具有先进管理理念的系统管理公司，提高工作效率，降低出错的机率，开发一套外贸单证管理系统具有很大的经济意义。

本论文针对单证管理从方便外贸企业出口单证制作和管理需要，对外贸单证系统进行了分析与设计。

系统的主要功能有资料管理，单证管理，业务管理等，本设计很好地总结了外贸企业进出口单据之间的关系，充分发挥了计算机的组织管理能力，使外贸企业的出口单证制作工作从繁琐复杂，化为简单易用，管理工作从零乱不齐，化为有条有序，切实的实现了外贸企业单证工作的信息化管理。

关键词：

国际贸易；单证管理；信息化；进出口

ABSTRACT

Forthedocumentsoftheinternationaltrade,includingsalesorders,procurementcontracts,careorders,packinglists,declarations,invoicesandotherdocuments,willbehandledbythecomputersystem.Throughtheinformationtoimprovetheaccuracyandtimelinessofdata,documentsautomatically,reducingtheworkloadofsalesman,andimproveworkefficiency.Inthenewhistoricalperiod,theuseofnewmanagementconceptswithadvancedsystemsmanagementcompany,improveefficiencyandreducetheprobabilityoferrortodevelopadocumentmanagementsystemofinternationaltradehasgreateconomicsignificance.

Thisthesisfocusesondocumentmanagementtofacilitateforeigntradeenterprisesfromtheproductionandmanagementneedsofexportdocuments,documentsoftheforeigntradesystemanalysisanddesign.Themainfunctionofthesystemhasdatamanagement,documentmanagement,businessmanagement,thedesignofagoodsummaryoftheforeigntradeimportandexportdocumentsbetweenenterprises,givefullplaytotheorganizationandmanagementofcomputercapacity,sothatforeigncompaniesexportdocumentproductionWorkingfromthecumbersomeandcomplex,intoasimpletouse,themanagementofmissingfromthedisorder,intoabarandorderly,practicalworkingdocumentsofforeigntradeenterprisestoachieveinformationmanagement.

Keywords:

internationaltrade;documentmanagement;information;inportandexport

1绪论

1.1外贸单证系统发展背景和趋势

外贸单证管理的信息化是因为应用需求的提出而诞生的，进而因应用范围的扩大而发展，因电子商务是一场划时代的商务变革，通过管理的信息化，电子化，能够转变中小企业的工作方式，提高工作效率，提高企业科学决策水平，使得信息资源得到充分利用，降低管理和服务成本，其基本形式包括信息发布、内部办公自动化、网上交互式办公、部门间协调工作。

随着电子商务信息化的不断加强，外贸单证管理的电子化是国际贸易实现电子数据交换的必由之路。

对外贸易的发展带来了全球贸易额的不断上升，这样不可避免地带来了各种贸易单证、文件数量的激增。

据统计目前每一笔生意需要十几甚至几十份的纸面单证。

全球每年的贸易不下亿笔，所以纸面文件的处理工作十分繁重，经常出现重复率高、错漏多、效率低、费用大等问题。

而在市场竞争日益激烈的形势下，瞬息万变的市场促使进出口企业迫切需要提高商业文件的处理和传递速度。

这种需求刺激了信息技术及其应用在国际贸易领域的飞速发展，并加快了以电子数据交换为目的的中小外贸企业单证信息化的形成。

基于以上种种电子商务背景原因，通过网络和计算机进行外贸单证制作和管理的技术得到了迅猛的发展。

随着网络技术的突飞猛进，互联网的广泛普及的带更加让全球信息化的态势深入人心。

与其他领域一样，在对外贸易中技术因素变得越来越重要，技术落后，就会丧失很多贸易机会，从而给对外贸易造成极大的影响，因此近些年，各国都在致力于无纸贸易的研究，使单证管理及单证信息交换技术得到了很大的发展

1.2外贸单证系统研究的意义

中小企业外贸单证管理信息系统运用于企业面对的主要挑战是，数据输入能否真正实现单单一致，无需重复录入，照制单的一般步骤设计，每单的内容只需要按照提示完成条款数据的输入，一套国际化、标准化的单证即可完成。

一次输入的数据对所有单证有效，保证内容统一，单单相符。

因为，高规格的管理系统就必须要符合上面所讲的单单一致性的要求。

此外，我们必须意识到互联网的普及给我们带来的便利，如果系统采用B/S的应用模式，而数据库的应用使得计算机完整地保存了制过的单证数据，根据需求选择不同组合统计查询（包括部门、业务员、贸易国别和客户姓名等），经理及领导全面地统计出业务情况，即时即地的查看业务员的业务状况，这也为决策的制定做了很好的准备。

中国加入世界贸易组织后，外贸管理的理念、方法和模式都面临全新的变革，采用新技术和新方法开发一套新的外贸单证管理系统的需求非常迫切。

而对外贸易单证管理历来是我国对外贸易中的一项重要工作，尤其是在中国加入世界贸易组织后，对外贸易的许多管理方式方法必须与国际接轨，因此更需要加强这方面的工作。

最后我们必须要肯定的是外贸单证制作和管理的信息化是大势所趋，符合国际和国内宏观背景。

在各政府部门的支持和配合以及贸易公司的不断开拓进取中，一定会取得非常大的成果。

1.3外贸单证系统国内外发展现状

市场研究机构的一份调查报告表明，欧洲和美国贸易公司全方位实现贸易的完全信息化。

这使得信息化管理成为贸易公司促进贸易业绩，提高工作效率格外重要的因素。

在信息化技术发展最为完善的美国，每一个工作人员，每一个外贸业务员必须要具备熟练的业务软件操作技术，信息技术化带动经济发展的时代，通过信息化技术，提高数据的准确信和及时性显得格外的重要，减少工作量，提高工作效率也成了每一位老板和工作人员的期许，而在国外，早在上世纪90年代，从事贸易行业的的人们就已经认识到了这一点，时至今日，在发达国家，贸易工作由高效率的信息化带动产业的提升甚至已经成为了家常便饭。

然而，我们必须思考，做为新兴的发展中国家中国，出口贸易新兴不过10年间，如何提升我们业务的效率值得每位行业从业者去思考。

中国加入WTO后，随着企业进出口权的逐渐放开，国际贸易行业面临着大好机遇和残酷竞争。

中小外贸企业从事国际贸易的思维方式、经营观念必须现代化，管理手段也必须信息化，外贸系统的商检、电子口岸、加工贸易投标招标等软件系统正说明信息化管理是大势所趋。

进入2011年，越来越多的人员投入到外贸的大潮中，也相继出现了越来越多的中小贸易公司，在这些中小贸易公司中，往往只有很少的工作人员就构成了一个外贸团队，有的甚至只有一两个人就能做成一单业务，但是我们必须认识到中企业在管理理念上存在的严重不住，管理上的信息化亟待发展。

根据阿里巴巴一项专门为中小外贸业务做的调查显示，如今真正外贸中小公司在管理上做到全信息化作业的不足10%，随着中国经济的不断深入发展，为国家经济总量增长提供很大一部分支撑的出口外贸行业正经受着新一轮的考验，因此，作为贯穿于外贸行业的单证管理的信息化也显得格外的引人关注，外贸行业所涉及到的单证将单证业务复杂的数据交由计算机系统来处理。

通过信息化，提高了数据的准确性和及时性，单证自动生成，减少了单证员的工作量，提高了工作效率。

总之，全球信息化先进管理理念与技术，在数据积累的基础上，用数据仓库、数据挖掘等技术来更加高效这管理贸易业务，并为他们提供更加个性化的服务。

2系统分析

2.1需求分析

中国加入WTO后，随着企业进出口权的逐渐放开，国际贸易行业面临着大好机遇和残酷竞争。

中小外贸企业从事国际贸易的思维方式、经营观念必须现代化，管理手段也必须信息化，外贸系统的商检、电子口岸、加工贸易投标招标等软件系统正说明信息化管理是大势所趋。

外贸行业所涉及到的单证包括销售订单，采购合同，托单，装箱单，报关单，发票等单证，将单证业务复杂的数据交由计算机系统来处理。

通过信息化，提高了数据的准确性和及时性，单证自动生成，减少了单证员的工作量，提高了工作效率。

国外相关管理系统的发展的速度和健全的现状我们也就能够想到，在电子商务飞速发展的今天，我们要跟上时代发展的潮流，必须要跟得上信息化发展的步伐，信息化的建设能全面地带动经济的发展和管理全方位的提升，而在经济和，信息化，全球化的今天，在我们看来，国外的发展现状的确是遥遥领先与我们自己国家的发展现状，诚然有我们发展起点较慢的因数，但是，我们也必须清醒地，坦诚地面对这样的差距

全球电子商务不断向“市场化、国际化、信息化”的方向发展。

全世界各地的贸易公司纷纷在工作的信息化上投入巨资，它们期望办公信息化能够成为外贸企业获取竞争的利器，这一派电子信息化欣欣向荣的景象也正表示这全球的经济贸易公司发展的方向，也昭示这单证信息化得迫切需求。

2.2可行性分析

2.2.1技术上的可行性

随着网络应用的加速发展，企业新的运作模式的不断涌现，企业信息系统不仅需要支持局域网环境下各个部门的应用，更重要的是实现基于Internet的企业间信息交互和资源共享。

在此基础上构建新型的企业应用系统还要考虑到与遗留系统的有机结合、系统内部事务执行的可靠性、数据的安全性和系统的可扩展性。

如何快速搭建高效、安全的企业应用系统已成为IT界普遍关注的热点，为此系统是建立在主流企业应用开发平台—J2EE上。

我们知道，计算机网络的发展和计算机硬件的性价比的不断提升，使计算机全面应用于外贸单证管理的各个环节成为可能。

B/S开发模式、J2ee和SQLServer在国内各行各业的信息管理系统开发中已经被广泛采用，实践证明这些技术适用管理信息系统的开发。

21世纪是一个以计算机网络为核心的信息时代，数字化、网络化、信息化是这个时代的基本特征，计算机硬件成本的降低和软件开发能力的不断增强，也让更加专业、安全的的企业级信息化平台更加容易搭建。

2.2.2管理上的可行性

计算机信息管理人才、计算机硬件设备、操作员的计算机应用能力都为系统的运行过程提供了可靠的保证。

随着计算机知识的普及和推广，越来越多的人掌握了计算机的基本使用技能。

随着计算机知识的普及和推广，越来越多的人掌握了计算机的基本使用方法和技能。

目前中小外贸企业的的业务人员已经具备了必然似乎具备一定的计算机基础知识和实际操作经验，对于局域网、Windows等环境下软件的使用比较熟悉。

本系统采用简单明了的网页设计，项目直观、方便使用、windows风格，用户熟悉；用明快醒目的命令及链接按钮直接驱动各种操作。

因此，本系统适合旅行社内部办公使用，在操作上简单方便可行。

2.2.3经济上的可行性

目前对于外贸行业来说，单证管理系统所需的成本比较很低，因此带来的经济回报将远远超过信息化过程中的投入。

而经济上的支出主要是指对公司的经济效益进行评价，一方面是支出的费用，其中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员培训费等。

另一方面是取得的收益中可以用钱来衡量的那部分，但是系统不但能大大减少琐碎的书面文件、降低办公费用、提高办公效率，增加经济效益，为公司做出更大的贡献。

统成本费用，只需要硬件上的几台电脑，成本估计是很低的。

一个完善外贸单证管理系统建立起来带来的潜收益是无法估量的，不仅仅提高业务员的工作效率，也赢得了顾客的好感，忠诚度提高，所以在经济上，外贸公司实行本系统是完全可行的。

2.3业务流程图

国际贸易作为商业行为绝大部分表现为商品和资金的双向或多向的交流，而由于商品的单证化和资金的单证化，贸易的最终完成往往是以单证交流的形式来实现的。

传统的外贸业务需要很多的单证支撑，包含着大量的单证工作。

甚至可以说国际贸易实际上并不是商品的买卖，而是单证的买卖，由此可见国际贸易证单证管理的极端重要性。

图2.1业务流程图

2.4数据流程图（DFD）

数据流程图是描述系统数据流程的工具，它将数据独立抽象出来，通过图形方式描述信息的来龙去脉和实际流程。

数据流程图是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。

这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与系统的物理描述无关，只是用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能。

图形描述简明，清晰，不涉及技术细节，所描述的内容是面向用户的。

因此数据流图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是系统设计的主要依据之一。

为了描述复杂的软件系统的信息流向和加工，可采用分层的DFD来描述，分层DFD有顶层，中间层、底层之分。

顶层：

决定系统的范围，决定输入输出数据流，它说明系统的边界，把整个系统的功能抽象为一个加工，顶层DFD只有一张。

中间层：

顶层之下是若干中间层，某一中间层既是它上一层加工的分解结果，又是它下一层若干加工的抽象，即它又可进一步分解。

底层：

若一张DFD的加工不能进一步分解，这张DFD就是底层的了。

底层DFD的加工是由基本加工构成的，所谓基本加工是指不能再进行分解的加工。

数据流程图的系统部件包括系统的外部实体、处理过程、数据存储和系统中的数据流四个组成部分，如图

图2.2数据流程图的基本符号

2.4.1顶层数据流程图

图2.3顶层数据流程图

2.4.2一层数据流程图

第一层数据流程图（图2.4.2所示）：

图2.4第一层数据流程图

2.4.3二层数据流程图

对第一层数据流程图进行分解得到第二层数据流程图

图2.5资料管理流程图

图2.6业务管理流程图

图2.7单证管理流程图

图2.8查询管理流程图

2.5数据字典

2.5.1数据项定义

数据项编号：

F-01

数据项名称：

国外客户编号

简述：

国外客户对应的标识

类型及宽度：

字符型，16位

取值范围：

“0001”—“999999”

数据项编号：

F-02

数据项名称：

客户姓名

简述：

客户用以标识的用户名

类型及宽度：

字符，20位

取值范围：

文本

数据项编号：

F-03

数据项名称：

供应商编号

简述：

唯一标识供应商，系统按标准定义的字符串

类型及宽度：

字符，16位

取值范围：

“0001”—“999999”

数据项编号：

F-05

数据项名称：

业务员编号

简述：

唯一标识货代，系统按标准定义的字符串

类型及宽度：

字符，16位

取值范围：

“0001”—“999999”

数据项编号：

F-06

数据项名称：

国家

简述：

国外客户所在国家

类型及宽度：

字符，20位

取值范围：

文本

数据项编号：

F-07

数据项名称：

报关单证类型

简述：

报关单证类型

类型及宽度：

字符，100位

取值范围：

文本

数据项编号：

F-08

数据项名称：

议付单证类型

简述：

议付单证类型

类型及宽度：

字符，100位

取值范围：

文本

数据项编号：

F-09

数据项名称：

报关单证编号

简述：

报关单证类型

类型及宽度：

字符，100位

取值范围：

“0001”—“999999”

数据项编号：

F-10

数据项名称：

议付单证编号

简述：

议付单证类型

类型及宽度：

字符，100位

取值范围：

“0001”—“999999”

2.5.2数据流描述

数据流编号：

D01

数据流名称：

产品信息

简述：

业务提供的产品信息

数据流来源：

业务员

数据流去向：

产品信息表

数据流组成：

产品编号+供应商编号+名称+规格+单位+单价+备注

数据流编号：

D02

数据流名称：

客户信息

简述：

业务往来的客户信息

数据流来源：

业务员

数据流去向：

客户信息表

数据流组成：

国外客户编号+客户姓名+公司名称+城市+国家+地址+邮政编码+电话+传真+网址+备注

数据流编号：

D03

数据流名称：

供货商信息

简述：

存在业务往来的供货商信息

数据流来源：

业务员

数据流去向：

供货商信息表

数据流组成：

供应商编号+公司名称+联系人+姓名+地址+城市+省份+邮政编码+电话+传真+备注

数据流编号：

D04

数据流名称：

外销合同信息

简述：

与国外客户业务往来过程中的外销合同信息

数据流来源：

业务员

数据流去向：

外销合同

数据流组成：

数据流编号：

D06

数据流名称：

采购合同信息

简述：

与国外客户业务往来过程中的采购合同信息

数据流来源：

业务员

数据流去向：

采购合同

数据流组成：

数据流编号：

D07

数据流名称：

外销合同反馈信息

简述：

外销在业务往来过程中国外客户和供货商对合同信息的反馈意见

数据流来源：

国外客户

数据流去向：

业务员

数据流组成：

外销合同编号+合同反馈信息

数据流编号：

D08

数据流名称：

信用证信息

简述：

保证买卖双方信誉的信用证信息

数据流来源：

国外客户

数据流去向：

业务员

数据流组成：

信用证编号+议付单证+业务员编号+业务员名字+创建时间+备注

数据流编号：

D09

数据流名称：

信用证反馈信息

简述：

在业务往来过程中业务员对信用证的反馈意见

数据流来源：

业务员

数据流去向：

国外客户

数据流组成：

信用证编号+信用证基本信息

数据流编号：

D10

数据流名称：

议付单证修改信息

简述：

对议付单证做相应修改

数据流来源：

业务员

数据流去向：

议付单证

数据流组成：

议付单证编号+修改信息

数据流编号：

D11

数据流名称：

报关单证修改信息

简述：

对报关单证做相应修改

数据流来源：

业务员

数据流去向：

议付单证

数据流组成：

报关单证编号+修改信息

数据流编号：

D12

数据流名称：

议付单证基本信息

简述：

填写议付单证的基本信息

数据流来源：

业务员

数据流去向：

议付单证

数据流组成：

议付单证编号+单证类型+业务员编号+业务员名字+创建时间

数据流编号：

D13

数据流名称：

报关单证基本信息

简述：

填写报关单证的基本信息

数据流来源：

业务员

数据流去向：

议付单证

数据流组成：

报关单证编号+单证类型+业务员编号+业务员名字+创建时间+备注

2.5.3处理逻辑定义

处理逻辑的定义仅仅对对数据流程图上最底层的处理逻辑加以说明

处理逻辑编码：

P1.1

处理逻辑名称：

产品资料管理

简述：

主要用于操作人员对自己产品资料进行登记查询等操作

输入的数据流：

产品信息

处理：

对产品基本资料进行增删改查

输出的数据：

产品信息，客户信息，供货商信息

处理逻辑编码：

P1.2

处理逻辑名称：

客户资料管理

简述：

主要用于业务员对自己国外客户的信息进行登记查询等操作

输入的数据流：

客户信息

处理：

对客户信息资料进行增删改查

输出的数据：

客户信息

处理逻辑编码：

P1.3

处理逻辑名称：

主要用于业务员对国内工厂的信息进行登记查询等操作

简述：

主要用于业务员对自己国外客户的信息进行登记查询等操作。

输入的数据流：

供货商信息

处理：

对供货商信息资料进行增删改查

输出的数据：

供货商信息

处理逻辑编码：

P2.1

处理逻辑名称：

填制外销合同

简述：

主要用于当前操作员新建一个外销合同，对已经登记的外销合同进行查看和修改等操作

输入的数据流：

外销合同信息，合同反馈信息

处理：

填制外销合同

输出的数据：

外销合同信息

处理逻辑编码：

P2.2

处理逻辑名称：

填制采购合同

简述：

主要用于当前操作员新建一个采购合同，对已经登记的外销合同进行查看和修改等操作

输入的数据流：

采购合同信息

处理：

填制采购合同

输出的数据：

采购合同信息

处理逻辑编码：

P2.3

处理逻辑名称：

外销合同发运登记

简述：

对已经登记过的外销合同进行发运，为单证制作提供数据

输入的数据流：

外销合同信息

处理：

对已经登记过的外销合同进行发运，为单证制作提供数据

输出的数据：

外销合同信息

处理逻辑编码：

P2.5

处理逻辑名称：

填制信用证

简述：

填制核销单编号

输入的数据流：

想商检局申请的出口收汇核销单信息

处理：

唯一的核销单编导存档

输出的数据：

核销单编号

处理频率：

每批产品均要在商检局领取出口收汇核销单以进行出口收汇

处理逻辑编码：

P2.6

处理逻辑名称：

审核信用证

简述：

填制商检证单证

输入的数据流：

商业发票信息，装箱单信息，商品检验申请信息

处理：

根据商业发票，装箱单，商检申请表来对产品进行商检

输出的数据：

装箱单

处理频率：

根据要求对相当产品要进行商检

处理逻辑编码：

P3.1

处理逻辑名称：

修改议付单证

简述：

修改议付单证

输入的数据流：

议付单证修改信息

处理：

业务员可以对自己业务上相关的议付单证进行修改

输出的数据：

议付单证信息

处理逻辑编码：

P3.2

处理逻辑名称：

填制议付单证

简述：

填制议付单证

输入的数据流：

议付单证基本信息

处理：

根据议付单证基本信息填制议付单证

输出的数据：

议付单证信息

处理逻辑编码：

P3.2

处理逻辑名称：

填制报关单证

简述：

填制报关单证

输入的数据流：

报关单证基本信息

处理：

根据报关单证基本信息填制议付单证

输出的数据：

报关单证信息

处理逻辑编码：

P3.6

处理逻辑名称：

修改报关单证

简述：

修改报关单证

输入的数据流：

报关单证修改信息

处理：

业务员可以对自己业务上相关的报关单证进行修改

输出的数据：

报关单证信息

处理逻辑编码：

P3.7

处理逻辑名称：

打印议付单证

简述：

对议付单证基本信息打印

处理：

打印

输出的数据：

议付单证信息

处理逻辑编码：

P3.8

处理逻辑名称：

打印报关单证

简述：

对报关单证基本信息打印

处理：

打印

输出的数据：

报关单证信息

处理逻辑编码：

P4.1

处理逻辑名称：

外销合同查询

简述：

管理者有查询没一位业务员外销合同的权利

输入的数据流：

查询信息

处理：

申请退税

输出的数据：

外销合同反馈信息

处理逻辑编码：

P4.2

处