数字档案馆建设工作方案.docx
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数字档案馆建设工作方案
数字档案馆建设工作方案
随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。
建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。
同时，在股份公司统一部署下，为更好地按计划推动数字档案馆相关工作，特制定度数字档案馆建设工作方案。
一、数字档案馆建设情况
自股份公司推进数字档案馆建设以来，高度重视，所属单位积极参与，并于4月11日于本部召开数字档案馆建设研讨会，就建设需求、建设方向、产品介绍展开交流。
目前，所属五家单位数字档案建设情况如下：
所属单位中已有两家单位建立了数字档案馆（室），分别是水利电力建设集团（下简称水电集团）、建设集团火电工程有限公司（下简称火电）。
水电集团自主开发的档案系统于2017年开始上线运行，目前仍不断完善改进数字档案馆系统中，并力争三年内完成馆藏档案数字化工作；火电已运行数字档案系统，基本实现本部文书档案数字化，工程项目档案还未数字化。
其他三家单位建设集团玉湖火电（下简称玉湖火电）、建设集团工程局有限公司（下简称工程局）、建设集团河口工程局（下简称河口工程局）具备基础的信息化系统，但不属于数字化档案系统。
4月11日，及所属各单位在深圳召开数字档案馆建设研讨会。
根据会议上收集的建设需求，拟确定建设方案为集中式部署和单独部署并存：
水电集团不参与本次建设，火电目前运行数字档案系统对标《企业数字档案馆（室）建设指南》，80%功能不达标，提出参与建设，工程局因自身企业发展需要，提出单独建设。
然而集中式部署下，分账套单位越多，会对硬件配套设施提出更高的要求。
综合以上情况，因其他三家单位未提出单独部署要求，目前计划采取“1+3”集中式部署，最终视所属单位的体量和单独部署意愿决定。
二、年度目标
至11月，建成本部+N家所属企业的数字档案馆体系，归档电子文件和元数据符合国家档案局要求，电子档案管理系统功能完备，标准规范体系健全，满足股份公司档案目录集团化管理需求，顺利完成国家档案局验收。
三、建设范围
本部、火电、玉湖火电、工程局、河口工程局。
四、建设内容
集中部署与单独部署同步进行，实现档案资源的归集，其中，集中式部署实现数字档案资源归集到本部数字档案馆，单独部署实现档案信息的及时推送和共享，实现档案一体化管理。
具体包括以下七个方面：
1.基础设施建设。
目前网络设施已有100M宽带及4M专线覆盖，且配套一个独立机房。
按照“1+3”模式集中部署，硬件要求如下表：
设备
说明
数量
基本要求
负载均衡
分配请求
1
综合服务器
业务处理，
数据库
缓存服务器
2
CPU
IntelXeon最小1颗，最大2颗
内存
最小16G，最大32GB
硬盘
7200转/1T硬盘/系统分区100g/程序分区500g/
存储
不需要
全文检索服务器
可以把缓存服务器独立出来，也可把缓存服务器和全文检索部署在一起。
2
CPU
IntelXeon最小1颗，最大2颗
内存
最小8G，最大16GB
硬盘
7200转/1T硬盘/系统分区100g/程序分区500g/
存储
1T硬盘*2
数据库服务器
数据库服务器需要相对大的内存和快速的磁盘
2
CPU
IntelXeon最小1颗，最大2颗
内存
最小16G，最大32GB
硬盘
7200转/1T硬盘/系统分区100g/程序分区500g/
存储
1T硬盘*2有条件用SSD
存储
NAS，做为共享盘。
1
存储
20TB
据统计，本部及火电、玉湖火电、河口工程局目前档案存储量约10534GB，股份公司明确要求各建设单位至少应满足未来3至5年档案数据管理和系统应用需求，因此，需额外增配2台服务器和硬盘，其中初始硬盘容量按照20%/年的增容计算，其容量约19000GB（18.55TB）。
2.数字档案资源建设。
为实现传统载体档案数字化、业务系统电子文件在线收集及外部知识资源整合，存量档案数字化率宜达到70%以上，及所属单位宜以需求为导向，分重点、分层次、分阶段完成数字化工作，同时还需从节约成本出发，避免盲目数字化。
3.电子档案管理系统建设。
本部+所属五家单位，本部实现OA系统电子文件归档，五家单位实现OA系统、科技管理系统（如有）、工程管理平台（如有）电子文件归档。
4.系统互联互通。
“一个中心，两个节点”，具体包括本部+5家所属单位集中与单独并存的部署方式，单独部署单位条目档案信息同步到本部系统，分阶段实现目录共享、分布式检索。
5.档案信息开发利用。
所属企业档案管理部门逐步实现档案信息订阅及主动推送服务，选择利用率高、内容重要的档案资源建设档案专题数据库。
6.标准规范建设。
根据国家法律法规、行业标准规范，以及股份公司数字档案馆管理制度体系，从数字档案馆建设进展情况有步骤地采用或制定有关标准规范。
7.安全保密体系建设。
按照相关安全保密规定，配置必要的安全设备，制订完善的数据管理标准，建立健全应急预案并开展定期演练。
五、建设步骤
1.组织机构设置
为推动数字档案馆建设工作有序开展，经研究决定，成立数字档案馆建设领导小组和工作小组，机构和人员组成如下：
（一）领导小组
组长：
A
副组长：
B
成员：
C
领导小组全面领导和协调数字档案馆建设工作。
领导小组下设工作小组。
（二）工作小组
组长：
D
副组长：
E
成员：
F
所属五家单位分别成立数字档案馆建设工作小组，负责本企业的数字档案馆建设工作。
2.完善建设方案（5月）
根据集团公司档案专家及办公厅意见，修改完善数字档案馆建设方案，并提交集团档案专家论证评审，评审通过后将数字档案馆建设方案提交办公会立项。
3.建设方案实施（6-9月）
按照数字档案馆建设方案，从基础设施建设、数字档案资源建设、电子档案管理系统建设、系统互联互通、档案信息开发利用、标准规范建设、安全保密体系建设七个方面组织实施。
4.试运行（10-11月）
在基础平台搭建完成后，同步组织用户初始培训，进入试运行阶段。
5.验收（12月）
在股份公司统一组织下，迎接国家档案馆对中国能建数字档案馆建设工作进行验收。
六、建设思路
为有效推进数字档案馆建设工作，与股份公司保持高度统一，提出建设思路如下：
1.统一标准。
与所属单位充分沟通研究，形成统一的档案类型、编码、元数据标准规范，方便数据互相交流使用。
2.细化需求。
以所属单位建设要求为主，积极采纳需求意见，包括对权限设定、数据管理、信息共享侧重等功能进行细化，形成各单位个性化需求方案。
3.加强交互。
以集中采购框架协议中规定的功能为基础目标，抢抓时间开发数字档案馆初始系统，以便在初始系统基础上补充完善各功能模块。
4.测试运行，滚动培训。
建立测试运行环境，让用户接受多次滚动培训，深入了解系统，到达交付要求后即可正式上线使用。
附件
数字档案馆推进计划
1.建设进度安排
5-12月建设进度安排如下表：
5-6月
三季度
四季度
基础设施建设
1.配置符合建设需求的硬件环境，满足“1+3”模式下3-5年发展需求
电子档案管理
系统建设
1.本部与所属单位（有建设需求）同步启动数字档案馆建设项目
2.洽谈合同，签订合同
1.完成数字档案馆系统部署。
2.细化需求方案
1.系统上线试运行，并完成验收。
业务系统电子
文件归档
1.完成OA系统产生电子文件的在线归档。
1.实现各部门材料在线归档
数据互联互通
1.完成文书档案向股份公司数字档案馆归集。
标准规范建设
1.依据《建设股份有限公司数字档案馆建设指导意见》，研究制定及所属单位的数字档案馆建设方案。
1.陆续修订及发布其他数字档案馆管理办法。
安全保密体系
建设
按照相关安全保密规定，配置必要的安全设备，制定完善的数据管理标准
数字档案资源
建设
1.分重点、分批次将存量档案数字化，同时从节约成本考虑
2.数字档案馆系统实施方案
2.1实施内容概述
按照系统建设阶段主要分为调研阶段、系统设计阶段、系统开发与集成阶段、系统实施阶段、系统测试阶段、用户培训阶段、系统上线试运行阶段、验收阶段。
2.2项目实施步骤及内容
2.2.1项目调研
前提条件
项目启动阶段完成
目的
提供数字档案馆系统建设依据
工作内容
1）完成档案管理现状调研，包括档案业务、系统功能、系统集成需求方面；
2）形成数字档案馆调研报告；
3）形成数字档案馆建设方案。
交付成果
数字档案馆建设方案
开发商
完成工作内容，并提供交付成果
组织一定规模的用户参与项目调研，组织专家对《建设方案》进行评审
里程碑
形成《建设方案》
2.2.2系统设计
前提条件
项目调研阶段完成
目的
提供数字档案馆系统研发依据
工作内容
1）完成数字档案馆系统概要设计；
2）完成数字档案馆系统详细设计；
3）形成概要设计和详细设计说明书；
4）完成概要设计和详细设计评审。
交付成果
数字档案馆调研报告
开发商
完成工作内容，并提供交付成果
组织一定规模的用户参与项目调研，组织专家对《概要设计》和《详细设计》进行评审
里程碑
形成《概要设计》、《详细设计》
2.2.3系统开发与集成
前提条件
《概要设计》和《详细设计》评审后
目的
完成数字档案馆系统的开发工作
工作内容
1）完成数字档案馆系统开发；
2）完成内部测试；
3）完成与OA归档接口开发；
4）完成与门户系统、身份认证系统的统一待办集成和单点登录；
交付成果
完成满足《企业数字档案馆（室）建设指南》要求和集团公司档案业务需求的数字档案馆系统平台，提交系统集成方案
开发商
完成工作内容，并提供交付成果
负责协调档案业务人员、信息人员和相关业务系统开发商配合开展相关工作，并确认交付成果
其它系统开发商
配合完成系统集成工作
里程碑
完成源代码的编写并提交《安装程序包》、《系统集成方案》
2.2.4系统实施
前提条件
完成数字档案馆系统软件环境、硬件环境、网络环境准备
目的
完成数字档案馆系统的实施工作
工作内容
1）完成基础设施环境的部署与配置；
2）完成数字档案馆系统和档案门户网站的安装部署；
3）完成数字档案馆系统的系统配置与业务定制。
交付成果
完成数字档案馆系统平台生产环境的搭建，并提供相关的安装部署说明书
开发商
完成工作内容，并提供交付成果
准备软硬件及网络环境，确认基础设置环境部署的规范性和安全性，确认业务配置内容
里程碑
《系统安装部署说明书》
2.2.5系统测试
前提条件
完成数字档案馆平台实施
目的
完成数字档案馆系统的测试工作
工作内容
1）完成数字档案馆系统集成联调测试；
2）完成数字档案馆系统功能测试；
3）完成数字档案馆系统安全评测。
交付成果
完成数字档案馆系统平台测试工作，并形成系统测试报告
开发商
完成工作内容，并提供交付成果
组织人员开展功能测试和安全评测，组织其他厂商配合完成接口集成联调测试
其它系统开发商
配合完成系统接口联调测试
里程碑
形成《系统测试报告》
2.2.6用户培训
前提条件
完成数字档案馆测试
目的
完成对一般用户、档案业务人员、系统管理员的使用培训
工作内容
1）完成对一般人员的日常使用培训；
2）完成对档案管理员、兼职档案员的业务功能应用培训；
3）完成对系统管理员的系统配置、业务定制、系统运维方面的操作培训。
交付成果
完成用户培训，提供用户使用手册
开发商
完成工作内容，并提供交付成果
、开发商
组织人员进行大集中系统使用培训
里程碑
形成《用户使用手册》
2.2.7系统试运行
前提条件
完成数字档案馆测试与用户培训
目的
完成系统验收前的试运行工作
工作内容
开展为期3个月的系统试运行工作；
解决试运行期间存在的问题；
完成数字档案馆系统切割上线；
交付成果
系统试运行报告
开发商
完成工作内容，并提供交付成果
组织一定规模的用户对系统试运行
里程碑
形成《系统试运行报告》
2.2.8系统验收
前提条件
完成项目试运行并提交项目验收申请
目的
完成系统验收工作
工作内容
提交项目验收申请；
提交项目验收交付成果；
组织专家完成系统验收工作；
交付成果
提交项目验收交付成果；
形成系统验收报告；
开发商
完成工作内容，并提供交付成果
组织专家进行系统验收工作
里程碑
签署《验收报告》
2.3项目实施进度计划
1）5月
✧计划开展数字档案馆系统建设业务、功能、集成详细需求调研工作；
✧计划完成数字档案馆系统建设方案、概要设计的编制与评审工作；
✧计划完成合同签订。
2）6月
✧计划完成数字档案馆系统环境部署、系统配置和业务定制等工作；
✧同步开展系统接口集成开发工作。
3）7月
✧继续开展接口集成工作；
✧完成系统功能开发、集成编码工作，开展系统功能测试、服务接口联调联试工作。
4）8月
✧完成功能测试、压力测试、用户接受度测试等全部测试工作；
✧完成系统测试问题整改工作；
✧完成业务定制最终定制及确认工作，并组织系统安全测评；
✧完成全部开发、测试、安全测评等各方面等问题整改。
5）9-11月
✧同步组织用户培训工作，进入试运行阶段。
6）12月
✧开展数字档案馆系统上线试运行；
✧完成验收工作；
✧开展数字档案馆运行使用及维护工作。
数字档案馆系统建设进度安排
序号
项目
阶段
工作内容
起始日期
结束日期
里程碑标志
1
起步阶段
签订合同
合同签订
2
系统设计阶段
系统概要设计
概要设计
系统详细设计
详细设计
3
系统实施阶段
环境部署
安装部署说明书
系统配置与业务定制
4
接口集成开发阶段
系统集成接口开发
系统集成方案
5
系统测试阶段
集成接口联调测试
测试报告
压力测试
功能测试
问题整改与确认
6
用户培训阶段
用户培训
用户使用手册
7
系统试运行阶段
上线试运行阶段
试运行报告
8
系统验收
验收文档准备
系统验收
签署《验收报告》
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