档案室组织机构图岗位职责1.docx

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档案室组织机构图岗位职责1

部门职能表

部门名称：

档案室

部门职能：

1.负责贯彻执行国家和公司上级机关有关档案法律、法规；

2.负责实施档案工作目标管理,不断提高管理水平,掌握档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。

3.负责全公司各部门档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、入库保管、鉴定、销毁、统计、借阅等各项工作。

4.负责档案的安全工作，严防档案失密、泄密和其他安全事故的发生。

5．严格遵守国家、省、市、局与本公司的规定、制度，不得擅自复制、提供、抄录各类档案材料，不得在各种场所随意涉与档案容，不得擅自涂改、伪造、出卖或赠送所保管的档案资料，不得利用职权擅自扩大档案的利用围，不得泄漏档案的容。

6．建立系统的档案借阅制度，切实有效地办理档案的出借、阅览和组织利用。

7.积极创造条件，做到电子建档和调阅，负责档案的数字化、信息化、网络化建设与管理工作，努力做好档案的利用服务工作。

档案室组织机构图

职务描述表

岗位名称：

档案室管理员

直接上级：

办公室主任

直接下级：

无

目标责任：

严格执行公司档案管理制度，为实现规化管理提供保证。

岗位职责：

1.严格执行公司的档案室各项管理制度与规定，在办公室主任直接领导下，开展工作；

2.负责起草和完善公司的档案管理制度；

3.负责建立和完善公司档案室管理工作；

4.负责完善公司的工作；

5.负责对公司下属各单位、部门档案管理业务的沟通与指导；

6.完成领导交办的其他工作。

职责权限：

1.有权对所属单位和部门在档案管理中存在的问题予以纠正；

2.有权拒绝不符合规定的档案查阅。

兼职工作：

职务描述表

岗位名称：

档案室档案员

直接上级：

办公室主任

直接下级：

无

目标责任：

严格执行公司档案管理制度，为实现规化管理提供保证。

岗位职责：

1．严格执行公司的档案室各项管理制度与规定，配合档案室管理员开展工作；

2．负责起草和完善公司的档案管理制度；

3．负责建立和完善公司档案室；

4．负责完善公司的工作；

5．负责对公司下属单位的档案管理业务进行指导；

6.领导交办的其他工作。

职责权限：

3.有权对所属单位和部门在档案管理中存在的问题予以纠正；

4.有权拒绝不符合规定的档案查阅。

兼职工作：

档案管理制度

一、为规公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：

保证公司与各部门的原始资料与单据齐全完整、安全和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”与“年度归档”制度，即：

每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该与时归档的资料，由档案管理员负责与时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定围。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、行政管理部办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

档案管理规定

第一条公司档案工作由行政管理部办公室归口管理。

第一节档案资料收集、整理与归档

第二条各职能部门应明确归档围，按规定定期向档案馆移交归档材料，任何人不得据为己有或者拒绝归档。

第三条归档材料应符合国家有关规定、标准和要求，书写材料和载体材料应耐久保存。

第四条归档的文件材料应当是原件，并且应当完整、准确、系统，反映本单位各项活动的真实容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合文件形成规律。

反映同一容不同载体和形式的文件材料应一并归档。

第五条档案员协助各职能部门确认归档文件材料的完整程度、准确性以与保存价值，经职能部门负责人签审后归档保存。

第六条对干部、工人进行考察、考核、培训、任免、增薪、奖惩等工作中形成的个人材料，要在材料形成后一个月送交档案室归档。

第七条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续完备。

第八条人事档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红色水与复写纸书写。

第九条凡属于应归入人事档案的材料，干部和工人均按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

第十条经过鉴别不属于归档围的材料，不得擅自销毁，登记后可分别情况予以退回原归档部门、转递其他有关部门和销毁处理。

凡销毁材料，必须详细登记，经报请主管负责人审查批准后方可销毁

第二节档案查（借）阅

第十一条公司档案管理部门所保管的档案原则上仅提供本单位查（借）阅，且仅提供档案查（借）阅人工作围以的档案。

第十二条查（借）阅档案必须严格履行审批手续。

填写《查（借）阅档案审批表》，要注明查（借）阅人、单位（部门）、查（借）阅档案容与用途，查阅或是借阅。

第五十一条查（借）阅本单位形成的一般档案，查（借）阅人所在单位（部门）领导审批后，可直接到档案管理部门办理查阅手续。

第十三条查（借）阅本单位形成的档案，查（借）阅人所在单位（部门）领导审批后，再经档案形成部门领导审批或单位分管领导审批，再到档案管理部门办理查（借）阅手续。

第十四条查（借）阅财务档案，需经公司驻厂财务部门审批并陪同，方可查（借）阅财务档案。

第十五条外单位人员不得查阅本单位档案，如确因工作需要查阅档案时，必须持所在单位介绍信与证明个人身份的合法证件（工作证或），介绍信中应注明查阅档案的容与用途。

第十六条查阅档案应在阅览室进行，档案员在场监督。

不得查阅与审批容无关的档案。

第十七条借阅档案一般限5天归还。

因工作需要不能按时归还的，要办理续借手续。

第十八条查（借）阅档案必须履行登记、检查核对、注销手续。

第十九条查（借）阅人应保证所查（借）阅档案的完整与安全，不得涂改、折页、撕页，不得在档案上做任何记录，不得擅自扩散和泄露档案容，不得转借他人。

第二十条文书档案查（借）阅审批权限：

党委（常委）会、公司办公会、党政联席会会议记录与秘密档案仅限查阅，查阅时经本单位董事长或总经理审批。

其他文件的查（借）阅，需经档案形成部门领导审批。

第二十一条建设项目档案查（借）阅审批权限：

级（含级）以上档案，不允许复印，需经本系统分管副总经理审批。

级以下档案的查（借）阅，由本单位技术部门领导审批；跨工作围查阅，需经本单位分管副总经理审批。

第二十二条会计档案查（借）阅审批权限：

驻公司财务人员查（借）阅会计档案，由财务部门总监审批。

非财务部门人员不得查（借）阅会计档案。

第二十三条职工档案查（借）阅审批权限：

查（借）阅职工档案，需由人事（组织）部门领导审批。

第九章附则

第二十四条本细则由公司行政管理部办公室牵头，与职能部门和各车间联合制定，由行政管理部办公室负责解释。

第二十五条本细则自2012年5月20日起施行。

档案管理流程

一、主要容与归档围

1、主要容

1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须与时归档，确保完整无缺。

1.2档案容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档围

2.1行政综合类：

包括重要的会议材料；制定的部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2.2组织人事\教育培训类：

员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

2.3会计统计类：

年度计划、统计报表、财务会计预算报表与其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理机构与其主要职责

1、管理机构

1.1文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

1.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、档案管理机构主要职责：

2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

2.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类

1、法规性文件。

包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

2、企业的重大决议。

包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会与其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3、计划性文件。

包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件。

包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

5、批示性文件。

包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。

以与企业各类命令、工作指示等。

6、凭证性文书材料。

包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料。

包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8、汇报性文书资料。

包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以与公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9、劳资人力资源资料。

包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

10、声像制品资料。

包括企业与下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以与在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

11、题赠性资料。

包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

12、技术性资料。

包括