PowerPoint高级教程.docx

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PowerPoint高级教程

PowerPoint2003高级教程

一、模板与母版

1.母版

使用幻灯片母版的目的是进行全局设置和更改（如设置或替换正文的字体），并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。

通常可以使用幻灯片母版进行下列操作：

●改变标题、正文和页脚文本的字体

●改变文本和对象的占位符位置

●改变项目符号样式

●改变背景设计和配色方案

要查看或修改幻灯片母版，可选择菜单中的“视图”->“母版”->“幻灯片母版”命令显示母版视图。

可以像更改任何幻灯片一样更改幻灯片母版；但要记住母版上的文本只用于样式，实际的文本（如标题和列表）应在普通视图的幻灯片上键入，而页眉和页脚应在“页眉和页脚”对话框中键入。

注意：

更改幻灯片母版时，已对单张幻灯片进行的更改将被保留。

标题母版是存储标题幻灯片样式的母版，默认情况下，标题母版会从幻灯片母版继承一些样式，如字体和字号等。

但是如果对标题母版做了更改，这些更改会一直保留下去，不会受幻灯片母版更改的影响。

下面是关于母版的两个常见问题：

1、我怎样插入标题母版？

1）在“视图”菜单上，指向“母版”，再单击的“幻灯片母版”。

2）在“幻灯片母版视图”工具栏上，单击“插入新标题母版”。

2、在更改了部分幻灯片上的占位符和字体后，怎样将幻灯片母版上的样式应用于所有幻灯片？

1）如果在普通视图中没有显示“幻灯片版式”任务窗格，请单击“格式”菜单上的“幻灯片版式”。

2）选择要重新应用母版版式的幻灯片。

3）在“幻灯片版式”任务窗格中，查找要重新应用样式的版式类型（例如“文字”或“文字和内容”）。

4）单击该版式上的箭头，再单击“重新应用样式”。

2.模板

设计模板是包含演示文稿样式的文件，包括项目符号和字体的类型和大小、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版。

使用设计模板的目的是让不同的演示文稿共享样式。

应用设计模板

可以在创建演示文稿时应用设计模板，也可以在编辑演示文稿时应用设计模板，其具体步骤如下：

1）在“格式”工具栏上，单击“设计”。

（如果已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案，请单击顶部的“设计模板”。

）

2）执行下列操作之一：

●若要对所有幻灯片（和幻灯片母版）应用设计模板，请单击所需模板。

●若要将模板应用于单个幻灯片，请选择“幻灯片”选项卡上的缩略图；在任务窗格中，指向模板并单击箭头，再单击“应用于选定幻灯片”。

●要将模板应用于多个选中的幻灯片，请在“幻灯片”选项卡上选择缩略图，并在任务窗格中单击模板。

●若要将新模板应用于当前使用其他模板的一组幻灯片，请在“幻灯片”选项卡上选择一个幻灯片；在任务窗格中，指向模板并单击箭头，再单击“应用于母版”。

创建自己的设计模板

Powerpoint的模板文件与普通演示文稿并无多大差别，通常我们创建新的模板也是通过将演示文稿另存为模板得到的。

1）在演示文稿里删除新模板中不需要的任何文本、幻灯片或设计元素。

2）在“文件”菜单上，单击“另存为”。

3）在“文件名”框中，键入模板的名称。

4）在“保存类型”框中，单击“演示文稿设计模板”。

5）单击“保存”。

如果将模板文件保存在缺省目录下，新模板会在下次打开PowerPoint时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”之下。

如果你改变了模板的保存位置，在应用此设计模板时需要点击“幻灯片设计”任务窗格最下面的“浏览”命令以找到此模板。

二、表格和图表

1.表格

有多种方法可以创建在PowerPoint演示文稿中使用的表格。

可以在PowerPoint中直接创建表格。

可以创建具有很少格式的简单表格，也可以创建格式比较复杂的表格。

还可以包含演示文稿内配色方案中的填充和边框颜色。

创建Powerpoint表格

1）在“常用”上，单击“插入表格”命令。

2）指向并选择所需行和列的数量，再单击。

3）复杂表格的创建可借助“表格和边框”工具栏中的各种命令，如“合并单元格”、“绘制表格”等。

如果需要一个比PowerPoint提供的表格更大或拥有更强大格式功能的表格，可以创建嵌入的MicrosoftWord表格。

Word表格提供了更多关于设置列表、选项卡、缩进和单个单元格格式的选项。

还可以嵌入MicrosoftExcel工作表或MicrosoftAccess表格。

插入WORD表格步骤为：

1）在“插入”菜单上，单击“对象”。

2）在“插入对象”对话框中，单击“新建”。

3）在“对象类型”框中，单击“MicrosoftWord文档”，再单击“确定”。

4）使用“表格”菜单上的命令创建所需的表格。

5）单击表格以外的区域以返回MicrosoftPowerPoint。

处理嵌入的表格时会出现源程序的菜单和按钮，它们与PowerPoint的菜单结合在一起。

2.图表

可在MicrosoftPowerPoint的草稿中创建一个图表，或导入一个MicrosoftExcel工作表或图表。

PowerPoint的默认图表程序是MicrosoftGraph，它是与PowerPoint一起自动安装的。

在PowerPoint中创建一个新图表时，MicrosoftGraph自动打开，图表和其相关数据一起显示在一个称为数据表的表中。

可以在数据表中输入自己的数据，从而创建自己的图表。

当使用图表时，MicrosoftGraph程序及其菜单和按钮一起出现（或者，如果已经插入Excel图表，Excel菜单和按钮会和PowerPoint菜单一起出现），因此可修改图表。

例如，可以将图表类型由饼图改为柱形图、放大文本或添加新颜色。

创建和编辑图表

1）在“插入”菜单中，单击“图表”。

2）若要替换示例数据，可单击数据表上的单元格，然后键入所需信息。

3）若要返回幻灯片，可单击图表以外的区域。

4）图表创建后如果需要进行编辑，则可以通过双击鼠标激活图表对象，然后通过“图表”菜单或通过右击图表对象来进行编辑操作。

3.组织结构图

可使用“绘图”工具栏上的图示工具创建一个组织结构图来说明层级关系，如公司内部的部门经理和员工之间的关系。

添加或更改组织结构图时，组织结构图周围显示有绘图空间，其外围还有非打印边框和尺寸控点，用于调整组织结构图的大小和形状。

创建和编辑组织结构图

1）在“绘图”工具栏上，单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。

2）单击“组织结构图”图示，再单击“确定”。

3）执行下列一项或多项操作：

●若要向一个形状中添加文字，请用鼠标右键单击该形状，单击“编辑文字”并键入文字。

●若要添加形状，请选择要在其下方或旁边添加新形状的形状，单击“组织结构图”工具栏上“插入形状”按钮上的箭头，再单击下列一个或多个选项：

⏹“同事”—将形状放置在所选形状的旁边并连接到同一个上级形状上。

⏹“下属”—将新的形状放置在下一层并将其连接到所选形状上。

⏹“助手”—使用肘形连接符将新的形状放置在所选形状之下。

●若要添加预设的设计方案，请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”，再从“组织结构图样式库”中选择一种样式。

4）当完成后，在图形外单击。

4.流程图

流程图也是一种常用的图表。

如果要绘制比较复杂的流程图并且带有很强的专业性，建议使用专门工具MicrosoftVisio。

如果需要的流程图比较简单，则可以使用Powerpoint所提供的流程图绘制工具，具体步骤如下：

1）在“绘图”工具栏上，单击“自选图形”，指向“流程图”，再单击所需的形状。

2）单击要绘制流程图的位置。

3）若要向流程图中添加额外的形状，请重复步骤1和步骤2，再按所需的顺序对其进行排列。

4）在各形状间添加连接符。

5）向形状添加文字。

6）为连接符更改线型或添加颜色。

7）为形状添加颜色或填充。

三、在Powerpoint文档中插入多媒体对象

1.插入音乐或声音

你可以从文件中添加音乐和声音到Powerpoint文档。

要插入声音，可以选择“插入”->“影片和声音”->“文件中的声音”命令。

将音乐或声音插入幻灯片后，会显示一个代表该声音文件的声音图标。

若要播放这段音乐或声音，可以将它设置为幻灯片显示时自动开始播放、单击鼠标时开始播放、带有时间延迟的自动播放，或作为动画片段的一部分播放。

如果要隐藏该图标，可以将它拖出幻灯片并将声音设置为自动播放。

如果声音文件大于100KB，默认情况下会自动将声音链接到您的文件，而不是嵌入文件。

您可以任意更改此默认值（大于或小于100KB均可）。

演示文稿链接文件后，如果要在另一台计算机上播放此演示文稿，则必须在复制该演示文稿的同时复制它所链接的文件。

2.插入影片（数字视频文件）

此处的“影片”是指桌面数字视频文件，其格式包括AVI、MPEG、QUICKTIME等，文件扩展名包括.avi、.mov、.qt、.mpg和.mpeg。

选择“插入”->“影片和声音”->“文件中的影片”命令即可插入一段影片。

尽管插入影片的操作使用“插入”菜单，但影片文件将自动链接到您的演示文稿中，而不像图片或绘图一样嵌入到演示文稿中。

如果要在另一台计算机上播放带有链接文件的演示文稿，则必须在复制该演示文稿的同时复制它所链接的文件。

如果PowerPoint不支持某种特殊的媒体类型或特性，或者不能播放某个声音文件，可以尝试插入一个WindowsMediaPlayer对象来播放它。

首先，打开WindowsMediaPlayer并从“文件”菜单上打开文件，以在PowerPoint环境外测试影片。

如果影片不能播放，WindowsMediaPlayer会给出详细的错误消息和帮助链接以帮助你解决问题。

如果影片可以在WindowsMediaPlayer中播放，则可以按以下步骤插入一个WindowsMediaPlayer对象。

1）在PowerPoint中单击“插入”菜单上的“对象”，在右边的列表中选择“WindowsMediaPlayer”并将其作为一个媒体剪辑插入。

2）对象插入后会显示一个WindowsMediaPlayer的界面，在此界面上单击鼠标右键并选择“属性”命令。

3）通过设置属性窗口内的“自定义”栏目来指定播放的影片文件和其他播放属性。

3.插入语音旁白

在下列情况下你可能希望向演示文稿中添加旁白（配音）：

●基于网站的演示文稿

●保存会议记录，便于演讲者以后校对

●用于自动运行幻灯片放映演示文稿

录制语音旁白的步骤如下：

1）在普通视图的“大纲”选项卡或“幻灯片”选项卡上，选择要开始录制的幻灯片图标或缩略图。

2）在“幻灯片放映”菜单上，单击“录制旁白”。

3）单击“设置话筒级别”，按照说明来设置话筒的级别，再单击“确定”。

4）选择是嵌入旁白还是链接旁白。

5）如果在步骤1中选择了从第一张幻灯片开始录制，请转至步骤6。

如果选择从不同的幻灯片开始录制，会出现“录制旁白”对话框。

请执行下列操作之一：

●若要启动演示文稿中第一张幻灯片的旁白，请单击“第一张幻灯片”。

●若要启动当前选定幻灯片的旁白，请单击“当前幻灯片”。

6）在幻灯片放映视图中，通过话筒语音输入旁白文本，再单击该幻灯片以换页。

语音输入该幻灯片的旁白文本，再换至下一张幻灯片，依此类推。

可以暂停和继续旁白。

7）若要暂停和继续旁白，请用鼠标右键单击幻灯片，再在快捷菜单上单击“暂停旁白”或“继续旁白”。

8）重复步骤6直到浏览完该幻灯片，遇到黑色的“退出”屏幕时，请在其中单击鼠标。

旁白是自动保存的，而且会出现信息询问是否需要保存放映时间。

请执行下列操作之一：

●若要保存放映时间，请单击“保存”。

幻灯片浏览视图中会显示幻灯片，而且每张幻灯片的底部都有幻灯片放映时间。

●若要取消该时间，请单击“不保存”。

（可以单独地录制该时间。

）

四、动画设置

为幻灯片上的文本、图形、图示、图表和其他对象添加动画效果，这样可以突出重点、控制信息流，并增加演示文稿的趣味性。

Powerpoint2003所增添的一些动画功能，如路径动画、触发器等，不仅丰富了幻灯片放映的效果，还使得Powerpoint2003更接近于一个功能强大的多媒体创作工具，可以用它制作出效果出色的多媒体作品。

1.应用预设动画方案

如果要简化动画设计，可直接将预设的动画方案应用于所有幻灯片中的项目、选定幻灯片中的项目或幻灯片母版中的某些项目。

使用预设动画的步骤如下：

1）如果只希望将动画方案应用于几张幻灯片，请单击“幻灯片”选项卡，再选择所需的幻灯片。

2）在“幻灯片放映”菜单上，单击“动画方案”。

3）在“幻灯片设计”任务窗格的“应用于所选幻灯片”之下，单击列表中的动画方案。

4）如果希望将方案应用于所有幻灯片，请单击“应用于所有幻灯片”。

2.应用自定义动画

使用“自定义动画”任务窗格，可以对对象的动画进行自定义的设置。

自定义动画可应用于幻灯片、占位符或段落（包括单个的项目符号或列表项目）中的项目。

例如，可以将飞入动画应用于幻灯片中所有的项目，也将飞入动画应用于项目符号列表中的单个段落。

同样还可以对单个项目应用多个的动画；这样就使项目符号项目在飞入后又可飞出。

应用自定义动画的步骤如下：

1）在普通视图中，显示包含要动画显示文本或对象的幻灯片。

2）选择要动画显示的对象。

3）在“幻灯片放映”菜单上，单击“自定义动画”。

4）在“自定义动画”任务窗格上，单击“添加效果”按钮，并执行下列一项或多项操作：

a）若要使文本或对象以某种效果进入幻灯片放映演示文稿，请指向“进入”，再单击一种效果。

b）若要为幻灯片上的文本或对象添加某种效果，请指向“强调”，再单击一种效果。

c）若要为文本或对象添加某种效果以使其在某一时刻离开幻灯片，请指向“退出”，再单击一种效果。

3.添加路径动画

可以为文本或对象添加路径动画，这将使Powerpoint的动画功能更加灵活。

1）在普通视图中，显示包含要创建动作路径的文本或对象的幻灯片。

2）选择要动画显示的文本项目或对象。

3）对于文本项目，可以选择占位符或段落（包括项目符号）。

4）如果“自定义动画”任务窗格未显示，请在“幻灯片放映”菜单上单击“自定义动画”。

5）在“自定义动画”任务窗格中，单击“添加效果”，指向“动作路径”，然后执行下列操作之一：

●应用预设动作路径

●创建自定义动作路径

4.按字母、字或段落动画显示文本

在文本动画中可按字母、字或段落应用效果，例如，使标题每次飞入一个字，而不是一次飞入整个标题，设置过程如下：

1）在“自定义动画”任务窗格的自定义动画列表中，单击所需的动画文本项目。

2）单击箭头，再单击“效果选项”，然后执行下列一项或多项操作：

●若要按字母显示动画，请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中，单击“按字母”。

●若要按字显示动画，请在“效果”选项卡的“动画文本”列表中，单击“按字/词”。

●若要按段落级别或项目符号显示动画，请在“正文文本动画”选项卡的“组合文本”列表中，单击一个选项。

注意：

若要在字母、字或段落动画之间产生延迟，请在“计时”选项卡的“延迟”框中输入一个数字。

5.使用触发器

在Powerpoint动画中可使用触发器。

所谓触发器是指通过设置可在单击指定对象时播放动画。

设置触发器的步骤如下：

1）在“自定义动画”任务窗格的自定义动画列表中，单击所需的动画文本项目。

2）单击箭头，再单击“计时”。

3）单击“触发器”，并选择“单击下列对象时启动效果”，并在右边对象列表中选择作为触发器的对象。