实施流程与操作规范.docx

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实施流程与操作规范

ERP实施工程师

版本号:

09.01

实

施

手

册

深圳市XXX软件开发有限公司

服务热线：

传真：

24小时服务QQ：

网站 :

目录

一、实施规范

1）实施规范----------------------------------------------------1

二、实施流程

1）实施流程----------------------------------------------------5

2）启用流程----------------------------------------------------7

三、安装、调试

1）硬件配置----------------------------------------------------8

2）网络布线----------------------------------------------------10

3）安装调试（组装）----------------------------------------------11

4）后期服务方式------------------------------------------------12

四、实施

1）实施前需求分析----------------------------------------------15

2）人员配置建议------------------------------------------------16

3）实施计划----------------------------------------------------17

3）培训计划----------------------------------------------------18

4）培训记录----------------------------------------------------19

5）个性功能、存储过程（查询和自定义查询）修改---------------------20

6）系统验收----------------------------------------------------21

7）客户评语----------------------------------------------------22

8）实施总结----------------------------------------------------23

一、实施工程师工作规范

一、目的

1、规范实施流程，提高客户满意度

二、适用范围

1、部门：

客户服务部

2、人员：

实施工程师

三、实施规范

1、实施工程师应服从公司安排，实施人员安排采用轮换制，结合客户实际情况由部门经理安排最适合人选。

2、实施工程师需有良好的大局观，实施过程不应参杂个人主观思想，应做到以ERP理论为中心思想，以ERP管理概念为工作准则，以提高客户管理水平为目标。

3、尊重客户厂每一位员工，从客户的角度看待问题。

不能因个人性格等问题与客户员工或负责人发生冲突，更不得与客户发生争吵。

4、遵守客户厂规章制度与作息时间，如有特殊情况需及时与客户负责人协商。

客户项目负责人同意后再请示公司。

5、销售人员签定合同后填写客户交接单，实施工程师应与签单业务员了解客户情况，了解清楚后双方签字确认。

（外地办事处直接派人也需业务人部填写交接单与实施工程师及部门负责人确认）

A、确定客户资料:

联系人、联系方式、地址、路线

B、确定电脑硬件、网络、宽带情况

C、确定合同相关内容:

功能、A/B帐、注册台数、回款期数

D、确定实施内容:

到厂时间、实施特殊事项

E、实施奖金与补助:

标准实施天数、标准奖金

6、实施前的工作准备:

A、在公司做好功能授权；

B、准好widows2003、sql2K服务器版、office、winrar、输入法及相关补丁等常用安装软件；

C、U盘、加密狗、网络钳、螺丝刀等；

D、公司最新ERP程序，及程序的授权等ERP工具；并准备常用的ERP报表及实施报表；

E、按到交接单后确定到厂时间并准备好车票、预交好电话费、准备差旅费用及旅途常用品。

7、实施人员接到客服经理派发的实施单后，实施人员应主动打电话跟客户联系，再次确认客户的情况，确认客户作了哪些准备工作，了解客户的软、硬情况，及与客户确认具体实施时间各到厂路线，并与客户商量具体的到厂时间，以便安排到厂实施。

8、实施工程师到厂后到每个部门了解组织结构、人事、详细了解每个部门对ERP的需求做出<需求分析报告>，在后期实施过程中做到知已知彼、心中有数。

9、根据ERP系统结构结合对客户业务流程的了解与客户项目负责人协商做出。

10、按系统流程结合客户现场情况拟定出<实施计划>交客户负责人或老板审批后回传公司，向客户负责人申请招开动员会议。

严格按照<实施计划>进行工作，每天将<实施计划>上的进度反映到客户负责人和公司负责人处。

11、拟定出<培训计划>，各部门、各个工作岗位逐一进行培训并做好现场笔记。

培训工作的好坏直接决定着客户的操作水平及日后维护工作量的大小，所以实施人员必须积极做好培训工作，每次培训完成后要写做好“现场培训记录”让客户方接受培训的人员确认签字。

12、功能修改：

在实施过程中如有功能修改的要求实施人员需认真填写修改记录，与客户负责人确认后再传回公司。

13、实施完毕：

确认软件实施完毕后要与客户负责人签定“项目验收单”，并将系统常用、关键（新增的）报表打印与客户签名确认带回公司。

请客户经理级以上负责人填写“客户评语”，用以公司了解客户的满意度。

此客户转入日常维护阶段。

14、回公司前实施人员将数据与程序和个性化修改的功能记录（文本记录、自定义查询）带回公司，存放于服务器上。

15、实施工作售后服务的第一步工作，它的好坏影响到客户对公司的评价，决定着客户的满意度，从而决定着回款是否正常和客户是否愿意与我公司签定后期维护协议，所以实施人员要善于与客户沟通，碰到没办法沟通的情况可提交给部门负责人与客户沟通，尽量做到让客户满意我们的服务。

四、特殊说明

1、实施工程师实施完客户后需增加或修改报格式的情况需实施工程师本人完成，不在公司安排工作之列。

二、实施流程

实施流程图

ERP的实施过程基本可以分为以下4个：

一、硬件、网络、打印纸等基础设备的准备。

1，硬件、网络的准备

A、省内客户电话联系，待电脑、网络、打印机等硬件按要求准备好后实施工程师到厂，如有特殊情况需要安派工程师协助客户准备硬件及组网，以业务签单承诺为准。

B、建议找专业的电脑公司采购电脑与其它设备，方便日后安装、维护与保养。

C、为了给客户更好的提供后期维护与实施过程中可以碰来疑难问题需要远程，要先申请ADSL宽带业务，并做好服务器防毒措施。

2，打印纸的准备

A、日常用的各种报表纸需提前准备，如生产单、送货单、发票、空白纸等。

二、基础数据初始化与培训。

1、基础数据包括，<基本资料>、<业务部>两个部分的数据。

这两个部分在做培训要统一培训。

在初始化建立基本资料时要充分考虑后面流程的合理性与实用性，需要特别注意编码方式的几个地方:

原纸编号、辅料编号、纸质资料、客户资料、车辆资料、人事资料、系统编码。

以上各个基本资料的规范化编码方式分别有说明文档,在编码时务必规范化编码。

2、在客户操作人员在建立基本资料的过程中,实施人员需及时跟踪进度及基本数据录入的准确性和合理性。

三、订单、采购、生产、送货、财务对帐流程的培训与操作。

1、订单的录入、查询正确操作方法。

2、正常采购、无单采购、组合采购的原理。

3、生产的排程、完工录入。

4、纸板入出与领用、成品的出货、退货管理。

5、应收、应付立帐，冲销的操作。

6、各类日常查询的操作与分类。

四、查询、参数、编码等日常维护工作的培训

1、汇总、分析查询的分类操作。

2、常用控制参数的操作。

3、各种单号的编码方式的控制。

启用流程图

三、安装、调试

硬件配置

服务器：

推荐配置：

处理器：

PD3.0GMhz以上

内存：

2Gb

硬盘：

36GbSCSI*2

数据库：

MSSQL2000

环境：

MSWindows2003Server

强列建议客户购买IBM、联想等品牌服务器。

期稳定性、安全性远超其它组装电脑，并可以享受到专业的服务。

工作站：

推荐配置：

处理器：

PD2.8GMhz

内存：

1Gb

硬盘：

80Gb

环境：

MSWindowsXP+sp2（sp3）/MSWindowsVista

强列建议客户购买联想等品牌电脑。

可以享受到专业的服务。

网络：

标准100M或已上的网络配置

推荐配置：

交换机：

3Com100M或D_Link100（端口数量视现场情况定）

级联交换机：

D_Link100（端口数视现场情况定）

网络线：

安普（Amp）超五类带屏蔽网络线

水晶头：

tyco进品水晶头

线槽：

普通装修用线槽

路由器：

华为

注：

1,两个交换机或交换机与电脑之间的网线长度超过100M后需增加一台交换机确保信号的稳定，使数据的传输更加安全。

2,局域网内如有联接ADSL网络则必需配备正版杀毒软件。

组装服务器、工作站配置单：

一,服务器配置

类型

型号

数量

备注

1

主板

Intel965

1

Intel原装，大板

2

CPU

IntelP43.0GHz+风扇

1

3

显示卡

七彩虹128M

1

4

内存

Kingston1G

2

5

硬盘

SATA160G

2

6

机箱

LG机箱+P4300W电源

1

7

键盘

SAMSUNG

1

8

鼠标

Logitech3D

1

9

显示器

PHILIPS15”

1

10

光驱

华硕52X

1

11

网卡

3Com10/100M

1

12

UPS

宝合600-1000C

1

二,工作站配置

类型

型号

数量

备注

1

主板

Inter945

1

2

CPU

IntelCd2.8GHz

1

3

显示卡

主板自带

1

4

内存

Kingston1G

1

5

硬盘

SATA120G

1

6

机箱

富士康

1

7

键盘

SAMSUNG

1

8

鼠标

Logitech3D

1

9

显示器

PHILIPS15”

1

10

网卡

主板自带

1

三,其它配件

类型

型号

数量

备注

1

主交换机

D_Link10/100n口

1

2

水晶头

AMP进口（盒）

1

3

网络线

AMP（超强屏蔽）

1箱

4

打印机

Epson300K+或590K+

待定

5

打印共享器

10M网络打印共享器

待定

网络布线

一，网格结构确定

ERP网络采用的是对等网来实现网络资源共享,基本结构图如下

交换机

数据程序服务器

网格安装

1，据实际情况先制做好网格结构图，确定服务器，工作站交换机的摆放位置

2，确定好各部门工作站台数，购买交换机，网线。

3，配合电工布好网线。

（布线的时候一定要做好标示）

4，接网络头，固定好标示。

1）水晶头接法：

橙白,橙，绿白，蓝，蓝白，绿，灰白，灰。

2）水晶头标示：

用高档标签在每条网络线两头做好标示，便出安装，调整。

3）制做水晶头：

外包线要压在水晶头里面，不能出现松动的情况。

内芯送到水晶头顶端。

压水晶头时不能压太重，否则插在交换机上会松动。

压水晶头时不能压太轻，否则会接触不好。

压好水晶头后用肉眼检查一下是不是每根线都与铜片接触好。

压好水晶头后用手摇动一下，看水晶头是否有松动的情况。

安装调试

服务器与工作站安装要求

步骤

项目

要求

备注

（1）

硬盘分区

（两块）

80G或80G以上第一个硬盘划分为2个分区；C区引导,卷标:

System;D区数据卷标:

Data_Soft;

第二个硬盘划分为2个区：

E区数据备份卷标:

DBackup;F区资料卷标:

Drives_Tools;

分区格式：

NTFS

分区大少：

系统区10-15G,，数据区65-70G，数据备份区65-70G，资料区10-15G

（2）

操作系统

Win2003服务器版（语言识程序而定）+SP1补丁包，Win2000高级服务器（语言识程序而定）+SP4补丁包

（3）

数据库

SQL2000英文版+SP4程序路径C:

\ProgramFiles\MicrosoftSQLServer

数据路径D:

\ProgramFiles\MicrosoftSQLServer

SQLServer的用户名为：

sa密码为：

sa（小写）

（4）

应用软件

Office2003或OfficeXP

（5）

工具软件

WinRAR3.0英文版

（6）

安装文件备份

路径:

f:

\Soft_Tools，Win2003,SQL2000（含补丁）;Office2003,

WinRAR,Ghost,输入法,系统分区（C区）装好系统,补丁,配置完后用Ghost做备份

（7）

驱动程序备份

路径f:

\Drives，备份时注明本服务器驱动和工作站驱动;

（8）

SQL自动备份

路径E:

\Auto_Dback（此目录共享）每隔6小时备份一次,4点开始，删除1星期前的备份

（9）

网络设定

计算机名称:

PCD工作组:

Workgroup

（10）

网络协议

Microsoft网络登入，Microsoft网络的文件和打印机共享，TCP/IP（192.168.1.2）三个协议

（11）

用户管理

先关闭所有用户，管理员用户clsoft密码Philips（第一个字母大写）和共享用户ghost，并在ghost属性里面

”用户不能更密码”和”密码永不过期”

（12）

共享管理

只允许共享以下目录备份数据存放目录E:

\Auto_Dback程序:

d:

\ProgramFiles\XOrderM,其它目录不能共享，若拷贝资料需共享用完后请取消共享

（13）

打印机

至少也要装一个打印机Epson860调报表用

（14）

数据安全

把SQL数据库自动备份目录指定到第二个硬盘上

（15）

杀毒

安装杀毒软件与防火墙，并要求客户自己购买正版杀毒软件，最好是企业版。

瑞星

（16）

系统备份

一键恢复硬盘版做好自动备份

服务器与工作站安装要求

步骤

项目

要求

备注

（1）

硬盘分区

80G或以下硬盘划分为3个分区；C区引导,卷标:

Boot;D区资料,卷标:

Drives_Tools;E区资料卷标:

:

Tools

（2）

操作系统

WinXP+SP3（语言识程序而定）

（3）

应用软件

Office2003,防病毒（瑞星或诺顿）

（4）

工具软件（选装）

WinRAR3.0英文版,输入法

（5）

安装文件备份

路径:

D:

\Soft_Tools，WinXP（含补丁）;Office2003,WinRAR,输入法,系统分区（C区）装好系统,补丁,配置完后用Ghost做备份

（6）

驱动程序备份

路径D:

\Drives，

（7）

网络设定

计算机名称:

Office00n（n为自然数）工作组:

Workgroup计算机的名称请有粘纸，标示在机箱显处

（8）

网络协议

Microsoft网络登入，Microsoft网络的文件和打印机共享，TCP/IP（192.168.1.n）三个协议

（9）

共享管理

工作站上不能有共享目录，如客户却实需要共享，请注意权限，而且也只能打开所需要的那个目录，不能共享整个分区!

（10）

打印机

至少也要装一个打印机Epson860调报表用

（11）

用户管理

先关闭所有用户，管理员用户clsoft密码Philips（第一个字母大写）和一般使用者用户Ghost（赋予User,Guest权限），Ghost用户分本给操作员使用，clsoft用户交给客户的管理员或主管

（12）

杀毒

安装杀毒软件与防火墙，并要求客户自己购买正版杀毒软件。

瑞星

（13）

补充说明

一键恢复硬盘版做好自动备份

后期服务方式

一，远程服务方式（推荐）

1、QQ远程协助（推荐）

A、培训客户项目相关人员使用QQ远程功能，做好病毒防护工作。

2、Windows远程桌面

A、用路由器映像固定IP，用Windows做远程桌面

此法比较稳定，速度比较快,设置复杂，操作性不强

注:

客户必需安装宽带以供后期维护之用,如因客户没有装宽带,造成的处理问题延时,我公司不负主要责任.

二，联系服务方式

1,24小时专业服务热线电话:

（公司其它电话，业务或实施人员手机不受理服务请求）

2,在线服务QQ:

3,公司网站

4,服务投诉电话：

四、实施

实施前需求分析

需求分析是ERP实施首要做的工作，需求分析的准确性与真实性直接影响到日后整个ERP的实施。

实施人员首先在公司和业务人员初步了解客户的情况，如人事、签单中提到的特殊流程等。

实施人员到厂后必需走访每个部门详细了解每个部门的业务操作流程，收集常用报表，与部门主管确定联系方式。

收集每个部门的业务流程后综合客户负责的需求结合系统功能结构做出详细的需求分析文档，回传公司。

文档要求：

准确、客观、全面、详细、合理

表格样式如下：

纸品包装有限公司

ERP业务流程分析总结

项目

原有状态

建议

备注

客户档案

1、对客户实行编号

2、记录客户信用额度

3、有明确的送货地址、全称、英文名、币别、联系人等

Ø对客户实行编号管理

Ø记录信用额度、送货地址、业务员及对方联系人等

Ø按要求设置送货单格式，财务等相关信息

采用A001

--

A00N的编号方式

产品档案

1、产品以纸板为主（60-70%）

2、纸箱多为常规性档案，约占30%

3、约有10%左右的彩印产品

Ø建立常规纸箱的档案

Ø彩印产品可放在纸箱档案中

Ø采用产品编号

如A001-001A

A001-001--

A001-001A

表示A001客户的第一个产品

产品档案

1、板材有编号（A=B），和纸卷编号对应，A代表175g仿牛卡

2、板材定价,单位（平方英才）依客户

3、系统标准尺寸为英吋

Ø采用原有的板材编号

Ø设置板采编号

Ø设置板材的价格,单位面积

产品定价

1、有平方定价，也有单独对纸箱定价

2、报价优惠方式

定价方式和xx类似，可照xx进行

张单减,面积单价减

订单管理

1、采购方式：

传真、合同

2、下单时只标尺寸、数量及送货时间（生产参数等一概不写）

3、订单录入由跟单自己完成

4、打印格式确定

5、编号方式

Ø编号采用xx编号如：

040407001

Ø下单时既做送货安排也做生产安排，产生生产单号

Ø做产品设计，检查压线,开料,单价等公式和生产参数正确性

人员配备配备建议

在实施过程中可能会遇到客户划分的部门与系统结构有冲突的地方，有此部门或某个工作岗位的工作量可能会增加，有此部门或某个工作岗位的工作量可能会减少。

那么就需要根据情况实当的调整部门和岗位的人员配置。

实施人员需要根据所了解的实际情况建议客户负责人做出安排，可更大的发挥ERP的功能，也有助于提高实施的制量。

表格要求:

专业

表格样式如下：

纸业有限公司

人员配备建议

部门

电脑台数

人员配备及要求

工作范围

销售部

3-8台

客户订单输入文员2名

跟单文员3名

1．电脑的基本操做

2．中文打字

∙基本资料录入,核对

∙客户资料

∙纸板采购

∙订单管理（打印工作单、复核工作单、客户沟通、订单跟踪）

∙纸板生产流程设计

生产部

1-2台

电脑员2名（早班、晚班）

1．生产纸度的编排

2．电脑的基本操作

∙安排生产（排单、加单）

货仓部

2-5台

送货单安排员

送货打单员2名（早班、晚班）

1．电脑的基本操作

2．中文打字

∙成品库存管理（入库、出库、退货、盘点）

∙送货管理（装货清单、排车，开送货单、出厂单、退货单）

原纸部

辅料部

2-3台

库存管理2名

1．电脑的基本操作

2．中文打字

∙原纸/辅料管理（入库、出库、退料、盘点）

财务部

2-5台

财务文员1名

1．电脑的基本操作

∙应收款管理（客户报价、月结单、收款冲销、呆帐处理）

∙应付款管理（供应商进价、月结单、付款冲销、呆帐处理）

∙财务分析（生产、成本、销售的核算与分析）

∙计件工资核算

维护部

1-2台

系统管理员1名

1．熟练电脑操作和网络维护

2．懂纸品厂整个流程

∙系统设置和日常维护

实施计划

实施计划是整个实施过程中的依据，实施过程中每一点都是按照实施计划安排好的时间进行。

在制定实施计划过程中实施人员首先了解清楚客户的实际情况，再制定实施计划。

如不能很好的结合客户的实际情况制定出的实施计划也很难落实。

制定实施的同时必需与客户负责人保持良好的沟通，要得到客户负责人的认可。

实施制定后张贴在客户厂内公告栏上，每天更新，让客户每一个岗位的员工都了解ERP实施的进程。

每天将进度表交一份给客户负责人和回传公司负责人。

如遇特殊情况不能按实施计划进行操作，实施人员需发挥协调能力，上下沟通。

尽量不要影响到实施的进度，频繁的修改实施计划等于没有计划。

文档要求：

合理、规范、专业、即时更新

表格样式如下：

纸业有限公司

ERP系统实施计划

工程项目

计划日期

完成日期

完成情况

备注

1

计算机、网络硬件采购

2

和单据打印机采购

3

系统配置和企业内部网建设,xx订单管理系统配置、安装和现场测试

4

思想动员，系统基本流程、系统基本操作、电脑操作常识培训。

5

各部门系统需求调研。

（各部门常用报表收集与整理）

6

系统流程详细培训

7

纸质编号、客户编号，生产单，送货单，对帐单编号方式确