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excel综合案例

3.5综合案例

3.5.1案例分析

本节通过建立一个工资表的Excel电子表格，使读者进一步掌握电子表格的输入技巧，如何查看数据量大的表格，了解数据透视表的使用。

设计要求

本电子表格共有四个工作表，其中，一个工作表为9月工资表，如图3.88所示；一个工作表为9月水电读数；一个工作表为应发工资统计图，如图3.89所示；一个工作表为数据透视表，如图3.90所示。

图3.889月工资表

图3.89应发工资统计图

图3.90数据透视表

打开电子表格文件“工资表原始”，执行以下操作。

1．工作表管理

（1）修改工作表的名称

具体要求将sheet1工作表改名为“9月工资表”

操作步骤在“Sheet1”标签上双击，“Sheet1”处于反白状态，输入新的工作表名称：

“9月工资表”，按回车键确认。

（2）删除工作表

具体要求删除Sheet2工作表

操作步骤在“Sheet2”工作表标签上单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“删除”命令。

（3）复制工作表

具体要求将“水电表原始”工作簿的“9月水电读数”工作表复制到本工作簿文件中。

步骤1打开“水电表原始”工作簿，切换至“9月水电读数”工作表，选择“编辑”|“移动或复制工作表”命令，打开“移动或复制工作簿”对话框。

步骤2在“移动或复制工作簿”对话框中，如图3.91所示。

在“工作簿”下拉列表中选择“工资表原始”，在“下列选定工作表之前”选择“移至最后”，选中“建立副本”复选框。

单击“确定”按钮后，在本工作簿的最后，新增了一个“9月水电读数”工作表。

图3.91“移动或复制”工作表对话框

图3.92录入数据的快捷菜单

图3.93从列表中选择数据

2．编辑“工资表”数据

单击“工资表”标签，切换到“工资表”工作表。

（1）插入行

具体要求在第11行前插入一行：

林致远，1974-2-8，长沙，财会部，科级，1430。

操作步骤选中11行（姓名张志峰）的任一单元格作为活动单元格，选择“插入”|“行”命令，则11行的前面插入了空行。

在空行中输入数据：

林致远，1974-2-8，长沙，财会部，科级，1430。

技巧输入数据

在输入分公司、部门、职务等级这几列的数据时，选中单元格后，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”，如图3.91所示。

单元格的下面出现列表，显示出上面的行中曾输入的数据，如图3.92所示。

用户可直接从列表中选择需要输入的数据。

（2）填充等差序列

具体要求在A3至A32单元格中填充工号：

1到30。

操作步骤工号1-30是等差序列，可采取下列方式填充。

Ø在A3单元格输入1。

将鼠标放在A3单元格的填充柄上，按住Ctrl键，鼠标指针变为带有加号的实心十字架

。

向下拖曳鼠标，填充到A32单元格。

Ø在A3单元格输入1，在A4单元格输入2。

选中A3到A4单元格，鼠标指向A4单元格的填充柄，向下拖曳鼠标，填充到A32单元格。

Ø在A3单元格输入1，选择“编辑”|“填充”|“序列”命令，打开“序列”对话框。

如图3.94所示。

在“序列产生在”选择“列”单选按钮，在“类型”选择“等差序列”单选按钮，在“步长值”文本框中输入1，在“终止值”文本框中输入30。

图3.94“序列”对话框

图3.95“数据有效性”对话框的“输入信息”选项卡

（3）在多个单元格中输入相同的数据

具体要求在H3至H32单元格中输入相同的生活补贴：

220。

操作步骤在多个单元格中输入相同的数据，可采取下列方式：

Ø在H3单元格输入220，鼠标指向H3单元格的填充柄，向下拖曳鼠标，填充到H32单元格。

Ø选中H3到H32单元格，输入数据220，再按Ctrl+Enter键。

（4）设置数据有效性

具体要求在G3到G32单元格设置数据有效性：

1000到4000。

步骤1选中G3到G32单元格区域，选择“数据”|“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。

步骤2在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“小数”，在“数据”下拉列表中选择“介于”，在“最小值”文本框中输入“1000”，在“最大值”文本框中输入“4000”。

步骤3选择“输入信息”选项卡，如图3.95所示，在“输入信息”下拉列表中输入“1000-4000”。

步骤4选择“出错警告”选项卡，在“错误信息”下拉列表中输入“基本工资最低1000，最高4000”。

当选中基本工资列的单元格为活动单元格时，下面出现标签显示设置的输入信息。

若输入的数据小于1000或大于4000，将会打开出错警告窗口，显示所设置的出错信息。

3．自定义序列

具体要求将9月工资表的B3到B32单元格中的数据导入为自定义序列，在“9月水电读数”的A2到A31单元格中填充此序列。

输入数据时，用户可以填充“星期一、星期二、星期三……”或“甲、乙、丙……”等序列，这些都是系统预先设置的序列。

通过“工具”|“选项”，用户可根据自己的需要来定义序列。

步骤1选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框。

步骤2在“选项”对话框中，选择“自定义序列”选项卡，如图3.96所示。

单击“从单元格中导入序列”文本框右边的按钮

，选定单元格区域B3到B32，单击“导入”按钮。

各位员工的姓名“陈源、邓小玲……”被定义为一个序列。

图3.96导入自定义序列

步骤3切换到“9月水电读数”工作表，在A2单元格中输入“陈源”，鼠标指向单元格的填充柄，向下拖曳到第31行，将其他各位员工的名字将被填充出来。

4．编辑公式

首先，通过公式数计算第一位职工的岗位津贴、应发工资、水费、电费、个人所得税、扣款合计和实发工资，再将公式填充到其他行。

（1）计算岗位津贴

具体要求根据职务等级计算岗位津贴：

厅级职务津贴为3000；处级职务津贴为2000；科级职务津贴为1000；办事员职务津贴为500。

操作步骤选中I3单元格，输入公式

=IF（F3="厅级",3000,IF（F3="处级",2000,IF（F3="科级",1000,500）））

（2）计算应发工资

具体要求计算应发工资，应发工资为基本工资、岗位津贴和生活补贴的和。

操作步骤选中J3单元格，输入公式=G3+H3+I3或=SUM（G3:

I3）

（3）计算水费

具体要求计算水费，水费为用水度数与水费单价的乘积。

操作步骤选中K3单元格，输入公式=9月水电读数!

B2*9月水电读数!

F$2

由于输入公式所在的工作表是“9月工资表”，需要引用的是“9月水电读数”工作表的单元格，须在单元格名称前加上表名和！

。

另外，向下填充公式时，所引用的水费单价F2单元格的名称不应变化，须在2前要加上$,表示对行号的绝对引用。

（4）计算电费

具体要求计算电费，电费为用电度数与电费单价的乘积。

操作步骤选中L3单元格，输入公式=9月水电读数!

C2*水电表读数!

F$3

（5）计算个人所得税

具体要求根据应发工资计算个人所得税，1000元以下不扣税，1000～2000元之间扣税5%，2000以上扣税10%。

操作步骤选中M3单元格，输入公式

=IF（J3<1000,0,IF（J3<2000,（J3-1000）*0.05,1000*0.05+（J3-2000）*0.1））

（6）计算扣款合计

具体要求计算扣款合计，扣款合计为水费、电费和个人所得税的和。

操作步骤选中N3单元格，输入公式=K3+L3+M3或=SUM（K3:

M3）

（7）计算实发工资

具体要求计算实发工资，实发工资为应发工资减去扣款合计。

操作步骤选中O3单元格，在编辑栏中输入公式=J3-N3

（8）填充公式

具体要求将公式填充到其他行。

操作步骤选中I3到O3单元格区域，鼠标指向选定单元格区域右下角的填充柄，填充到第32行，释放鼠标。

5．设置表格格式

（1）设置单元格的数字格式

具体要求设置C3到C32单元格的格式为“年月日”，J3到N32单元格保留小数点后一位。

步骤1选中C3到C32单元格，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框。

选择“数字”选项卡，如图3.97所示。

在“分类”列表框中选择“日期”，在“类型”列表框中选择“2001年3月14日”。

步骤2选中J3到N32单元格，同样，打开“单元格格式”对话框。

选择“数字”选项卡，如图3.98所示，在“分类”的列表框中选择“数字”,在“小数位数”的数值框中输入“1”。

图3.97“单元格格式”对话框的“数字”选项卡

图3.98“单元格格式”对话框的“数字”选项卡

（2）格式化单元格

具体要求合并A1到O1单元格，设置单元格对齐方式为居中，字体为华文彩云，字号为24，字形加粗，字体颜色为红色。

步骤1选中A1到O1单元格，单击“格式”工具栏的“合并及居中”按钮

。

步骤2在“格式”工具栏的“字体”下拉列表中选择“华文彩云”，“字号”下拉列表中选择24，单击“加粗”按钮

，单击“字体颜色”按钮

右边的小三角形，在其菜单中选择“红色”。

（3）设置单元格填充颜色

具体要求设置C3到F32及K3到N32的填充颜色为浅绿色，G3到J32及O3到O32单元格的填充颜色为浅黄色

操作步骤选中C3到F32单元格，按住CTRL键，再选中K3到N32单元格，单击“格式”工具栏的“填充颜色”按钮

右边的小三角形，在下拉菜单中选择“浅绿色”。

选中G3到J32单元格，按住CTRL键不动，再选中O3到O32单元格，在“填充颜色”按钮的下拉菜单中选择“浅黄色”。

（4）复制格式

具体要求选中A2到O2单元格，设置居中对齐，字形加粗，填充颜色为蓝色，字体颜色为白色。

并将此格式复制到A3到B32单元格。

步骤1选中A2到O2单元格，单击“格式”工具栏的“居中”按钮

，“加粗”按钮

，单击“填充颜色”按钮

右边的小三角形，在其下拉菜单中选择“深蓝色”。

单击“字体颜色”按钮

右边的小三角形，在其下拉菜单中选择“白色”。

步骤2选中A2单元格，选择“编辑”|“复制”命令。

步骤3选中A3到B32单元格，选择“编辑”|“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。

如图3.99所示，选中“粘贴”下的“格式”单选按钮。

复制格式后，A2到B32单元格的格式为与A2单元格的格式一致，而数据并无变化。

图3.99“选择性粘贴”对话框

图3.100“单元格格式”对话框的“边框”选项卡

（5）设置边框

具体要求设置表格的外边框为粗线，内边框为细线。

操作步骤选中A2到O32单元格区域，选择“格式”|“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。

选择“边框”选项卡，如图3.100所示。

在“线条样式”中选择一种粗线，单击“预置”的“外边框”按钮；在“线条样式”中选择一种细线，单击“预置”的“内边框”按钮。

（6）设置列宽

具体要求设置表格各列为最适合的列宽。

操作步骤鼠标指向A列的列号处，鼠标指针变为

。

按住鼠标左键不动，向右拖曳鼠标，直到O列的列号，选中A到O列。

选择“格式”|“列”|“最适合的列宽”命令，系统根据各列的内容自动调整各列的宽度。

设置完成后，9月工资表如图3.101所示：

图3.101格式化后的表格

6.查看数据

当用户要处理数据量大的工作表时，可以通过改变显示比例，暂时地隐藏列，冻结窗格来查看工作表。

（1）改变显示比例

具体要求改变工作表的显示比例。

操作步骤在“常用”工具栏的“显示比例”下拉列表框中

选择或输入显示比例，可放大或缩小数据表。

（2）隐藏列

具体要求隐藏K列到M列，再取消隐藏。

操作步骤鼠标指向K列的列号处，鼠标指针变为

。

按住鼠标左键不动，向右拖曳鼠标，直到M列的列号，选中K列到M列。

在列号上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“隐藏列”命令，或选择“格式”|“列”|“隐藏”命令，这几列暂时不会显示，被隐藏起来。

当需要查看隐藏列的时候，选中跨越了隐藏列的J列到N列，在列号上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“取消隐藏”命令，或选择“格式”|“列”|“取消隐藏”命令，这几列又显示出来。

（3）冻结窗格

具体要求将工作表的1、2行和A、B列冻结起来。

操作步骤选中C3单元格，选择“窗口”|“冻结窗格”命令，则C3单元格上面的1、2行和左边的A、B列被冻结起来。

当窗口向下滚动的时候，第1、2行不会滚动；当窗口向右滚动的时候，第A、B列不会滚动。

选择“窗口”|“取消冻结窗格”命令，用户可取消窗口的冻结。

7.数据处理

（1）数据排序

具体要求数据首先按职务等级从低到高排列，职务等级相同的按基本工资从高到低排列。

默认情况下，汉字是按拼音顺序排列，职务等级将按“办事员、处级、科级、厅级”的顺序排列。

如果要求按职务高低来排列数据，首先，要将“办事员、科级、处级、厅级”定义为一个序列；然后，在排序时设置按照自己定义的序列来排列。

步骤1选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框。

选择“自定义序列”选项卡，如图3.102所示。

单击“自定义序列”列表框的“新序列”，在“输入序列”编辑框中输入序列中的各项值，单击“添加”按钮，将“办事员、科级、处级、厅级”定义为一个序列。

图3.102添加自定义序列

步骤2将工资表数据区域中任一单元格作为活动单元格，选择“数据”|“排序”命令，打开“排序”对话框。

步骤3在“排序”对话框中，如图3.103所示。

在“主要关键字”下拉列表中选择“职务等级”；在“次要关键字”选择“基本工资”，再选择“降序”单选按钮。

步骤4单击“排序”对话框的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，如图3.104所示。

在“自定义排序次序”的下拉列表中选择自定义的序列“办事员、科级、处级、厅级”。

图3.103“排序”对话框

图3.104“排序选项”对话框

（2）自动筛选

具体要求筛选出实发工资最高的10名职工，再取消筛选。

筛选出所有姓王和姓杨的职工，按姓名的升序排列。

步骤1将工资表数据区域中任一单元格作为活动单元格，选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令，在每列的列名上出现小三角形。

步骤2单击“实发工资”列名的三角形，打开下拉菜单，选择“前10个”命令，打开“自动筛选前10个”对话框，如图3.105所示。

单击“确定”按钮，筛选出实发工资最高的10名员工。

步骤3在“实发工资”列名的下拉菜单中选择“全部显示”命令，则取消了筛选。

图3.105“自动筛选前10个”对话框

步骤4单击“姓名”列名的三角形，在下拉菜单中选择“自定义”命令，打开“自定义自动筛选方式”对话框。

步骤5在“自定义自动筛选方式”对话框中，如图3.106所示。

在符号下拉列表中选择“始于”，在条件下拉列表中输入“王”。

单击“或”单选按钮，

在下一行的符号下拉列表中选择“始于”，在条件下拉列表中输入“杨”。

在“姓名”列的下拉菜单中选择“升序排序”命令，筛选的数据如图3.107所示。

图3.106“自定义自动筛选方式”对话框

图3.107按姓名筛选的数据

（3）高级筛选

具体要求筛选出沙和北京的所有员工及所有职务为厅级的员工，取消筛选。

步骤1在工资表数据区域外的单元格输入筛选条件，如图3.108所示。

第一行为列名，下面分别设置对该列数据要筛选的条件。

步骤2定位到工资表数据区域中任一单元格，选择“数据”|“筛选”|“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框。

步骤3在“高级筛选”对话框中，如图3.109所示，系统自动设置了列表区域。

单击条件区域右边的按钮

，选定刚才输入条件的单元格区域。

单击“确定”按钮，筛选出的数据如图3.110所示

步骤4选择“数据”|“筛选”|“全部显示”命令，取消筛选。

图3.108自定义筛选条件

图3.109“高级筛选”对话框

图3.110按高级筛选筛选出来的数据

（4）数据汇总

具体要求统计出各个分公司的人数，应发工资和实发工资的和

步骤1在数据汇总以前，首先要按分类字段进行排序。

定位到分公司所在区域（D2到D32）的任一单元格，单击“常用”工具栏的“升序排序”按钮，同一分公司的员工排列在一起。

步骤2选择“数据”|“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。

如图3.111所示，在“分类字段”的下拉列表中选择“分公司”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”列表框中，选中需要统计的“应发工资”、“实发工资”字段前的复选框。

图3.111“分类汇总”对话框

图3.112“分类汇总”对话框

步骤3再次选择“数据”|“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。

如图3.109所示，在“分类字段”的下拉列表中选择“分公司”，在“汇总方式”下拉列表中选择“计数”，在“选定汇总项”列表框中，选中需要统计的“姓名”字段前的复选框，去掉“替换当前分类汇总”复选框。

数据表中显示出统计结果，如图3.113所示。

在数据清单的左上角单击分级显示符号“2”，显示出按分公司对应发工资和实发工资求和的汇总结果；单击分级显示符号“3”，显示出两次汇总的结果；单击分级显示符号“4”，显示出明细的数据。

在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮，则删除汇总的数据。

图3.113按分公司分类汇总的结果

（5）数据透视表

具体要求在新的工作表中建立数据透视表，以“分公司”为页字段，“部门”为行字段，“职务等级”为列字段字，“姓名”作为数据项，统计出各部门各职务等级的人数。

知识点数据透视表

数据透视表是一种对数据进行交叉分析的三维表格。

它将数据的排序、筛选和分类汇总三个过程结合在一起，可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示所选区域中的明细数据，非常便于用户组织和统计数据。

步骤1将工资表数据区域中任一单元格作为活动单元格，选择“数据”|“数据透视表和数据透视图”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框。

第一步是指定数据源类型，如图3.114所示，选择“数据列表或数据库”单选按钮。

单击“下一步”按钮。

图3.114选择数据透视表数据类型

步骤2第二步是指定数据源区域，如图3.115所示，系统会自动设定一个数据源区域。

图3.115选定数据透视表数据源

步骤3第三步是选择数据透视表显示位置，如图3.116所示，选择“新建工作表”单选按钮，单击“完成”按钮。

图3.116选择数据透视表位置

系统新建一个工作表，如图3.117所示，用户需设置数据透视表的页、行、列、数据项以确定汇总不同组合的数据透视表报表。

图3.117新建的数据透视表

步骤4从右边列出的字段列表中选择所需的字段拖到左边相应的框中。

将“分公司”字段拖至页框，“部门”字段拖至行框，“职务等级”字段拖至“列”框，“姓名”字段拖至“数据项”，则统计出各部门各职务等级的人数，结果如图3.118所示。

图3.118设置后的数据透视表

●用户可以按页框中的字段筛选数据透视表。

单击“分公司”的小三角形，在下拉菜单中选择“长沙”，如图3.119所示，则只显示出长沙分公司的数据。

如果要取消筛选，选择下拉菜单中的“全部”即可。

●可以按行、列中的字段筛选数据透视表。

单击职务等级右边的小箭头，在列表中取消“处级、厅级”复选框的选择，单击“确定”按钮，则汇总结果只统计办事员、科级的人数，如图3.120所示。

图3.119筛选长沙分公司的数据

图3.120筛选职务等级后的数据

●可以添加要统计的数据项。

如果还要统计各部门各职务等级的实发工资的和。

在字段列表中选择“实发工资”项，拖曳到“数据项”中。

汇总结果如图3.121所示。

图3.121添加数据项后的数据透视表

●可以改变数据项的统计方式。

如果要统计的是实发工资的平均值，在“求和项：

实发工资”上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“字段设置”命令，打开“数据透视表字段”对话框，如图3.122所示。

在“汇总方式”下选择“平均值”，单击“确定”按钮，则汇总结果如图3.123所示。

图3.122数据透视表字段对话框

图3.123改变统计方式后的数据透视表

●可以删除要统计的数据项。

如果不需统计实发工资的平均值，单击数据右边的小箭头，在列表中取消“平均值项：

实发工资”复选框的选择，单击“确定”按钮，则实发工资的平均值项被移除。

●可以灵活地设置页、行、列、数据项的字段

用户可以根据需要灵活设置各字段。

例如，将“分公司”字段拖至页字段，将“职务等级”从数据透视表中拖曳出来，则汇总结果变为各分公司各部门的人数，如图3.124所示。

●可以生成数据透视图

单击“数据透视表”工具栏的“图表向导”

按钮，则系统自动生成自动透视图，如图3.125所示。

类似于数据透视表，数据透视图也可以重新进行字段的设置，进行数据的筛选。

图3.124重新设置行、列字段的数据透视表

图3.125数据透视图

8.图表处理

（1）插入图表

具体要求根据各位职工的姓名和应发工资生成数据点折线图，设置图表标题为“应发工资统计图”，图表放在新的工作表“工资图”中。

步骤1选中B2到B32单元格区域，再按住CTRL键不动，选中J2～J32单元格区域。

步骤2单击“常用”工具栏的“图表向导”

按钮，打开“图表向导”第一步对话框，如图3.126所示。

在“图表类型”的列表中选择“折线图”，在“子图表类型”列表中选择“数据点折线图”。

步骤3在“图表向导”第二步对话框中，如图3.127所示。

在“数据区域”文本框显示：

=9月工资表!

$B$2:

9$B$32,9月工资表!

$J$2:

$J$32。

图3.126“图表向导”第一步

图3.127“图表向导”第二步

步骤4在“图表向导”第三步对话框中，如图3.128所示，在“图表标题”的文本框中输入“应发工资统计图”。

步骤5在“图表向导”第四步对话框中，设置图表的位置，如图3.129所示。

选择“作为新工作表插入”单选按钮，并输入工作表的名字“工资图”，单击“完成”按钮。

系统产生一个新的工作表“工资图”显示数据点折线图，同时打开“图表”工具栏。

图3.128“图表向导”第三步

图3.129“图表向导”第四步

（2）设置图表选项

具体要求设置图表中不产生图例，显示每个数据标记的数值。

步骤1在图表区的空白处单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择“图表选项”命令，打开“图表选项”对话框。

步骤2在“图表选项”对话框中，选择“图例”选项卡，如图3.130所示，取消“显示图例”复选框，则图表中不显示图例。

步骤3在“图表选项”对话框中，选择“数据标志”选项卡，如图3.131所示，选中“数据标志”下的“值”复选框。

则图表中显示出每个数据标记的数值。

设置图表选项后，图表如图3.132所示。

图3.130“图表选项”对话框“图例”选项卡

图3.131“图表选项”对话框“数据标志”选项卡

图3.132设置图表选项后的图表

9．打印预览

具体要求将页面设置为横向，缩放比例80%，页脚为制作人名称、日期、页号，调整页边距，打印预览工作表。

步骤1切换到“9月工资表”工作表，单击“打印预览”按钮，进入到预览状态。

由于表格数据量较