集团电子商务采购平台建议书.docx
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集团电子商务采购平台建议书
企业集团电子采购平台
建议书
北京全网数商科技股份有限公司
2013年11月
前言3
第1章总论3
1.1建设背景3
1.2建设目标4
1.3建设内容5
第2章企业集团电子采购平台蓝图8
2.1电子采购中心网站8
2.2招投标管理平台10
2.2.1招标项目审批系统11
2.2.2网上招投标系统14
2.3网上采购系统18
2.3.1采购项目审批18
2.3.2采购目录管理19
2.3.3询价采购19
2.3.4跟标采购20
2.3.5协议采购和自助采购21
2.3.6在线谈判22
2.3.7在线竞价23
2.4采购管理系统23
2.4.1供应商管理25
2.4.2合同管理28
2.4.3采购办公协同31
2.5综合分析系统33
2.5.1采购信息统计33
2.5.2供应商统计和分析33
2.5.3各采购单位统计和分析33
前言
全网数商将从系统建设的专业角度、结合项目实施的丰富经验，提供一份兼具功能性、技术性及实用性的项目建议方案，在其中分析最完善的实用功能，架构最切实的系统模型，建议最新的主流技术，提供最先进的优秀产品，推荐最高性价比的解决方案。
全网商城是JAVA电子商务服务领域领先厂商，企业客户将近500家，除中国地区，全网商城还同时拥有服务法国、日本客户的成功经验，致力于成为具备经营全球市场能力的中国电子商务厂商。
第1章总论
1.1建设背景
●如何使庞大的集团采购业务层，实现统一的“依法采购、优质服务、规范操作、廉洁高效”呢？
●通过何种手段，降低企业的采购成本。
如实现“变分散采购为集中采购、变人工采购为电子采购、变零星采购为规模采购、变被动采购为主动采购”呢？
目前主要的采购方式表现在：
●网上普通采购：
通过互联网实现订单生成、下达和履行。
●网上询价采购：
供需双方通过互联网进行信息交互，实现比质比价，形成直接的采购交易。
●网上竞价采购：
通过互联网发布物资采购需求信息，通过供应商的网上竞价来实现物资采购价格的最优化。
●网上招标采购：
通过互联网实现对招投标活动全过程的网上操作，实现“公开、公平、公正”的三公原则。
随着互联网的迅猛发展，电子商务成为网络经济时代的核心商业模式，以成定局。
这对企业传统采购模式带来重大冲击和挑战，进而引发企业采购思路的剧烈改变。
集团企业利用先进的互联网技术，通过实现电子采购将是解决和优化集团企业采购管理问题的一个有效手段，电子化采购管理的新课题已展现眼前，它的具体内容是：
1）实现透明化采购，规范企业采购操作，简化流程，依法采购，促进采购工作的廉洁和高效。
2）搭建企业集团电子化采购环境，实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购及其他采购方式等多种企业采购方式。
3）通过采购全过程的网上作业，如网上申报、审核、发布采购公告、招标、投标、询价、监管等信息均通过电子化平台进行处理，在提高采购效率的同时，实现交易过程的公开、公正、便捷、透明，从源头上遏制腐败。
4）实现集团企业采购工作的全方位管理，实现电子化的供应商管理、合同管理、采购协同办公集成一体的采购管理信息化工作平台。
5）实现采购信息的集中式管理，形成集中规模采购，并通过统计分析有效的控制预算和辅助决策。
6）实现集团总部对下级采购单位的监督和指导，实现整个集团企业内部的统一管理、形成多级采购的管理体系。
1.2建设目标
本方案体现了企业采购采用的多种方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等其他采购方式，并对现有各类企业采购平台进行分析和思考。
结合企业集团实际采购管理工作和实现多种企业采购方式的需要。
我们建议，以招投标采购为核心，建设一个基于互联网应用的综合性企业级采购工作平台——企业集团电子采购平台。
“企业集团电子采购平台”包括如下内容：
●电子采购中心网站
●招投标管理平台，包括招标项目审批系统、网上招投标系统、评标专家管理系统、计算机辅助评标系统
●网上采购系统，包括采购审批、询价采购、单一来源采购、竞争性谈判和其他采购方式
●采购管理系统，包括供应商管理、合同管理、采购协同办公
●综合统计分析系统等
“企业集团电子采购平台”的要建设目标为：
●建设廉洁、高效的互联网企业采购工作平台。
●规范和优化企业采购操作，简化流程，依法采购。
●实现网上采购项目审批，实现项目网上申报、审核。
●实现电子化招投标，计算机评标，评标专家管理。
体现招投标工作的公开、公正、科学性。
●搭建电子商务采购环境。
实现公开招标、邀请招标、询价采购、竞价采购、协议/定点采购、在线谈判等多种采购方式。
●实现电子化的采购管理，构建电子化采购、电子化招投标、供应商管理、合同管理、采购协同办公集成一体的采购业务信息化工作平台。
●通过采购数据的集中式管理，实现集中采购、规模采购，实现采购数据的统计与分析为企业采购决策提供支持。
●实现上下级采购管理数据和信息的交互，满足上级部门对下级单位采购监管工作的需要。
1.3建设内容
全网数商通过自身在“招投标电子商务”实践应用中积累的丰富经验，根据企业集团采购现阶段“扩大企业采购的规模和范围，稳步推进企业采购工作”的实际需要，研究了企业集团在物资采购，采购管理、招投标管理等业务管理领域的业务需要和应用于电子商务建设的可建设性，结合多业务层面的管理要求和期望，研究整合了企业集团电子采购平台建设的整体应用解决方案。
此项电子商务平台建设主要系统及功能模块包括：
1.企业集团电子采购平台中心网站
●企业信息
●政策法规
●采购动态
●采购需求信息
●采购公告
●采购项目审批
Ø在线审批
Ø审批提醒
●网上采购
●网上招投标
●供应商库
●综合统计
●用户注册/登陆
●在线帮助
●其他增值服务
2.企业集团招投标管理平台
●招标项目审批系统
Ø审批权限设置
Ø在线审批
Ø移动审批
Ø审批提醒
Ø查看历史审批
●网上招投标系统
Ø招投标管理
Ø招投标操作
Ø公开招标
Ø邀请招标
Ø标书下载/上传
Ø标书澄清
Ø现场视频开标
Ø移动办公
ØCA认证、电子签名
●计算机辅助评标系统
Ø评标管理
Ø评标进度
Ø评标模板管理
Ø评标文件管理
Ø专家评分
Ø报表统计
Ø信息浏览
3.网上采购平台
●采购项目审批
●采购目录管理
●在线询价采购
●在线竞价采购
●跟标采购
●自助定点采购（协议采购）
●在线谈判
●查询与统计分析
4.采购管理系统
●供应商管理
●合同管理
●采购协同办公
5.采购信息统计分析
●综合分析系统
●统计分析
●查询和浏览
6.系统管理
●后台数据管理
●权限设置
●系统设置
●编码管理
第2章企业集团电子采购平台蓝图
2.1电子采购中心网站
电子采购中心网站作为企业对外的信息发布门户，具有用户注册，登陆，信息浏览，信息发布，信息交互等功能，同时它也是采购信息交互和信息管理平台。
在此，中心网站将实现栏目和功能如下表：
网站栏目
栏目简述
信息来源
首页
展示可栏目板块最新信息，提供各栏目板块链接入口、快速通道、常用功能如：
最新供应商名录、采购目录、供应商最优折扣排行、最新成交排行、在线交易等。
来自各个栏目板块
企业信息
提供企业信息、公告等
采购管理机构
政策法规
发布采购工作相关政府、集团企业相关法规，政策
采购管理机构
采购目录
发布年度《企业集团集中采购目录》等
采购管理机构
采购公告
发布采购公告，预中标、中标公告。
公布最新供应商信息、最新供应商折扣排名、最新成交价格信息等
采购管理机构
采购动态
以及颁布集团总部及各下属子公司及企业采购动态信息；
采购信息数据按类别分类，汇总，为集中采购提供数据依据（可供有权限用户浏览）
采购数据来自采购项目审批管理模块（生成的采购任务，同时发布到公网，并为集中采购提供依据）
采购项目审批
采购项目审批功能入口
各级集团下属企业及子公司采购管理机构
招投标平台
实现网上招投标操作
多方
网上采购平台
实现协议采购/定点采购、跟标采购、询价采购、在线竞价、在线谈判等采购方式
各级集团下属企业及子公司采购机构
供应商库
建立供应商信息，产品价格等信息维护。
实现对供应商管理和评价（供有权限用户使用），供应商库功能详见“供应商库”功能描述。
供应商
综合统计
统计采购数据和分析
系统自动获取数据，进行统计
注册
会员注册，经审核后，可以在电子采购平台上参与招投标、网上竞价或询价采购。
网站会员
登陆
用户登录后，根据拥有的权限进行业务操作
多方有权限用户
在线帮助
提供平台使用和操作指南
平台开发商提供
其他增值服务
电子商务的其他增值服务，如全文搜索，综合查询、会员管理（注册会员管理、会费管理等）、短信平台等。
电子采购中心网站作为采购交易的媒介，具有如下功能：
●信息发布
网站提供信息发布，如国家、企业的相关政策法规、企业信息、招投标信息、中标信息、采购动态信息、采购成交信息等发布。
实现采购信息、物资价格信息的共享。
可见网站栏目功能描述表所示。
●采购目录
在网站本部年度《企业集团集中采购目录》等
●采购公告
网站提供采购公告。
如：
开标通知、邀标公告、预中标、中标公告等的发布。
●采购动态
网站提供企业集团总部及下属企业、子公司采购动态信息的发布，并按物资类别统计和汇总，为集中采购提供采购数据依据。
●采购项目审批
网站提供采购项目审批系统链接。
实现企业集团总部及下属企业、子公司采购项目的在线审批，并支持移动审批和网上审批、审批提醒等功能。
●招投标平台
可直接进入招投标管理平台，实现招投标业务全过程网上操作。
●网上采购平台
可直接进入网上采购系统，进行询价采购、在线竞价，跟标采购、协议及定点采购，在线谈判等多种采购方式。
●供应商库
从网站可直接进入供应商库，提供供应商信息，产品价格等信息维护。
实现对供应商的管理和评价，具体功能详见“供应商库”功能描述。
●综合统计
从网站进入综合统计系统，可实现采购数据的统计分析和浏览。
●注册
提供会员注册：
审核后可以在电子商务网站上进行网上竞价或参与询价采购等采购业务。
●登陆
网站提供用户登录。
具有不同权限的用户将可以有不同操作内容。
●在线帮助
网站提供平台使用的在线操作指南。
由系统开发商提供。
●其他增值服务
网站提供如全文搜索，综合查询、短信平台等增值服务。
2.2招投标管理平台
我们建议以新能量招投标管理平台为基础，构建企业集团招投标管理平台。
新能量招投标平台根据各集团企业招投标业务的操作和管理需要，结合当前企业采购管理的实际需要及管理模式，科学合理地规划了招投标流程的总体业务功能结构与实现模式。
新能量招投标平台可以实现企业集团总部和分支机构的招标工作从项目审批、网上招投标、评标管理、评标专家管理等全过程的电子化。
新能量招投标平台的每一步流程均遵守国家相关招投标法律法规，可以满足招投标业务和管理的需要。
招投标平台应用功能结构图如下：
（图：
招投标管理平台应用功能结构图）
2.2.1招标项目审批系统
项目审批系统实现了上下级单位之间的招投标项目申报和审批，支持审批的自动流转和审批提醒、催办功能。
1、招标项目审批流程
以总部、一级分支机构和二级分支机构为例，各级招标项目审核流程图如下：
招标项目审批业务流程如下：
2、系统功能结构
3、系统主要功能
●招标计划管理：
建立招标项目，立项输入项目信息，下发招标计划等。
●招标项目申报：
上报招标项目、业主单位复审、审查会评审等。
●招标项目审批：
各审批人员和相关领导实现网上审批（在网上操作）。
审批结束后，自动通知项目申请人。
●分包管理：
对集中规模招标项目进行分包管理，建立合理的招标项目内部结构
●报表管理：
为招标业务人员和主管提供招标计划汇总表、跨批次汇总表和货物需求一览表等报表，极大地方便了招标项目操作。
●招标项目查询：
查询、浏览项目审批情况；按行业、地区、项目类别分类浏览；查看项目审批的状态；提供监督部门监查项目审批执行的情况。
2.2.2网上招投标系统
网上招投标系统根据物资采购部门对招投标业务实际操作和管理的需要，在分析、总结、提炼现有招投标工作流程、习惯和经验的基础上，通过综合利用多项网络信息技术，遵循传统业务流程，为物资采购和招投标的电子化管理提供有效的手段，从而有助于提高物资管理水平和招投标工作效率。
网上招投标系统适用于不同行业、不同类型的招投标业务，可用于大型企业集团、行业主管部门等各类单位，并可在同一平台上供多家下属单位共享使用。
网上招投标系统主要功能如下：
1、为招投标双方提供业务操作平台
系统综合运用各种网络信息技术，为招投标双方提供自主自助招标平台。
招标单位可以通过网络完成招标项目建立、项目审核、招标邀请发布、供应商审核、招标文件上传、公告澄清、投标文件回收、开标、招标结果公告等招标工作的全过程。
投标单位可以通过系统完成查阅招标邀请、接受招标邀请、下载招标文件、递交投标文件、浏览回复澄清、维护公司资质文件等投标工作全过程（见下图）。
2、集成招投标管理功能
系统为招标单位提供标书费用、投标保证金等辅助管理和招投标用户注册、审核、系统资料维护等业务管理功能。
同时，为满足各级主管机关、监察部门等的管理需要，系统提供专用帐号，可跟踪、查询项目的招投标全过程和各类统计数据。
3、结合移动通讯技术，为移动办公提供便利
系统自动把招投标过程中各环节产生的重要信息及操作提示以E-mail和手机短信形式发送给用户。
用户可在第一时间获知需要处理的业务事项，即使出差在外，也可上网进行业务操作。
4、应用电子签名和CA认证，逐步实现无纸化招标
随着电子签名法于2005年4月1日生效，在网上招投标系统中应用CA认证和电子签名，标志着网络招标完全无纸化的外部环境已基本成熟。
因此，我们又组织开发了网上招投标CA认证系统，在招投标审核、发标、应标、开标、澄清等流程中运用CA认证和电子签名技术，保证了招投标人身份的有效性、招投标操作的不可抵赖性、招投标文件的完整性以及招投标文件传输过程中的安全性，确保了网上招投标上述环节的安全可靠。
借助CA认证和电子签名，我们实现了投标报价的计算机读取和自动开标，无需人工唱标、录标，把原来需要近一天的开标时间缩短至一两个小时即可完成，大大提高了工作效率。
同时，由于电子投标文件和书面投标文件具备同等法律效力，因此投标人无须再递交大量书面投标文件，只是为了档案管理等需要，提交少量书面文件即可，减少了投标费用。
5、招投标系统功能构架图
2.3网上采购系统
2.3.1采购项目审批
企业集团采购工作过程中涉及的采购项目申请、审批可通过互联网进行在线的操作。
各级采购计划部门提出采购项目申请后，由各级企业审批部门进行审批；通过审批的项目被列入采购作业，执行各种形式的采购。
系统支持灵活制定审批工作流，并支持审批的自动流转和审批提醒、催办功能。
主要功能如下：
●采购任务生成
根据采购任务在线生成采购申请/任务。
系统自动流转接受审批。
●审批权限设定
可以按照不同的采购金额大小或特殊采购物品分类管理办法，设置不同相关人员的审批权限（灵活制定是审批工作流）。
●审批
提供两种方式。
网上审批：
实现互联网审批及审批作业自动提醒功能。
用户登录系统后，即可得知审批作业的提醒信息。
采用操作简单的审批操作即可完成审批工作。
移动审批：
实现移动审批作业的提醒功能，并可直接用短信方式进行审批或进行批示等操作。
协助用户在出差等状态下处理紧急事务。
●审批提醒
审批后自动流转到下一环节，并具有催办功能；进行在线提醒或移动催办。
●生成采购单/询价单
通过流转审批后生成采购单/询价单。
（另外，系统提供外接系统的接口，采购单/询价单可以上传/下载到外接系统，如：
外接采购系统等）
●查看历史审批
保留审批历史记录、审批意见和多次修改记录。
2.3.2采购目录管理
提供电子商务网站网上采购平台采购目录的维护和管理，使物资供需双方可自行发布产品需求信息、产品报价信息等。
物资需求方通过完整的采购目录可以寻找到合适的供应商，获取最新的产品信息，协助取得新鲜的货源。
主要功能规范如下：
●目录管理
提供产品目录的建立和维护功能。
方便供应商家、企业目录制作人员、专业目录提供者、电子商务网站物资交易市场人员建立和维护目录。
（该目录与电子商务网物资市场，产品目录及信息产生关联）
●产品信息录入和维护
提供产品信息录入和维护功能。
电子商务网站的权限用户可以建立产品数据和信息（如，根据目录归类建立产品信息、价格信息、物资数量、成交价格等）。
●多种、灵活搜索功能
提供按物资类别、产品名称、发布时间、价格等多样的搜索功能。
●在线采购
属于企业集团采购中心及下属成员，具有采购管理权限的的用户，寻找到货源和供应商后，可以进行在线询价、招标邀请等新一轮采购业务操作。
2.3.3询价采购
询价采购系统主要实现网上询价业务流程、采购数据统计分析和采购业务分层监督管理三大主要功能，并辅之以购销双方信息交互、短信通知等功能。
询价采购流程如下：
2.3.4跟标采购
对于已经“招标”过并且在系统中发布“招标结果”的物资，可采用“招标结果采购”方式。
招标结果采购流程如下：
2.3.5协议采购和自助采购
对于，定点采购或协议采购的物资，具有在线采购权限的用户可以在网站查询定点或协议供应商后在线选择物资实行采购动作。
非协议采购物资，用户可以自助进行供应商的选择，实行点对点的采购。
自助采购流程如下：
2.3.6在线谈判
对于多个采购选择对象，系统提供网上竞争性谈判辅助功能。
可以实现在线的商务谈判，协助采购谈判人员进行在线的谈判信息记录和谈判数据统计及对比分析。
谈判业务流程如下：
2.3.7在线竞价
对于时效性较强的采购，可以采用在线竞价的方式。
采购方在网上公布采购标的、数量、规格型号、交货期等要求，供应商可以在给定的时间段在在网上报价。
报价截止后，最低报价者获得订单。
2.4采购管理系统
本方案设计的采购管理，主要为了结合采购业务操作、数据管理。
平台主要为企业集团总部及下属企业、子公司提供对供应商的管理（实现供应商信息的自助更新、供应商考核和评定），合同管理（实现采购合同的管理和结算功能），采购办公协同（实现在线采购过程中，采购订单执行状态、物资出入货状态、发票管理等采购工作后续配套动作的跟踪）。
各相关业务管理系统的业务应用逻辑如下图所示：
2.4.1供应商管理
供应商管理是物资供应链中的重要环节。
建立资料详实、功能齐全的供应商信息库具有重要意义。
对供应商资源实现共享，有效缩短采购过程，将采购人力资源从繁重的供应商数据管理中解放出来。
1）供应商管理模块概述
“供应商管理模块”以实现供应商管理为目的，围绕供应商管理的实际管理流程进行设计。
该模块建立了多个管理功能以实现对供应商基本数据、质量认证数据、产品鉴定数据、中标情况数据、中标履约情况、售后服务数据、质量运行数据、重大问题跟踪数据、供应商评估数据的集中式管理，并对供应商进行综合评估，为决策提供辅助依据。
该模块按各个职能层面设置用户权限进行数据维护、数据审核，从而协助用户实现全面的供应商管理信息化。
并与平台其他功能模块（如：
网上招投标、合同/订单管理、合同结算等）无缝集成。
2）供应商管理功能架构图
3）供应商管理主要功能
1、供应商基本资料管理
供应商基本资料包括以下内容：
⏹供应商注册，供应商获取登陆供应商库的资格和账号、密码（供应商可以进行自主维护基本信息，只有通过审核的信息才会被供应商库正式公布，并可浏览和查询。
）
⏹基本信息，包括企业名称，注册资本、法人信息，公司财务帐号，开户银行，联系方式等信息
⏹资质和证书，即供应商拥有的各类资质文件和证书
⏹供应商质量保证体系建设情况
⏹供应商企业宣传短片
⏹企业产品目录、主要规格型号
⏹产品月生产能力、年生产能力
2、供应商动态信息管理
供应商动态信息，根据信息种类不同，可以企业采购工作人员填写和发布。
也可以由供应商自行填写，然后由企业采购部门进行审核后发布。
供应商动态信息具体包括以下内容：
⏹中标信息管理
⏹履约信息管理
⏹监造信息管理
3、供应商综合评估
招投标管理部门可以根据供应商的基本资料和动态信息，对供应商进行综合评估。
综合评估可以根据实际管理需要，采用百分制，也可以采用优、良、合格、差等分类制。
具体功能为：
⏹评估标准设定
⏹各项评估内容打分或自动评定
⏹评估结果统计
⏹评估结果审核
⏹评估结果发布
4、供应商信息综合查询功能
⏹供应商基本资料查询
可以针对具体供货厂商，查看厂家基本信息、资质文件（如单位营业执照扫描件，单位机构号码扫描件等），企业生产产品信息，产品生产能力信息等。
⏹供应商动态信息查询
可以根据供应商、项目、产品、时间等不同的查询参数，对供应商质量信息、中标信息、供货信息、履约信息、售后服务信息等动态信息进行查询。
⏹供应商信息横向对比
可对多个供应商相关信息对比显示，如比较多个供应商的售后服务情况、产能情况，直观反映供应商之间的差异。
2.4.2合同管理
1）合同管理模块概述
合同管理以实现和满足企业采购工作中，围绕对采购合同的执行和管理的需要；在遵循传统业务流程的基础上，提供有效的合同信息管理，进一步提高企业采购过程中的合同执行管理水平和工作效率，并降低合同管理人员的劳动强度。
该模块建立的管理功能有：
合同信息建立、合同附件管理、合同执行、合同预警、合同结算、合同履约评价、合同统计等。
2）合同管理功能架构图
3）合同管理主要功能
1）合同信息建立
记录合同信息，包括：
⏹合同基本信息，主要包括：
合同编号、合同名称、合同总金额，签订时间、签订地点、项目名称、项目编号、供应商、设备名称、设备型号、设备单价、设备数量、交货时间、交货地点、项目经理、联系电话、联系地址、手机、邮箱等。
⏹项目基本信息，主要包括：
项目编号、项目名称、项目类别等。
⏹物资清册，主要包括：
物资编号、物资名称、物资型号，单价等。
⏹供应商名册，主要包括：
供应商编号、供应名称、法人、联系人、联系电话、联系地址、邮编、手机、邮箱等。
2）合同附件管理
可以挂接合同相关附件，包括：
合同文本等相关合同附属文档。
3）合同执行管理
由供应商及合同执行参与各方对合同执行的状态进行信息维护，企业采购合同管理人员对合同的执行进行监督、协调、控制。
各操作权限按系统分配所得。
⏹合同执行情况录入
合同执行参与各方对各合同执行状态节点进行打勾及相关信息录入，各状态节点按合同执行流程排列有先后顺序。
供应商录入物资实际交货信息，物资接收方录入物资接收/入库信息，财务部门录入结算和发票收取信息，直到合同终结。
⏹合同执行预警
合同执行管理单位的用户登录系统到退出系统，系统会实时自动弹出“今日预警”窗口（如图7.2.2.4），预警信息按等级自动从高到低进行排序，不同等级用以不同颜色表示，见
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