行政经费管控制度.docx
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行政经费管控制度
行政经费管控制度
第一节行政经费预算实施细则
第1章总则
第1条目的
为了合理控制企业行政经费的开支，保证本企业经营目标的实现，特制订本细则。
第2条适用范围
本细则使用于全企业各部门各项行政经费的开支。
第3条行政费用范围
本细则所称行政费用包括但不限于在企业正常经营生产过程中所产生的办公费、修理费、租赁费、物料消耗、邮电费、物业管理费、水电费、总务费、车辆费用、会务费用、书报杂志费、档案工作费用、业务招待费、差旅费、交通费、咨询费、工资性支出、董事会费及各部门根据其职能制定的其他经费。
第2章行政经费预算管理的责、权利
第4条行政经费预算管理的职责
1.行政经费使用部门负责人对行政经费开始的合理性负责。
2.行政经费控制部门负责人对经费开支预算的总量控制及单据的合法性负责，并对预算项目的使用情况特别是超预算项目的发生原因进行说明。
3.上述责任作为企业相关职能部门的基本工作纳入绩效考核管理。
第5条行政经费预算管理的职权
1.行政经费使用部门有权经合法程序按预算使用各项经费，对必须发生的超预算经费有权提出申请。
2.行政经费控制部门对超额经费的支出有否定权；超预算经费的，必须经企业主管领导批准后方可支出。
第6条行政经费预算管理的利益
年度经费控制在预算范围以内的部门，按企业有关规定给予相关奖励。
第3章行政经费的预算制定、审批及下达
第7条组织行政经费年度预算
企业每年12月中旬，行政事务课组织开展下一年度的行政经费预算工作。
第8条编制行政经费年度预算草案
企业各职能部门根据自己部门的情况提出年度行政经费预算草案，报行政事务课汇总，经行政事务课和财务部初步审核通过后提交总经理办公室审议。
第9条审批行政经费年度预算
企业行政经费预算由总经理办公室会审议通过后，以文件的形式下达至各部门执行。
第4章行政经费的开支管理
第10条行政经费开支的审批
1.企业各部门行政经费开支应根据合法的程序执行（具体程序按实际情况变化，每年年初在在下达当年行政经费预算计划的同时一并下达）。
2.各项经费开支审批必须根据规定的审批程序进行，不得越级审批。
第11条实际支出汇总与管理
1.每月底，行政事务课、财务部汇总各部门预算与实际支出情况，填制经费情况说明表报备各部门及企业主管领导。
2.当行政经费使用达到预算计划的80%时，有经费管理控制部门（行政事务课、财务部）发出预警。
3.行政经费如超出预算范围，经费使用部门需提供费用支出凭证以及相关审批手续，供经费管理控制部门审查、备案。
第12条行政经费预算的修订
1.企业制定预算计划后，应根据实际执行情况对以后的计划进行修订完善，并说明预算偏离原因。
2.修订预算的部门为企业财务部和行政事务课。
3.修订的预算方案由企业总经理办公室决策。
第5章附则
第13条本细则由企业行政事务课负责制定，行政事务课、财务部负责解释，报总经理审批后执行。
第14条本细则自发布之日起执行，原先的行政经费管理制度及审批程序同时废止。
第二节行政经费管理细则
第1章总则
第1条目的
为加强企业财务管理，控制行政经费的开支，本着精打细算、勤俭节约、有利工作的原则，结合本企业实际情况，特制订本细则。
第2条适用范围
本细则适用于企业及各部门所有行政经费的管理，具体包括行政费用预算、申领行政费用、拨付行政费用、行政费用账目管理事项。
第3条行政费用范围
本细则所称行政费用包括但不限于本企业日常运营中的差旅费、办公用品费、水电费、取暖费、邮电费、行政设备维修费等项目。
第2章行政费用管理原则
第4条定额管理，按需支取原则
行政经费在企业费用中所占比例较大，审核时应采取定额管理的办法，各业务部门按需支取。
第5条专项管理，专款专用原则
各类行政费用账目必须专项管理、专款专用，并有一定的监督机构与机制，合理使用。
第6条合理节支，发挥最大效能原则
工作人员需认真做好节支工作，对公务会议费、业务招待费、业务宣传费等专项开支要从严控制，量入为出，绝不浪费。
第3章审批权限及程序
第7条行政经费开支计划内的费用审批程序
1.经费当事人申请。
2.部门经理审查、确认。
3.行政事务课审核。
4.授权综合部总监或总经理审批。
5.财务部拨款及报销办理。
第8条行政经费开支计划外的费用审批程序
凡企业计划外开支一律报总经理审批。
第4章各项行政经费管理
第9条办公用品及低值易耗品采购报销细则
1.行政事务课根据计划统一采购、验收、入库，并依据发票、入库单报销。
2.各部门急需或特殊的办公用品，经批准可自行购买。
（1）单价在100元以下（含100元）或总价在500元以下（含500元）的，由行政主管批准。
（2）单价在100元以上或总价在500元以上的，由综合部总监批准。
（3）各部门凭发票、实物，经行政事务课查验后入账报销。
第10条车辆使用费报销细则
1.车辆使用费用包括汽油费、维修费、路桥费、高速通行费、车船使用税、年检费、泊车费、驾驶员补贴等。
2.行政事务课在掌握车辆维护、用车、油耗情况的基础上，制定当月车辆费用开支计划。
3.报销油费时，驾驶员应在发票背面注明行车的起始路程，由行政事务课根据里程表，油耗标准，加油时间、数量，用车记录复核，经行政主管签字验核。
4.高速通行费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，行政事务课根据派车记录复核，经行政主管签字验核。
5.车辆维修前提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时应在发票上列明详细费用清单，由行政事务课根据车辆维修情况复核，经综合部总监签字验核。
6.驾驶员行车补助按加班标准计算，每月随工资一同发放。
第11条交通费报销细则
1.交通补贴见企业补贴津贴标准。
2.交通补贴每月随员工工资一同发放。
3.员工外勤（出差）费补贴。
4.员工外勤（出差）每天交通费标准详见《出差管理制度》。
5.在企业派车的情况下，不报销外勤（出差）交通费。
第12条接待费用报销细则
1.接待事项应事先申请并得到批准，按企业对外接待办法中规定的标准接待。
2.原则上不允许不经批准就接待来宾，因特殊原因无法事先办理的，时候需及时补办批准手续。
3.商务接待需在定点酒店、宾馆进行，并在签单卡签字后按月结算，不得擅自在他处或用现金结算。
第13条对外宣传费用控制细则
1.对外宣传活动时应认真核算成本，力求成本与效益统一。
一般情况下，对外宣传活动所需的费用包括以下4个方面。
（1）活动费用，包括制作费、摄影费、印刷费。
（2）人工费用，包括支付给媒体、记者、公关企业等的公关费。
（3）日常费用，包括对外宣传活动期间的差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通信费、交际费、杂费。
（4）捐款及其他用于慈善的费用。
2.对外宣传费用预算于每年年初，在总经理会议上作为经费预算的一项得以确定。
其数额以不超过营业收入的0.2%为准。
第5章附则
第13条本细则由企业行政事务课负责制定、解释，报总经理审批后执行。
第14条本细则自发布之日起执行，原先的行政经费管理制度及审批程序同时废止。
第三节行政办公费用控制办法
第1章总则
第1条目的
为了有效控制行政办公费用的各项支出，严格执行行政经费预算制度，特制订本办法。
第2条适用范围
本办法适用于日常办公费用、维修费用、印刷费用、微机网络费用、咨询费用、图书资料费用等各种行政办公费用的控制。
第3条相关释义
1.日常办公费用，只为满足日常办公所需发生的费用，包括购买办公用品（文具、复印纸、办公饮用水）、邮递、名片制定、刻章、配钥匙、外出复印等杂费。
2.印刷费用，只因公印制文件、会议材料、资料、期刊、书籍、年鉴、宣传品、讲义、培训教材、报表、票据、证书、公文用纸、信封等印刷品所发生的费用。
3.网络费用，指公司各部门使用的计算机、网络及网络设备的维护、服务费用。
4.咨询费用，只因工作需要就特定事项长期或临时外聘专家、顾问为发生的费用，包括公诉费、聘请常年法律顾问的费用、就特定技术问题或政策问题而外聘专家的费用。
5.图书资料费用，指企业订阅专业书籍、参考资料及报刊杂志的支出。
第2章日常办公费用控制
第4条办公费用管理
1.日常办公用品的归口管理部门为行政事务课。
2.行政事务课负责办公用品的日常管理和发放。
3.行政事务课每月对员工办公用品领用情况进行汇总，行政主管审核，对费用超支人员及时提示，并视情况对下月办公用品领用额度进行核减。
第5条报销审批办法
1.办公费用单笔金额超过10000元（含10000元）的由总经理办公室审批。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→综合部总监→总经理→财务报销。
2.办公费用单笔金额超过4000元（含4000元）～10000元的由综合部总监审批。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→综合部总监→财务报销。
3.办公费用单笔金额在4000元以下的由行政事务课课长审批。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→财务报销。
第3章维修费用控制
第6条设备保修流程
各部门设备出现质量问题需报行政事务课，对于保修期内的设备，由行政事务课直接联系厂家维修；对于保修期以外的设备，行政事务课接到保修后要先与维修站联系，确定修理费用，然后报有关领导审批后再行维修。
第7条归口管理部门
维修费用归口管理部门为行政事务课，负责维修费的日常管理。
第8条报销审批办法
1.设备维修费用单笔金额超过2000元（含2000元）的由综合部总监审批。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→综合部总监→财务报销。
2.设备维修费用单笔金额在2000元以下的由行政事务课课长审批。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→财务报销。
第4章印刷费用控制
第9条归口管理部门
1.印刷费用归口管理部门为行政事务课。
2.行政事务课负责印刷费用的核定、质量与监督执行，坚持从简、质优、价廉的原则。
3.业务部门提出书面申请交行政事务课审核，经审批同意后统一由行政事务课联系印刷。
第10条报销审批办法
1.印刷费用单笔金额超过1000元（含1000元）的由综合部总监负责审核。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→综合部总监→财务报销。
2.印刷费用单笔金额在1000元以下的由行政事务课课长负责审核。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→财务报销。
第5章网络费用控制
第11条归口管理部门
1.网络费用归口管理部门为行政事务课。
2.行政事务课负责网络的使用、维护，签订服务合同，办理备案、付款手续等日常工作。
第12条报销审批办法
1.网络费用单笔金额超过2000元（含2000元）的由综合部总监负责审核。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→综合部总监→财务报销。
2.网络费用单笔金额在2000元以下的由行政事务课课长负责审核。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→财务报销。
第6章咨询费用控制
第13条归口管理部门
1.咨询费用归口管理部门为综合部，综合部负责预算控制，对外谈判确定费用并签订合同，聘请法律顾问等日常工作。
2.外聘专家、顾问、评估机构由相关部门提出后报综合部汇总，经企业领导班子集体决定，费用支付标准按国家规定标准执行或有领导班子研究决定。
第14条报销审批办法
1.咨询费用单笔金额超过5000元（含5000元）的由总经理办公室审批。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→综合部总监→总经理→财务报销。
2.咨询费用单笔金额在5000元以下的由综合部总监审批。
审批流程：
经办人→部门主管→综合部总监→财务报销。
第7章图书资料费用控制
第15条归口管理部门
图示资料费用的归口管理部门为行政事务课，行政事务课负责预算控制、订阅报销等日常工作。
第16条报销审批办法
1.图书资料费用单笔金额超过500元（含500元）的由综合部总监负责审核。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→综合部总监→财务报销。
2.图书资料费用在预算范围内且单笔金额在500元以下的由行政事务课课长负责审核。
审批流程：
经办人→部门主管→行政事务课课长→财务报销。
第8章附则
第17条本办法由行政事务课负责制定、解释，报总经理审批后执行。
第18条本细则自发布之日起执行，原先的行政经费管理制度及审批程序同时废止。
第四节行政费用报销管理办法
第1章总则
第1条目的
1.控制行政费用，提高效率，规范行政费用审批及报销程序。
2.确保所有行政费用支出合理、合法、合规，并且得到及时准确的记录。
第2条适用范围
本办法是用于企业内部所涉及的各种行政费用，包括差旅费、招待费、培训费、会务费、车辆管理等费用的报销管理。
第2章费用报销细则
第3条办公用品费用报销
1.申购办公用品须事先填制《申购表》，经部门主管、行政事务课课长签字后交财务部，以备财务人员办理报销手续时核对。
2.购买办公用品单价在1000元（含1000元）的须总经理审核签字。
3.办公用品的购买原则上由行政事务课办理，专业用品自行购买后须先到行政事务课办理登记，再由财务核报。
4.未经审批，擅自购买办公用品的不予报销。
第4条外勤费用报销
1.员工因工作需要不能回企业就餐的，可凭发票每人每餐报销15元。
2.外出联系工作乘坐公共交通车辆，按实报销；若有特殊情况，经行政事务课课长事先同意可乘坐出租车，报销时须在发票上写明出发地、目的地。
第5条差旅费报销
1.员工因公赴外出差，交通、住宿、伙食费用标准及报销流程详见公司《出差管理制度》。
2.遇有急事需乘飞机的，必须事先填制特批单，经综合部总监签字后交财务部。
财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。
3.差旅期间发生的招待费用报销时需单独填报，并需写明发生费用的原因、招待对象及就餐金额。
第6条业务招待费用报销
1.因工作需要招待客户或赠送礼品，费用在1000元以上的应事先填制特批单，报总经理审核签字后交财务部，财务人员审核时应对照已收到的特批单。
2.员工因工作需要所支付的业务招待费在报销时须向部门主管、审核人员主动说明，并由经办人及部门主管在该发票背面签字。
第7条培训、进修费用报销
1.本企业员工参加有关本职工作的进修及培训须经部门主管、总经理同意，并至行政事务课登记备案，在签订一定年限服务协议后，所发生的培训费用按企业制定的有关规定予以报销。
2.员工培训、进修发生的费用，需凭国家认可的符合培训专业的毕业证书、学位证书、培训结业证书等原件、复印件，收费单据及与本企业签订的一定年限的服务协议等进行报销。
3.员工因公培训、进修的学费报销50%（因特殊情况与本企业签订协议的，学费和进修费用按协议比例报销），不含书费、上机费、论文答辩费等。
4.企业统一安排的培训，培训费用报销100%，报销事宜由行政事务课统一办理。
第8条医疗费用报销
1.员工因病就诊发生的费用按企业有关医疗费用报销规定执行。
2.员工因探病发生的费用，除受总经理委派外，均不能报销。
第9条通信费用报销
1.本办法所提通信费用，包括企业员工因公使用个人手机或公用电话发生费用。
2.员工因公发生的通信费用上限为200元/月，凭票据按实报销，未达到上限部分不退个人，超出部分由发生费用人员自行承担。
3.遇特殊情况需提高额度的，应填制特批单，经总经理批准后方可报销。
第3章报销时间管理
第10条例行报销时间
1.企业采用集中报销制度，每月10-20日为报销时间，遇节假日顺延，此段时间内办理日常行政办公费、业务接待费、业务宣传费、医疗费、交通费、通信费、会务费等行政费用，过期未报销部分当月不再报销。
2.每周一下财务部进行内部核算，此期间不办理请款、报销、查账等业务。
第11条其他特殊情况报销时间
1.借领支票按照企业规定，需在发生后一周内办理报销。
2.差旅费用需在回企业一周内办理报销，最长不得超过15天，需延期报销的应有书面申请并经部门领导和行政事务课课长审批。
否则，按照应报金额的5%予以处罚。
3.限额支票需在发生后3日内办理报销。
第4章报销审批要求
第12章报销申请
1.办理报销者，需本人调好报销单，经部门主管审核签字，部门经理，总经理办公室审批后，由专人统一汇总到财务部。
2.财务部按照规定进行查核后方可办理报销手续。
第13条现金报销申请
现金报销需填制报销凭证，按凭证要求在“摘要”处填写报销内容及金额，有部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。
第5章附则
第14条本办法由财务部制定，经总经理办公室审批后通过。
第15条本办法自颁布之日起生效并执行。
第五节行政费用分摊管理办法
第1章总则
第1条目的
为了合理分摊行政费用，严格控制企业各项行政经费支出，提高成本核算精度，为本企业经营决策提供科学、准确的财务信息，特制定本办法。
第2条使用范围
本办法使用于本企业所有行政费用的分摊管理工作。
第2章相关行政费用分摊说明
第3条行政费用分摊原则
行政费用项目明细及分摊原则如下表所示。
行政费用项目明细及分摊原则一览表
归集项目
项目内容
分摊原则
办公用品级消耗
会议室所用文具（白板、白板笔等）、前台领用文具、办公耗材（晒鼓、色带、墨粉等）、个人办公用品等
按实际发生分摊
印刷品及消耗
指名片、卡片、礼品袋等印刷品和复印的资料费用
同上
公共低值易耗品
指公用的、单位价值在5000元以下（含5000元）的费一次性消耗产，包括打印机、传真机、扫描仪等
根据实际人数分摊
公共设备维修费
办公区内，企业为员工提供的所有办公设备的维护费和保养费，如传真机、碎纸机、电话交换机、打印机等
同上
公共固定资产折旧
车队、房屋、办公设备等公共固定资产的折旧
同上
房屋及设备租金
办公场地租金
根据工位数量分摊
水电费
办公场地的室内照明费及税费
同上
物业管理费
物管费
办公场地的物业管理费
同上
保洁费
支付保洁公司的费用
支付洗手间用纸、清洁剂、清新剂、纸杯、垃圾袋等，会议室或员工使用纸篓及卷纸等费用
根据实际人数分摊
绿化费用
办公区域的绿化费用
同上
饮用水
办公区的饮用纯净水费用
同上
公共维修费
办公区的装修维护、改动、家具、照明维修等费用
根据工位数量分摊
环境布置
节日时，前台或办公区的装饰，事业部销售数据板报、横幅制作费用；生产部生产看板、安全标语的费用
同上
房屋维修及改良
支出装修投入后产生的递延资产等
同上
递延资产摊销
除整体装修外的家具、消防器材等递延资产的分摊费用
同上
递延资产装修摊销
按受益年限进行摊销的房屋装修费（一次装修费超过万元即归入之类）
同上
资产保险
为资产投保以防自然灾害所带来的损失（不含车辆保险）
部门固定资产投保月的净值
劳务费
顾问费用（职能部门不参与分摊）
按实际发生分摊
办公室供应品
茶叶、白糖、咖啡、茶杯等会议服务供应品费用
同上
车辆费用
车辆费用（司机所发生的餐费需要公摊）
同上
境内差旅费
边防证费用
同上
通信费用
座机话费
同上
邮寄费、报刊杂志费
办公区域人员邮寄及订阅报刊杂志等产生的费用
同上
会议室分摊
会议室布置、使用等发生的费用
同上
劳保费
总机、服装等为员工提供劳动保护方面的费用支出
根据实际人数分摊
第4条物业管理费用的分摊细则
物业管理费用分摊表所包含的分摊费用由有：
保洁费、保安费、饮用水费、绿化费、办公区维修费、环境布置费、物业管理费共8项（物业管理费的分摊将含在房租水电费分摊表中）。
1.保洁费、保安费、饮用水费、绿化费、办公区维修费、环境布置的分摊方法如下：
部门应摊入金额=当月费用发生总额/当月实际办公人数*部门实际人数
2.物业管理费，物业管理费为A元/平方米，具体分摊方法如下：
部门应摊入金额=（办公区面积*A元/平方米）/当月实际工位数量*部门工位数量。
第5条房租水电费用分摊细则
房租水电费用包括房租及室内照明费。
1.房租分摊方法为：
部门应摊入金额=当月办公场地租金/当月实际工位数量*部门工位数量。
2.室内照明费分摊计算方法为：
部门应摊入金额=部门比例*当月水电费摊出总金额。
其中，部门比例=部门应入房租金额/楼层总租金。
第6条通信费用分摊细则
通信费用包含长途话费及市话费，由部门分机话费、部门传真话费、部门直线话费、公共分摊话费及误差话费5部分组成。
1.部门分机费、传真、直线、IP话费以每月交换机所打印清单及话费发票为依据，按实际发生额分摊。
2.公共分摊话费指文印室及公用传真、会议室、休息室等话费。
公共分摊话费及误差话费的分摊办法如下：
部门应摊入金额=当月发生总额/当月分机数*部门暂用的分机数。
第7条公共低值易耗品、设备维修费、劳保费的分摊细则
1.非公共低值易耗品、非公共设备维修费、非公共劳保费的支出按各部门实际发生额报销。
2.公共低值易耗品、设备维修费、劳保费的分摊办法如下：
部门应摊入金额=当月费用发生总额/当月实际办公的总人数*部门人数。
第8条房屋维修及改良支出、递延资产摊销、递延资产装修摊销、开办费的分摊细则
房屋维修及改良支出、递延资产摊销、递延资产装修摊销、开办费分摊方法的计算公式如下：
部门应摊入金额=当月费用发生总额/当月占用得工位总数*部门工位数。
第9条办公用品及消耗，印刷品及消耗的分摊细则
所列项目属公共费，不需罗列明细，要将总额按当月实际办公人数分摊。
公式如下：
部门应摊入金额=公共费用总额/当月实际办公的总人数*部门人数
第10条邮寄费、报刊杂志费分摊细则
1.报刊杂志费。
（1）非统收统支项目，按实际发生费用分摊，每年年底把财务所拨发的总费用按部门实际发生额度进行分摊。
（2）统收统支项目（指前台、休息室内放置的报刊），费用按各部门人数分摊。
2.邮寄费用按当月部门实际发生额进行分摊。
第11条车辆费用分摊细则
1.车队每月所产生的费用由当月用车部门分摊，没有用车的部门除公共费用外不用公摊。
2.每公里单价根据车型分别为元和元，全程计价收费（包含油费、月保费、维修费）。
3.公共变动分摊只要指企业统一个，包括外出培训、总经室外出会议、接送领导、年会活动等费用。
起计算办法如下：
部门公共（变动）分摊金额=（公共分摊公里数*单价+公共停车、路桥费）/当月公司人员数量*部门人员数量。
4.各部门固定分摊金额，计算办法如下：
部门固定分摊金额=（保险费+年检费+车船税+路桥费）/当年公司人员数量*当月部门人员数量。
5.各部门分摊总金额，计算办法如下：
部门分摊总金额=用车公里数*单价+部门公共分摊金额+停车费+过路费+加班费+车辆占用费。
6.每季度收支平衡原则：
每季度做一次调账工作，车辆收费不以盈利为原则，保持收支平衡。
费用支出采用多退少补的方式，余额部分冲减（收入大于支出时）或分摊（支出大于收入时）各部门的当季费用。
第12条会议室费用分摊原则
1.会议室租金：
按当月部门实际发生金额分摊。
2.设备租金：
按当月部门实际发生金额分摊。
租金收入将用于平台设备的维修费用支出和旧设备更新，在本年度全部使用完。
第3章附则
第13条本办法由财务部制定，经各部门主管确认后报财务部复核备案。
第14条本办法自颁布之日起生效执行。
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