制度撰写格式参考模板.docx
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制度撰写格式参考模板
文件目录
条目
页码
目的
1
适用范围
1
参考文件
1
定义
2
职责
2
程序
2~4
附则
4
附件
5~8
修订履历
版本
日期
修订情况
编制
审核
批准
A/0
2012/10/31
首次发布
1目的
实现公司人事档案制度化、规范化、科学化的管理,维护人事档案材料的真实和完整,防止档案丢失、损坏、遗漏,便于相关人事档案的借阅和使用。
2适用范围
本制度适用于四川上美商业管理有限公司全体员工。
3参考文件
无。
4定义
员工人事档案:
员工自入职之日起,公司为其建立的包括入职、转正、考核、岗位调动、职级变动、薪资调整、培训、奖惩、离职、劳动合同、相关协议等各项资料的集合。
5职责:
5.1人力资源部负责公司员工人事档案的建立、收集、审核、更新、归档、借阅、销毁等工作。
5.2公司全体员工有义务提供个人档案管理所需的材料,并保证其真实性和有效性。
6程序
6.1档案分类
6.1.1入职档案:
个人简历、应聘登记表、面试评估表、笔试试卷、健康证明、身份证复印件、学历证复印件、相关资格证书复印件、户口本复印件(户主及本人页面)、录用审批表、人力成本表、劳动合同、应届毕业生就业协议、实习协议、保密协议等。
6.1.2薪酬考核档案:
试用期考评表、试用期总结表、季度或年度考核记录表、薪资调整申请表或审批表、绩效考核表、考核面谈表等。
6.1.3培训档案:
新员工入职培训、专业培训、外派培训、培训登记表、培训考核表、培训记录表、效果评估反馈表等。
6.1.4职务异动档案:
平级调动、晋级、降级记录表和审批表。
6.1.5离职档案:
离职申请、离职工作交接单、离职面谈、离职证明存根等。
6.1.6其他档案:
员工奖惩记录、各类补充协议等。
6.2档案归档与信息核实
6.2.1档案入档一般流程
(1)对新入档材料进行鉴别,判断是否符合归档要求,相关信息是否真实完整。
(2)按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。
(3)在人事档案表上补登该材料的入档记录,并最终归档。
(4)在电子版人事档案索引表中同步更新入档信息。
6.2.2档案的初次建立
(1)员工正式入职后,档案管理员须在员工录用审批表审批通过后的7个工作日内,将员工入职相关资料收集、整理完毕并单独存放入新的档案袋,同时建立员工人事档案表(详见附件一【上美人事档案表】)并对其进行编号。
(2)初次建档时,须对员工个人信息进行仔细核实,并查核相关学历证明、资格证书证明的真实性,确保员工各项档案信息的完整性和有效性。
6.2.3归档要求和规范
(1)归档形式
Ø纸质归档:
人事档案的原始资料以纸质的形式存档,且必须使用碳素、蓝黑墨水笔书写,禁止使用圆珠笔或铅笔。
Ø电子版归档:
电子版文档用于记录员工各项档案资料的类目、存档日期、存档情况等,需根据归档情况及时更新和补充,方便索引查询。
(2)编号规则
Ø每个员工档案分配唯一的档案编号,编号格式为四位数,从“1”开始,如0001、0002……,依次排序。
Ø同一员工的纸质档案和电子档案记录的编号须保持一致。
Ø离职员工的档案编号不可重新使用。
(3)存档位置要求
Ø每个员工的档案分设一卷,资料独立装袋,每个部门分设一档。
Ø卷内文件材料应依其形成规律或特点,保持文件之间的密切联系并进行系统的排列,密不可分的文件材料应排列在一起。
6.2.4双重管理人员档案的管理
(1)公司经理级人员或者受集团相关部门双重管理的人员,其档案管理参考集团相关人事管理办法及本制度管理办法执行。
(2)岗位编制在本公司的双重管理人员,人力资源部仍需建立并备份员工的档案资料原件或复印件,以备查询及跟进员工信息动态。
6.2.5档案的检查
(1)突发事件之后,或发现可疑情况,须对档案进行检查与核实;
(2)对于存档时限较久的文档,应定期进行检查,对其破损情况采取补救措施。
6.3档案的调动和借阅
6.3.1人事档案调动
在集团内部,发生跨子公司之间的人员调动,应由所在公司人力资源部和接收公司人力资源部进行档案交接。
6.3.2人事档案查阅权和知悉权
(1)公司总经理、副总经理、总经理助理等高层领导,人力资源部经理、档案管理员及集团行政人力中心、集团高层领导具备对公司全体员工档案的查阅权和知悉权。
(2)部门负责人具备对本部门员工档案的查阅权和知悉权。
(3)其他部门人员因工作原因,需要调阅人事档案的,须提交相关申请。
6.3.3人事档案调阅流程
(1)档案调阅人员应提交《人事档案调阅申请》(详见附件二【人事档案调阅申请表】),经人力资源部经理或总经理审批后实施调阅。
(2)档案调阅人员归还档案时,档案管理员必须当面查清,并填写《人事档案调阅情况记录表》(详见附件三【人事档案调阅情况记录表】),如有损坏和遗失应及时追查。
(3)调阅人员应爱护档案,确保档案整洁、安全,不得擅自涂改、翻印、抄录或损坏,更不得转借他人。
6.4档案管理期限及销毁
6.4.1在职员工的档案自入职之日起建立并持续维护,职员级和主管级员工的档案自解除劳动合同之日起保存3年,经理级员工的档案自解除劳动合同之日起保存5年,超过年限后按照规定进行销毁。
6.4.2档案的销毁
(1)档案管理员将须销毁的档案登记造册,呈送总经理审批后销毁。
(2)文件销毁可采取碎纸机粉碎或直接焚烧的方式,销毁文件须登记造册,以备查考。
(3)档案销毁时,必须由公司指派的专人与档案管理员同时在场进行监督,防止资料外泄。
6.5档案的保密
6.5.1档案管理员必须按照制度规范进行档案的管理,防止档案资料的遗漏、损坏或信息的外泄。
6.5.2档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
7附则
7.1本制度经总经理办公会讨论通报董事会审批,自发布之日起生效。
7.2本制度由人力资源部负责解释及修订,未尽事宜参考公司相关制度执行或另行补充。
8附件
8.1附件一:
上美人事档案表
8.2附件二:
人事档案调阅申请表
8.3附件三:
人事档案调阅情况记录表
8.4附件四:
人事档案管理流程图
附件一:
上美人事档案表
上美人事档案表
编号:
基本资料
姓名
性别
出生年月
民族
籍贯
户口所在地
政治面貌
婚姻状况
□已婚□未婚
身份证号码
联系方式
邮箱
现详细住址
备注
教育经历
最高学历
毕业院校
专业
毕业时间
参加工作时间
职称
资格证书
个人特长
备注
入司情况
工号
所属部门
担任职务
入职时间
转正时间
档案所在地
合同签订
初次签订
开始时间
到期时间
续签
岗位调动
日期:
原部门/岗位
新部门/岗位
日期:
原部门/岗位
新部门/岗位
日期:
原部门/岗位
新部门/岗位
备注
档案所含资料
文件名称
文件数量
文件名称
文件数量
文件名称
文件数量
应聘登记表
学历证复印件
劳动合同书
面试评估表
户口本复印件
保密协议
录用审批表
身份证复印件
健康证明
人力成本表
职称复印件
岗位调动审批表
转正审批表
资格证书复印件
工资变更审批表
备注
存档人:
存档日期:
附件二:
人事档案调阅申请表
人事档案调阅申请表
档案类别
文件名称
调阅部门
调阅用途
调阅期限
自年月日起至年月日共计天
调阅人
签字
档案管理员
签字
部门负责人
意见
人力资源部
意见
总经理意见
附件三:
人事档案调阅情况记录表
档案调阅情况记录表
档案编号
文件名称
调出日期
调阅人
归还日期
归还人
经手人
备注
附件四:
人事档案管理流程图