OA自动化实验四OA软件使用二.docx

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OA自动化实验四OA软件使用二

实验四OA软件使用

（2）--审批流转

[实验目的]

1、 熟悉OA软件“审批流转”的基本功能和具体操作。

2、 熟悉OA软件“审批动作”的基本功能和具体操作。

3、 熟悉OA软件“预定义流程”的基本功能和具体操作。

4、熟悉OA软件“设置审批人及审批节点”的基本功能和具体操作。

[实验条件]

华天动力协同OA网络版。

[实验内容和步骤]

一、审批流转

1.审批管理

审批管理简单的说就是设置节点（审批动作）、流程和模板的过程。

1.1审批动作（人工/系统）：

新建/修改/删除

设置审批动作

1.2预定义流程

预定义流程相当于将单位内部常用的管理流程规范化显示，可供多个部门调用统一的流程。

如请假审批的一般流程可固定为先给直属领导申批，再让人事备档，通过固定流程的设置，可以把单位内部一系列的流程固定下来，供各类审批使用即可。

各单位根据单位自身的实际运转流程，制作与公司相适应的管理职能的自动化流程。

例如，采购单流程、贷款审核流程、员工绩效考核流程、工作报表呈报流程、各类报表会签流程等等。

1.2.1新建流程

1.2.2预定义流程设置步骤：

1.2.3设置审批人及审批节点步骤

1.2.4设置审批节点的步骤名称

1.2.5设置审批者的跳转条件

审批流程设置实例p16

以一则人事任免的审批流程为例。

介绍基于用户基于岗位审批的设置方法。

人事任免的具体流程如下：

申请人→办公室主任（核对）→集团副总（审批）→总经理（审批）→秘书（分发）

1、审批动作

A、办公室主任审核：

（1）单击【新建】按钮，添加新的审批动作，

（2）预定义流程

A、填好流程名称、所属类别并选好流程状态。

B、设置允许修改和使用固定流程的人员，并对流程的设置进行简短的说明。

单击[设置]按钮，出现如下画面。

按人员选择方式，设定允许修改流程人员。

可按照部门、员工名字来指定人员，选择允许修改该模板的人员，再单击[确认选择]。

如果想发送给全部人员，只需单击【发送给全体人员】按钮，便可选中全体人员。

按部门选择方式，设定允许使用流程人员。

如果仅选择本部门，则只有本部门人员才可使用此流程。

如果想多个部门共用一个审批流程，可选择多个部门，或者选择系统默认的全体人员。

选择可以使用此流程的部门，单击【确认选择】按钮。

⑶流程编辑

单击[点击此处进行流程的设置]，进行流程编辑，出现如下界面。

B、新建可建立具体的审批节点及审批人审批方式。

C、清空可清空已建立的流程，可重新建立新的流程。

D、保存可对已建立的流程进程进行存档。

E、另存为可将已设好的保存为其他的名称。

F、关闭关闭自定义流程界面，返回到模板设置界面。

（3）设置审批人及审批节点

进入

单击【新建节点】按钮，弹出具体的流程设置菜单，可设置审批人、评审方式、流程节点、消息提醒等。

按照业务流程设置具体的审批者、评审方式和流程节点。

（1）步骤名称输入审批流程步骤的名称，使审批流转的流程清晰、简洁。

（2）操作类型

⑶人员选择方式

可按照三种不同的人员选择方式进行选择，即当前指定的人员、审批时由当前用户从指定人员中选择人员、审批时由当前用户指定人员。

不同的人员选择方式，对应不同的审批流转方式。

“当前指定的人员”是指按照特定人员进行流转，表单的审批人都是固定的。

“审批时由当前用户从指定人员中选择人员”是指下一步的人员可以通过审批者人工指定的。

此时只有预设的人员可供选择，未设的人员不可以被选择。

“审批时由当前用户指定人员”是指下一步的人员是可由审批者人工指定，审批者可全体用户中选择一个或者多个下一步审批人。

B、副总审批

具体设置操作略，只显示设置后的截图。

C、总经理审批

D、秘书分发

此时，自定义流程的对话框中会显示所有审批操作的步骤名称。

2、设置审批者的跳转条件

由申请人开始，按照该表单的业务流程设置具体的审批跳转步骤。

右键“申请人”，在弹出的界面中选择“跳转条件”。

不同的步骤名称，有不同的跳转条件。

首先对申请人的身份进行判断，申请人所在的岗位级别不同，走的审批流程不同，这就是第一步的条件跳转。

可依据步骤名称的不同，依次对申请人、办公室主任、副总经理、总经理、秘书进行条件跳转。

1、申请人的跳转条件

显示跳转条件设置界面，可选择字段设定具体的跳转条件。

在需要条件“并”操作时，可单击【添加】按钮进行添加设置条件行。

单击【删除】按钮，可删除设置条件行。

由于人事任免流程是固定的贯穿线性流程，不必针对字段设置。

直接选择对应的审批步骤即可。

按照申请人的业务跳转流程，选择“办公室主任核对”完成审批人跳转条件设置。

2、流转方向示意线

此时自定义流程的界面中可以看到由申请人发出到下一步审批人一条可灵活调节的动态示意线。

如果申请人是多种条件跳转，所以会显示多条审批方向示意线（本步只设置一个审批条件，则只有一条示意线）

3、美化流程界面

此时自定义流程的界面中可以看到由申请人到不能经理、办公室主任、副总经理各一条可灵活调节的动态示意线。

通过调整审批人的位置带动示意的直线，可使整个界面更加规范、美观。

同上，依次完成对办公室主任、副总经理、总经理、秘书的条件跳转。

各步骤名称的跳转条件设置完毕，可通过调节申请人的位置，调节动态示意指示线的位置和形状来美化流程图。

截图如下：

4、审批模板设置

自研

二、审批流转过程

1、起草申请

2、我的申请查询

3、办公室主任审核

4、集团副总审批

5、总经理签批

6、秘书分发

以上文设定的人事任免模版为例，走一个实际的审批流程。

审批流转过程如下：

申请人（起草申请）→办公室主任（核对）→集团副总（审批）→总经理（审批）→秘书（分发）此流程中使用的岗位人员，为华天动力oa系统带数据的试用版中的人员。

整个说明书都以试用版中的人员模拟具体的审批流程。

华天动力oa在线试用版数据，用户名统一为个人姓名的拼音，密码为123456.（如总经理赵华威的账号、密码为：

“zhaohuawei,123456”

1.1起草申请

以管理员的身份登录oa系统（帐号：

admin,密码：

123456），在系统主画面左侧的功能菜单中选择[审批流转][起草申请]，在主画面区会显示<选择申请模板>画面，如下图示：

双击“人事任免”，选择具体的审批流程。

单击固定流程建立申请，打开该模板，显示如下界面。

1.1.1填写起草申请信息

⑴填好起草申请的名称

⑵选择该申请信息的优先级

⑶正文编辑可输入正文，对起草信息进行修改、替换。

⑷附件上传可上传相关文件

⑸发送申请

审批流程中的红色标识表示该表单流转目前的位置，申请人是红色表示该申请单尚未发送。

红色表示在某一步骤，表示当前停滞在某一步骤审批。

关闭流程查看，单击【发送】按钮，发送申请信息。

弹出信息发送提示信息，已流转到刘小宇核对。

单击【确定】按钮，返回模板选择界面。

起草申请，已经完成。

1.2我的申请查询

我的申请查询是申请者所有申请信息的数据列表，它包括已经通过审批的申请信息、正在审批的申请信息和未发送的申请信息。

通过我的申请查询，可知道审批流转实时的进程及各相关审批人员审批的意见和时间。

1.2.1查看申请信息

单击[审批流转]→[我的申请查询]，选择要查看的申请信息。

选中主题，单击[查看申请信息]按钮，可看到此申请信息的主题、审批流程进行状态、申请信息正文。

画面说明：

撤消申请：

单击[撤消申请]按钮，可取消已提交的申请。

若流程已经结束，则无法撤消申请。

查看流转记录：

单击[查看审批流转记录]按钮，可知晓相关审批人员处理此申请信息的审批意见和审批时间。

1.2.2催办

可对审批人未及时处理的表单的行为进行催促，可以用邮件、短信息或者手机短信的形式通知该审批人，对表单进行审批。

⑴选中申请信息，单击[催办]，发送一个信息对审批人员进行催促。

⑵弹出催办发送成功提示信息，若该申请流程已完成或以被撤消，则不能发送催办信息。

1.2.3查看流转记录

⑴选择好要查看的申请信息，单击[查看流转记录]。

⑵显示相关审批人员处理此申请信息的审批意见和审批时间。

1.2.4查询

可对以往的申请信息进行查询，查阅以往的信息。

⑴可依据模板类别、模板名称和审批状况进行查询。

⑵更多条件查询

单击【更多条件查询】按钮，显示更多条件查询设置画面。

可通过主题、申请日期、当前状态、模板类别和模板进行查询，可设定单一的查询条件，也可将多种条件组合起来进行整合查询。

只需单击【查询】按钮，可进行对应查询条件的查询。

1.3办公室主任审核

登录oa系统，输入账号“liuxiaoyu”密码“123456”，进入[审批流转]→[待我审批]，显示待我审批界面。

1.3.1待我审批

待我审批指相关流程需要我来审批夫人表单列表，可查看我审批前的其他审批人的审批意见和审批时间。

⒈、查看申请信息

选择申请信息，单击[查看申请信息]按钮，出现如下画面。

审批画面说明：

加签：

加签简单的说就是在原有流程上，再添加一个审批人员。

加签分两种，一种是前加签，另一种是后加签。

前加签是指定某人审批后，指定人员审批完成后，再次流转到分配加签任务人处审批。

即加签人—正常审批人—正常审批人的下一步审批人。

后加签是该步审批人审批后，流转到当前审批人指定的加签人员批阅，加签人员批阅后，审批按既定流程向下流转。

即正常的审批人—加签人—正常审批人的下一步审批人。

印章验证：

检测印章的真伪

单击【印章验证】按钮，可显示下拉列表中印章的类别和所属人。

可从中选择要验证的印章。

添加本地印章：

可调入本地印章，调入本地印章的时候要验证口令，只有输入正确的口令印章才可以使用。

（试用版印章口令统一为：

123456）

手写签名：

个人签字审批，可使用鼠标或者签字笔在待审的文件上签名。

单击【清除】按钮，可清除错误的签名，重新签字，单击【确认】按钮，则该签名便显示在审批单上，可用鼠标拖曳调整签字的位置。

显示痕迹：

对修改过的文字用不同的颜色进行标识。

隐藏痕迹：

修改过的文字看不到修改的痕迹

文档打印：

允许打印此信息，单击[文档打印]，出现如下画面

⑴输入审批意见，对审批的正文进行编辑（痕迹保留和隐藏痕迹）

单击【显示痕迹】按钮，对文件的内容进行修改。

可看到修改处以不同的颜色进行标识，并标注修改人的修改时间及具体的修改操作。

单击【隐藏痕迹】按钮，文件修改的痕迹不显示。

⑵审批通过，向下一步流转

单击【核对】按钮，弹出审批流转审批人提示信息（若单击【退文】按钮，可显示退文操作。

该步审批人可将此表单退到上一级的任意审批人或者申请者本人）

2、查看流转记录

单击[审批流转]→[待我审批]，选中要查看的申请信息，单击[查看流转记录]，便可知道相关审批人员处理此申请信息的审批意见和审批时间。

具体操作同2.2.3中的审批流转记录。

3、查询

可按照模板类别和模板进行查询，也可通过主题、申请日期、当前状态、模板类别和模板进行查询，单击【查询】按钮，可进行对应查询条件的查询。

1.3.2经我审批

指所有经我审批过的审批表单列表，可查看包含我的审批意见的全部审批的意见和时间。

1、查看申请信息

⑴单击[审批流转]→[经我审批]，选中要查看的申请信息

⑵选中要查看的主题，单击[查看申请信息]，可看到此信息的正文。

⑶单击[查看流转记录]按钮，可查看具体的审批流程。

2、查看流转记录

单击[审批流转]→[经我审批]，选中要查看的申请信息，单击[查看流转记录]，可知道相关审批人员处理此申请信息的审批意见和审批时间。

3、查询

可按照模板类别和模板进行查询，也可通过主题、申请日期、当前状态、模板类别和模板进行查询，单击【查询】按钮，可进行对应查询条件的查询。

具体操作同2.2.4查询。

1.4集团副总审批

在线试用版有两个副总，一为行政副总，一为研发副总。

此处副总审批，需要两个副总都审批通过。

1.4.1行政副总审批

登录oa系统，输入账号“liguotian”密码“123456”，进入桌面→[待我审批]，选择要审批的文件。

1、查看申请信息

单击文件标题，出现如下画面。

⑴查看审批流转记录

⑵输入审批意见，对审批的正文进行编辑

⑶单击【同意】按钮，审批单继续流转。

（若单击不同意按钮，则申请被拒绝，审批终止）

⑷弹出审批流转提示信息。

1.4.2研发副总审批

登录oa系统，输入账号“zhangyi”密码“123456”，进入桌面→[代办提醒]，可显示需要审批、阅读的文件条数。

单击等待审批，显示等待审批的具体列表。

1、查看申请信息

选择申请信息，单击[查看申请信息]按钮，出现如下画面。

⑴查看审批流转记录

⑵输入审批意见，对审批的正文进行编辑

⑶单击【同意】按钮，审批单继续流转

⑷弹出审批流转提示信息。

1.5总经理签批

登录oa系统，输入账号“zhaohuawei”密码“123456”，在桌面的待我审批项中，双击打开该待审信息。

显示待审信息的主画面。

选择具体的文件，进行签批。

1.5.1添加本地签章

输入审批意见，添加个人印章。

（印章的制作和使用方法可参照本节的附录说明）

⑴单击【添加本地印章】按钮，添加印章。

⑵选择印章，弹出印章密码验证。

只有密码正确，该印章才可被调入。

（试用版印章密码为123456）

⑶单击【确定】按钮，在审批单上显示调入的签章。

可通过鼠标对签章进行拖动，将签章移动到指定位置。

1.5.2盖章

对待审的文件进行签发、盖章。

⑴单击公章按钮，显示口令验证界面。

⑵输入密码“123456”，单击【确定】按钮，公章被加盖到审批单上。

（试用版公章密码为123456）

⑶对公章进行拖动，将公章移动到特定位置。

输入具体的审批意见后，单击【同意】按钮。

弹出下一步审批人提示信息。

1.6秘书分发

登录oa系统，输入账号“wangyingi”密码“123456”，进入[审批流转]→[待我审批]，显示待我审批界面。

选择待审的表单，单击【查看申请信息】按钮，显示如下界面

1.6.1分发

⑴输入审批意见，单击【分发】按钮，显示如下界面。

⑵单击【设置】按钮，设置接收该信息的人员

⑶确认接收的人员后，单击【确认选择】按钮。

然后，单击【分发】按钮，分发此信息给指定的人员。

⑷分发成功后，提示审批完成信息。

2：

审批后续操作

在表单审批流转完成后，表单管理员可将特定的表单归档保存到档案中心。

并可通一般查询功能，对归档的文件和表单进行查询。

分发的文件，可填写阅读后的回执，将阅读意见反馈到指定人员。

2.1文件阅读

使用管理员账号登录oa系统（账号：

admin,密码123456），单击[审批流转]→[文件阅读]，可查看审批流转模块需要阅读的文件。

双击主题，可打开文件，阅读文件内容。

可输入个人对文件的个人看法。

输入阅读文件后的个人意见，便于分发人及时知晓哪些人阅读了该信息，对该信息有哪些意见。

同时，也可知晓哪些人没有接到该信息，可另行通知未阅读信息的人员。

2.1.1全文检索

单击全文检索按钮，显示全文检索界面。

⑴建立索引

在搜索框内任意输入要检索的关键字，单击【建立索引】按钮。

如果是没有检索过的关键词，可通过单击【建立索引】按钮，来建立相应的索引，便可在当前对话框中输入关键词进行检索。

⑵更新索引

如果是已建立过索引的关键字，只需单击【更新索引】，便可检索到最实时的该关键字的相关信息。

在对话框中输入“华天动力”，单击【检索】按钮，便可出现本模块内涉及“华天动力”的所有文件信息，如下图所示：

⑶重新索引

单击【重新索引】，可更新检索。

然后在检索框中输入要检索的关键字，便可检索到有关该关键字的信息。

检索文件可支持多种文件格式，包含（html/doc/xls/pdf/ppt）。

通过建立索引、更新索引和重新索引，可对特定关键词进行检索，方便信息、资讯的查询。

2.1.2查询

选择好分发时间和分发主题，单击【查询】按钮，可查询到指定条件下的文件。

可自行输入时间和主题。

[分析与讨论]

OA软件“审批流转”的具体功能及操作流程特点是怎样的？