行政管理制度.docx
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行政管理制度
一、行政办公室部门职责
1、在项目领导的领导下认真贯彻执行局、公司及项目的各项管理制度、会议精神、政策方针等；
2、及时传达局、公司及项目部的各项决定和指令；
3、在项目领导的领导下，组织各部门编制、修订和完善项目管理制度，并督促落实；
4、切实做好项目部住房、用水、用电的规划与布置及职工食堂的管理工作，以保障项目部正常工作和职工正常生活；
5、做好安全生产、文明施工的各项工作；
6、负责项目部办公用品、劳保用品的计划、采购、发放工作；
7、负责项目各项办公设备及设施的配置、维修等管理工作；
8、负责项目职工夏季降温防暑、冬季取暖的管理工作；
9、负责项目部各项会议的布置、安排；
10、负责项目部各种接待工作；
11、负责项目劳动用工、劳动纪律及工资分配的管理工作；
12、负责项目部小车调配使用等管理工作；
13、负责负责文秘和档案的管理工作；
14、负责项目企业文化建设、宣传报道等的管理工作；
15、负责项目环境卫生、财产安全及职工人身安全的管理工作；
16、负责项目周边地方事务的协调工作。
二、行政办主任岗位职责
1、全面负责行政办的各项工作，及时传达项目部的各项决定和指令；
2、根据项目部领导的意见，负责部门及全体职工传达公司的有关文件，按要求催办、督办有关事宜；
3、完成项目经理交办的任务，及时汇报各项任务的落实完成情况，并提醒经理一天内需办的重要事项；
4、负责项目部对外交往、接待工作，协调有关接待事宜，并负责接待品、对外交往礼品的购买、保管和按规定使用；
5、负责办公室职责范围内的规章制度的草拟修订；
6、根据生产需要，及时组织后勤人员参加属于突击性的劳动，并督促后勤人员完成安排的任务；
7、负责劳动用工、劳动纪律及工资分配的管理工作；
8、负责行政办公用品、劳保用品的计划审批，行政办公费用报销的审核；
9、负责企业文化建设、宣传报道的管理工作；
10、负责发文及项目其他文字资料的审核；
11、负责地方事务的协调工作；
12、负责项目安全、卫生、环保的管理工作。
三、文秘人员岗位职责
1、在行政办公室主任的领导下，负责起草项目部有关工作计划、总结和报告、请示、通知、决议及项目领导指定的文件等；
2、负责调研、收集、整理各部门的工作情况及有关项目的外来信息，为经理指导工作服务；
3、负责有关会议议题的归纳、整理，做好会议记录，根据需要撰写会议纪要；
4、负责文件收发、函、传真件的编号、打印、装封、分发工作；
5、掌管项目印章，按规定审核，监管用印；
6、负责文件的立卷、归档工作，集中统一管理局、公司、管理处、总监办、驻地办、项目部及其他相关部门形成的各种档案资料，并按规定程序提供使用，做好档案资料的管理工作；
7、负责项目电脑、复印机、传真机、电话机、饮水机等的管理维护工作；
8、负责项目的有关服务接待工作；
9、负责行政办公资产及各项费用的登记，并负责办公室各项台帐的建立；
10、负责行政办公用品、劳保用品的计划、入库验收、发放等工作；
11、完成领导交办的其他任务。
四、行政管理人员岗位职责
1、在办公室主任的直接领导下，具体做好项目行政管理工作；
2、负责小车的调度管理工作；
3、负责职工食堂的管理工作；
4、负责项目职工住房及水电的管理工作；
5、负责项目部环境卫生的管理工作；
6、保管好行政财产并做好行政财产的日常维护；
7、按照有关要求负责好标识标牌的设计与制作及宣传报道等工作；
8、负责项目广播的管理工作；
9、负责项目财产及职工财产、人身安全的管理工作。
七、行政办人员分工
行政办公室共设置人员四名。
办公室主任，全面负责办公室各项工作。
具体负责工作内容见行政办公室主任岗位职责。
文秘，具体负责负责调研、收集、整理各部门的工作情况及有关项目的外来信息，为经理指导工作服务；文件收发、函、传真件的编号、打印、装封、分发工作；掌管项目印章，按规定审核，监管用印；文件的立卷、归档工作，集中统一管理局、公司、管理处、总监办、驻地办、项目部及其他相关部门形成的各种档案资料，并按规定程序提供使用，做好档案资料的管理工作；项目电脑、复印机、传真机、电话机、饮水机等的管理维护工作；项目的有关服务接待工作；负责行政办公资产及各项费用的登记，并负责办公室各项台帐的建立；负责行政办公用品的计划、入库验收、发放及劳保用品的入库验收、发放等工作。
八、经理办公会议制度
第一条总则
为了保障项目各项工作高质量、快进度、低成本、高效益地全面推进，增强项目凝聚力、办公透明度，使项目管理真正做到法制化、制度化、民主化、科学化，切实提高以经理为中心的生产经营管理体系的工作效率和决策能力，特制订本制度。
第二条议事范围
1、决定本项目的经营方针、政策、目标；
2、制定项目的生产计划和工程进度；
3、根据局、公司管理的要求，制定项目内部重大改革措施；
4、制定、修订或废除项目管理制度和实施细则及其他规定，并检查执行情况；
5、决定项目职能部门主管及其他人员编制；
6、拟定奖金及重大利益分配方案，决定项目职工奖金和报酬的分配；
7、制定项目劳务承包经营方案、大型机械设备购置与大修、大宗材料采购方案等；
8、组织学习、传达和研究贯彻上级重要指示和决定。
第三条会议基本规则和程序
1、经理办公会议由项目经理主持召开，因故不能主持而又必须召开时，由经理委托的副经理主持会议；
2、参会人员为经理、总工程师、支部书记、副经理、财务总会计师、工会主席，列席人员为相关部门负责人，如因工作需要，报经理同意可邀请相关人员参加；
3、会议根据议题内容，项目行政办按照经理指示提前通知与会人员；
4、会议议事应充分发扬民主、积思广益、科学决策，会议坚持少数服从多数的原则；对于生产经营必须抓住机遇及其他需果断决策的问题，经理有权在会议上做出决定；
5、会议坚持精简、效能原则，按分工职责各自能解决的问题，不提交会议讨论；
6、端正会风，开会时集中精力，发言紧扣议题；传达贯彻上级重要会议精神和指示，主管部门或分管部门应事先准备好提纲；讨论经营方案、生产计划、大宗材料招投标方案、劳务协作合同等事项前，相关部门应准备好讨论材料。
会后，对会上陈述的各种意见不议论、不传、不泄密；
7、会议由行政办公室负责记录，与会人员对重大问题表态的意见必须翔实记录。
会议记录由行政办负责保管、归档。
与会人员需查阅记录可在行政办借取，非与会人员确需查阅的，需请示经理同意方可；
8、各部门负责人带领部门人员严格落实会议决议，对于会议落实情况，相关部门负责人应及时向经理反馈，以便经理及时掌握情况，进行调整。
9、经理办公会议，无故缺席者，项目领导每次罚款50元，部门主管每次罚款30元，其他通知与会的相关人员每次罚款20元
印章管理办法
第一条印章保管
1、印章保管部门为项目行政办公室，办公室设立专人负责保管；
2、印章管理人员必须坚持原则，责任心强，具有保密观念。
3、印章管理人员必须保证印章的正常、准确使用和存放安全，防止印章滥用、盗用和遗失。
交接印章时需填写《印章交接等记表》。
第二条印章的使用
1、公文经主管领导签发成文后用印。
2、合同、契约、约定、授权书等具有法律责任的重要文函，以及证件、申请（报）表等用印必须经项目经理或授权人批准同意。
3、各类便函、介绍信、证明信等一般日常事务用印，由行政办主任审核批准，重要事项由主管行政领导批准后方可。
4、行政办建立用印登记薄，严格履行用印批准手续，用印前应审阅、了解用印内容，检查《用印登记表》，手续是否完备，不得盲目盖印。
公文应保留领导签批的原件，合同、契约等由相关部门保留；各类授权书、便函、介绍信、证明信留有存根的，存根与发出件内容必须一致，并加盖骑缝章；不需留存资料的要在《用印登记表》上如实记载用印情况。
5、严禁在未经项目经理或授权人签字批准的各类合同、协议书、及空白介绍信、证明信、空白纸上盖印。
履行严格的用印等记手续。
经办人要妥善保管，未使用的盖有印章的空白信函纸应及时交会印章保管人员。
6、盖印。
公章使用时必须盖在有文字处，如有落款名称、日期、签署意见、负责人签字等，不得在空白处落印。
7、项目印章应在行政办公室内由保管人使用或监印，不得将印章携离行政办公室使用，特殊情况须先报分管领导审核批准并报经理同意，同时在办理完交接手续后可携离，而且在权限范围内用印，并限期限时携印返回。
8、项目党组织、工会、共青团的印章应遵照各自的规定管理。
第三条印章停用。
项目印章因名称变更、机构撤销、工程竣工结算结束或印模式样改变、印章磨损、丢失等原因废止，废止的印章及时送交制发单位保存或请示批准后销毁。
十六、固定电话及移动电话的管理
为了提高信息传递效率，有效服务项目各项工作的进行，降低成本、减少浪费，特对本项目的固定电话及移动电话的管理做出如下规定:
一、国定电话
1、本项目为各部门（含警卫室）安装固定电话，除项目经理、总工、传真开通国内直播外，其他领导办公室、行政办、工程部、合同部、实验室、财务部开通市话服务。
2、行政办负责各办的电话及话费管理，各部门主管具体负责本部门的日常使用管理。
二、移动电话及话费管理：
1、本项目不实行移动电话的配置，因工作需要的人员应自行配置。
2、移动电话费用实行按岗按月按标准统一由劳资员造表发放，超支不补。
3、享受电话费报销的范围：
项目领导班子成员、部门主管、现场技术主管、作业班组长、小车驾驶员、机材采购员。
4、话费标准：
项目经理实报实销；项目领导副职每人每月400元；项目副总及行政办主任每人每月300元；其他部门主管、现场技术主管、作业班组长及机材采购员每人每月200元；小车驾驶员视工作安排，由相关领导研究决定，但进入班组的应由班组考虑，项目部不再计发话费；
5、原则上除以上规定的人员和标准外，其他人员不再享受任何有关话费补助。
特殊情况需上报分管领导，依项目领导班子会议研究决定。
6、享受移动电话费用补贴的人员应保证全天24小时开机，保证随打随通；对于无特殊原因关机、停机超过24小时的，连续不接电话超过三次的，将直接去掉其当月话费补贴，而且其本人必须立即自行保证通话。
十七、行政办公用品、用具管理办法
1、为了使办公用品、用具管理规范化、制度化，本着节约开支、减少浪费的原则，特制订本办法。
2、除应按特殊程序规定购置的办公用品、用具外，行政办公用品、用具由项目行政办公室统一计划、采购、保管、发放。
3、行政办根据工作需要和办公用品、用具库存情况以及各部门上报的办公用品、用具领用计划，制定采购计划，采购计划必须经部门主管或分管领导签字同意；如单个或单位用品用具价格超过100元的必须经项目经理签字。
4、采购办公用品、用具必须至少到三家供货商进行质量、价格调查，择其优者建立相对稳定的供货关系。
对大宗用品，可根据市场供求情况和项目保管能力，适当多购存库。
5、本办法将办公用品、用具分为易耗品和耐用品，分别如下：
易耗品：
铅笔、橡皮、刀片（小刀）、圆珠笔、圆珠笔芯、签字笔、毛笔、墨水、墨汁、胶水、浆糊、胶带、大头针、曲别针、钉书针、图钉、夹子、电池、修正液、复写纸、笔记本、信笺纸、稿纸、复印纸、打印纸、油墨、墨粉、色带、软盘、拖把、扫帚、毛巾、肥皂等。
耐用品：
电脑、打印机、笔记本电脑、传真机、复印机、照相机、摄像机、电话机、办公桌、椅子、沙发、文件柜、热水瓶、计算器、订书机、风扇、吊扇、铁炉子、电暖器、空调、床、簸箕等。
6、办公用品、用具的计划、采购、报销、保管、发放按照办公用品管理系统图办理。
7、建立个人和部门办公用品个人台帐制度。
部门领用易耗办公用品，须注明使用人姓名，由办公室每月定期统计个人使用量。
明确由个人使用的耐用品建立领用等记台帐，由行政办保管。
个人调离项目时，应按个人办公用品、用具（耐用品）领用登记台帐交接所用物品，由行政管理员验收、行政办主任签字后，方可办理有关人事转移手续。
对于丢失或人为性损坏的，应酌情由其个人做出赔偿。
公共使用的耐用品，应建立配置登记台帐，部门内的由部门主管负责保管、交接，部门以外的由行政办负责保管、交接。
8、各部门所需办公用品、用具应于每个月15日、30日（31天的按31日）提出书面使用计划交行政办。
各部门领用（易耗品）时，需填写办公用品、用具领用单，并经部门主管核准同意方可在行政办领用（部门主管外出期间，可由分管领导批准）。
9、易耗品属个人领用的按部门人均每月5元限额在行政办登记领取；属公共使用的（复印纸、打印纸、信封、信笺纸、稿纸等）按实际需要领用，领用时需填写领用单并经部门主管同意方可。
10、行政办每月5日前公布前月各部门易耗品使用情况。
11、按特殊程序规定购置的办公室用品、用具以及计划审批后经办公室同意由部门自行采购的，必须经行政办主管签字后方可报销。
12、本办法自下发之日起实施。
解释权归行政办。
二十二、项目业务招待费及招待品的管理规定
为了降低非生产性开支，遵循适度有效、礼貌接待、反对铺张浪费的原则，坚持从简、从俭、实惠、有效的原则，结合项目实际开支情况，特制订本办法。
1、凡因业务往来需要招待的，由申请部门报本部门主管及分管领导同意方可。
2、业务招待坚持以职工食堂为主，由申请部门报行政办，并由行政办根据来客情况具体安排接待标准，填写派餐单后由食堂具体实施；确需在外招待的遵循第1条规定，特殊情况除外。
3、因业务需要招待品（包括烟酒、礼品等）的，必须事先报行政办，经部门主管或分管领导同意后方可在办公室领用；如因当时情况不能及时办理手续的，可在电话或口头报告说明情况后先领用（或由办公室安排购置）后补办手续。
4、各项招待费用票据的报销必须有接待人或办理人签字、部门主管或分管领导签字及办公室登记签字后，方可报经理签批报销。
5、本规定解释权归办公室。
附表1：
办公用品管理体系图
附表3：
办公用品采购计划表
编号：
名称
规格
单位
数量
说明
领导审批
附表4：
行政用品、用具入库单
物品名称
数量
单位
单价
总金额
时间
购买人
接收人
附表2：
办公用品、用具配备计划名单
部门名称
填表人
填表时间
序号
品名
数量
型号
备注
部门负责人意见：
签名：
附表6：
个人办公用品用具财产登记表
年月日
序号
名称
价值
型号或编号
数量
新/旧（A/B）
1
办公桌
2
办公椅
3
电话机
4
计算器
5
微机
6
打印机
7
电脑桌
8
复印机
10
空调
13
保险柜
行政管理员：
领用人签字：
附表5：
办公用品、用具领用
年月
序号
品名
数量
领用人签字
备注
五、合同管理制度
为了规范项目合同管理，提高项目合同管理水平，避免不必要的合同纠纷而带来的风险，依照局、公司下发的合同管理办法，并结合项目实际施工情况，特制订如下合同管理办法：
1、所有签订的合同必须符合《中华人民共和国合同法》的相关规定，拟定的合同文件必须使用局、公司下发的合同范本，若需修改合同范本中的条款，应将修订条款上报公司成本合同部，待批准后方可使用。
合同字体均采用宋体字,正文为四号字。
2、各部门在经办人拟定合同文本后,应先在本部门加以评审,本部门评审通过后再交项目评审小组评审核定。
所有合同必须经过合同评审小组评审批准后，方可由经办人和项目代表签订。
3、本项目合同签订采用“洽谈权、审查权、批准权”三权相对独立，坚持重大合同民主决策的原则，由项目合同评审小组决定，坚决杜绝一支笔行为，尽可能地避免合同中存在漏洞，形成规范的合同管理流程。
4、合同文件中设经办人和项目法人栏,经办人栏由部门分管领导签字,项目代表栏由项目经理签字。
所有签订的合同都要交到合同部备案，由合同部整理建立项目合同总台帐送项目财务部，并上报公司成本合同部。
各部门都要建立自己部门的完整合同台帐，并要有专人管理所签订的合同。
劳务承包合同签订要一式三份,项目部留有两份原件,合同部、财务部各一份，其它相关部门及执行人留有复印件。
5、劳务协作队伍在签订合同时应携带营业执照、组织机构代码证及个人身份证原件由项目合同部查验，并提供以上资料的复印件给项目合同部备存。
6、合同洽谈及管理人员必须熟悉《合同法》及相关法律条款，严格遵守国家有关政策、法令、法规。
7、严格遵照先签订合同、劳务队伍后进场施工或者材料、机械供应商后供应物资、机械的制度，杜绝出现先施工或先供应材料、机械后补签合同的现象，避免经济纠纷的发生。
8、尽量选择那些曾经合作过、有较好工程业绩和信用、与项目部合作良好的队伍，坚决杜绝项目领导、职工的亲友承包工程，以及靠“关系”拉工程然后转包的队伍。
对每一家外协队伍的承包价格采取先由合同部洽谈，然后由项目合同评审小组评审，评审通过后再报公司成本合同部报批；如果情况特殊，也必须经过项目合同评审小组评审通过及公司成本合同部批准后才能够引进。
根据每个外协队伍的特点及施工优势合理安排施工，保证项目部的施工进展顺利及低成本、零缺陷工作的进行。
9、机材部在签订材料采购或机械租赁合同之前，应充分做好市场调查，了解市场行情，至少掌握三种以上的可进行比较的价格，分析以后的价格升降趋势，写出详细的调查报告，报项目合同评审小组评审。
10、本项目采取大宗材料由局组织统一招标方式进行采购，在统一招标之前，机材部必须对计划采购材料进行市场调查，了解到详细的市场价格及有关信息，并征询局、公司机材管理部门的意见，为招标做好细致的前期工作。
11、在履约过程中发生的合同外补充项目，如需形成补充协议，则补充协议必须经过合同评审。
12、对劳务队伍要做到热情服务，全体管理人员要树立帮外协队伍就是帮项目部的服务思想，从技术、施工安排、物资供应、协调地方工作等方面积极帮助劳务队伍，对劳务队伍要坚持每月办理结算，对于合同外增加部分，积极确定价格及补充协议；对机械材料供应商也要采取热情服务的态度。
13、合同履行过程中,各部室应加强与合同方的来往文件管理，项目部下发的通知、计划必须使用由分管项目领导签发的书面资料，不能采取口头通知;合同方提出的书面疑问及问题,必须由合同评审小组开会研讨，以书面形式给予答复。
下发的文件必须要有对方法人代表或合同被授权人签字接收,每一份合同都采用一个专门的档案袋存放,合同履行过程中的书面资料都要存放在档案袋中,以备随时查阅。
14、合同履约结束后，项目部应与劳务队伍、机械供应商、材料供应商签订最终结算协议和退场协议书，并监督和督促他们清理与地方上的各种债务、未尽协议事宜，避免给项目部带来纠纷。
及时对劳务队伍、机械供应商、材料供应商按照公司下发的评审办法进行客观评审,并及时上报公司成本合同部备案。
合同管理制度签收单
部门
收件人
日期
份数
备注
升级会员 