代理人工作手册0227.docx
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代理人工作手册0227
代理人工作手册
青岛橡胶谷知识产权信息中心有限公司
2012年2月制
目录
第一章国内新申请处理4
一.新申请处理基本流程图4
二.流程步骤详解5
1.1接案5
1.2对外交流-发送接案通知5
1.3对外交流-与技术联系人技术交流6
1.4撰写7
1.5内部审核7
1.6对外交流-由客户从技术角度审核申请文件8
1.7对外交流-由客户从专利角度审核申请文件8
1.8提交9
1.8.1提交流程图9
1.8.2流程详解9
1.9对外交流-发送提交文件及感谢函10
三.其他注意事项10
第二章答复审查意见（待补充）11
一.相关注意事项11
第三章检索（待补充）12
第四章复审（待补充）13
备注14
附录15
附录一.案件指示函16
附录二.案件登记表/案件确认表17
附录三.邮件规范18
一.邮件主题清楚明确，方便收件人识别，提高反馈效率18
二.正文需包括如下内容：
19
三.邮件格式（字体、行距）19
示例1.第一次发给发明人的信函（问题清单）：
20
示例2.第一次发给发明人的信函（无问题清单）：
20
示例3.完成初稿后给发明人的邮件21
示例4.发明人确认技术方案后发给IP联系人的邮件格式22
示例5.提交后发给发明人/IP联系人/案源人的邮件格式23
附录四.案件提交前形式检查办法24
第一章国内新申请处理
一.新申请处理基本流程图
二.流程步骤详解
1.1接案
流程接收到客户发送的立案信息，立案后将交底材料及其相关信息提供给代理部主管，由主管负责进行案件分配，然后由流程将交底材料及其相关信息提供给相应代理人，所述相关信息至少包括案件指示函和案件申请表\案件确认表，其中，案件指示函详见附录一，案件登记表\案件确认表详见附录二，其中红色框内容需要客户填写。
代理人接到案件（包括纸件形式的案件指示函和电子件的交底材料）之后，做简单的检查：
✧了解客户的基本要求及习惯;
✧判断案件的材料信息是否齐全？
，比如：
是否有技术联系人联系方式、IP联系人联系方式;如果材料信息不齐全，先从流程人员处获取，如果流程人员也无法提供时，由流程人员与客户联系;
✧是否有特别要求和指示，客户是否有特殊要求，例如：
不要直接跟发明人联系，而是先通过客户IP联系人中转。
1.2对外交流-发送接案通知
为了提高客户的被服务感受，除非有特殊情况注1，按照以下程序进行：
步骤1、在接到案件的当天，给技术联系人发邮件，同时抄送给客户专利审核人、和代理部主管，邮件格式请参考附件三（邮件规范）中的示例1；
步骤2、发送邮件之后，给技术联系人打电话，简单说明案件已分配，并让其接收邮件；电话内容可参考以下例子：
【示例】
“XXX您好，我是青岛橡胶谷知识产权信息中心有限公司的XXX，关于“XXX”的专利申请今天刚分配到我手里，我会尽快处理。
另外，我刚才给您发邮件了，您查收下，邮件中有我的联系方式，您可随时跟我联系”。
【特别说明】
发邮件时需要考虑客户特殊要求，并尽量满足。
发送给发明人的邮件如果有附件，需要加密，加密方式可以任意，密码需要另外告知发明人，比如另外再发个邮件，或者打电话。
1.3对外交流-与技术联系人技术交流
如果有问题需要技术联系人解释或者补充技术材料，则可发送问题清单，邮件格式请参考附件三（邮件规范）中的示例2。
在此基础上，如果需要与技术联系人进行电话沟通，在沟通前需要做以下工作：
✧进行简单检索，了解技术背景；
✧分层次提出问题，从整体->局部，从框架（逻辑主线）->细节（技术细节）。
※注意事项：
✧预先了解客户习惯、要求或规定，例如，有些客户要求不要直接跟发明人联系，或者，发送邮件时需要抄送某个或某些邮箱等，这些习惯、要求或规定需要严格配合，如有问题，与代理部主管联系；
✧不因了解该项技术产生轻视技术方案的心理，同时也不因不懂技术方案而产生谦卑心理；
✧收到技术联系人的反馈要能做到24小时内回应；
✧沟通中态度要端正，要使用尊称；
✧事先总结（或者罗列）需要询问的问题；
✧事先对专利事务的常规知识进行准备；
✧任何时候不要向技术联系人做出授权承诺，可以向技术联系人解释授权的一些条件；
✧电话接通后，首先说明自己的身份，然后再说打电话的目的，并表示需要占用对方一点时间来交流技术方案。
※可能出现的问题及相应处理措施：
需要平时学习和积累，针对发明人经常问及的一些基础问题（可参考附件“客户经常咨询的问题及回答统计”），应能回答自如。
如果感觉无法回答发明人提的问题，且发明人的问题是通过邮件询问的，则可咨询其他有经验的同事或者代理部主管后再回答；针对发明人通过电话询问问题的情况，则可做如下处理：
如果发明人询问的是申请文件撰写之外的问题，例如流程方面的问题，则可以以下类似方式回答：
“因为我主要工作是撰写，因此流程方面不是特别了解，您稍等，我帮您问一下，稍后再给您电话”，在咨询流程或代理部主管后再告知客户。
【特别说明】
✧至少要跟技术联系人做一次技术方案的交流，即使技术方案非常清楚；
✧电话沟通后，要为自己后续沟通预留空间，例如可以说一些“在撰写文件过程中可能会有其他问题，需要您的配合，到时我再跟您联系”类似话语；
✧尊重技术联系人，态度不卑不亢。
1.4撰写
在确定技术方案满足撰写要求注2之后，进行案件撰写。
✧撰写时需要把握以下几点：
✧不要擅自删除交底书中内容，即尽量保证交底书中的内容要在申请文件中全部体现；
✧无需等待完全了解技术方案的技术细节后再动笔，不清楚的地方可以留给技术联系人确认或者补充（请突出显示）；
✧可在撰写时将发明点一一列出，防止遗漏；
✧尽量减少与技术联系人来往中间稿件的次数；
✧发送出去的文件要及时询问（电话、回执等）是否收到，防止邮箱出现问题而耽搁；
✧使用书面语言；
✧使用最新的申请文件模版；
✧若客户在撰写中对发送过去的申请文件的修改超过5天，或预期可能影响提交期限，代理人需向上司反馈。
【特别说明】
✧撰写完毕后仔细检查，消除形式问题。
1.5内部审核
✧未转正员工撰写的新申请需要经过指导代理人的审核，在审核通过后才能外发；
✧没有部门主管的指示的情况下，转正员工撰写新申请后，在发给技术联系人之前，需要进行指导代理人审核。
1.6对外交流-由客户从技术角度审核申请文件
在经过指导代理人审核通过后，将申请文件初稿发给技术联系人，同时抄送代理部主管，邮件格式请参考附件三（邮件规范）中的示例3。
※注意事项：
✧发给技术联系人确认前自己检查一下，尽量避免形式问题；
✧定稿不要强逼技术联系人确认，态度要委婉，例如可以说“我们流程规定的，需要您的确认邮件才能启动后续流程”；
✧注意沟通时许诺的期限；
✧保存技术联系人确认邮件；
✧确认技术联系人收到待确认的申请文件；
✧代理人根据进度可以委婉要求技术联系人在一定期限内给予反馈（以邮件形式）；
✧若技术联系人反馈的时间期限超过5天要向上司反馈。
1.7对外交流-由客户从专利角度审核申请文件
未转正代理人在技术联系人确认文件后，需要再次由指导代理人审核，审核通过后再将确认稿发送给IP联系人，同时抄送代理部主管，邮件格式参考附件三（邮件规范）中的示例4。
转正员工在在技术联系人确认文稿后，将确认稿发送给IP联系人，同时抄送代理部主管，邮件格式参考附件三（邮件规范）中的示例4。
※注意事项：
✧尊重是前提；
✧切忌激烈争论，如果觉得对方有问题，请与所在组组长联系；
✧保留IP联系人的确认邮件；
✧要对IP联系人的意见进行判断，符合法律要求且能最大范围保护客户利益的意见可以接受，对于不符合法律要求的意见可以采用专业知识进行解释并委婉拒绝；
✧在与IP联系人意见有分歧时，要采用专业知识有理有据进行个人意见陈述，不能仅仅摆出形式上的理由，比如不能以本人或者本所的通常处理习惯等理由来说服客户；
✧对于IP联系人实在不愿意接受的意见，原则上代理人遵守客户意见酌情处理，使申请文件既满足法律要求又能最大范围保护客户利益；
✧任何时候不要向IP联系人做出授权承诺，可以向IP联系人解释授权的一些条件。
【特别说明】
不允许擅自试图说服客户撤案：
如果认为案子的可专利性较差，没有授权前景或者授权前景很差，则先将此情况反馈给上级主管，根据主管指示进行后续操作；
1.8提交
1.8.1提交流程图
在IP联系人确认后，进入提交程序，如下图所示：
1.8.2流程详解
准备提交文件：
按照要求准备提交文件注3；
提交前形式检查：
按照附件四“案件提交前检查办法”进行检查；
发送至部门流程人员：
提交前形式检查检查无误后将指示函、案件信息表填写完整并打印技术交底书存档，之后将提交文件电子档及客户确认邮件发送至部门流程人员，流程人员进行检查后将提交文件提交至专利局；
填写提交文件信息：
将案卷提交部门流程人员处时，需在案卷指示函注明提交日期及提交人、部门领导签字（如有指导代理人需指导代理人签字）等信息，以便流程人员检查；
确定文件顺利提交：
将文件发送至流程后，需要跟踪案件进程，确保案件能够按时提交至国家知识产权局；流程人员在案件提交后会发送邮件给代理人，为了避免案件漏缴时间过长，代理人需要及时（当天下午或第二天上午）查询邮件，如果发现未收到提交通知的邮件，需要跟流程联系，如案件正常提交，则可进行后续操作：
存档：
在确定文件顺利提交后，将与技术联系人及IP联系人中间来往邮件、检索资料、技术联系人提供的资料、申请文件、确认递交函、请求书和实审请求书（发明）按照文件存档方法进行存档。
1.9对外交流-发送提交文件及感谢函
在进行存档后，需要向技术联系人及IP联系人发送感谢函，以感谢技术联系人及IP联系人在案件处理过程中的配合及辛勤工作，另外，将申请文件作为感谢函的附件，邮件格式参考附件三（邮件规范）中的示例5。
感谢函需要抄送代理部主管。
三.其他注意事项
①与技术联系人及IP联系人来往邮件注意客户邮箱附件容量（比如附件不超过10M）；
②若在撰写、沟通阶段出现长时间找不到技术联系人，或者技术联系人提出其他要求，向上司反馈；
③代理人不能对外提供申请信息，若技术联系人询问，可以请其向客户IP联系人或其他相关人员询问；
④若技术联系人或者IP联系人提出其他要求（比如推迟提交/分案等），代理人要向上司反馈；
⑤注意对客户资料进行保密，包括：
✧沟通中不要向其他任何人泄露申请的技术方案，即使同一个公司也不行；
✧尽量不要将案子带回家里处理，带回的纸本不要泄露，要还回公司或者销毁；
✧移动存储设备注意保管，防止丢失泄漏技术联系人的发明创造；
✧不要用个人邮箱处理公司事务，或者与技术联系人往来的邮件要使用公司邮箱，对于不同公司技术联系人要分类管理。
✧不能对外提供客户信息及案件信息，包括本客户。
第二章答复审查意见（待补充）
一..相关注意事项
1.与审查员沟通；
2.答复文件中替换页部分，在意见陈述书表格中分别写明说明书替换第几页替换第几页，权利要求书第几页替换第几页；或者把说明书和权利要求书替换页分成单独文档，替换什么复制什么，粘贴时在粘贴选项中选择“保留源格式”；请注意替换页页码不连续的情况。
3.文档命名规范。
第三章检索（待补充）
第四章复审（待补充）
备注
注1：
客户要求不与发明人直接联系；
注2：
技术方案满足撰写要求指的是：
技术构思清楚，逻辑主线清楚；
注3：
如果是发明申请，则提交文件包括申请文件、发明请求书、实质审查请求书（可选）、提前公布声明（可选）、保密审查请求（可选）、费用减缓请求书（可选）及证明（可选）；如果是实用新型，则提交文件包括申请文件、实用新型请求书、费用减缓请求书（可选）及证明（可选）。
附录
附录一：
案件指示函（另附文本）
附录二：
案件登记表/确认表（另附文本）
附录三：
邮件规范；
附录四：
案件提交前形式检查办法。
附录一.案件指示函
附录二.立案信息/确认表
附录三.邮件规范
邮件规范
为便于分类收集、处理和保存邮件，提高工作效率，提升客户感受，即日起外发邮件以及内部正式邮件原则上采用如下命名及正文撰写规则。
一.邮件主题清楚明确，方便收件人识别，提高反馈效率
邮件主题规则如下：
具体事务-相关背景-客户简称-橡胶谷-发件人姓名
活动字段说明如下：
、
具体事务：
简单扼要的表明发送邮件的目的，或者需要对方处理的内容；可以为以下项目的任意一种：
问题清单请答复、OA处理交流、初稿请审阅、发明人确认稿请审阅、修改稿请审阅、申请文件请存档、沟通时间预约、延期请示、专利代理委托书请盖章；
相关背景：
说明具体事务的开展背景，如特别地，如无相关背景可省略本字段；
发件人：
可以是发件人的全名，如果在部门内唯一也可以仅仅是姓，表现形式可以是汉字、拼音、拼音缩写、英文名等。
【示例】
外发邮件：
请补充技术内容-关于10wt002专利案件-软控-橡胶谷-牟伟
内部邮件：
通知-关于2012年春季集体活动事宜-橡胶谷-牟伟
【注意要点】
-与发明人沟通时，如果无收件人案号，则请注明交底书名称或者发明名称，以便收件人识别，快速处理邮件；
-如果是紧急邮件，请注明期限或/和标明urgent;
-如果附件太多，需要分多封邮件发送时，请关联注明第几封邮件，便于收件人识别查找：
例如共需要发送两封邮件，第一封邮件，请在主题中注明1/2；第二封邮件在其主题中注明2/2；
-如果有遗漏或其他原因需要重新发送邮件，请附上整套附件重新发送，在主题中标明“更新”或者“以此版为准”之类。
例如：
以此为准-请补充技术内容-关于10wt002专利案件-软控-橡胶谷-牟伟
二.正文需包括如下内容
收件人称呼；
发件人自我介绍；本部分内容在与收件人就某项事务初次联系时填写，在同一事务的后续沟通过程中可省略；
具体事务描述，有附件的说明邮件附件的内容以及密码获得方式；
说明希望对方进行的操作，如有需要，说明给收件人的处理期限；
签名，包括祝语、联系方式、保密声明，格式参考如下：
祝
工作顺利!
×××
青岛橡胶谷知识产权信息中心有限公司
地址：
266045山东省青岛市郑州路43号橡胶谷A栋132
电话：
网址：
本邮件及其附件含有保密信息，意仅发送给上面地址中列出的个人或群组。
禁止任何其他人以任何形式使用（包括但不限于全部或部分地泄露、复制、或散发）本邮件中的信息。
如果您错收了本邮件，请您立即电话或邮件通知发件人并删除本邮件！
三.邮件格式（字体、行距）
发送给同一客户的邮件正文需采用同一字体，字号为五号；
行距采用固定行距为固定值形式，设置值为18磅；
示例1.第一次发给发明人的信函（问题清单）：
×××，您好：
我是青岛橡胶谷知识产权信息中心有限公司的×××，贵司08ABC001案由我负责撰写，很荣幸和您合作。
附件是该案的原交底材料中注明的问题清单，打开密码（如约定/另信告知/电话告知……）。
限于该案的时限要求，麻烦您尽快回复，以便我尽快处理。
任何问题欢迎随时联系，等待您的进一步指示，谢谢。
祝
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禁止任何其他人以任何形式使用（包括但不限于全部或部分地泄露、复制、或散发）本邮件中的信息。
如果您错收了本邮件，请您立即电话或邮件通知发件人并删除本邮件！
示例2.第一次发给发明人的信函（无问题清单）：
×××，您好：
我是青岛橡胶谷知识产权信息中心有限公司的×××，今天刚收到贵司委托的08ABC001案撰写任务，该案后续的撰写将由我负责，很荣幸和您合作。
我将根据贵司提供的交底材料撰写专利申请文件，在撰写过程中可能有些技术问题需要您的解释或确认，届时我将会跟你联系。
下面是我的联系方式，任何问题欢迎随时联系，谢谢。
祝
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禁止任何其他人以任何形式使用（包括但不限于全部或部分地泄露、复制、或散发）本邮件中的信息。
如果您错收了本邮件，请您立即电话或邮件通知发件人并删除本邮件！
示例3.完成初稿后给发明人的邮件
完成初稿后，为了方便发明人理解，避免由于对专利文件格式的不熟悉而带来的误会，改善客户的被服务感受，需要注意以下几点：
-说明希望对方从技术角度进行审核，并且，需要强调权利要求的撰写是规定的特殊格式，为方便审核，可以仅审核说明书部分即可，由此避免发明人因为不熟悉权利要求的形式而产生误会；
-说明撰写思路：
解决的问题-基本思想-达到的效果；
具体例子如下：
***，您好！
贵司委托我所办理的如下案件初稿已经撰写完毕，请您从技术角度进行审核。
打开密码如约定。
我方案号
贵司案号
申请人
发明名称
为了方便您审核，下面将该本申请的撰写思路做简单介绍：
本发明利用……（技术思想概述），从而……（有益效果），解决了……的技术问题。
请您着重说明书部分进行审核，审核技术方案是否存在错漏或不当，权利要求书部分可以留待贵司专利审核人员进行审核。
文件如有错漏或不当，请以修订模式和加批注的方式进行修改，我将尽快修改，如果没有问题，请您给我回复一个确认该案件技术无误的邮件，以便启动后续流程。
任何问题欢迎随时联系，谢谢。
祝
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禁止任何其他人以任何形式使用（包括但不限于全部或部分地泄露、复制、或散发）本邮件中的信息。
如果您错收了本邮件，请您立即电话或邮件通知发件人并删除本邮件！
示例4.发明人确认技术方案后发给IP联系人的邮件格式
一般来说，设置知识产权部的公司对知识产权应该比较重视，IP联系人一般也具有专利方面的知识，因此给IP联系人发邮件需要注意一下几点：
-说明该案经发明人确认，并将发明人的联系方式附上，以便IP联系人能够方便找到发明人；
-说明案件的撰写思路及权利要求的布局，方便IP联系人审核；
具体例子如下：
***，您好！
贵司委托我所办理的如下案件初稿已经撰写完毕，发明人（电话+email）已从技术角度进行确认，现请您审核：
我方案号
贵司案号
申请人
发明名称
为了方便您审核，下面将该本申请的撰写思路做简单介绍：
本发明利用……（技术思想概述），从而……（有益效果），解决了……的技术问题。
另外，基于保护的全面性，从方法、装置和系统角度进行了保护。
文件如有错漏或不当，请以修订模式和加批注的方式进行修改，我将尽快修改，如果没有问题，请您给我回复一个确认该案件可以提交的邮件，以便启动后续流程。
任何问题欢迎随时联系，谢谢。
祝
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禁止任何其他人以任何形式使用（包括但不限于全部或部分地泄露、复制、或散发）本邮件中的信息。
如果您错收了本邮件，请您立即电话或邮件通知发件人并删除本邮件！
示例5.提交后发给发明人/IP联系人的邮件格式
确定案件提交后，需要给发明人、IP联系人发送邮件，最好是发给发明人，抄送给IP联系人，邮件需要包括以下内容：
-提交文件，以便方便存档；
-提交日期；
-感谢语，对对方在案件处理过程中给予的配合表示感谢，并提出后续有机会合作的愿望。
具体例子：
***，您好！
很高兴通知您，贵司委托我所办理的如下案件已经于年月日提交至国家知识产权局：
我方案号
贵司案号
申请人
发明名称
提交日期
交局文件如附件所示，请查收存档。
感谢您为该案付出的辛勤劳动，希望以后还有机会合作。
任何问题欢迎随时联系，谢谢。
祝
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网址：
本邮件及其附件含有保密信息，意仅发送给上面地址中列出的个人或群组。
禁止任何其他人以任何形式使用（包括但不限于全部或部分地泄露、复制、或散发）本邮件中的信息。
如果您错收了本邮件，请您立即电话或邮件通知发件人并删除本邮件！
附录四.案件提交前形式检查办法
案件提交前形式检查办法
为减少提交文件的形式错误，提高文件检查质量和效率，制定本办法。
新申请提交前按照以下项目进行检查：
1、文件的命名正确，正确的命名规则应该是：
案号+.+文件名，例如MP090284.申请文件，MP090284.发明专利请求书，MU090345.申请文件，MU090345.实用新型专利请求书等；
2、各文件的名称中的案卷号及各文件各页中的案卷号与文件夹名称中的案卷号一致；所述各文件包括申请文件、发明请求书、实质审查请求书、要求提前公开声明、实用新型请求书；
3、各文件中各处出现的发明名称一致；
4、各文件中各处出现的申请人名称一致；
5、摘要不超过300字，发明名称不超过25字；
6、摘要附图是说明书附图中的一幅；
7、权利要求编号连续，句号正确；每一个权利要求有且仅有一个句号；
8、附图说明编号连续，且与说明书附图一一对应；
9、实施例编号连续；
10、说明书附图中的附图标记与实施例中的附图标记对应一致；
11、附图线条清晰、标记清楚、无色彩/灰度、无背景色；
12、权利要求书、说明书及说明书附图各部分最后一页右下角加“+”标记；
13、申请文件各部分（摘要、摘要附图、权利要求书、说明书和附图编号正确）；
14、请求书中申请文件清单统计正确，附加文件清单选择正确；
15、与案源人确认申请人及发明人名单及顺序；
16、与流程确认是否有委托书；
另外，针对申请人及申请类型进行相应操作：
申请人是个人：
需要提费用减缓请求，无需费用减缓证明；如果专利申请类型为发明，则需要与客户确认是否提提前公开及实质审查请求，如果申请类型为实用新型，则无需进行该确认操作；
申请人是公司：
与客户确认是否提提前公开及实质审查请求，及是否有费用减缓请求及证明。
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