精选展览组织与现场管理教案.docx

资源描述

精选展览组织与现场管理教案.docx

《精选展览组织与现场管理教案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《精选展览组织与现场管理教案.docx（17页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

精选展览组织与现场管理教案.docx

精选展览组织与现场管理教案

《会展概论》教案

课程名称

会展概论

课次

日期

星期

授课教师

徐成里

执教班级

级专业班

课时

授课方式

理论课√讨论课□实验课□习题课□其他□

授课手段

PPT课件

授课题目（教学章、节或主题）：

第五章展览组织

教学目的

知识

1.掌握展览组织的概念

2.掌握招展与组团工作的基本要求以及招徕参展商的主要方式和手段

能力

掌握以上知识并尝试根据所学虚拟进行招展活动

情感

培养学生组织展览的内在兴趣

教学重点及难点：

重点：

掌握展览组织的概念、内容和阶段划分；掌握招展与组团工作的基本要求以及招徕参展商的主要方式和手段。

难点：

掌握招展与组团工作的基本要求以及招徕参展商的主要方式和手段。

教学过程及基本内容

技巧

◆【上讲回顾】会议迎送与引导服务、食宿服务、宴会服务、安全和保密服务、

医疗卫生服务

◆【问题导入】

◆【案例导入】一种来自展览王国的招展方式（内容详见教科书）

◆【新授】

●第一节展览组织概述●

展览组织：

指展览的组织者（解释：

主、承办者）根据需要或要求，在调研的基础上，确定展览项目，并按一定程序和手段对展览项目实施管理的行为过程。

（强调：

展览组织的动词性与名词性。

）

一、展览组织的内容

（一）参展商的组织：

招展。

参展商——参加展览并租用展位的组织或个人。

（依我国《专业性展览会等级的划分及评定》SB/T10358-2002）

（二）观众的组织：

招商（强调：

组织者、参展商、观众的链式关系，图5-1）

（三）展览配套活动组织：

许多大型展览，除了展览本身外，还有许多配套活动。

如：

开幕活动；

学术会议；

新产品发布会、情况介绍会、对接会；

颁奖活动；

签约活动；

文艺演出；

馆日活动等（对馆日简要介绍）。

口头提问，学生回答

开幕式（组照）、新品发布、签约活动、文艺演出、馆日活动等录像、照片。

图5-1展览市场主体关系图

主办者、承办者、参展商、观展者、场所提供者（场馆、展览中心）、社会化合作者（包括部分展览服务商）等，围绕会展项目的实施，成为推动会展业发展的主体。

（四）展览服务商的组织：

如：

酒店、餐饮、旅游、交通、电信、广告、装修、搬运、保洁、公安、海关、法律等企业或职能部门。

（强调：

组织者、参展商、观众与展览服务商的关系）

二、展览组织的阶段划分

（一）展前阶段：

主要是项目的策划、报批、展出场地的落实、招展、招商等。

（二）展中阶段：

以围绕参展商进入场馆开始布展、展出、观众参观和展览结束的撤展为主。

（三）展后阶段：

主要是完成一些后续的总结、统计、联络等工作。

对于一个连续举办的展览，上一次展览的展后阶段与下一次展览的展前阶段是相连的，即上一次展览的结束，意味着下一次展览筹备的开始。

图5-2展览组织的阶段划分示意图

教师提问，学生回顾以上内容，教师帮助小结。

●第二节招展与组团●

招展就是招揽参展者，组团就是组织展览团。

招展决定参展商的数量和质量，组团的好坏对展览工作的效率有直接影响。

他们很大程度决定某项展览的成败。

结合某展览实例分步讲解。

强调其循环与提高

一、招展的准备工作

（一）收集、建立潜在客户档案

1．收集渠道

（1）过去的参展商（可通过参展名录或直接收集展商相关资料）；

（2）与参展商有业务关系的公司等；

（3）常在媒体上刊登广告的厂商；

（4）网上黄页中的厂商；

（5）在商店销售商品的厂商；

（6）专门从事行销研究的公司收集的各行业的参展商名单；

（7）展览组织者到的希望参展的厂商；

2．建立档案：

根据所搜集名单将潜在参展商的资料建成客户档案，以便管理和利用，同时要注意档案的更新。

（二）制定往届展览的分析图表

1．用于对外宣传的分析图表：

内容包括：

历届展览展出规模、参展商数量、观众情况、成交情况、与同类展览对比的情况等。

2．组织者用于招展的分析图表：

内容包括：

潜在参展商的实力和经营状况、产品类型、所在地区、参展次数、是否参加其他展览、主要决策者情况、举办地经济和自然等环境对他们吸引力等。

（三）制作参展邀请函

1．用途：

邀请函是厂商了解展会并判断展览是否符合自身需求的依据之一，关系厂商是否参展。

2．内容：

展览名称、办展目的、组织机构、举办时间、地点、展出内容、规模、参展资格、摊位分布、布撤展要求、摊位价格、付款方式、展品运输、配套活动内容和时间、组织者提供的配套服务、联系方式、参展回执，及举办地基本情况等。

二、招展的宣传

宣传（单向）和联络（双向），是将展览各种信息传达给潜在参展者的工作。

（一）招展宣传对象

要根据展出目标决定招展对象：

1．以贸易为主：

一般企业，包括边远地区企业以及新获外贸经营权的企业。

2．以宣传为主：

所有企业，包括知名公司。

（二）招展宣传内容

1．新闻资料：

主要提供给媒体和制作广告。

内容包括：

时间、地点、内容、性质、市场规模、特点、潜力，组织者联系方式等。

2．情况介绍资料：

内容要比新闻资料更详尽。

还要包括参展申请者参展的基本要求和参展手续等资料。

（三）招展的宣传方式

1．新闻报道；

2．直接发函；

3、媒体广告；

4．网络宣传；

5．举办推介会、新闻发布会等；

6．对重要、可能参展企业，可与有关行业协会联合举办会议，邀请其到会；

7．电话联系；

8．登门拜访；

展示某一展览的相关图表

展示实际展览的邀请函。

学生判断是否都包含这些要素。

有关展览的电视录像、报刊报道，广告，链接有关网站。

9．其他。

三、参展商的选择

（一）含义：

选择与确定合适的申请者，拒绝与淘汰不合适的申请者。

（二）标准：

依展出目的、展览性质和内容等而定，在招展宣传时予以公布。

（三）技巧：

注意业内品牌厂商的组织。

他们参展是吸引专业观众的主要因素，也是展会档次、展会水平的评价重要依据。

能组织一大批名家、名品参展商，更是会展组织者实力的体现。

（四）确定关系：

参展商确定参展后，组织者应与其签订书面合同，明确各自的义务、责任。

（合同内容：

摊位位置、面积安、配套展具类型和数量；摊位设计施工要求；展品的运输；展品处理安排和要求；费用、税务和保险；宣传、广告要求；展台人员要求和食宿行安排；参展者应提供的信息和资料；退展、退款和其它说明。

）

四、组团管理

（一）组团的概念：

展览组织者出于某种考虑或需要，委托相关机构以代理的方式进行招展；或政府主导的展览会，组织者通过政府或相关部门通过发文等方式，由下级组织企业或相关单位参展。

而这些代理单位组织的参展商，一般是以一个团体的形式（如：

省团、市团）参加展览。

（二）组织者与代理机构的关系把握：

1．组织者要慎重选择代理机构；

2．组织者应真实、全面告知代理机构所代理的展览各方面的情况；

3．组织者与代理者的责权利等关系。

启发学生思考还有什么其他方式？

真实合同原件。

学生进行评价。

◆【小结】

教师提问，学生回答。

归纳以上所授主要知识点：

展览组织、展览组织的内容和阶段划分；

招展与组团：

招展的准备工作、招展的宣传、参展商的选择、组团管理

提问

◆【作业、讨论题、思考题】

作业：

1、招展的准备工作包括哪些？

2、如何进行招展？

3、如何做好组团管理？

思考：

1、作为一名展览组织者，在招展方面你认为还应注意哪些方面？

2、组团的利弊？

如何扬长避短？

《会展概论》教案

课程名称

会展概论

课次

日期

星期

授课教师

徐成里

执教班级

级专业班

课时

授课方式

理论课√讨论课□实验课□习题课□其他□

授课手段

PPT课件

授课题目（教学章、节或主题）：

第五章展览组织

教学目的

知识

1.掌握招徕观众的主要方式和手段

2.了解现场管理的基本常识

能力

掌握以上知识并尝试根据所学虚拟进行招商活动

情感

培养学生组织展览的内在兴趣，感受展览现场管理的挑战性。

教学重点及难点：

重点：

掌握招徕观众的主要方式和手段、了解现场管理的基本常识。

难点：

掌握招徕观众的主要方式和手段

教学过程及基本内容

技巧

◆【上讲回顾】展览组织、展览组织的内容和阶段划分。

招展与组团：

招展的准备工作、招展的宣传、参展商的选择、组团管理

◆【问题导入】

◆【案例导入】

◆【新授】

●第三节观众的选择和吸引●

教师提问学生，你们去参观展览，是以什么身份出现？

观众概念：

分专业观众和普通观众。

1．专业观众：

直接与参展商利益相关的需求方（组织者宣传和吸引的主要对象。

专业观众是构成对参展商吸引力的主要因素）。

2．普通观众：

出于爱好和兴趣来参观展会的观众。

一、潜在观众的选择

（一）展会与观众：

展会成功与否取决专业观众数量和质量。

他们是参展商的潜在客户。

组织者要选择和吸引符合要求的目标观众。

专业观众占观众总量的比例，是参展商衡量会展服务质量的首要参数。

专业目标观众中的决策者的比例至关重要。

缺少决策者，洽谈多为意向性，影响参展效果。

（二）选择确定潜在观众的主要标准：

1．行业：

主要根据展览的性质和内容而定。

2．地区：

主要受此行业在各地区的发展状况、市场分布、参展商业务范围的影响。

3．企业规模：

取决于展览的档次、参展企业规模和交易要求等。

二、观众的吸引

（一）人员推广

一种直接的宣传方式，通过与目标观众直接联络，介绍相关展出情况，邀请其参观展览。

方式主要有：

发函、电话、登门拜访。

口头提问

学生回答

1．发函：

将各种资料直接寄给潜在的参观者，并发出邀请。

2．直接联系：

这是双向的宣传方式。

主要形式有电话联系和登门拜访。

（二）广告

可覆盖所有目标观众，但成本高。

要合理选择媒体、控制广告数量。

1．媒体选择标准：

（1）媒体对象和参展者的目标观众是否相符。

（2）对宣传费用的承受力。

2．媒体的使用：

（1）对综合性质或消费性质展览：

大众传媒（包括大众报刊、电视、电台、户外广告等）。

（2）对专业性质的展览：

针对目标观众的专业媒体（例如专业报刊、内部刊物等）。

3．投放时间：

一般在开展前3~4个月开始持续刊登，要注意安排好时间间隔。

在展前、展中、展后都可根据情况安排。

（三）新闻媒体宣传

可信度高，效果可能优于广告，是一种低成本、高效益的宣传方式。

1．媒体选择

（1）从展出地新闻名录中查找适合媒体。

（2）调查当地客户的媒体偏好，从中选择新闻媒体。

与媒体保持良好的关系是新闻报道成功的基本条件。

2．程序：

在展前、展中、展后有计划、分步骤开展。

3．方式

（1）记者招待会。

由此将展览情况广泛深入介绍给新闻界。

（2）编发系列新闻稿并提供新闻资料。

给提供媒体主要和基本的新闻资料。

要把握媒体出版频率以及截稿期。

新闻稿数量视参展规模及需要定。

（3）安排采访等。

（四）网络宣传

即在互联网上发布展览信息，引起目标观众注意，激发观展兴趣，实现观展乃至消费。

优点：

费用低，信息量大，发布范围广，目标受众可不受浏览时间限制，可对话和联络。

教师提问，学生回顾以上内容，教师帮助小结。

●第四节展览的现场管理●

一、开幕式的举行

（一）开幕式的筹备工作

1．前期准备

包括：

事项、规模、程序、人员（后台筹办人员、前台司仪、发言人、剪彩人等）、时间（常安排在展览会第一天，也可据具体情况安排）、场地、设备、预算等。

补充：

开幕活动演变，开馆式、无开幕式的开幕。

2．邀请出席人

3．布置现场：

围绕开幕式方案，从硬件和软件着手。

（1）场地气氛布置：

包括开幕式的横幅、开幕舞台及背景板和周围环境气氛。

横幅或背景板的尺寸、颜色、用语、标志等。

（2）设备安排：

扩音设备、照明设备、空调设备等。

正面与负面影响案例。

记者招待会照片

链接相关大型展览网站