职位说明书编写规范.docx

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职位说明书编写规范

职位说明书编写规范

 一、工作标识：

工作标识，是关于职位的基本信息，是一职位区别于其他职位的基本标志。

通过工作标识，可以向职位描述的阅读者传递关于该职位的基本信息，使其能够获得对该职位的基本认识。

除了关于职位的基本信息之外，在该部分还常常有关于职位分析的时间、人员、有效期等。

其常见内容见表：

职位基本信息

职位分析的基本信息

Ø职位名称

Ø职位代码

Ø所在部门

Ø直接上级的职位名称

Ø工作地点

Ø现任任职者的姓名

Ø该职位的职位等级

Ø该职位的薪点范围

Ø职位分析的时间

Ø职位说明书的有效期

Ø职位分析员人名或代码

某公司工作标识范例

一、      基本信息

职位名称

招聘配置主管

所在部门

人力资源部

目前任职者

黄谦

职位等级

高级主管级

工作代码

H0001

工作地点

3M公司总部

职位分析员

**公司分析员

分析时间

2001年9月

二工作概要的目的和获取方法：

工作概要，又称为工作目的，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该职位存在的价值和理由。

根据前面关于对职位理解模型，我们可以知道，任何职位的存在价值都在于它能够帮助组织实现其战略目标，因此，对该职位目的的获取一般都通过战略分解的方式而得到。

在这一目标分解的过程中，一般需要通过对以下几个问题的回答来完成：

n       组织的整体目标的哪一部分与该职位高度相关？

n       该职位如何对这部分组织目标作出贡献？

n       如果该职位不存在，组织目标的实现将会发生什么问题？

我们究竟为什么需要该职位的存在？

2、工作概要的写法

工作概要的书写有其严格的规范，具体如图

三工作范围

所谓工作范围，是指该职位的任职者所能掌控的资源的数量和质量，以及该职位的活动范围，它代表了该职位能够在多大程度上对企业产生影响，在多大程度上能够给企业带来损失。

该部分信息并非所有职位描述中的必备内容，而是往往用于管理职位、以职位评价为目标的职位描述。

工作范围常常采用清单的方式来表达，主要包括人力资源、财务资源和活动范围三个部分的内容

项目

内容

人力资源

直接下级的人数与级别、间接下级的人数与级别等；

财务资源

年度预算、项目成本、年度收入（营业额）、年度利润、销售回款等；

活动范围

根据职位的不同存在着较大的差异，例如销售职位的“每星期接待客户的人数”，人事经理的“每星期进行内部沟通的次数”等。

某公司销售部经理的工作范围示例

经济方面

非经济方面

前年年销售额：

4亿元人民币

部门总人数：

15人

去年年销售额：

6亿元人民币

下属人数，直接：

高级主观2人，主管3人间接：

专员10人

今年预计销售额：

8.7亿元人民币

全国代理商的数量：

一级代理商25家，二级代理商89家

今年部门费用预算：

30万元人民币

某公司人力经理的工作范围示例

经济方面

非经济方面

今年的年度工资预算：

5320万元人民币

今年的年度培训经费预算：

90万元人民币

今年的年度招聘经费预算：

16万人元民币

今年的部门办公费用预算：

9万元人民币

部门总人数：

11人

下属人数，直接：

高级主观2人，主管2人间接：

专员7人

公司员工总数：

1500人

某公司市场经理的工作范围示例

经济方面

非经济方面

今年的年度市场推广费用预算：

2600万元人民币，包括：

广告费：

1300万元人民币

促销费：

800万元人民币

新产品推广费：

500万元人民币

部门总人数：

13人

下属人数，直接：

高级主观5人，主管4人间接：

专员4人

产品数量：

A产品万、B产品万

C产品万、D产品万

四、   工作职责的内涵与特点

（一）工作职责的内涵

任何一份工作描述中都必然会包含关于该职位主要做什么的内容，这一部分，在工作描述中，常常被称为工作职责。

所谓工作职责，主要指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。

它是在前面的工作标识与工作概要的基础上，进一步对职位的内容加以细化的部分。

（二）工作职责的基本特征

职位说明书中的工作职责具有以下特点（见图6-6）。

这些特征对于工作职责的识别与描述具有重要的指导意义。

其中的成果导向、稳定性、独立性与系统性的特点将进一步转化职责识别与描述的原则，并会在下面的职责界定部分的内容中进行更为详细的阐述。

（三）、职责梳理的方法

工作职责的界定并非简单地来自于对职位任职者的现行工作活动的归纳和概括，而是来自于基于组织战略的职位目的的界定。

通过问卷、观察和访谈所收集到的关于工作活动的信息，必须通过深入分析与判别，最后才能形成看似简单的若干条工作职责。

在下面，我们将向大家介绍关于工作职责建立的方法与技术。

工作职责的分析，主要有两种方法，一种是基于战略的职责分解，一种是基于流程的职责分析。

在实践中，往往是上述两种方法结合使用，互为补充。

即通过战略分解得到职责的具体内容，然后通过流程分析，来界定在这些职责中，该职位应该扮演什么样的角色，应该拥有什么样的权限。

因此，对职责的构建，我们可以通过两个顺承的部分来完成（见图6-7）。

基于战略的职责分解

确定职位目的

根据组织的战略和部门的职能职责定位确定该职位需要达成的目的。

这一步在前面的工作概要部分已经做过详细的阐述。

分解关键成果领域

通过对职位目的的分解得到该职位的关键成果领域。

所谓关键成果领域，是指一个职位需要在哪几个方面取得成果，来实现职位的目的。

关键成果领域，可以利用鱼骨图作为工具对职位目的进行分解而得到。

比如，人事经理的关键成果领域，可以分解如图6-9。

确定职责目标

即确定该职位在该关键成果领域中必须达成的目标（取得的成果）。

因为职责的描述是要说明这项职责的主要做什么以及为什么做，因此，从成果导向出发，应该在关键成果领域中，进一步明确所要达成的目标，并且所有关键成果领域的目标都将与职位的整体目标之间存在着整体与部分的逻辑关系。

例如，人事经理在这八项关键成果领域的目标可以分别表示为：

例如：

人力资源经理职责目标

关键成果领域

所要达成的目标

部门预算

确保部门预算与组织的战略与整体预算保持一致。

人力计划

确保人力资源计划与战略、组织结构保持一致。

招聘录用

提高招聘工作的效果与效率，并确保空岗的关键职位的能够及时得到高质量的人员补充。

人力配置

提高组织内各部门、各职位的人事匹配。

培训开发

提高培训组织的效果与效率。

薪酬管理

确保组织能够有效的吸引、激励和保留人才。

绩效管理

保证绩效管理循环的正常运行。

员工关系

避免员工不满与劳动纠纷的发生。

表达目标的常用词汇

正向目标

反向目标

支持目标

确保……

保证……

促进……

提高……

提升……

完善……

防止……

避免……

防范……

致使……

作为……

供……

支持……

提供……

利于……

帮助……

实现……

控制……

确定达成职责目标的行动

即确定该职位为了取得达成这些职责目标，需要采取的行动。

职责目标表达了在该职位为什么要完成这些职责，而确定行动则表达了任职者到底要进行什么样的活动，来达成这些目标。

对行动的确定，主要依靠对访谈和问卷中所获得的关于任职者行为与活动的信息进行归纳与提炼而得到。

其具体的表达方法为：

“行动方式+具体对象”。

其中，行动方式需要用准确的动词来表达，关于这一点，我们将在“流程分析”部分进一步详细讲解。

形成初步的职责描述

通过将上述四个步骤得到的职责目标与行动相结合，我们可以得到关于该职位的基本职责的初步描述。

职责条目的具体数量与关键成果领域相一致。

（见图6-10）

基于流程分析的职责分析

1、流程分析的目标与意义

所谓流程，是指完成某项职能的一系列相互衔接的步骤。

这些相互衔接的步骤与职位相交叉，形成职位的各项工作职责与任务。

关于职位与流程之间的关系，可以用图6-11来表示。

在职位分析中，基于流程的分析是建立在基于战略与职位目的分析的基础之上的分析技术。

通过流程分析，主要要实现两个方面的目标，一是要理清该职位与其他相关职位之间的职责边界，二是要界定该职位在各项职责上所扮演的角色，进一步职责描述的准确性和规范化。

2、流程分析的步骤

（1） 通过职位内分析，理顺职位内部各项职责之间的逻辑关系

职责描述具有系统化原则，即职位内部各项职责之间并非简单的拼凑与组合，而是通过一系列职责之间的内在逻辑关系形成一个统一的整体。

而寻找到这样的逻辑关系，对于职责描述的系统化具有及其重要的意义。

同时，它还成为基于流程的职责分析的前提与出发点。

流程形职责示范：

网络形

（2）通过职位间分析，寻找职位的流程入口与出口

在理顺了职责与职责之间的内在逻辑关系之后，需要进一步找到该职位在企业的整体流程中的位置，而这种位置的关键在于寻找到流程的出口与入口。

所谓流程的入口，是指整体流程从那一项职责处进入该职位；流程的出口则指整体流程从那一项职责处流出该职位。

根据前面的四种职位内部的职责逻辑关系，我们可以将职位在企业的业务和管理流程中的位置表示如图

Ø在并列型的职位中，每一项职责都彼此独立，它们都单独构成一个流程的出口与入口；

Ø在流程型的职位中，所有职责共同形成为一个职位的内部流程，因此，这一内部流程的开端即为流程的入口，内部流程的末端即为流程的出口；

Ø在网络型的职位中，存在着一个具有总结性的职责，其余职责都为这一职责提供输入。

因此，其余职责处即形成为流程的入口，总结性的职责即为流程的出口；

Ø在混合型的职责中，往往存在着几组相互衔接的职责，形成几组内部流程，每一条内部流程都存在着一个入口和出口。

Ø（3） 去除职位之间的职责重叠，填补职责真空

Ø在理清了职位在流程中的位置后，需要根据职位中的流程入口与出口，找到该职位在流程中的上游职位和下游职位，进一步对该职位与上游职位和下游职位之间职责的关系进行界定。

尤其要理顺两个方面的内容：

Ø该职位与上、下游职位之间是否存在着“职责上的重叠”？

Ø该职位与上、下游职位之间是否存在着职责上的真空——即需要有人完成，而实际上两个职位都没有照顾到的职责？

Ø该职位与其他职位之间的错位——即本来应该由某职位完成的职责，却由其他职位完成？

Ø对职位间的职责重叠与真空的寻找主要通过两种方式展开（见图6-17）：

职责描述的常用动词

1、对计划、制度、方案、文件等

编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见

2、针对信息、资料

调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理

3、某项工作（上级）

主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估

4、思考行为

研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划、

5、直接行动

组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、

6、上级行为

许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定

7、管理行为

达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督

8、专家行为

分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价

9、下级行为

检查、核对、收集、获得、提交、制作

10、其他

维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、经营、确认、概念化、合作、协作、获得、核对、检查、联络、设计、测试、建造、修改、执笔、起草、引导、传递、翻译、操作、保证、预防、解决、介绍、支付、计算、修订、承担、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用

编写规范

1必须采用“动词+名词+目标”或者“工作依据＋动词＋名词＋目标”的书写格式；

2、必须尽量避免采用模糊性的动词，如“负责”、“管理”、“领导”等；

3、必须尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量；

4、必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语，尤其要尽量避免采用管理学专业的冷僻术语。

如确实有采用术语的必要，须在职位说明书的附件中予以解释；

5、当其存在着多个行动和多个对象时，如会在行动动词和对象之间的关系引起歧义，需要进行分别表述。