进销存管理制度.docx

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进销存管理制度

进销存管理制度

受控状态

文件编号

LOG-zd-001秘密

质量管理体系文件

厦门雅珂妮时装有限公司

商品物流部进销存制度

版本号:

___1.0____

制订者:

_林昀

审核者:

______

审批者:

___

生效日期:

电子版本公布人力资源部电子原稿保存人力资源部

受控文件严禁私自打印或复印。

若有需要请加盖“仅供参考”章，以防版本混用。

第1页，共14页

文件编号LOG-zd-001

版本1.0商品物流部进销存制度

页数共13页

纸介原稿保存人力资源部

1.目的:

为了明确货品的入库、配送、调拔、验收、退货等流程，确保货品进、销、存数据准确、及时、账实相符，特制定此制度。

2.权责:

2.1商品物流部负责入库、配货、调拨、退货等操作与管理。

2.2营运部负责货品接收、退货、调拨等操作与配合。

2.3人力资源部负责车辆调度，货品配送。

2.4招商部负责加盟商配、补、退货的沟通、协调、跟进。

2.5财务部负责加盟商配、补、退货款项的核准。

3.定义:

无

4.成品入库规定:

4.1时间规定:

原则上每个品牌，每周入库1-2次，具体时间由商品物流部与生产部后整另行

协商。

4.2入库流程:

4.2.1货品完成后整阶段，由生产部后整人员告知成品仓库有货入库。

4.2.2成品仓库接到入库通知后，做好货品入库准备与配货安排。

4.2.3双方当面清点（包括数量、商品代码、颜色、尺码），清点无误后，成品仓库按实

际入库数据录入ERP系统，生成《入库单》。

4.2.4打印《入库单》，双方（后整人员与仓管）签字确认，分发《入库单》。

一式四

份，成品仓库、后整、财务部、商品部各一份。

4.2.5将入库货品，按配货原则分配到各店，配货后之库存按仓库管理办法，将货品

摆放上架。

5.配货规定:

5.1时间规定:

5.1.1直营店:

根据入库时间，当天入库当天配货。

若遇周一、四做补货，配、补货一起

发货。

5.1.2加盟商:

根据加盟店开业时间而定，原则上加盟店新开业时做配货，之后加盟商可

根据销售情况进行补货。

5.2直营店配货流程:

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5.2.1商品部根据《入库单》制作《门店配货单》发送给成品仓库。

5.2.2成品仓库根据商品部提供的《门店配货单》配货，生成《调拨出库单》。

5.2.3制单人将《调拨出库单》提交商品主管审核。

5.2.4商品主管审批后，通知成品仓库打印《调拨出库单》并填写《派车单》。

5.2.5成品仓库打印《调拨出库单》，随货品一起打包。

一式四份，成品仓库、门店、财

务、商品部各一份。

5.2.6人力资源部收到《派车单》后，安排车辆送货，司机根据《派车单》上送货地址将

货品送达。

（司机接货时需清点货品件数，并在出货本上签字确认）

5.2.7司机将货品送达门店，门店立即清点货品，确认无误后第一时间回复商品部并及时

接收ERP系统的《调拨入库单》。

（外区门店收货时，要跟货运站核对单子件数是否

跟实物相符）

5.2.8门店若收货时发现货品数量与单据不符，应立即告知商品物流部、区域主管进行核

实。

5.3加盟商配货流程:

5.3.1确认加盟意向，由招商主管协助加盟商配货。

包括:

款式、数量、颜色、尺码等的

介绍与挑选。

5.3.2商品部根据加盟商配货要求及库存情况制作《配货单》，通知成品仓库备货。

5.3.3成品仓库根据商品部提供的《配货单》配货，生成《调拨出库单》。

5.3.4生成《调拨出库单》后，由商品部与财务部核实客户打款情况。

若加盟商款项未到

位，由招商主管进行跟催，待加盟商款项到位后方可出货。

5.3.5确认款项到位，成品仓库提交《调拨出库单》，商品主管审核，财务部审批。

5.3.6审批后，由商品部填写《派车单》并通知成品仓库准备出货。

5.3.7成品仓库打印《调拨出库单》，随货品一起打包。

一式四份，成品仓库、加盟商、

财务部、商品部各一份。

5.2.8人力资源部收到《派车单》后，与招商部进行运费确认，然后安排车辆送货，司机

根据《派车单》上送货要求将货品送达加盟店/货运站/空运。

5.2.9货品发出后由招商部跟进加盟商收货情况，直到与加盟商确认无误。

5.4加盟商配、补货其它说明:

5.4.1若加盟商为本区（厦门、包含岛外），由人力资源部安排公司车辆将货品送达店铺，

此费用由加盟商承担。

若加盟商为外区（非厦门），由人力资源部安排公司车辆将货

品送达货运站或机场，再安排物流或空运。

物流或空运的费用由加盟商承担，公至

货运站或机场的费用，由公司承担。

5.4.2无论加盟商是否本区，人力资源部应在派车单上写明费用承担对象，与招商部确认，

并于次月初汇总提交财务部。

6.补货规定:

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6.1时间规定:

6.1.1直营店:

原则上每周一、四做补货。

若有特殊情况（团购），由区域主管（经理）

与商品物流部协商补货时间。

6.1.2加盟商:

不做时间规定，加盟商可根据自己的销售情况进行补货，招商部负责加盟

商的跟进、协调、维护。

6.2补货说明:

6.2.1若补货过程中出现任何问题（如补货不及时、补货不到位等），由区域主管/招商主

管负责协调、处理。

6.2.2若因《门店补货单》未于规定时间发送商品物流部，而造成的延迟出货，由营运部

自行负责。

6.3直营店补货流程:

6.3.1每周一、四12:

00前，门店店长将《门店补货单》发送给商品部与区域主管。

6.3.2区域主管收到《门店补货单》后，查看系统销售情况。

若对补货单无异议，商品部

根据《门店补货单》配货。

若对补货单有异议，由区域主管与门店店长沟通后，由

区域主管于14:

00前告知商品部《门店补货单》有修改，并确认最终补货情况。

6.3.3成品仓库根据《门店补货单》配货，生成《调拨出库单》。

6.3.4制单人将《调拨出库单》提交商品主管审核。

6.3.5商品主管审批后，通知成品仓库打印《调拨出库单》并填写《派车单》。

6.3.6成品仓库打印《调拨出库单》，随货品一起打包。

一式四份，成品仓库、门店、财

务、商品部各一份。

6.3.7人力资源部收到《派车单》后，安排车辆送货，司机根据《派车单》送货地址将货

品送达。

（司机接货时需清点货品件数，并在出货本上签字确认）

6.3.8司机将货品送达门店，门店立即清点货品，确认无误后第一时间回复商品部并及时

接收ERP系统的《调拨入库单》。

（外区门店收货，要跟货运站核对单子的件数是否

跟实物相符）门店若收货时发现货品数量与单据不符，应立即告知商品物流部、区

域主管进行核实。

6.4加盟商补货流程:

6.4.1加盟商缺货时，由招商主管协助加盟商补货。

包括:

款式、数量、颜色、尺码等的

介绍与挑选。

6.4.2商品部根据加盟商补货要求及库存情况制作《补货单》，通知成品仓库备货。

6.4.3成品仓库根据商品部提供的《补货单》配货，生成《调拨出库单》。

6.4.4生成《调拨出库单》后，由商品部与财务部核实客户款项。

若加盟商余额为零或小

于发货金额，需第一时间告知招商主管进行跟催，待加盟商款项到位后方可出货。

6.4.5确认款项到位，成品仓库提交《调拨出库单》商品主管审核，财务部审批。

6.4.6审批后，由商品部填写《派车单》并通知成品仓库准备出货。

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若有需要请加盖“仅供参考”章，以防版本混用。

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6.4.7成品仓库打印《调拨出库单》，随货品一起打包。

一式四份，成品仓库、加盟商、

财务、商品部各一份。

6.4.8人力资源部收到《派车单》后，与招商部进行运费确认，然后安排车辆送货，司机

根据《派车单》上送货要求将货品送达加盟店/货运站/空运。

6.4.9货品发出后由招商部跟进加盟商收货情况，直到与加盟商确认无误。

7.调拨规定:

7.1时间规定:

7.1.1直营店:

调拨不做时间规定，门店间可因实际情况进行调拨。

7.1.2加盟商:

加盟商无调拨。

7.2调拨原则:

7.2.1若公司总仓有库存，则从总仓调拨。

若公司总仓无库存，再与其它门店做调拨。

7.2.2门店间调拨，根据先同城后异地的原则进行调拨。

7.2.3若异地调拨时遇总仓发货，应由区域主管将门店所需货品调回总仓，再由总仓进行

发货。

7.3调拨流程:

7.3.1门店店长查看系统库存，按调拨原则选择调拨对象。

7.3.2由调入方与进行调出方的总仓或门店进行沟通。

7.3.3货品调出门店进入系统开具《调拨出库单》，扫描所调拨货品明细后调出。

7.3.4货品打包，寄出。

（若同城内调拨，可由调入方自行取货。

若异地调拨，通过快递

或物流方式，将货品送到相应门店）

7.3.5调入门店收到货品后，立即清点。

确认无误后第一时间确认系统调拨单。

若收货时

发现货品数量不符，应立即告知调出门店及区域主管，进行核实。

8.退货规定:

8.1时间规定:

8.1.1直营店:

退货时间不做特殊规定，公司、门店可因季节变化或货品库存太多等原因，

进行退货申请。

8.1.2加盟商:

加盟商退货时间与退货规定，以加盟合同及补充协议为准。

8.2退货说明:

8.2.1换季货品调拨时，由商品物流部根据季节、门店销售分析、库存情况等数据，提出

退货计划（包括退货时间、退货款式、退货数量等），与营运部探讨、确认后进行

退货。

8.2.2当门店库存太多、款式过季等情况时，由营运部提出退货计划（包括退货时间、退

货款式、退货数量等），经商品物流部分析、审核后进行退货。

8.2.3若退货过程中出现问题，由商品部与区域主管或招商主管沟通、协调处理。

8.2.4本区（厦门）直营店/加盟商退货，由公司安排车辆，将货品拉回公司。

外区（非受控文件严禁私自打印或复印。

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厦门）直营店/加盟商退货，由店铺根据公司指定之货运站，通过物流将货品退回

公司。

8.2.5所退商品吊牌必须按原包装叠好，吊牌要外露。

如有粘贴其它价格签，须清理干净，

方可退货。

8.2.6所退商品之外箱须有箱内商品明细且与箱内表单明细一致。

8.2.7若有质量问题的商品须在单上与系统《调拔出库单》上注明原因，并分开包装;凡

有配件（毛领、腰带等）商品退回仓时，配件必须齐全，若配件不齐全，商品物流

部一律不接收。

8.2.8需办理托运的货品，每个箱子装好用小纸条贴上件数用LOGO胶封好口后须用编织

袋再次打包，并也粘上LOGO胶，否则在运输过程出现丢失由调出方承担。

8.2.9运输过程损坏或人为造成的问题，公司将视情况判定原因，并决定是否接收退货。

若凡发现退回的商品为滞销或恶意损坏，公司不接受退货，并追究和处罚相关人员。

8.3直营店退货流程:

8.3.1商品物流部制作《退货通知单》，发送给退货的门店店长与区域主管。

8.3.2门店根据商品物流部发出的《退货通知单》，开具手工退货单或系统《调拔出库单》，

并根据清单内容清点、打包货品，于封箱前核对后签字确认，封箱。

8.3.3货品退回公司。

（如外区门店退货，需在箱子外包装上贴上件数后用LOGO胶封在封

口处）

8.3.4成品仓库收到货品，根据清单清点，确认无误后第一时间确认系统《调拨入库单》，

并告知商品部、门店货品已收到并验收完毕。

8.3.5若成品仓库收货时，发现货品明细与开具的《调拨入库单》不符，仓管按实际入库

数据接收《调拨入库单》，将差异做《调拨出库单》给门店，并报备商品主管，由商

品主管安排人员与门店进行核实。

8.4加盟商退、换货流程:

8.4.1根据加盟合同的规定，加盟商达到退、换货条件时，提交退货申请给招商部审核，

审核后的退、换货申请提交商品物流部确认。

8.4.2招商部通知加盟商退、换货，商品物流部安排成品仓库准备接收退货。

8.4.3加盟商开具手工退货单或系统《调拔出库单》，并根据清单内容清点、打包货品，

于封箱前核对后签字确认、封箱，将货回退回公司。

8.4.4成品仓库收到货品，根据清单清点确认无误，接收《调拨入库单》或将货品扫描至

电脑，生成《入库单》（备注加盟商退货）。

8.4.5若成品仓库收货时，发现货品明细与开具的《调拨入库单》不符，应立即报备商品

主管，商品主管将情况反馈给招商部，由招商部跟进加盟商退、换货情况，直到确

认无误。

9.相关表单:

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9.1《入库单》

9.2《门店配货单》、《门店补货单》

9.3《派车单》

9.4《退货通知单》

9.5《调拨出库单》、《调拨入库单》

10.本制度由商品物流部负责解释。

有未尽事宜，由商品物流部负责补充并做内部公告。

附件一:

成品入库流程

岗位流程图标准

后整告知有货入库

仓管仓库清理

双方当面清点数量商品代

后整人员与仓管码、颜色、尺码货品清点

数据录入系统仓管

生成《入库单》

《入库单》一式四份，成

品仓库、后整、财务部、打印《入库单》

商品部各一份。

后整人员与仓管双方签字确认

仓管分发到相关部门

货品入库

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附件二:

直营店配货流程

岗位流程图标准

制作《门店配货单》商品部根据《入库单》在ERP系

统里制作《门店配货单》

发送仓管

仓管配货

生成《调拨出库单》

商品主管审核

《调拨出库单》一式四份，

填写《派车单》打印《调拨出库单》成品仓库、门店、财务部、

商品部各一份。

车辆安排随货打包商品部/仓管

按送货要求将货品送达门送货行政主管店/货运站

收货司机

外区门店收货时要跟货运货品清点门店

站核对单子件数

有误联系商品部是否有误

无误核对发货

接收《调拨出库单》找出差错门店/商品部

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附件三:

加盟店配、补货流程

岗位流程图标准

协助加盟商配、补货。

包协助配、补货招商主管括款式、数量、颜色、尺码等的介绍与挑选商品部制作《配、补货单》告知仓库

配货仓管

生成《调拨出库单》与财务部确认款项是否到位，如果款项不到位，由确认款项到位情况招商主管负责跟催商品部

Y《调拨出库单》先商品主商品主管/财务部商品主管审核是否到位管审核，再财务部审批，N然后与招商部确认运费结财务部审批算款项跟催招商主管

填写《派车单》商品主管

《调拨出库单》一式四份，行政主管/仓管打印《调拨出库单》运费确认成品仓库、加盟商、财务部、商品部各一份。

车辆安排随货打包

司机送货按送货要求将货品送达门

店/货运站/空运

收货、请点加盟商

有误告知招商部是否有误

核对发货无误

加盟店/招商部收货确认找出差错

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附件四:

直营店补货流程

岗位流程图标准

提交《门店补货单》门店店长

若主管对补货单有异议，Y由主管协调后，于14:

00协调、确认区域主管是否异议前通知商品主管N通知商品部修改区域主管/商品部《门店补货单》确认

仓管配货

生成《调拨出库单》

商品主管审核

《调拨出库单》一式四份，

商品部/仓管填写《派车单》打印《调拨出库单》成品仓库、门店、财务部、

商品部各一份。

行政主管车辆安排随货打包

按送货要求将货品送达门司机送货店/货运站门店收货、清点外区门店收货时要跟货运

站核对单子件数有误联系商品部是否有误

无误核对发货

接收《调拨出库单》找出差错门店/商品部

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附件五:

调拨流程

岗位流程图标准

查看系统库存门店店长

若总仓有库存先从总仓调拨，若总仓无库存按先同选择调拨对象

城或异地原则调拨。

与调出方沟通

调出方总仓或门店开具《调拨出库单》

扫描调拨货品

若同城内调拨，可由调入

方自行取货。

若异地调拨，打包、寄出通过快递或物流方式，将

货品送到相应门店调入方收货

货品清点

有误告知区域主管是否有误

核对发货无误

接收《调拨出库单》调拨双方找出差错

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附件六:

直营店退货流程

岗位流程图标准

制作《退货通知单》商品物流部

门店店长、区域主管各一发送相关人员份

开具《退货单》退货门店门店无安装ERP系统，开

具手工退货单，有安装

货品清点、打包ERP系统，制作《调拨出库单》货品退回公司本区（厦门）退货，由公司

安排车辆，将货品拉回公

收货司。

外区退货，由店铺根仓管

据公司指定之货运站，通

过物流将货品退回公司货品清点

有误若货品有误，先接收《调是否有误按实际入库数据接收拨入库单》，然后将差异做《调拨出库单》给门店，

差异做《调拨出库单》并报备商品主管

无误

报备商品主管

安排人员核对发货

接收《调拨入库单》找出差错门店/商品部

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附件七:

加盟商退、换货流程

岗位流程图标准

提交退货申请加盟商

审核若加盟商退货申请不通招商主管

过，由招商主管进行沟通、N协调招商主管/加盟商告知加盟商是否通过

Y招商部审核合格的退货申沟通、协调请，提交商品主管确认退招商主管提交商品部确认

货细节Y通知加盟商退货招商、商品主管通知仓库准备退货

加盟商无安装ERP系统，开具退货单仓库清理开具手工退货单，有安装加盟商ERP系统，制作《调拨出库单》货品清点、打包

本区（厦门）退货，由公司货品退回公司

安排车辆，将货品拉回公

司。

外区退货，由店铺根收货仓管据公司指定之货运站，通过物流将货品退回公司货品清点

有误报备商品主管是否有误

加盟商/招商部无误反馈招商部

接收《调拨入库单》仓管或将货品扫描核对发货、找出差错

生成《入库单》

货品入库

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