6A版电气销售业务流程管理及表格.docx

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6A版电气销售业务流程管理及表格

电气销售业务流程管理及表格

业务信息跟踪流程

1.制定目的

为进一步规范业务项目跟踪工作，促进工程项目的顺利开展，提高项目签约成功率，特制定本流程。

2.适用范围

本流程适用于电气营销公司（含办事处）。

3.主管部门

电气营销公司系业务项目跟踪的归口管理部门。

4.工作流程

4.1电气营销公司业务处、办事处人员应积极与业务员或工程相关方保持沟通，掌握业务活动的开展情况和了解最近或最新的业务项目信息。

4.2办事处相应人员将了解的业务项目信息反馈给业务处，由业务处具体人员统一填制《项目工程信息登记表》，项目工程信息登记表必须清楚填写跟踪时间、项目名称、营销人员、联系电话、工程近况等相关内容。

4.3业务处负责人对《项目工程信息登记表》进行审核和筛选，指派业务处或办事处专人负责业务项目的跟踪，并填制《业务项目备案表》后递交至营销公司经理复审签字。

4.4业务项目备案表复审通过后，根据内容类别，如需技术支持的，由业务处联系技术部协助；如需客户考察的，由业务处通知相关接待人员协助等。

4.5业务处、办事处接到项目报价信息和投标信息后，参照《产品报价与标书制作标准》进行筛选，对确定需报价或投标的业务（项目）信息，由业务处统一填制《标书、报价书、报价信息表》后递交至业务处负责人审核，营销公司经理签字确认。

4.6业务处指定专人负责及时跟踪标书办的产品报价和投标书制作的全过程，做好填写相关记录台账和上报汇报材料等工作，并及时与业务员沟通，确定是否需办事处支持，必要时在过程中应随时与业务员保持联系，掌握最新情况，以便工作内容的调整。

4.7业务项目的产品报价或标书制作完成由标书办主任审核通过后递交至业务处，经业务处负责人初审后电气营销公司经理确认签发。

4.8产品报价或标书发出后，业务处或办事处应及时跟踪项目信息进程，并填制《项目信息跟踪表》，项目信息跟踪表必须填写跟踪时间、跟踪情况、结果如何等相关内容。

4.9不管项目成功与否，业务处或办事处相应人员必须对跟踪结果进行分析，并对重点项目（指金额大于500万元、新产品、新区域的工程）填制《投标结果分析表》，由业务处统一编号登记及存档。

5.监督管理

对不按《业务项目跟踪流程》执行，电气营销公司对办事处、业务处相关跟踪人员进行考核处罚。

6.流程图

7.相关记录

7.1《项目工程信息登记表》

7.2《业务项目备案表》

7.3《标书、报价书、报价信息表》

7.4《项目信息跟踪表》

7.5《投标结果分析表》

8.引用文件

8.1《产品报价与标书制作标准》

报价及标书制作流程

1.制定目的

为规范电气公司的报价及标书制作工作，提高公司的报价正确率和签约成功率，确保投标工作顺利有效的进行，特制定本流程。

2.适用范围

本流程适用于电气营销公司标书办的标书制作及报价工作。

3.主管部门

电气营销公司系投标工作的归口管理部门。

4.工作流程

4.1电气营销公司标书办负责标书的制作及报价工作。

4.2业务处根据业务员反馈的客户需求（图纸、招标文件等），参照《产品报价与标书制作标准》进行筛选，对确定需报价或投标的业务（项目）信息填制《标书、报价书、报价信息表》，填写的内容必须客观真实。

4.3业务处负责人对填制的《标书、报价书、报价信息表》进行审核，核实无误后由电气营销公司分管经理确认签发，对条款较特别的项目需组织评审，并将评审结果上报至电气公司经理。

4.4电气营销公司标书办主任负责《标书、报价书、报价信息表》的签收工作，对客户提供的图纸、招标文件进行总体检查，并将项目实际情况及时反馈给电气营销公司，对一些重大项目应反馈至电气公司经理审核确认。

4.5标书办主任、电气营销公司经理和电气公司经理对投标项目无疑义的，由标书办主任发放给相关报价员及标书制作人员。

4.6报价员需审查图纸及招标文件技术要求等相关资料是否齐全、查看报价的产品及图纸是否有问题，并根据具体情况综合评审确定投标方案；浏览图纸找出需询价的元器件汇总，并按项目要求正常询价，对重点项目或中标可能性比较大的询价由供应部的商务员进行协助，最终形成报价底稿。

4.7报价底稿完成后由报价员进行初审签字确认，标书办主任复核，复核通过后传送至业务处，报价员按业务处的最终定价调整报价并转交至标书制作人员，同时对报价及图纸资料等归档。

4.8标书制作人员对收集到的招标文件商务及固定表格等进行审查，并对照《产品报价与标书制作标准》的要求制作标书，制作完成确认无误后编制成投标文件在《标书、报价书、报价信息表》标书制作人一栏签字，同时对标书及相关资料等归档。

4.9报价员对投标文件进行初审，标书办主任复审，完成后转至电气营销公司业务处。

4.10相关报价人员及标书制作人员在报价及标书制作过程中将遇到的疑问进行汇总，由统一人员联系业务员（项目经理）解决，对需要书面联系解决问题的要发传真或邮件。

4.11依照招标文件要求，如需制作样品，报价员应填制《样品制作申请表》，标书办主任审核确认后转交业务处审核其制作费用，通过后转交合同处安排生产，生产过程中由报价员和标书制作人员进行跟踪。

4.12依据招标文件要求，如需办理投标保证金，标书制作人员应填制《投标保证金申请单》，经标书办主任审核，营销公司经理确认及电气公司总经理审批同意后递交至财务处办理，同时标书办负责登记汇总及跟踪催要。

如中标后，投标保证金需转为履约保证金时，标书制作人员应填制《投标保证金转履约保证金联系单》，经标办主任审核后转交合同处和财务部。

4.13标书制作人员填制《投标保证金领款单》后领款人签字，标办负责人审核签字后电气公司经理批示，并由领款人至财务处领款。

5.相关记录

5.1《标书、报价书、报价信息表》

5.2《样品制作申请表》

5.3《投标保证金申请单》

5.4《投标保证金领款单》

5.5《投标保证金转履约保证金联系单》

6.引用文件

6.1《产品报价与标书制作标准》

7.流程图

项目工程信息登记表

序号

时间

工程名称

销售员

联系电话

工程近况

备注

业务项目备案表

编号：

填表人

业务员

电话

时间

年月日

项目简要说明事项

工程名称

建设地址

投资单位

主要关系人

职务

电话

用户单位

主要关系人

职务

电话

承包单位

主要关系人

职务

电话

设计单位

主要关系人

职务

电话

招标单位

主要关系人

职务

电话

供电单位

主要关系人

职务

电话

设计阶段

可研□初设□施工图□

编标书□签技术协议□

归属行业

石化□化学□发电□电网□钢铁□有色金属□铝业□煤炭□市政工程□城市轨道□铁路□电信□电子□建筑□公路交通□环保□建材□外资□汽车□轻工□其它□

工程总投资（万元）

拟销产品数量

台（套）

可提供采购清单□估算□经过调研统计□不清楚□

设计概算（万元）

产品名称

产品型号

（如果有）

设计概算（万元）

产品名称

产品型号

（如果有）

设计概算（万元）

产品名称

产品型号

（如果有）

设计概算（万元）

产品名称

产品型号

（如果有）

何时考察

何时招标（报价）

采购方式

公开招标□内部议价□

一次定价□二次议价□

签约单位

投资方□用户□承建方□设备总包□设计总包□供电□政府□

买方状况

政府限制产业□国债（世行、亚行）□民营企业□合资□扩建□

自筹+贷款□国有企业□外商投资□新建项目□技改□

信用状况

正常付款□无预付款□曾拖欠货款□不清楚□

可能参与的竞争对手

开法委用途

投标书□买标书□报名□防止内部竞争□

需要公司帮助、支持

产品技术方面□高层关系□供电部门□办入围（网）手续□推介会□设计单位□高管访问□处理好内部纠纷□部分产品外购联系□

操作方式

个人运作□公司名义□

归口经理意见

营销公司经理意见

电气分管经理意见

备注

□标书、□报价书、□报价信息表

产品：

编号：

NO.

工程情况

工程名称：

招标单位：

业务员：

联系电话：

标书报价

制作评审

公司名称：

□电气□集团标书数量：

正副□电子文档

投标保证金□有□无保证金形式：

□现金□汇票□电汇□银行保函□其他

金额：

投标金额%或万元负责办理人：

□业务员□标办□暂不定业务口负责

完成时间：

月日开标地点：

开标时间：

月日时

投标样品：

□有□无样品要求（另付□有）标书送达方式：

标书疑问询问最迟时间：

月日时止联系人：

电话：

提供报价依据：

□蓝图□复印图□清单□电子版图纸是否归还：

□是□否图纸数量：

报价要求：

□单台价□明细价□分项报价报价发送形式：

□其他（方案）：

□投标带资料：

付款方式

质保期

问题及处理

标书部分：

报价部分：

竞标定价情况及

变化

操作方式

□公司垫资□公司不垫资□外部加工

竞标方式

□一次报价□有二次报价□内部议价开票：

□是□否

竞标同行公司

竞标价格策略

□按保本价□按销售费用比例□按最低价□双方商定

报价应包括的销售费用

个人申请佣金

商定佣金

个人另外说明费用

确定费用

中标服务费

确定费用

招标代理费用

确定费用

招标规定费用

确定费用

费用补充说明（另外说明费用用途等）

最终确定

成本

金额

系数

参定人员

报价人：

标书制作人：

标办审核：

业务口审核：

确定人：

其他人员：

时间：

区域负责人：

审核人：

签发人：

接收人：

时间：

注：

1、标书报价制作评审由业务□人员与标书人员共同填写，后由标书制作人员审核，最终审核人总体审核。

制单：

时间：

201__年月项目信息跟踪报表

编号：

月日---月日

序号

工程名称

销售员

电话号码

类型

跟踪情况

跟踪时间

注：

每周汇总一次，每周六前上报。

投标结果分析表

编号NO.

营销员

电话

现场参与人

电话

项目名称

开标时间

用户单位

招标单位

投标产品名称

产品型号

数量

开标价格（万元）

二次价格（万元）

同行竞争情况记录（可另外附表）

竞标公司名称

产品型号

数量

开标价格（万元）

二次价格（万元）

中标公司

中标价格

中标或失标主要原因分析

主要因素

□低价□中间价□价格偏高□标书质量（好/差）□不满足技术要求□技术优势明显□供货业绩□人际关系好□人际关系一般□商务偏差□投标配合差□产品质量事故□产品档次□服务质量差□无上层关系□缺重要资质文件□废标

填表人简要说明

营销公司意见

总结

□标书、□报价书、□报价信息表

产品：

编号：

NO.

工程情况

工程名称：

招标单位：

业务员：

联系电话：

标书报价

制作评审

公司名称：

□电气□集团标书数量：

正副□电子文档

投标保证金□有□无保证金形式：

□现金□汇票□电汇□银行保函□其他

金额：

投标金额%或万元负责办理人：

□业务员□标办□暂不定业务口负责

完成时间：

月日开标地点：

开标时间：

月日时

投标样品：

□有□无样品要求（另付□有）标书送达方式：

标书疑问询问最迟时间：

月日时止联系人：

电话：

提供报价依据：

□蓝图□复印图□清单□电子版图纸是否归还：

□是□否图纸数量：

报价要求：

□单台价□明细价□分项报价报价发送形式：

□其他（方案）：

□投标带资料：

付款方式

质保期

问题及处理

标书部分：

报价部分：

竞标定价情况及

变化

操作方式

□公司垫资□公司不垫资□外部加工

竞标方式

□一次报价□有二次报价□内部议价开票：

□是□否

竞标同行公司

竞标价格策略

□按保本价□按销售费用比例□按最低价□双方商定

报价应包括的销售费用

个人申请佣金

商定佣金

个人另外说明费用

确定费用

中标服务费

确定费用

招标代理费用

确定费用

招标规定费用

确定费用

费用补充说明（另外说明费用用途等）

最终确定

成本

金额

系数

参定人员

报价人：

标书制作人：

标办审核：

业务口审核：

确定人：

其他人员：

时间：

区域负责人：

审核人：

签发人：

接收人：

时间：

注：

1、标书报价制作评审由业务□人员与标书人员共同填写，后由标书制作人员审核，最终审核人总体审核。

制单：

时间：

…………企业集团（电气）

样品制作申请表

样品名称

数量

规格型号

接收时间

用途

样品制作申请人

要求完成时间

发出方式

特殊要求（表面处理方式）

制表人：

日期：

审核人：

日期：

区域负责人：

日期：

审批人：

日期：

备注：

投标保证金申请单

招标单位

工程名称

业务员

联系电话

投标时间

办理时间

办理金额

办理形式

办理保证金内容：

单位：

开户行：

账号：

保证金退还方式

销售公司意见

办理单位

集团

制表人/时间：

审核人/时间：

批准人/时间：

投标保证金领款单

年月日

工程名称

销售员

用途

办理形式

金（大写）额

领款人签字

标办负责人签字

主管批示

约定事项

1、此款仅作投标保证金或履约保证金专用，此款所有权为公司所有；

2、如工程未中标，其保证金由销售员退还公司财务部；

3、如销售员以任何形式使用此款，均作挪用公款论处；

4、其他有关事项，按照20GG年销售代表协议相关规定。

财务主管：

记账：

复核：

出纳：

投标保证金转履约保证金联系单NO

年月日

发出部门

发出人

部门负责人

（签字）

1.内容

关于投标保证金相关事项的通知

我公司参加组织的的投中中标，中标金额为元。

①根据该工程招标文件要求，我方若中标，投标保证金转为履约保证金。

2.相关要求

请予核实并跟踪完善。

3.完成期限及考核

按合同及招标文件要求。

4.其它

附：

招标文件相关条款复印件1份。

投标保证金申请单复印件1份。

中标通知书复印件1份。

接收部门

接收人

部门负责人

（签字）

1.接收意见

2.相关要求

关联部门

部门负责人

（签字）

意见：

监督部门

监督人

（签字）

意见：