ERP操作手册7第七部分月末结账与成本处理.docx

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ERP操作手册7第七部分月末结账与成本处理

第七部分月末结账与成本处理操作手册

结账是在把一定时期内（月、年）发生的全部经济业务登记结账的基础上，计算并记录本期发生额和期末余额。

一般分为月度结账、年度结账。

对于月结来说，我国企业一般结账的时点都是自然月末，也可以自己定义的结账日。

随着ERP的推进，月结由原来的由纯手工结算改为经系统结算，方式发生了很大变化。

此处结算仅指财务人员的月度结算、成本处理等，不包括日常的采购、销售报销业务。

另外，由于公司实行实际价格结算，在此将日记帐一并介绍。

总体流程：

采购管理月末结账、委外管理月末结账、销售管理月末结账；库存管理的月末结账；存货核算月末结账；应付管理、应收管理、成本管理、项目管理的月末结账；总账的月末结账。

一、采购管理月末结账

菜单路径：

采购管理—月末结账。

双击打开【月末结账】窗口，根据表单显示，点击选择结账月份（按顺序第一未结账月份，显示“选中”），点击〖结账〗，系统开始进行合法性检查，如果检查通过，系统立即进行结账操作，完成以后系统提示“月末结账完毕”，同时将“是否结账”栏置为“已结账”。

结账以后，当月采购单据锁定。

点击〖取消结账〗将恢复至结账前状态。

注意事项：

★结账前用户应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计月所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。

★月末结账之前一定要进行数据备份，否则一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。

★没有期初记账，将不允许月末结账。

★不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。

★上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。

★月末结账后，已结账月份的采购入库单、采购发票不可修改、删除。

二、委外管理月末结账

菜单路径：

委外管理—月末结账。

双击打开【月末结账】窗口，系统自动提示要结账的月份，选择“月末结账”，点击〖确定〗，系统开始进行合法性检查。

如果检查通过，系统立即进行结账操作。

完成后将有“X月份月末结账成功”。

如果需要取消结账，需将登录界面的操作日期改为已结账月次月登录系统，进入操作界面，选择“取消结账”，点击〖确定〗将恢复至结账前状态。

三、销售管理月末结账

销售月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的销售数据记入有关报表中。

菜单路径：

销售管理—月末结账。

双击打开【月末结账】窗口，系统自动选择要结账的月份，点击〖月末结账〗，系统开始进行合法性检查。

如果检查通过，系统立即进行结账操作，结账后结账月份的“是否结账”显示为“是”。

正常结账以后，点击〖退出〗结束操作。

点击〖取消结账〗将恢复至结账前状态。

注：

销售结账中提示“有发货单未审核是否继续结账”，选择“是”。

四、库存管理的月末结账

菜单路径：

库存管理—月末结账。

确认采购、委外、销售管理模块均已正常完成月末结账以后，可进行库存管理的月末结账，否则，会提示必须先行处理。

双击弹出“结账处理”窗口，系统自动选择要结账的月份，点击〖结账〗，系统开始进行合法性检查，检查通过，系统立即进行结账操作。

同样，点击〖取消结账〗将恢复至结账前状态。

五、存货核算

存货核算部分处理内容包括结算成本处理、正常单据结账、生成凭证、期末处理等，其中结算成本处理、正常单据结账也是日记账内容。

经此处理以后，库存管理的数据就进入了财务账中。

1．采购入库单—正常单据记账

正常单据记账用于将出库单、入库单、销售发票等记入存货明细账。

根据流程设计，首先将采购入库单记账。

记账以后，相应的单据将被锁定。

菜单路径：

存货核算—业务核算—正常单据记账。

双击打开过滤条件选择窗体，选择所有需要处理的仓库（目前是由专人统一处理。

可单选、多选，不选视为所有仓库），“审核日期”为当月的第一日到最后一日，“单据类型”为“采购入库单”，“是否包含未审核单据”系统默认“否”，“是否包含未开发票的出库单”系统默认为“是”，“账面为负结存时销售出库成本取销售发票金额”系统默认“否”，选择完成后点击〖过滤〗，即出现需记账的“正常单据结账列表”，依次点击〖全选〗和〖记账〗按钮即完成记账。

查询单据列表是可以看到记账人。

注：

如果需要恢复记账，用鼠标单击【业务核算】菜单，并双击【恢复记账】进入此功能。

用户根据需要输入“仓库”、“单据类型”，“记账日期”等查询条件，单击“确认”铵钮。

屏幕显示“恢复记账”界面，用户在所要恢复记账的单据前打勾选择或在工具栏单击“全选”，再单击〖恢复〗，完成恢复记账。

2．结算成本处理

结算成本处理就是处理存货暂估业务。

对于当月先入库记账然后办理发票结算，由于入库单记账后锁定，结算后的单价、金额必须通过结算成本处理予以更新。

对于先行入库并经过月度结算后出现的发票结算，系统提供月初回冲、单到回冲、单到补差等方式来处理暂估业务。

公司目前选择的是“单到回冲”方式，单到回冲是指报销处理时，系统自动生成红字回冲单，并生成采购报销入库单。

注：

存货暂估是指外购入库的货物，在发票未到，无法确定实际采购成本时，财务人员期末按入库单价格暂估入账，后续按照选择的暂估处理方式进行回冲或者补差处理。

若当月采购发票结算在入库单记帐之前或未办理发票结算业务，可不进行结算成本处理。

菜单路径：

存货核算—业务核算—结算成本处理。

双击弹出“暂估处理查询”过滤窗体，单击〖全选〗、选中“未全部结算完的单据是否显示”，点击〖确定〗”，进入【结算成本处理】界面，显示符合条件的单据，系统默认选择“按数量分摊”、“将运费分摊给结算时指定的入库单”、“未指定入库单的运费系统自动分摊给结存入库单”，然后点击〖全选〗和〖暂估〗按钮，开始业务处理，完成以后提示“暂估处理完毕”，系统自动生成红、蓝字回冲单并将其记账。

注：

如果要取消结算成本处理，取消红、蓝入库单的记账就可以。

3．材料出库单—正常单据记账

双击【正常单据记账】弹出过滤条件选择窗体，选择需要处理的仓库（除去自制库和分厂来料库），“审核日期”为本月的第一日到最后一日，“单据类型”选择“材料出库单”，“出库单上面所填的金额是否重新计算”选择“是”，点击〖过滤〗，即出现需要记账“正常单据结账列表”，依次点击〖全选〗和〖记账〗按钮即可。

注：

我们公司采用的是移动加权平均的计价方式，存货在单据记账时进行出库成本核算。

正常操作（包括日记账）按以上处理即可。

但由于成本结算时要对单据要进行记账处理，故月末需要恢复所有材料出库单的记账。

具体应在【正常单据记账】的过滤选择窗体中“收发类别”选择所有801和综合领料的收发类别，过滤后点击〖全选〗和〖记账〗按钮，仅对801和综合领料记账。

4．生成凭证（801和综合领料）

菜单路径：

存货核算—财务核算—生成凭证。

双击进入【生成凭证】界面，点击〖选择〗按钮，弹出“查询条件”窗体，其中的“单据类型”选择需要处理的单据类型，可以多选；“审核日期”选择本月的第一日和最后一日，“仓库”选择所要生成凭证的仓库，选择完成后点击〖确定〗，即出现“生成凭证单据一览表”（801和综合领料类别的单据查询条件可按收发类别单独过滤）。

选择菜单〖全选〗和〖确定〗按钮，出现生成凭证界面，选〖合成〗按钮即可生成并显示所生成的凭证，用户可修改凭证类别、凭证摘要、借方科目、贷方科目，可以增加或删除借贷方记录，但应保证借贷方金额相平，并等于所选记录的金额，然后〖保存〗凭证。

关于“单据类型”的选择说明：

采购入库单选择“采购入库单（暂估记账）”、“采购入库单（报销记账）”、“红字回冲单”、“入库调整单”、“蓝字回冲单（暂估）”、“蓝字回冲单（报销）”；材料出库单选择“材料出库单”。

关于特殊单据的生成凭证方法：

出库调整单选择“出库调整单”但不选择仓库；销售发票选择“销售普通发票”但不选择仓库；调拨单选择“调拨单”。

注：

凭证分三次生成，收发类别是801和综合领料的材料出库单生成一次；成本卷积完成以后生成一次，按照仓库分别生成出入库的凭证，特殊单据单独处理；处理调整301、307计划成本后在生成一次。

5．期末处理

期末处理是对已完成日常业务的仓库、部门、存货做上标志，已期末处理的仓库不可做取消记账。

菜单路径：

存货核算—业务核算—期末处理。

双击打开【期末处理】窗体，左侧显示待期末处理的仓库，右侧显示已完成期末处理的仓库。

在左边选择仓库以后，选择“结存数量为零金额不为零生成出库调整单”，点击〖确定〗按钮即可完成期末处理，并将处理后的仓库显示在右侧窗体中。

同样，在右侧窗体中选择仓库以后点击〖确定〗按钮即可取消期末处理。

注：

目前的期末处理是在成本卷积的时候系统自动进行的，除存货计价方式为个别计价法的两个整车库，需要人为进行期末处理。

六、成本处理

1．前期准备工作

1）成本中心及对照（新增成本中心）

菜单路径：

基础设置—基础档案—财务—成本中心、成本中心对照。

双击【成本中心】出现“成本中心档案”界面，点击菜单〖引入〗按钮，出现部门参照表，选择要增加的成本中心，点击〖确定〗返回“成本中心档案”界面，双击选中新加的成本中心，点击菜单〖启用〗按钮，完成操作。

双击打开【成本中心的对照】，点击“自动”，提示“自动引入成功”。

2）定义分配率

为了计算产成品的成本，必须将按成本中心归集的成本费用在成本中心内部进行分配，因此，在成本管理系统中，需要定义各种分配率，为系统自动计算产品成本提供依据。

如果有新增成本中心才需要进行对此操作。

菜单路径：

管理会计—成本管理—设置—定义分配率--公共材料分配率、直接人工分配率、制造费用分配率。

双击展开【定义分配率】，公共材料分配率、直接人工分配率、制造费用分配率按照“全部统一”来，分配方法按实际人工工时来，在产品成本分配方法只计算材料成本。

3）检查单据日期和审核日期是在同一会计期间、收发类别是否正确。

4）检查本月732自制入库存货的定额工时是否齐全，732自制入库是否有未审核。

5）将本月新增的项目号导入到项目管理的责任中心对应的项目中（后台程序处理）。

6）将本月完工车号、331、301、307、804完工项目在项目档案中作标记，并打开所有项目档案的结算标记。

2．费用分配

费用分配内容包括填写作业量汇总表、公共要素汇总表及分配计算等。

1）填写作业量汇总表

作业量汇总表就是各责任中心工时汇总数据，用于公共费用的分配计算。

菜单路径：

管理会计—项目管理—日常操作—作业量汇总表。

双击弹出作业量汇总表过滤条件，选择“责任中心（分厂）”、“期间（月份）”，点击“确定”，出现【作业量汇总表】界面，由分厂会计（或定额人员）根据本月对应项目编号所发生的工时合计（与报人力资源部一致），录入分厂作业量汇总表，用于公共费用的分配计算。

注：

该权限由财务部通知信息中心开放，填写完毕后，立即关闭分厂作业量汇总的填写权限。

732备品生产工时录入发生的总的完工工时。

2）

填写公共要素汇总表

公共要素汇总表是根据项目要素设置的科目从中取出各责任中心公共要素当月发生额。

菜单路径：

管理会计—项目管理—日常操作—公共要素汇总表。

双击【公共要素汇总表】，弹出过滤条件，选择“期间”（系统默认当前月份）、“公共要素的范围”，点击“确定”。

点击“取数”，系统根据设置科目数据取出每个责任中心的公共要素数据。

3）分配计算

分配计算是项目管理模块的核心功能，主要完成项目公共要数和专属要素的归集汇总和责任中心公共要素的汇总分配功能。

菜单路径：

管理会计—项目管理—日常操作—分配计算。

双击【分配计算】，在弹出窗口点击“开始”按钮即可。

此次分配计算为第一次分配计算，根据每个责任中心（分厂）的工时，计算732和其它项目的占比，进行公共要素的总分摊。

3．成本卷积（732备品，有BOM支持）

在实施732（备品）生产管理以后，由于BOM的支持，可以利用ERP中标准的成本模块进行该部分产成品的完工成本计算，为现车项目成本计算奠定基础。

定义产品属性

定义产品属性的作用是确认每月进行成本卷积核算的产品范围。

菜单路径：

管理会计—成本管理—设置—定义产品属性。

双击出现【定义产品属性】过滤条件，“成本对象类型”默认“实际成本对象（当月）”，“成本对象状态”默认“启用”状态。

点击〖过滤〗后，进入定义产品属性界面，点击〖刷新〗按钮，可得到最新的产品信息（对应订单号、产品编码、成本中心等信息）。

重新点击查询，在过滤条件表单的“订单号”栏右边输入“732”点击〖过滤〗，将所有非732生产订单过滤出来，依次点击菜单〖全选〗、〖停用〗，将这些订单停用。

系统中就只留下732产品参与成本卷积运算。

数据录入（读入）

在定义选项及基础设置工作完成后，还要输入每个会计期间的成本资料，包括料、工、费的数据。

在【数据录入】之下，有多项内容需要处理，但并不是所有的用户均需处理所有的报表

菜单路径：

成本管理—数据录入。

★制造费用表：

本表用于读取在一个会计期间成本中心所耗用的制造费用。

此操作是将经过第一次分摊后的732制造费用取出。

菜单路径：

项目管理-取数接口—转出732费用。

★其它费用表：

我们这里是把委托加工费通过应付单上的订单号和行号利用程序取到成本上面。

菜单路径：

项目管理—取数接口—取委托加工费到成本。

★工时日报表：

将732的总工时按照完工产品的定额工时分配到每一项产品中。

菜单路径：

项目管理-取数接口—取732工时。

★完工产品日报表：

用于统计在一个会计期间内，各个基本生产成本中心所生产完工的产品数量。

操作流程：

双击【完工产品日报表】，进入过滤表单，输入日期范围（月初至月末），点击〖过滤〗按钮，进入“完工产品日报表”界面，点击〖取数〗，出现“选项”，在“范围设定”页面，依次点击〖全选〗、〖执行〗、〖退出〗。

★月末在产品处理表：

统计在一个会计期间内，各个基本生产成本中心的月末在产品盘点数据。

操作流程：

双击【月末在产品处理表】，进入过滤表单，选择期间（月份），点击〖过滤〗按钮，进入“月末在产品处理表”界面，点击〖取数〗，出现“选项”，在“范围设定”页面，依次点击〖全选〗、〖执行〗、〖退出〗，返回【月末在产品处理表】后，再点击〖拷贝〗，出现“选项”，在“范围设定”页面，依次点击〖全选〗、〖执行〗、〖退出〗。

★完工产品处理表：

本表实质上是数据录入后的平衡校验表，用于验证确认已录入的完工、在产、领用的数量逻辑关系的正确性。

操作流程：

双击【完工产品处理表】，进入过滤表单，选择期间（月份），点击〖过滤〗按钮，进入“完工产品处理表”界面，点击〖取数〗，出现“选项”，在“范围设定”页面，依次点击〖全选〗、〖执行〗、〖退出〗。

卷积运算

我们目前选择的是自动卷积，可一次性按顺序由低层到高层完成所有BOM层次的成本计算，包含各层入库单、出库单记账、期末处理、成本计算、产成品成本分配。

菜单路径：

成本管理—核算—卷积运算。

双击打开【卷积运算】，弹出“成本卷积”对话框，点取“自动卷积”，特殊单据成本设置选择“取上月成本”；选择“结存数量为零金额不为零自动生成出库调整单（打勾）”，点击〖检查〗，查看检查报告，检查无误后，点击〖计算〗进行成本卷积。

完成卷积运算后查看出库汇总表可控费金额是否有变化；查看产成品入库汇总表与完工成本汇总表金额是否一致；查看732出库汇总表与材料及外购半成品耗用统计表是否一致；请各分厂查看完工成品汇总表中产品的成本是否存在异常。

核对无误后，按照仓库生成出入库的凭证，特殊单据单独处理。

具体操作见前面生成凭证。

如需取消卷积运算首先要在存货核算模块的凭证列表中将有关732的凭证删除，再在“成本管理-核算-恢复结账前状态”中双击【恢复结账前状态】，弹出恢复月初对话框，点击到需要恢复的月份上面，然后点击“恢复月初”，完成后在卷积运算界面点击〖恢复〗即可取消卷积运算。

成本管理月末结账

菜单路径：

成本管理-核算-月末结账、恢复结账前状态。

双击【月末结账】，弹出月末处理窗口，查看已结帐信息，点击〖开始结账〗按钮，界面内容相应变化，点击〖下一步〗，点击〖检查凭证〗按钮后，系统将自动检查用户定义的凭证记录是否已全部生成凭证，如果有未生成凭证的记录，则成本系统不能结账。

检查无误后系统提示“凭证检查合格”，点击〖下一步〗，对“如果总账对账不成功”栏选择〖可以结账〗，“科目”输入“5001（？

）”，点击〖开始对账〗按钮后，系统将用户选择的总账科目的期末余额与成本系统内所有当月在产金额进行对账，并根据对账结果和用户对于“对账不平是否允许结账”的选择结果，判断是否继续月末结账工作。

用户完成了对账工作后，点击〖完成结账〗按钮，则完成了本月成本结账。

在上述过程的每一步骤中，应注意步骤及相应提示，同时可以通过点击〖取消〗按钮，中断当前结账工作。

如果需要恢复结账，双击【恢复结账前状态】，弹出恢复月初对话框，点击选择需要恢复的月份，然后点击〖恢复月初〗即可。

4．项目管理

取项目料费

将机车材料费按照材料出库单的收发类别取到对应的项目中。

菜单路径：

项目管理-取数接口-取机车料费。

专属要素汇总表

提供用户录入各责任中心下属的各项目、各期间所发生的专属要素数据，该数据用于项目成本归集，数据可以根据用户在项目要素设置中的数据来源自动读取，也可以手工录入。

菜单路径：

项目管理-日常操作-专属要素汇总表。

双击【专属要素汇总表】，弹出过滤窗口，选择“责任中心”、“期间”、“专属要素的范围”。

确定出现专属要素汇总表，点击〖取数〗，取“所有项目”。

每个责任中心都取一遍。

取项目汇总工时

菜单路径：

项目管理-取数接口-取项目汇总工时。

第二次分配计算

操作方法见第一次分配计算

调整301、307项目计划成本

菜单路径：

项目管理-取数接口-调整301计划成本。

首先将存货核算的6101（配件公司库）期末处理取消（操作见期末处理），然后将存货核算的日常业务中的入库调整单单据（选择日期，备注摘要选择项目管理分摊调整）过滤出来301、307项目的入库调整单记账。

然后生成凭证，最后将6101仓库进行期末处理。

核对数据

核对项目报表，其中包括生产成本当月发生额表，生产成本完工统计表，生产成本在产统计表。

项目管理和存货核算月末结账

菜单路径：

项目管理-日常操作-月末结账。

双击弹出月末结账窗口，选择需要结账的会计期间，点击〖结账〗按钮，开始结账。

将存货核算进行月末结账（操作同采购月末结账）。

如果需要进行反结账，在月末结账窗口，选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键，出现〖反结账〗按钮，点击即可进行反结账。

七、应收管理、应付管理、总账月末结账略