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系统的业务模型
第2章系统的业务模型
学习目标
本章从需求的角度介绍了系统的业务流程，它是整个系统的基础，学好本章的知识将为以后各章的学习奠定牢固的基础。
●掌握描述一个组织组成结构的基本方式，理解各岗位的工作职责
●掌握描述事件流程的基本方式，理解各岗位之间的业务活动
●掌握描述业务控制流程的基本方式，理解各岗位之间协作完成各项工作的机制●掌握描述信息表单内容与关系的基本方式，理解各表单所描述的数据内容
业务模型主要用来描述系统所要运行和所要处理的业务状况，它包括静态模型和动态模型两种形式。
静态模型主要描述公司的组织结构、各工作岗位的职责、系统所要处理的各种数据以及数据之间的相互关系；动态模型主要描述业务的流程。
业务流程一般要从两方面进行描述，一方面描述在一项业务工作中各部门（岗位）的协作关系以及工作的交接过程，另一方面描述各个岗位之间的业务活动。
本章将从宏观角度分析进销存管理系统的业务模型。
2.1公司的组织结构及系统划分
2.1.1公司的组织结构
公司内部共有3个部门使用本系统：
采购部、销售部和仓库。
采购部包括采购经理和采购员两个岗位，销售部包括销售经理和销售业务员两个岗位，仓库只有仓库管理员一个岗位。
公司业务活动的两个外部主体是客户和供应商，其中客户能够使用本系统，因此包括在本系统中，供应商不能直接使用本系统，只作为外部活动者。
公司完整的组织结构如图2-1。
·22·
A1.1
...
A1
A0
A2
A3
A1.2
A2.1
A2.2
A3.1
...
...
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...
A4
...
图2-1公司的组织结构图
2.1.2系统划分
根据公司的组织结构，本系统划分为以下6个部分：
1．销售经理管理；
2．销售业务员管理；
3．采购经理管理；
4．采购员管理；
5．仓库管理；
6．客户订购及公司对外网站。
2.2工作岗位职责及系统功能
2.2.1销售经理
销售经理负责销售部的业务运营和管理，具体负责管理客户，控制商品销售，发布商品信息，统计销售情况，其组成结构如图2-2所示。
销售经理具体负责以下工作：
·23·
A1.1
☝
☝
☝
A1.1.1
A1.1.2
A1.1.3
☝
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☝
A1.1.1.1
A1.1.1.2
A1.1.1.3
A1.1.2.1
A1.1.2.2
A1.1.3.1
A1.1.3.2
A1.1.3.3
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☝
A1.1.4
...
☝
A1.1.3.4
...
☝
A1.1.5
...
图2-2
销售经理组成结构树
1．管理商品信息
管理商品信息主要是增加、修改、查询商品信息，具体职责包括：
（1）增加新商品：
当公司销售新的商品时，录入新商品的基本信息。
（2）维护商品信息：
当商品信息发生变化时，修改商品变化的信息。
（3）查询商品：
查询商品信息，了解商品各个方面的情况。
2．控制商品销售
控制商品销售主要是决定每种商品是否可以销售，具体职责包括：
（1）终止商品销售：
停止某种商品销售。
（2）恢复商品销售：
恢复已经终止销售的商品，使其能够继续销售。
3．管理客户
管理客户主要是了解客户状况，审核客户订购资格，决定客户是否可以订购本公司的商品，具体职责包括：
（1）审核新客户：
审核新客户提交的基本情况，决定新客户是否可以订购商品。
（2）冻结客户：
冻结客户，使其不能继续订购商品。
（3）恢复客户：
恢复已被冻结的客户，使其可以订购商品。
（4）查询客户信息：
查询客户信息，了解客户各个方面的情况。
·24·
4．销售统计
定期统计各种商品的销售额和销售利润。
5．管理商品分类
增加、修改、删除商品类型。
2.2.2销售业务员
销售业务员是销售部具体工作的执行者，他们主要负责销售商品，跟踪商品销售过程，其组成结构如图2-3所示。
销售业务员具体负责以下工作：
图2-3
销售业务员组成结构树
1．销售商品
销售业务员主要任务就是销售商品，在销售商品过程中，销售业务员具体负责：
（1）审核订单：
审核客户订单，决定是否接受订单。
对于接受的订单，根据库存情况通知采购部采购。
（2）分配订货：
根据订单中订购的商品，通知仓库预订相应的库存商品。
（3）发货：
根据订单从仓库中领取商品，然后为客户发货。
（4）收款：
客户收到商品后，销售业务员向客户收款。
2．查询本人经办订单
查询本人经办订单主要是查询销售业务员自己办理的销售订单，具体分两种情况：
（1）查询当前订单：
所谓当前订单是指正在处理且尚未完成的订单。
通过查询当前订单，
销售业务员可以及时了解自己负责的订单的处理情况。
（2）查询历史订单：
所谓历史订单是指已经完成销售任务的订单。
通过查询历史订单，销售业务员可以追溯以前自己负责的销售订单。
·25·
2.2.3采购经理
采购经理负责采购部的业务运营和管理。
采购经理需要尽可能多的寻找供应商，掌握供应商的基本信息，管理供应商档案，同时，还需要根据库存和订单制订采购计划，了解采购情况，监督采购的实施，统计采购结果，其组成结构如图2-4所示。
采购经理具体负责以下工作：
☝
A3.1.1
☝
☝
☝
A3.1.1.1
A3.1.1.2
A3.1.1.3
...
...
...
A3.1
☝
A3.1.2
...
☝
☝
A3.1.3
A3.1.4
...
☝
☝
A3.1.4.1
A3.1.4.2
...
...
图2-4
采购经理组成结构树
1．管理供应商
管理供应商主要是了解供应商状况，录入供应商基本信息，审核供应商资格，具体职责包括：
（1）增加供应商：
录入供应商基本信息，增加新供应商记录。
（2）修改供应商信息：
根据供应商变动情况修改供应商基本信息。
（3）设置供应商状态：
审核供应商资格，决定是否可以向供应商采购商品。
2．制定采购计划
根据库存及客户订货情况编制采购计划并下达给采购员。
3．审批采购单
审核采购员制定的采购单，决定该采购单是否可以实施。
4．查询统计
查询统计主要是了解采购情况，具体包括：
（1）查询采购计划：
查询某时间段内制定的采购计划，了解计划的执行情况。
（2）统计采购汇总表：
每隔一段时间对采购情况进行统计，统计内容包括采购商品的供
·26·
应商、采购金额等信息。
2.2.4采购员
采购员是采购部具体工作的执行者，他们主要负责了解市场上的供应信息，实施采购商品，查询采购进展情况，其组成结构如图2-5所示。
采购员具体负责以下工作：
图2-5采购员组成结构树
1．开发供应信息
采购员通过调查供应市场情况，及时修改供应信息，具体包括：
（1）添加供应商产品：
增加供应商新产品信息。
（2）取消供应商产品：
取消供应商不再销售的产品。
（3）修改供货价格：
根据供应商的最新报价修改供应商提供的产品价格。
2．采购商品
采购商品需要完成的主要任务有：
（1）编制采购单：
根据采购经理下达的采购计划编制采购单并报请采购经理审批。
（2）实施采购：
采购经理批准后向供应商采购商品。
（3）验货入库：
采购的货物到达后，采购员验货并准备入库。
（4）通知付款：
入库完成后，采购员向供货方付款。
3．查询采购单
查询某时间段采购员本人负责的采购单，及时了解采购进展情况。
·27·
2.2.5仓库管理员
仓库管理员主要负责商品的出、入库，库存盘点，分析查询库存情况等工作，其组成结构如图2-6所示。
仓库管理员具体负责以下工作：
图2-6
仓库管理员组成结构树
1．商品入库
仓库管理员根据准备入库的采购单，经实物验货后，填写入库单，将采购的商品入库。
2．商品出库
仓库管理员根据准备提货的销售订单，填写出库单，然后将出库商品移交给销售业务员。
3．库房盘点
对库存商品每月进行数量盘点，记录盘点数量。
如发现盘点数量与账面记录不一致，应记录商品的名称、型号及实际数量。
4．库房查询
（1）查询库存：
查询当前商品库存情况。
（2）查询入库单：
查询某段时间内的入库单，了解商品入库情况。
（3）查询出库单：
查询某段时间内的出库单，了解商品出库情况。
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（4）查询盘点记录：
查询某段时间内的盘点记录，了解商品损耗情况。
2.2.6客户
客户是向本公司采购商品的企业或个人。
客户可以通过网上或其它形式订购商品。
在订购商品前，客户必须进行注册，经审核批准后才能订货。
凡是已获批准的注册客户，系统将为其建立一个账户，此后，客户可以在网上订购商品。
客户的组成结构如图2-7所示。
客户能够完成的具体工作如下：
图2-7
客户组成结构树
1．客户登录
当客户使用本系统前，必须进行登录，系统经核查无误后方准进入系统。
2．客户注册
每一个新客户都需要在本系统内进行注册。
注册需要客户输入有关自己的基本信息，根据这些基本信息，销售经理对客户进行审核确认。
3．修改基本信息
当客户的有关情况发生变化时，需要修改客户的基本信息。
4．查询商品
可以查询公司正在销售的各种商品的信息。
5．客户订货
客户在网上填写订单订购商品。
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6．查询订单
查询订单包括两方面的内容
（1）查询历史订单：
查询过去已经交货的历史订单。
（2）查询订单状态：
查询尚未交货的客户订单，显示订单的处理状态。
7．接收商品
客户接收订购的商品，然后向销售业务员付款。
2.3业务数据
在企业应用系统中，业务数据可分为基本业务数据和派生数据两类。
基本业务数据通常是一些基础数据或原始单据，是整个业务数据的基础，具有非常重要的作用，必须妥善保存。
派生数据通常是由基本业务数据演变而成，主要用来统计分析业务状况，为企业的经营决策提供依据。
2.3.1基本业务数据
基本业务数据分为两类：
基础数据和日常业务数据。
基础数据是企业的业务基础信息，也是系统运行的基础，这类数据相对稳定，随着企业的发展会有小的变化。
日常业务数据是记录企业日常业务的数据，这类信息的增加比较快，企业的业务分析是以这些数据为基础的。
下面分类介绍本系统使用的基本业务数据。
1．基础数据
基础数据包括以下表单：
（1）商品类型表：
描述商品品种分类信息，由销售经理负责管理维护，其表单结构如表2-1所示。
表2-1
商品类型表的表单结构
栏目名称
类型编号
类型名称
栏目说明
主标识符
（2）商品表：
描述商品的基本信息，由销售经理负责管理维护，其表单结构如表2-2所示。
表2-2
商品表的表单结构
栏目名称
商品编号
栏目说明
主标识符
·30·
商品名称
规格型号
生产厂商
所属类型
商品售价
数量单位
尺寸
商品介绍
商品图片
商品品种分类
对客户的销售价格
对商品的文字说明
商品的实物照片
（3）库存控制表：
描述商品的销售订购数量、计划采购数量、库存量、可用量等数量信息，其表单结构如表2-3所示。
表2-3
库存控制表的表单结构
栏目名称
商品编号
商品名称
规格型号
生产厂商
所属类型
数量单位
库存量
可分配量
总预订数量
总计划采购数量
最低库存量
商品库存资金
栏目说明
主标识符
当前库中商品的实物总量
尚未分配给客户订单的库存数量
记录接受客户订货但尚未出库的数量之和
记录已计划采购尚未入库的数量之和
库中最少保存的商品数量
现有库存商品的采购金额总和
（4）客户基本信息表：
描述客户的基本信息，由销售经理负责管理，其表单结构如表2-4所示。
表2-4
客户基本信息表的表单结构
栏目名称
客户编号
客户名称
栏目说明
主标识符
·31·
所属区域
客户联系地址
客户联系邮编
客户联系电话
客户联系传真
客户EMAIL
客户登录名
客户登录口令
客户订货金额
客户所属的销售区域
记录客户目前订货但尚未付款的金额
（5）供应商信息表：
描述供应商的信息，由采购经理负责管理，其表单结构如表2-5所示。
表2-5
供应商信息表的表单结构
栏目名称
厂商编号
厂商名称
厂商联系传真
厂商联系电话
厂商联系地址
厂商邮编
厂商Email
厂商开户行
厂商联系人
备注
栏目说明
主标识符
（6）供货目录表：
描述供应商提供的商品及价格信息，由采购员负责管理，其表单结构如表2-6所示。
表2-6
供货目录表的表单结构
栏目名称
商品编号
厂商名称
商品名称
规格型号
栏目说明
主标识符
主标识符
·32·
生产厂商
供货价格
数量单位
供应商提供的商品售价
（7）部门表：
描述公司部门信息，其表单结构如表2-7所示。
表2-7
部门表的表单结构
栏目名称
部门编号
部门名称
部门电话
栏目说明
主标识符
（8）岗位表：
描述公司内部各工作岗位的名称，其表单结构如表2-8所示。
表2-8
岗位表的表单结构
栏目名称
工作岗位
栏目说明
主标识符
（9）员工基本信息表：
描述公司内部员工的基本信息，其表单结构如表2-9所示。
表2-9
员工基本信息表的表单结构
栏目名称
员工编号
员工姓名
员工性别
出生日期
所在部门
工作岗位
家庭地址
身份证号
移动电话
任职时间
栏目说明
主标识符
部门表中的部门
岗位表中的岗位
员工现任职务的年月日
2．日常业务数据
日常业务数据包括以下表单：
（1）采购计划单：
计划采购的商品清单，由采购经理填写，其表单结构如表2-10所示。
·33·
表2-10
采购计划单的表单结构
栏目名称
计划时间
商品编号
商品名称
规格型号
生产厂家
计划数量
数量单位
制定人
计划备注
栏目说明
主标识符
主标识符
计划采购数量
（2）采购单：
公司向供应商订货的单据，由采购员根据采购计划填写，其表单结构如表2-11所示。
表2-11采购单的表单结构
栏目名称
采购单号
供货厂商
采购日期
采购总金额
付款时间
采购员
采购单备注
栏目说明
主标识符
订单发生时间
采购商品的金额合计
将采购款付给供应商的时间
负责此采购单的采购业务人员
（3）采购单明细：
记录采购单中采购的商品信息，依赖于采购订单，其表单结构如表2-12所示。
表2-12
采购单明细的表单结构
栏目名称
采购单号
商品编号
栏目说明
主标识符，依赖于采购单中的采购单号
主标识符
·34·
商品名称
规格型号
生产厂家
采购数量
采购单价
采购计划日期
对应采购计划单中相应记录的计划日期
（4）销售订单：
销售订单是客户向公司订货的单据，由客户在前台建立，后台销售员审核后驱动后续的采购及出库业务,其表单结构如表2-13所示。
表2-13
销售订单的表单结构
栏目名称
订单号
订单客户
订购时间
最长等待时间
送货地址
订单总金额
栏目说明
主标识符
客户订购的时间
客户能够等待的最长时间，以天为单位
订购商品的金额合计
客户付款方式
货到付款/预先付款
目前只处理货到付款
订单类型
网上/委托
目前只处理网上订单
销售人员
成交时间
订单备注
负责此订单的销售业务人员
客户付款时间
（5）销售订单明细：
记录销售订单中销售的商品信息，依赖于销售订单，其表单结构如表2-14所示。
表2-14
销售订单明细的表单结构
栏目名称
订单号
订购商品编号
商品名称
规格型号
生产厂家
订购数量
栏目说明
主标识符，依赖于销售订单中的订单号
主标识符
·35·
数量单位
销售单价
销售金额
采购价
订购数量*销售单价
销售出库时的平均采购价，在销售订单商品出库时填写
（6）入库单：
采购货物入库的单据，由库管员根据采购单建立，其表单结构如表2-15所示。
表2-15
入库单的表单结构
栏目名称
入库单编号
入库时间
入库外部对象
入库单总金额
验收人
入库单填写人
栏目说明
主标识符
入库单对应的采购单
入库商品的金额合计
入库商品验收人
（7）入库单明细：
记录入库单中入库的商品信息，依赖于入库单，其表单结构如表2-16所示。
表2-16
入库单明细的表单结构
栏目名称
入库单编号
入库商品序号
商品编号
商品名称
规格型号
生产厂家
入库单价
入库数量
数量单位
栏目说明
主标识符，依赖于入库单中的入库单编号
主标识符，本单据入库商品的流水号
即采购单上的采购单价
（8）出库单：
销售出库的单据，由库管员根据销售单建立，其表单结构如表2-17所示。
表2-17
出库单的表单结构
·36·
栏目名称
出库单编号
出库时间
出库外部对象
出库总金额
出库单填写人
栏目说明
主标识符
出库单对应的销售订单
出库商品的金额合计
（9）出库单明细：
记录出库单中出库的商品信息，依赖于出库单，其表单结构如表2-18所示。
表2-18
出库单明细的表单结构
栏目名称
出库单编号
出库商品序号
商品编号
商品名称
规格型号
生产厂商
出库单价
出库数量
数量单位
栏目说明
主标识符，依赖于出库单中的出库单编号
主标识符，本单据出库商品的流水号
出库时的库存成本单价，即库存资金/库存量
（10）盘点记录：
记录库存管理员进行库存盘点的结果，其表单结构如表2-19所示。
表2-19
盘点记录表的表单结构
栏目名称
盘点日期
盘点商品编号
商品名称
规格型号
生产厂商
帐面库存数量
实际库存数量
盈亏原因
盘点人
栏目说明
主标识符
主标识符
原来账面上的库存量
实际盘点出的数量
·37·
2.3.2派生业务数据
派生业务数据是在基本业务数据的基础上经过变换得到的。
这些业务数据通常是一些统计数据和统计报表。
下面列出本系统的派生业务数据以及这些数据与业务基础数据之间的关系。
1．销售统计报表
由销售经理每天统计各种商品的销售额和销售利润，其表单结构如表2-20所示。
栏目名称
销售日期
表2-20
销售统计报表结构
栏目说明
主标识符
来自销售订单的成交日期
商品编号
商品名称
规格型号
生产厂家
主标识符
来自销售订单明细
销售额
销售利润
销售订单明细中同一成交日期的商品销售金额之和
销售订单明细中同一成交日期的各商品销售利润
=∑（销售单价-采购价）×订购数量
2．采购统计表
采购经理定期按供应商统计采购付款，其表单结构如表2-21所示。
表2-21采购统计表结构
栏目名称
统计起始日期
统计终止日期
栏目说明
主标识符
主标识符
供货厂商
主标识符
来自采购单
采购总金额
按供应商统计某一时段的采购单中采购金额之和
2.4业务控制流程
业务控制流程是使公司各个环节协调运行的机制，它是建立在基础数据和系统用户基础上的，实际上确定了系统用户在什么时候能干什么。
下面将介绍本系统主要的业务控制流程以及在执行每个控制流程中各部门（岗位）如何协作完成各项工作。
·38·
2.4.1客户注册控制流程
每一个客户必须注册才能使用本系统。
一般客户要在前台注册，由销售经理在后台确认注册信息后设立为正式客户，从此可以有资格在网上订购商品。
客户注册控制流程如图2-8示。
图2-8客户注册控制流程
2.4.2采购控制流程
采购业务涉及采购经理、采购员、仓库和供应商，如图2-9所示。
整个控制流程按以下步骤进行：
·39·
图2-9采购控制流程
1．制定采购计划
采购经理根据库存量、客户订购量及目前的采购情况，制定出采购计划，然后下达采购计划。
2．编制采购单
采购员接收采购计划，开始实施采购计划。
采购员首先根据采购计划中需要采购的商品向供应商询价，供应商报价后，采购员经多方比较后确定供应商。
与供货商谈好价格后，采购员要编制采购单，并交采购经理审批。
如果采购单被批准，则采购员将准备实施采购；如果采购单未被批准，采购员要重新询价并修改采购单。
3．实施采购
采购单被批准后，采购员要正式和供应商订货。
正式订货以后，供应商筹备好货物后将向公司发货。
·40·
4．商品入库
货物到达后，采购员要根据采购单进行验货，不合格的货物退回，合格的货物办理入库。
仓库管理员填写入库单，办理入库手续。
5．采购付款
入库完成后，采购员根据采购单向供应商付款。
2.4.3销售控制流程
销售业务涉及客户、销售业务员和仓库管理员，如图2-10所示。
整个控制流程按以下步骤进行：
图2-10销售控制流程
1．客户订货
客户根据需要在前台填写订单，填好后提交给后台销售部门。
2．审核订单
销售业务员接到客户订单后，首先检查客户是否具有购货资格，如果客户的订货资格被冻结，订单将被退回。
如果客户具有订货资格，销售业务员将检查订单上的商品是否有现货
·41·
以及能否满足客户的订货要求，如果不能满足要求，订单也将被退回。
如果上述情况都不存在，销售业务员将接受订单，同时记录预订商品的数量，此时，客户订单正式生效。
3．分配订货
客户订单生效后，销售业务员要根据订单要求检查商品是否有货。
如果订单上的商品有货，则将库中的商品分配给订单，表示这些商品已经被预订；如果订单上的商品没货，则应及时通知采购部门采购。
4．商品出库
订单上的商品到齐后，销售业务员就可以办理领货手续。
仓库管理员根据销售订单填写出库单，办理出库手续，最后将订单上的商品交给销售人员。
5．发货处理
销售人员将订单上的商品领出后，将货物发送给客户。
客户收到货物后，向销售业务员付款。
以上的业务流程是公司日常业务的一些基础流程控制，在此基础上可以进行业务流程的扩展。
2.5事件流程图
事件流程图采用自顶向下的结构描述企业的业务流程，它按层次表达业务部门（岗位）之间的业务分工，能清楚地反映各部门（岗位）之间的业务活动。
下面将介绍本系统主要的事件流程图。
2.5.1系统总体的事件流程图
系统总体的事件流程图描述了公司和外部活动者之间的业务活动以及公司内部各部门之间的业务活动（见图2-11）。
这些活动主要有以下几种：
·42·
图2-11系统总体事件流程图
1．采购
采购包括采购部向供应商询价、供应商报价、采购部向供应商采购商品、供应商供货、采购部付采购款等业务活动。
2．销售
销售包括客户订货、销售业务员送货以及客户付款3种业务活动。
3．入、出库
入库和出库主要包括采购部采购的商品入库和销售部从仓库中提取销售的商品两种业务活动。
4．注册
客户在网上注册。
5．提供供应商基本信息
供应商向公司提供自己的基本信息
·43·
2.5.2销售部门事件流程图
销售部门的事件流程图（见图2-12）是系统总体事件流程图的下一层流程图，它描述了销售部门对外的业务活动。
下面介绍销售经理和销售业务
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