物流岗位操作手册1.docx

物流岗位操作手册1.docx

《物流岗位操作手册1.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物流岗位操作手册1.docx（9页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

物流岗位操作手册1

山金矿业物流信息化管理

岗位操作手册

烟台东方纵横电子

1.信息化岗位清单3

2.岗位及操作指导详细描述3

2.1.计划员3

2.1.1.信息化岗位描述3

2.1.2.车间部室计划员3

2.1.3.分矿级计划员5

2.1.4.矿级计划员/采购员5

2.2.保管员6

2.2.1.一级库（总库）保管员6

2.2.2.二级库（分库）保管员8

2.3.分矿/矿级财务核算会计、发票制单人9

2.4.部门核算员11

2.5.系统管理员/系统维护员12

2.6.编码员13

1.信息化岗位清单

车间部室计划员

分矿计划员

矿级计划员/采购员

保管员

二级库保管员：

玲珑有，其他地方没有

材料核算会计

部门核算员

系统管理员/系统维护员

编码员

2.岗位及操作指导详细描述

2.1.计划员

2.1.1.信息化岗位描述

系统计划模块的操作者，负责计划的新增，汇总，平衡，提报等等。

系统中引用级别的概念来区别、设定各部门计划员的功能权限。

根据级别的不同细分各岗位计划员的权责；另外，计划员还兼顾其他工作，下面作详细说明：

2.1.2.车间部室计划员

1）岗位定义

定位为一级计划填制者，生产领料单的填制者

2）工作内容

在物流系统[物资计划]模块可进行一级计划的查询、新增、修改、删除、平衡/反平衡、提报/反提报等操作，在[出库业务]中填制生产领料单。

另外，对于每月新有的物料填写编码申请。

1．计划部分

需求计划单的新增：

点击[需求计划-新增]可直接进入计划单据录入界面。

选择正确的计划类型（如备件计划或物资计划）、计划的填制部门、所走的审批流程、所需求的物资及其数量。

如有需要可也填写单据备注信息和单条分录备注信息。

制单人系统自动填写为登录用户名且不可以修改。

录入完成后，保存退出。

点击[需求计划-查询]可进入物资计划查询界面，可通过设置过滤方案来查询自己所需要查看的计划。

双击可以查看所选单据详细信息。

在此界面，菜单栏和工具栏上提供有一级计划员所需的所有操作功能。

填制好的一级计划需要平衡、审核、提报。

需要注意的是，修改、提报/反提报只能由制单人操作，并且只有一级计划员可以制单。

另外，只有单据状态是‘未平衡’时才可以作修改和删除操作。

2．生产领料部分

生产领料单的新增：

点击[仓存管理-出库业务-生产领料-新增]可直接进入生产领料单的新增界面，选择领料仓库、保管（此处如果不确定应预填一个仓库和保管，留待领料人持单领料时由经手的仓库保管修改正确）、填写需领用的物资及需求数量同时预填实发数量。

领料单采取一物一单格式。

另外，系统还提供另一种途径领料：

在[仓存管理-即时库存]的查询界面，选中需要领用的物料项，点击菜单栏中的[领料]按钮可直接生成该项物料的生产领料单。

将填制好的领料单，保存后，在生产领料序时簿中查到并打印，纸张规格为241mm*70mm，一式3份（自留存档一份，仓库保管一份，财务一份）。

打印领料单时可选择是否打印仓库和保管，对于不确定仓库和保管的情况应选‘否’，领料人持一式3分的单据领料时由仓库保管手工填写仓库、保管、实发数量，并在系统中作相应修改。

3.编码申请部分

对确认系需要新增的物料，首先一级计划员到集团编码中查找，如果存在相同物料，则可直接双击或点击[下载]按钮引用至本矿编码库。

如果集团编码确无此物料，则需提请该物料的编码申请，填写申请部门，物料预编码，名称，规格型号，图号/键号，计量单位及备注解释信息等，完成后[保存]。

2.1.3.分矿级计划员

1）岗位定义

视情况通常定位为二级计划员或三级计划员

2）工作内容

负责对已提报的一级计划或二级计划进行汇总、平衡，汇总时根据需要按照计划类型选择多张单据。

与一级计划员不同的是二级计划员不可以手工填制单据，而是由一级计划汇总生成，汇总后的二级计划制单人自动填写为登录系统的分矿级计划员。

其他操作参考2.1.1的说明。

2.1.4.矿级计划员/采购员

1）岗位定义

该级计划员定位为最高计划员（通常为三级）；采购员主要负责采购管理模块的操作

2）工作内容

负责对二级计划汇总、平衡、汇总、提报等操作，参考2.1.3中所述。

矿业股份人员会将各矿汇总后的计划进行处理：

集中采购的部分会直接以采购订单的形式传递给各矿，订单携带有供应商及数量单价等；分流下放的部分，会以采购申请单的形势传递各个矿，采购员需在[采购管理-采购申请单查询]里查找相关单据进行操作（重点需要区别的是单据状态：

‘关闭’状态表明此申请单已生成询价单，‘已审’状态则表明尚待询价）。

系统中采购申请单依据各矿[业务分配]中配置的‘物料与采购人员’对应关系自动生成各采购员所负责询价的物料的采购申请单，因此，采购员的另一项工作就是随时察看[业务分配]中是否有新增的属于自己负责的物料，及时分配。

采购员负责对相应的采购申请单询价、比价选择供应商后形成[采购订单]。

货到之后，采购员（也可能是计划员）依据送货清单将采购订单分仓库下推生成收料通知单。

仓库保管将据此单据验收入库。

2.2.保管员

信息化岗位描述

仓库物料的出入库管理者，须填制外购入库单、其他入库单、其他出库单和仓库调拨单并且审核生产领料单。

外购入库单可以在[仓存管理]-[外购入库]业务填写。

也可以通过[收料通知单]‘下推’生成--目前系统限定的业务流程就是这种情况，此时的入库价格自动携带为[收料通知单]上的价格。

需要补填部门实收数量等信息。

其他单据填制方法上大致相似。

保管员可以查看物料的库存情况，如即时库存，收发存汇总表等-----进入相应的模块界面做好查询设置即可。

2.2.1.一级库（总库）保管员

工作内容：

1．查询收料通知单、下推

2．录入外购入库单

3．审核其他部门的领料单

4．审核一级库向二级库的调拨单

5．审核二级库向一级库的调拨单（二级库向一级库的退库单）

6．向供应商退货

7．确认采购发票对应的收料通知单和外购入库单，在采购发票流转确认单上签字。

8．查询库存情况

9．查询物料收发汇总表

10．核对帐实

工作指导：

a收料入库：

1.查询收料通知：

当送货商或者公司送货人员送到货物时，必须先在系统中物流管理的采购管理模块[收料通知单-查询]是否有该供应商的已经审核了的收料通知单，如果有，将收料通知单打印出来，一式三份

2.验货：

拿着打印出的收料通知单去验收货物，将验收合格的数量填写入收料通知单的实收数量栏中，由送货人和保管员同时签字，一份由送货人带回做为供应商开具发票的依据，一份传递给入库单的审核人（视情况而定），另一份自己保留。

注意！

系统中控制没有收料通知单时一律不准收货

3.入库：

拿着由送货人签字的收料通知单在系统中查询相应的收料通知单，选中本次收到的所有物料一起下推生成外购入库单。

在外购入库单的收料仓库中选上应入的仓库，填上实收数量，验收人、保管员，保存后将送货人签字的收料通知单传递给入库单的审核人。

注意！

只将验收合格的物料入库，如果不合格，不准提前入库，等到再次送来验收合格后，重新查询收料通知单，再生成一张本次验收的入库单。

b二级库领料

1.计划内领料

按照计划汇总表发放物料，在仓存模块的仓库调拨中审核二级库保管填制的仓库调拨单，填写调拨数量、调出仓库、调入仓库，保存单据。

打印出仓库调拨单，由二级库保管员签字。

2.计划外调拨

根据有相关领导签字批准的调拨单发放物料，当天在仓存模块的仓库调拨中填制仓库调拨单，填写调拨数量、调出仓库、调入仓库，保存单据。

打印出仓库调拨单，由二级库保管员签字。

c部门领料

在各部门领料时，根据各部门的申请计划，发放物料，在[仓存管理-出库业务-生产领料业务]中的生产领料单序时簿找到相应的领料单（可依据单据号查找），填好物料的实发数量，修改发料仓库和保管员，保存单据。

并且在领料人带来的生产领料单上手工填写实发数量、仓库、保管员签字，内容必须与系统中一致，填写完后留存一份。

D仓库退货

在双方和相关人同意的前提下。

根据公司的有关物流流程的规定，需找到原外购入库单下推生成红字的外购入库单。

确认采购发票对应的收料通知单和外购入库单，在采购发票流转确认单上签字：

在会签单上用铅笔写上对应的收料通知单号和外购入库单号。

如果费用发票对应的采购发票不是当月的，要注明该费用受益的物料代码、采购的数量、金额。

交给财供处核算会计。

2.2.2.二级库（分库）保管员

工作内容：

1．填制仓库调拨单

2．填制二级库向一级库仓库调拨单（即二级库向一级库的退库单）

3．审核车间班组的领料单

4．查询库存情况

5．填报计划（兼有分矿级计划员的工作内容）

6．核对计划（兼有分矿级计划员的工作内容）

7．核对库存

工作指导：

填制仓库调拨单

填制二级库向一级库的仓库调拨单:

当需要把物料退回到一级库时，在同意的情况下，在仓存模块填制仓库调拨单。

注意：

调出仓库必须是本二级库，调入仓库只能是某个一级库，只填数量不填金额.不允许在二级库之间进行调拨。

单据的日期必须是业务发生的日期。

审核车间班组领料单，方法与总库描述相同。

核对计划：

随时查询核对计划的执行情况

月底要核对库存

从仓存模块的报表分析功能下的物料收发汇总表中查看单月的收入、发出、结存，核对实物，是否相符。

盘点：

月底及时盘点

2.3.分矿/矿级财务核算会计、发票制单人

1.岗位名称：

分矿/矿级财务核算会计

发票制单人

2.工作内容：

a）在系统中及时录入签字的发票。

（发票制单人）

b）审核购货发票和费用发票，在发票流转确认单上签字,并回传给发票制单人（分矿/矿级财务核算会计）

c）钩稽外购入库单、购货发票和费用发票（分矿/矿级财务核算会计）

d）外购入库核算（分矿/矿级财务核算会计）

e）材料出库核算（分矿/矿级财务核算会计）

f）查询系统提供的各种财务报表（分矿/矿级财务核算会计）

采购发票在[采购管理]模块可以手工填制，也可以由[外购入库单]关联生成----进入[外购入库单-查询]界面选择一张或多张外购入库单，点击工具栏上[下推]按钮，选择要生成的发票类型，补填金额即可。

费用发票要由已审核的[采购发票]关联生成。

对于发票数量小于入库单数量的或者发票物料项目少于入库单物料项目的，需要先对相应的入库单做拆分处理，然后下推发票、钩稽。

需要注意的是由原入库单拆分出来的子单不可以再次拆分，而母单不受限制，因此拆单时要注意母、子单的区别，切勿颠倒。

工作指导：

a）审核购货发票和费用发票：

分矿/矿级财务核算会计接到发票填制人员传递给的采购发票后，根据实际的发票进一步核对系统中的购货发票和费用发票。

核对发票号、物料、不含税金额、税额、价税合计是否和实际发票相符如果不相符，通知发票制单人作修改。

核对费用发票，检查费用发票是否依据采购发票生成（即费用发票上是否有采购发票号）。

费用发票的金额是否正确。

b）接到发票制单人传递来的发票后，在采购发票流转确认单上签字，并回传给发票制单人

c）钩稽外购入库单、购货发票和费用发票（视情况可能由发票制单人操作，会计核对）

d）外购入库核算及入库单打印：

外购入库单、购货发票和费用发票钩稽后，核算会计在存货核算模块的外购入库核算下进行，首先要选择费用分配依据是按数量分配还是按金额分配，然后分配费用，最后核算。

核算后的入库单应打印出来依此记账。

系统中提供有物料收发存汇总表，物料消耗汇总表，发票汇总表，外购入库明细表，暂估入库明细表，暂估冲回明细表，入库金额补差单等各种报表供以上人员甄选利用。

需要注意的是：

1．出库核算必须在入库核算完成以后，并且入库类单据金额都不为零。

2．出库核算时系统以加权平均法运算刷新物料的出库价格，所以，如果确实需要对某些出库手工划价时，应在整个系统出库核算完以后，手工填写价格并且不再进行系统的出库核算操作。

2.4.部门核算员

岗位名称：

部门核算员

工作内容：

a）核对生产领料单、填写作业项目

b）查询部门材料消耗

c）二级核算员记账

工作指导：

a）查询生产领料单序时簿：

填写/核对生产领料单上的作业成本项目和领料班组是否正确，并且可以导出生产领料单序时簿作所需报表。

注意：

在领料人领料前必须核对完毕本次的生产领料单

b）查询部门材料消耗：

在物流管理系统中的物料消耗汇总表中以‘部门+物料’消耗中查询某段时间内的消耗，按期间查询每月的材料消耗。

在报表系统提供物料耗用报表有多种汇总方式：

部门+物料，作业项目+物料等。

2.5.系统管理员/系统维护员

岗位描述

物流系统负责帐套选项的设置、用户的添加、权限的分配、基础资料的维护等。

在[公共设置]模块有相应选项。

[系统维护]-[资料维护]中对整个系统共用资料进行设置。

包括部门，班组，职员等。

工作内容：

1．客户端安装:

在开始-运行中输入\\10.50.2.1确定后,依次进入update,sjwl文件夹,找到‘山金物流系统客户端.rar’文件复制到客户端机器磁盘即可，在本地解压缩后，找到‘客户端注册程序’文件夹，将其中的‘MSWINSCK.OCX’文件复制到c盘根目录。

然后在开始-运行输入命令

regsvr32c:

\MSWINSCK.OCX确定后提示注册成功即安装完成。

另外，服务器ip地址为10.50.6.2

2．用户和权限：

进入[公共设置-用户管理-用户管理]可以新增，修改，删除系统用户。

系统中通过‘角色’管理来对用户授权，因此新增完用户后必须将某一相应角色的权限授予该用户。

方法：

在[公共设置-用户管理-角色管理]中可以对角色进行管理。

其中角色administrators是系统预设的超级管理员组，被授予该角色的用户拥有系统中的最大权限。

举例说明：

王某系仓库保管员，拥有仓库管理模块的所有操作和查询权限。

设置方法：

1．在[公共设置-用户管理-角色管理-管理角色]中新增一个角色名‘仓库保管员’代码‘01’，保存后退出。

2．在[公共设置-用户管理-角色管理-角色授权]下选择‘仓库保管员’，点击菜单中‘修改’按钮，然后在右边的窗体中选中仓库管理所需的相应权限打钩即可，设置完成后保存推出。

3．在[公共设置-用户管理-用户管理-新增用户]中新增一个用户，名字‘王某’代码‘001’，在‘角色’页中将右边[不隶属于..]表框中的‘仓库保管员’添加至左边[隶属于..]表框中。

确定保存即可。

需要注意的是如果是计划员的用户，除了授予角色外，还应钩选‘计划员’项，并且填写等级。

2.6.编码员

岗位描述：

在物流系统中，物料编码是基础并且非常重要的工作。

编码员负责对车间计划员申请的物料编码核查，对于正确的申请进行发布。

位置：

[公共设置-编码管理]

编码管理流程：

1.对确认系需要新增的物料，首先一级计划员（通常是由一级计划员）到集团编码中查找，如果存在相同物料，则可直接双击或点击[下载]按钮引用至本矿系统（为避免引用混乱，可能禁止此项操作权限）。

如果集团编码确无此物料，则需提请该物料的编码申请，填写申请部门，物料名称，预编码（预编码应在集团物料编码库中查找分配），规格型号，图号/键号，计量单位及备注解释信息等，完成后[保存]。

2.编码员对计划员提请的编码申请进一步核查、审核，只有审核通过的申请才可以发布。

在[公共设置-编码管理-查询]序时簿可以查看编码申请的情况，便于及时了解编码是否最终通过并分配编码。