行政制度.docx

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行政制度

行政部

2008年8月

目录

目录II

第一章员工行为规范1

第二章保密制度3

第三章印章管理制度6

第四章采购管理制度8

第五章仓库物料领用办法14

第六章办公物品管理制度17

第七章文书管理制度20

第八章档案管理制度23

第九章会议管理制度26

第十章出差管理制度30

第十一章安全保卫制度33

第十二章电话管理规定39

第十三章车辆管理制度40

第十四章司机管理规定42

第十五章宿舍食堂管理制度44

第十六章员工活动室管理规定52

第一章员工行为规范

总则

第一条为加强公司管理，树立和保持公司的良好形象，给全体员工提供一个良好的办公环境，特制定本规范，以明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二条员工基本行为准则：

（一）遵守国家法律法令和公民基本道德，不做有损于国家民族利益尊尊严的事。

（二）敬业爱岗，忠于职守，不做有损公司的事，时刻维护公司的利益，保守公司机密，严禁将公司资料、技术、商业机密泄露给他人。

（三）与人交往，要信守承诺，遵约守时，树立良好的企业和个人形象。

（四）服从安排,团结互助，彼此尊重；正确开展批评与自我批评，不搬弄是非、背后议论其他同志。

 关心集体，以主人翁精神积极参与公司的民主管理和民主监督，不散布有损于公司稳定与发展的言论。

（五）爱护公物,保护公司财产，杜绝挪用、盗窃、贪污、侵占公司物品或将公司物品私自外借等行为。

（六）保持寝室和办公室整洁、干净。

每天清理一次办公桌面，每周彻底清扫一次卫生。

发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）和生活设施（包括淋浴喷头、风扇、电视、自来水管等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部报修，以便及时解决问题。

（七）严禁借职务之便索要、收受他人财物或为亲属及他人谋私利等不正当行为。

（八）每个员工都要树立服务意识，尊重他人的工作、生活。

进他人办公室要先敲门，未经人许可，任何人不得随意翻阅或取走他人文件、资料。

（九）注意握手礼节，两人以上场合中，应由年长者或上级先伸手，等对方伸手后再握，并应稍欠身表示尊敬。

男士应先等女士伸手后方可与女士握手。

握手时应微笑注视对方，不可左顾右盼。

（十）商务活动中时刻注意自己的言谈、举止，保持良好的坐姿站势。

在公共场所不应双臂交叉、翘腿抖脚等不雅之举与人交谈，应做到语调温和，用词准确礼貌，不可粗声大噪、手舞足蹈。

（十一）在允许吸烟场合而有女士时，应先征求女士意见，同意后方可吸烟。

（十二）随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。

（十三）妥善保管办公用品，桌面物品摆放整齐有序，下班前必须将所有文稿放置妥当防止遗失、泄密。

（十四）注意防火、防盗，发现事故隐患或异常情况立即报行政部处理，消除隐患。

（十五）不得随便动用消防器材，主动学习使用消防器材，了解一般灭火知识。

（十六）不得将亲友或无关人员带入工作场所。

（十七）发现形迹可疑或不明身份的人及时报行政部。

第三条服务规范：

（一）员工仪容仪表：

1.为树立和保持公司良好的形象,员工应着装整洁、得体，不得穿拖鞋、短裤、背心进入办公区域。

2.商务活动以及重要会议，男士穿深色西服套装系领带，夏季应穿衬衫系领带；女士宜根据不同场合，着职业套装、套裙、时装，尽量避免穿休闲装。

3.言行举止大方，着装整齐干净，仪容洁净。

4.男士不得留长发、怪发，保持头发整洁，不得留胡须；女士不得留怪异发型，不画浓妆；首饰佩戴得当。

5.员工须注意个人清洁卫生，不留长指甲或涂染指甲。

员工必须身着制服进入工作现场，制服必须保持清洁，熨烫平整；

6．员工上班时必须佩带姓名卡，并保持卡面整洁、干净.不得借用、污损他人的姓名卡。

（二）微笑服务：

接待公司内外人员的问讯，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

（三）用语：

在任何场合应用语规范、礼貌，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

（四）现场接待：

遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，问清来意后，通知行政部相关人员做好接待工作。

与客人相遇，要主动让路；与客人同行，应礼让客人先行；对客人提出的询问和要求要耐心的解答，解答不了的问题，应及时请示汇报；

（五）电话接听：

接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，报上公司名称，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第四条办公秩序

（一）工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

（二）职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

（三）部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

（四）不得在办公室和寝室用餐，以保持室内卫生和维护公司形象。

（五）上班时间不得有在办公室躺卧或在办公室留宿过夜等不雅行为。

附则

第五条本规范由行政部执行实施。

第六条本规范修改权属于总经理办公室。

第七条本规范的最终解释权在总经理办公室。

第八条本规范自公布之日起实施。

第二章保密制度

总则

第一条为保守公司秘密，维护公司权益，使公司能够长期、稳定、高效地发展，特制定本制度。

第二条公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。

第三条公司所有员工都有保守公司秘密的义务和责任。

第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

第五条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。

保密范围和密级确定

第六条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定

时间内只限一定范围的人员知悉的事项，范围包括：

（一）公司经营、发展战略中的秘密事项；

（二）公司就经营发展作出的重大决策中的秘密义务的事项；

（三）技术秘密:

即指不为公众知悉、能为企业带来经济利益、具有实用性并且企业采取保密措施的专利技术或非专利技术和技术信息。

包括但不限于：

技术方案、工程设计、电路设计、制造方法、配方、工艺流程、技术指标、计算机软件、数据库、研究开发记录、技术报告、检测报告、实验数据、试验结果、图纸、样品、样机、模型、模具、操作手册、技术文档、相关的函电，等等

（四）商业秘密，包括但不限于：

客户名单、行销计划、采购资料、

定价政策、进货渠道，等等。

（五）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；

（六）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

（七）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

（八）公司员工人事档案、工资收入及资料；

（九）其他涉及到公司利益需保密的事项。

第七条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

（一）绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；

（二）机密是公司重要的秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；

（三）秘密是公司一般的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

第八条公司秘密的内容：

（一）绝密：

与本公司生存、发展、经营、人事有重大利益关系的事项，包括：

1.公司股份构成、策划方案、成本、利润率、投资情况等直接影响公司权益的重要文件资料；

2.总体发展战略、营销策略、商务谈判的相关材料、正式商务合同和协议书；

3.核心技术

4.公司其他重大决策等。

（二）机密：

与本公司生存、发展、经营、人事有重要利益关系的事项，包括：

1.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

2.公司重要会议记录；

3.尚未确定的公司重要人事调整及安排情况；

4.公司的经营情况等；

5.公司重要技术；

（三）秘密：

与本公司生存、发展、经营、人事有较大利益关系的事项，包括：

1.公司人事档案、合同、协议；

2.员工工资收入；

3.尚未进入市场或尚未公开的各类信息等。

4.公司一般性技术资料　

第九条各密级内容知晓范围

（一）绝密级：

董事会成员、总经办成员及与绝密内容有直接关系的工作人员。

（二）机密级：

公司主管（经理）以上管理人员，与机密内容有直接关系的工作人员。

（三）秘密级：

公司部门负责人以上管理人员，与秘密内容有直接关系的工作人员。

第十条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。

保密期限届满，自行解密。

保密措施

第十一条保密工作在董事会直接领导下，由总经理实施，制定相应制度、规定、对保密工作进行检查、督导、具体核实。

第十二条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理办公室或常务副总托专人执行。

第十三条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

（一）未经总经理或常务副总批准，不得复制和摘抄；　

（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

（三）在设备完善的保险装置中保存。

（四）涉密资料如需销毁，不允许随意丢弃，统一拿至行政部用碎纸机销毁。

（五）涉密资料的电子文档的保管必须设置密码,每台计算机上需安装完善的软硬件防火墙，杜绝病毒木马等及其它黑客软件侵袭，避免信息通过Internet流失，无关人员不允许借用公司电脑。

第十四条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

第十五条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。

第十六条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

（一）选择具备保密条件的会议场所；　

（二）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；　

（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；　

（四）确定会议内容是否传达及传达范围。

第十七条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

第十八条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理；总经理接到报告，应立即作出处理。

第十九条公司与员工订立劳动合同时,可将本制度作为劳动合同附件。

劳动合同应约定保密事项约定与本制度规定不一致时,以本制度为准。

责任与处罚

第二十条公司所有员工有权对违反保密制度的行为予以抵制举报。

第二十一条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资100元以上500元以下；

（一）违反本制度第十二条、第十四条、第十五条、第十六条、第十七条规定的秘密内容的；

（二）已泄露公司秘密但采取补救措施的。

第二十二条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：

（一）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；　

（二）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；　

（三）利用职权强制他人违反保密规定的。

附则

第二十三条本制度由总经理办公室执行实施。

第二十四条本制度修改权属于总经理办公室。

第二十五条本制度的最终解释权在总经理办公室。

第二十六条本制度自公布之日起实施。

第三章印章管理制度

总则

第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，

关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发

展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。

第二条公司总经理授权由行政部全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印

章，监督印章地保管和使用。

印章的领取和保管

第三条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。

第四条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。

第五条公司建立印章使用登记表，专人领取和归还印章情况在表上予以记录。

第六条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章

的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

印章的使用

第七条公司各级人员需使用印章须按要求进行印章使用登记，将其与所需印的

文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。

第八条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交

印章保管人盖章。

第九条印章保管人应对文件内容和印章使用登记表上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。

第十条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

第十一条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。

第十二条涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经总经理审核签

字。

第十三条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。

第十四条用印后该印章使用登记作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后由行政部归档。

第十五条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先

填写印章使用登记，载明事项，经公司总经理批准后方可携带使用。

第十六条公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总

经理根据实际工作需要进行授权。

归责

第十七条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司行政部报

告。

第十八条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本制度规定的

程序，不得擅自使用。

第十九条违反本制度的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处

分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

附则

第二十条本制度由行政部执行实施。

第二十一条本制度修改权属于总经理办公室。

第二十二条本制度的最终解释权在总经理办公室。

第二十三条本制度自公布之日起实施。

第四章采购管理制度

总则

第一条采购管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。

第二条公司总经理授权由外联物料部全面负责公司的采购管理工作。

第三条原材料供应商管理制度供应商开发

（一）制定目的

为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。

（二）适用范围

本公司原材料供应新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。

（三）原材料供应商开发程序

1.原材料供应商开发权责

（1）生产部使用原材料，由外联物料部负责供应商开发主导工作，由技术部门确认产品质量。

（2）研发部使用材料，由研发部门确认负责供应商开发主导工作，外联物料部负责协助工作。

（3）一般物料、配件由外联物料部负责开发主导工作，使用部门提出相关意见或建议。

（4）生产专用设备由使用部门负责供应商开发主导工作，外联物料部负责协助工作。

其他一般设备由外联物料部负责供应商开发主导工作。

（5）研发部、品管部、技术部、生产部、外联物料部组成厂商调查小组，负责原材料供应商的调查评核。

2.原材料供应商的更换

（1）研发部、技术部、品质部确认更换产品的质量。

并提交样品测试报告。

（2）外联物料部确认更换产品的性价比。

（3）由外联物料部提交申请经主管副总审核签字方可更换供应商。

3.原材料供应商基本资料表

应由原材料厂商填写《供应商基本资料表》，由采购员进行核实。

该表包括下列内容：

（1）公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。

（2）公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。

（3）设备状况。

（4）人力资源状况。

（5）主要产品及原材料。

（6）主要客户。

（7）其他必要事项。

外联物料部采购员填写《供方评审记录表》，由外联物料部经理签字审核。

4.供方评审记录表，一般包括下列内容：

（1）产品质量、质量保证体系情况

（2）生产能力、交货是否准时。

（3）售后服务情况。

（4）价格是否合理。

外联物料部采购员填写《供方情况调查表》，由外联物料部经理签字审核。

：

5.供方情况调查表，一般包括下列内容：

（1）有无专职检验机构。

（2）专职检验人员素质。

（3）有无必要的质量管理制度。

（4）检验手段如何。

（5）计量制度是否健全。

（6）有无检验台帐和原始记录。

（7）有无器件借用制度。

（8）产品有无合格证制度。

（9）有无不合格品管理制度、执行情况。

（10）质量问题处理程序如何。

（11）有无进度保证制度。

（12）有无成品包装、运输保护措施。

6.原材料供应商开发流程

（1）寻找原材料供应商。

（2）填写原材料供应商基本资料表。

（3）与原材料供应商洽谈。

（4）作样品鉴定。

（5）原材料供应商问卷调查。

（6）提出原材料供应商调查评核之申请。

第四条定购采购流程

（一）制定目的

为落实物料、零件采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。

（二）适用范围

本公司物料、零件之订购、采购管理业务。

（三）请购规定

1.请购的提出，核准权限

（1）原材料的提出：

生产部根据生产计划提交下月原材料的需求量，由生产部经理签字确认。

（2）设备/配件和其他生产低耗品的提出：

由各部门提交《设备/物料采购申请单》，由各部门经理签字确认，报外联物料部确认后以呈批件形式由主管副总签字生效后才能采购。

1.物料采购核准权限

（1）原材料的核准权限，接受生产部提交的下月原材料的需求量表格，采购员需先与仓库核对原材料数量，确定采购数量，做出采购计划，经部门经理签字确认。

（2）配件和其他生产低耗品的核准权限，根据各部门提交的《设备/物料采购申请单》，外联物料部应本着节约原则及时落实该配件或耗材的使用情况（包括用于哪里，用多少，一个配件可使用的时间是多长）。

如有疑义应及时与申购部门沟通。

外联物料部确认后以呈批件形式由主管副总签字生效后才能采购。

（四）采购规定

1.采购方式

本公司采购方式一般有下列几种：

（1）集中采购

（2）合约采购

（3）一般采购

除

（1）

（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。

2.采购作业规定

3.询价、议价

（1）采购人员接获核准后之《设备/物料采购申请单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。

（目前各原材料只有一家供应商）

（2）专业材料、用品或项目，外联物料部应会同使用部门共同询价与议价。

（3）采购议价采购交互议价之方式。

（4）议价应注意品质、交期、服务兼顾。

4.合同的签订

（1）合同的内容包括

货物名称，型号，数量，单价，总价格，发票，包装

交货地点，到货日期

付款条件及方式

技术指标

验收

争议的解决

不可抗力

检验及索赔

（2）合同的制定

合同草稿由外联物料部制定，其技术指标由技术部、品质部或使用部门签字确认。

4.呈核及核准

（1）采购人员询价、议价完成后，于《设备/物料采购申请单》上填写询价或议价结果。

（2）标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。

（3）采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购经理审核，主管副总核准。

（4）对于其他生产低耗品的采购，外联物料部门接到申购部门《设备/物料采购申请单》后先落实是否需求购买，无误后应按实际需求内容填写《呈批件》，详细说明所购物品原因、数量、预计金额。

报主管副总审批签字后购买。

5.订购作业

（1）采购人员接获经核准之《设备/物料采购申请单》后，根据《采购计划》应以《采购订单》形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。

（2）合同采购根据采购合同填写合同签订申请单，并由物料部采购员签字确认合同内容，申请部门签字确认使用目的以可以生产的产品数量，物料部经理签字审核，由财务主管签字核实资金，再呈主管副总审批签字后实施采购。

（3）采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。

验收与付款

（1）经品质部检验合格签字后办理入库手续，不合格产品与供应商联系退货。

（2）依财务管理规定，办理供应商付款工作。

第五条采购价格管理

（一）制定目的

为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。

（二）适用范围

各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。

（三）价格审核规定

1.报价依据

技术部提供新材料之规格书，作为外联物料部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。

价格审核

（1）供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。

（2）外联物料部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。

（3）外联物料部经理审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。

2.价格调查

（1）已核定之材料，外联物料部门必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。

（2）本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利外联物料部比价参考。

（3）单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。

（4）采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。

第六条采购品质管理

（一）制定目的

规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。

（二）适用范围

本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，悉依本规章执行。

（三）采购品质管理规定

1.文件资料要求

物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：

（1）订购物料之规格、图纸、技术要求等。

（2）产品技术精度、等级要求。

（3）各种检验规范、标准或适用规格。

2.合格供应商之选择

物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。

3.品质保证之协定

愿材料料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：

（1）供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

（2）供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。

（3）供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。

（4）接受本公司必要之供应商调查、评鉴。

4.进货验收之规定

供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：

（1）采购员需确认订购单、供应商、到货日期、物料的名称与规格。

（2）仓库管理员需确认数量。

（3）品质部需确认品质检验并填写检测报告。

（4）检验合格后由采购员办理入库手续。

5.退还不合格品

对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。

6.品质纠纷处理

有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。

具体规定如下：

处置依据以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。

7.采购物料退货与索赔

（1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购员。

（2）外联物料部经办人员通知供应商换货。

（3）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。

（4）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。

采购其他索赔根据合同规定进行索赔

第五章仓库物料领用办法

总则

第一条仓库是企业物资供应体系的一个重要组成部分，是企业各种物资周转储备的环节，同时担负着物