酒店营销部宴会预定协议中英文.docx
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酒店营销部宴会预定协议中英文
酒店营销部宴会预定协议（中英文）
AGREEMENTOFBANQUETPREARRANGEMENT
May28,2010
2010年5月28日
DearMr.X,
尊敬的X先生
LETTEROFAGREEMENT
协议信函
Thankyouforconfirmingtheeventwithusatthe RegentShanghai.
谢谢你们在上海Regent跟我们确认相关的合作事务。
Wearedelightedtobetheselectedvenueandwouldliketoconfirmthefollowingarrangements.
我们很高兴被选择成为贵方的合作伙伴，以下的一些安排需要进一步确认。
MEETING/FUNCTIONROOMS
会议/功能厅
Thefollowingfunctionroomsareassignedaccordingtotheestimatedguaranteednumberofpersons.Thehotelreservestheoptiontoreassignfunctionroomsshouldtheneedarise.
下面的功能房间是根据预计的人员数量来进行分配的。
酒店保留功能房间的再分配权。
Date/Day日期
Persons 人数
Time时间
Event事件
Venue地点
Set-up设施
June29,2007
140
18:
00–21:
00
BuffetLunch
自助午餐
BallroomA&B,
Ａ＆Ｂ大宴会厅
Roundtable
圆桌
MINIMUMGUARANTEE最低保证
Pleasenotethattoreservethemeetingroomsindicated,theHotelrequiresaminimumguaranteeof140attendeesperday.Shouldyouractualattendancefallbelowthestipulatedminimumguarantee;theminimumguaranteewillstillbecharged.
酒店需要一个至少１４０人／天的最低保证，请把这个记录下来以便于对那些已标明的会议室做出预订。
如果实际到场的人数低于规定的最低保证，仍然要按照最低保证人数来收取费用。
BUFFETDINNER自助餐
WearepleasedtoconfirmthemeetingpackageatCNY450+15%perpersonperday.
我们很高兴确认宴会的费用是４５０+１５％元人民币／人／天
Thispackageisbasedonaminimumguaranteeof 140attendeesperday,whichincludes:
这个费用是建立在１４０人／天出席人数的基础上的，里面包括：
- SpecialBuffetMenu特定的自助餐
- Threehoursfreeflowsoftdrink,juiceandlocalbeer ３小时免费饮料、酒水
Forotherbeveragearrangements,kindlyrefertoourBanquetBarPriceListforthevariouscharges.
对于其他餐饮安排，是依据我们宴会价目表上的定价来收取不同费用的。
SET-UP 设施
Thehotelwillprovideatnoadditionalcostthefollowing:
-
在不增加成本的前提下，酒店应该提供下列事项：
l DedicatedMeetingCo-ordinator 确定会议协调人
l Flowerarrangementsforthereceptiontable &diningtables前台以及宴会桌上的鲜花
l Stage 舞台
l Onepodiumwithmicrophoneandtwowirelessmicrophones
一个台子，带有一只麦克风和两只无线麦克风
AUDIOVISUALREQUIREMENT
音频／视频器材
TRANSLATIONSERVICES/EQUIPMENT
翻译服务／设备
SimultaneousTranslationServicesandequipmentarenotavailabledirectlythroughthehotel.However,arrangementscanbemadepriortothegroup'sarrivalshouldthereaneedforsuchservices.Rateschargedwilldependedonthetypeofnumberoftranslatorsrequiredandtypeofequipmentrented.
酒店没有直接的同声传译服务和设备。
然后在出席团到达之前，可以事先准备好这样的服务。
收取的费用是根据翻译的语种和设备的类型来确定的。
Pleaserefertotheaudiovisualequipmentlistattached.
请参照附件里的音频／视频设备清单。
AudioVisualpricesaresubjectto15% surcharge.
TERMSOFPAYMENT支付方式
FullpaymentCNY72,450netmustreachtoHotelbyFriday,June29,2007 bycashortelegraphictransfer. ThepaymentmustbemadeinChineseYuan.
72，450元的全款在2007年6月29日星期五之前应该以现金或者电子转账的形式到账。
支付的费用是以人民币元为单位。
（70%asdepositCNY50,715netmustreachtoHotelbyTuesday,June2,2007）
（70%的定金，也就是50，715元必须在2007年6月2日星期二之前到账）
Pleasemakeyour telegraphictransfer payableto“THEREGENTSHANGHAI”ortransferyourprepaymentdirectlytoourbankaccount:
-
请转账至“上海”
AccountName :
上海 大酒店
BankName :
中国建设银行上海市 支行
Address :
BankAccount :
Allotherpaymentsaretobemadeattheendofthefunctionuponpresentationofthebill,whichwillinclude,butnotlimitedto,anyotherchargesnotspecifiedinthiscontract,butauthorizedbyyourcompanyrepresentativeduringtheevent.
其他的费用在之后结算，这些费用将包含但不限于这份合约中提到的内容，这些是由贵公司代表来审定的。
Shouldcreditberequired,ourcreditapplicationformistobecompletedandreturned. PleasenotethatallapprovalsforcreditfacilitieswillbeentirelyatthediscretionoftheHotelandnoreasonsmaybegivenforrejectionofanyapplication. Otherwise,paymentistobesettleduponpresentationofbillattheendoftheevent.
如果需要使用信用卡的话，我们将会把信用卡申请表格做好并且发回。
酒店一定要慎重考虑，确保所有获得信用卡设备的申请都能获得通过，不要给出任何拒绝的理由。
否则，费用将在事务结束后才能结算。
Shouldcompanychequebeusedasamodeofpayment,itwillberequiredthatapre-
paymentofthetotaloutstandingsumbeissuedten（10）workingdayspriortothe
function.
如果公司支票可以做为一种支付形式的话，则需要在宴会开始10天前就进行预付。
Allotherpaymentsincurredthereafteraretobemadewithinfourteen（14）daysuponreceiptofourinvoice.
其他从那之后产生的费用要在收到发票14天内结算。
The RegentShanghai requiresaprogramoutlinesevendayspriortothearrivalofyourgroup. Thiswillassistusinprovidingyouwithasmoothlyrunandprofessionallyorganisedevent.
在宾客到来之前7天，Regent上海需要一份项目提纲。
这将有助于我们为您提供一个顺利的、专业的、有组织的集会。
SPECIALNOTE
Fourteen（14）daysbeforethecommencementofthisevent,allarrangementsformeetingroomset-up,foodandbeverage,nameofeventandroominglistshouldbefinalised.
在这项活动开始前14天，所有相关的设施、餐饮、事件名称、房号表都应该被制作完成。
TERMS&CONDITIONS条款和条件
Pleaserefertoattachedtermsandconditionsforthehotel’spolicies.
请参照附件里的条款和条件。
VALIDITYOFOFFER提议的有效性
ThetermsandconditionsofthisoffershouldbeacceptedbyyouandreceivedbyThe RegentShanghai onorbeforeMay30,2010.
Otherwiseallguestroomsandfunctionroomsreservedwillbereleasedwithoutpriornoticeandthisofferwillbeconsiderednullandvoid.Anyfurtherchangestotherequirementoffunctionrooms,guestroomsormeetingpackagearesubjecttorevisionofratesquotedinthiscontractbythehotel.
这份提议中所提出的形式&条件应该在2007.05.30之前被贵公司采纳。
否则所有的客房和功能房间的预定将在没有事先通知的情况下被取消，如果这样的话，这份提议就成为无效的了。
任何进一步的变动都将引起这份协议里所提供的报价的变动。
However,shouldanotherorganizationapproachuswithacommitmenttobooktheproposeddatesonadefinitebasis,youwillbeadvisedandgivena48-hoursrightoffirstrefusal.Afterwhichtime,youhavetheoptiontoconfirmdefinitewithusortoreleasethefunctionspacethatweareholdingforyou.
然而，如果其他任何组织跟我们经过接触后预定了我们的提议，我们将会对您做出通知，并且给您48小时的优先拒绝权。
在这个时限之后，你可以选择是否跟我们继续合作，或者取消我们为您保留的功能区域。
Anychangestothiscontractmustbeinwritingandsignedbybothparties.
这份合约中的任何变动都应该被明确书写出来并且经由双方签字。
Pleasebeassuredofourcontinuedeffortstoserveyouandyourorganisationatalltimes.Welookforwardtowelcomingyouandyourdelegatestothe RegentShanghai.
请保证我们能持续地为贵公司提供服务。
我们希望并且欢迎贵公司代表能够到Regent上海来。
Thisisalegalcontractandmustbesignedbyanofficerempoweredtosignsuchcontracts. THEREGENTSHANGHAI,operatingforandonbehalfoftheShanghaiSummitHotelManagementCo.Ltd.,1090YanAnWestRoad,ChangNingDistrict,Shanghai200052,P.R.China.
这是一份具有法律效力的合约，必须经由法人代表签字生效。
Regent上海，做为上海Summit酒店管理有限公司的代表，地址是：
中国上海市长宁区延安西路1090号，邮编200052。
AUTHORIZEDSIGNATORIES:
授权签字
Forandonbehalfof 代表 Agreedandacceptedby:
接收并且同意
TheRegentShanghai
SukiYu AndyHe
AssistantCateringSalesManager
餐饮销售经理助理 DirectorofCatering 餐饮总监
Tel:
Fax:
Email:
I/WeherebyagreetotheabovetermsandconditionsdatedbeforeMay30,2010.
我们同意以上5月30日之前的条款。
Signature签字 :
Name姓名 :
CompanyName公司名称 NameofCompany
TERMSANDCONDITIONS条款和条件
FoodService食物服务
Thehotelmanagementensuresthequalityandfreshnessofthefoodservedtoitsguests. Therefore,nofoodmaybebroughtintothehotelfromanothersourceforserviceinourfacilities. Foodmaynotbetakenoffpremisesafterithasbeenpreparedandserved.
酒店确保对客食物的质量和新鲜度。
因此，在我们的设施里，不要从其他任何渠道引进食物。
除非是食物已经经过烹制了，否则不要拿出来。
BeverageService酒水服务
Corkagechargeisapplicableforallbottlesofwineorliquorthatisbroughtintothehotel.Allbottlesofwineorliquorservedinthehotel’spremiseshavetobe DutyPaid,asstipulatedbythelaw. TheHotel’semployeesmustdodispensingofallbeverages. Alcoholicbeverageswillnotbeservedtoanyoneundertheageof18yearsandproperidentificationmustbeshownuponrequest.
所有带进酒店的酒水都可以收取开瓶费。
根据法律规定，所有的酒水都应该是已付关税的。
酒店的职员要负责为客人斟倒酒水。
酒精类饮料将不会对18岁以下人士提供，当被请求时，应自觉出示身份证明。
FunctionRooms功能室
Functionroomsareassignedaccordingtotheguaranteednumberofpeopleanticipated.Roomrentalchargeisapplicableiftheattendancefallsbelowtheminimumrequirement. Thehotelreservestherighttochangethevenuetoamoresuitablesizeforthenumberofguestsexpectediftheattendancedropsorincreases,uponconsultingwiththeorganizer.
功能室是根据预计到场人数来分配的。
如果实际到场人数低于最低保证人数，则要收取房间租用费。
如果到场人数增加或者减少，酒店保留更换场地的权利，这些都要向组织者征询意见。
Billing记账
Weaskthatpropercreditinformationbeestablishedpriortothefunction. Adepositwillbenecessarytoconfirmallbookingsandthehotelreservestherighttosetpaymentguidelinesforallorpartofthebillpriortothefunction. Allpaymentsshouldbemadebycashorcreditcardattheendoftheevent,unlesscreditfacilitieshavebeenestablishedwithThe Hotel.
在活动开始之前我们请求贵方提供相关的信用卡信息。
为确保预订顺利，我们有必要收取一定额度的订金，酒店保留为所有或者部分账单设立支付指导的权利。
所有的款项应该是用信用卡或者现金在活动结束后来进行支付的，除非之前酒店已经安装了信用卡支付设备。
ThePatronagreesthatallliabilityfortheirbillsarenotwaivedandagreestobeheldpersonallyliableintheeventthattheindicatedperson,companyorassociationfailstopayforanypartorthefullamountofthechargesoftheevent.
赞助人同意不免除他们所有账款的责任，并且他们同意承担因个人、公司或组织导致的不能支付全款的责任。
Postponement 延迟
TheHotelreservestherighttolevya50%chargebasedonthetotalestimatedrevenue,shouldtherebeachangeofdate.
如果日期有变动，酒店保留根据预期总收益而征收50%费用的权利。
Cancellation取消
Ineventofcancellation,anydepositpaidwillberetained. Iftheeventiscancelledmorethan180daysinadvance,thedepositretainedmaybeappliedforusetowardsanotherfunctionwithin3monthsofthecancellationdate. CancellationmustbeadvisedinwritingbytheEventOrganizer.
如果活动取消，所有的已付的订金将予以保留。
如果活动是在180天以前取消的，所保留的押金可以用于取消日期之后3个月中的其他活动。
活动组织者应该书写一份取消声明。
NumberofDaysPriortotheScheduledCommencementDateof
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