校区财务操作手册.docx

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校区财务操作手册

校区

财务收费操作手册

第一章收费人员岗位说明书

（一）校区收款员岗位说明书

岗位标识信息

岗位名称

校区收款员

所属部门

营运中心

直接上级

校区主管

直接下属

无

汇报程序及督导范围

直接汇报对象：

校区主管

所受监督：

受总裁、行政总裁、私教中心副总监、所属区域经理、所属校区主管监督

所施监督：

无

岗位工作内容

一、概述：

根据公司的相关规章制度，有校区主管的领导下，完成所属校区财务工作及相关事项

二、工作内容：

1.保管当值班次校区收入现金

2.查看及核对所有系统收费清单

3.书写当值班次收支的纸质流水帐

4.在当值时间把当值班次现金存入公司帐号

5.晚班核对及结算当天纸质流水帐（包括ＰＯＳ机消费及结算单核对、银行存款凭条核对）、核对当天系统收费清单、结算系统电子流水帐、保管当天校区现金余额、锁好钱柜及保险箱

6.协助上级交办的其他临时工作。

岗位范围

一、权力：

1.具有校区空白发票的保管权，及当月发票使用的监管权

2.有权要求对班收款员及校区其他人员配合其财务管理工作

二、责任：

1.确保当值班次现金的安全

2.查看及核对个月全部系统收费清单

3.确保当月纸质流水帐的完整性和正确性

4.保管当月所有POS机消费及结算单、银行存款凭条等单据

5.负责领取及保管校区空白发票，核对每月发票登记表与实开情况相符

6.负责核对当月纸质流水帐、POS机消费及结算单、银行存款凭条、系统电子流水帐，并送交财务部复核。

7.负责与财务部相关人员对接日常校区财务事务

工作环境及使用设施

工作场所：

办公室

环境：

舒适

职业风险或安全风险：

无

使用设施：

配备电脑、电话及相应的文具。

任职要求

1.1年以上本行业或相关行业工作经验

2.熟悉基础的会计知识，熟练操作OFFICE办公软件

3.对中小学教学内容有较广泛认识

4.为人细心，有耐心，能吃苦，有积极的工作心态

5.具有良好的沟通协调能力，写作能力

6.熟悉使用各种财务专用办公设备

相关说明

无

（三）校区主管的权责：

Ø校区主管的权力：

a）有权对校区财务负责人和对班收款员的工作进行监管及随时抽查

b）有权查看及核对系统收费清单、纸质及电子版流水帐、POS机消费及结算单、银行存款凭条、校区发票使用及登记情况、校区现金余额是否合符公司规定

c）有权处理校区所有有关财务方面的工作

Ø校区主管的责任：

a）确保校区资金的安全

b）确保校区财务负责人及对班收款员工作合符财务规定

c）确保校区一切与财务有关的工作顺利进行

第二章校区相关人员设置、轮班制度及交接流程

（一）人员设置：

（该项适用于人员数量在3人或以上的校区）

1.校区财务负责人一名：

由校区主管指定或由校区主管担任

2.对班收款员一名或多名：

由校区主管指定

（二）轮班制度：

1.校区每周排班时安排每天早、晚班收款员（以带“﹡”表示）：

一般安排财务负责人为该班次的收款员，同时安排对班收款员与财务负责人对班。

如张三为财务负责人，李四为对班收款员，1月28日安排张三上C班，则张三为C班次收款员，同时安排李四为上E班，则李四为E班收款员。

2.如遇财务负责人公休日，则安排对班收款员上班，以确保校区有熟悉收费及财务操作流程的人员在岗。

3.新入职员工在试用期内原则上不允许参与收费及财务操作。

如因特殊情况需要新入职员工收费，须由校区主管向区域经理审请获批后才可进行（无区域经理校区须直接向中心副总监审请）

4.早晚班交接时间为每天14：

00-16：

00之间，具体时间由校区自行约定或视当天校区工作情况确定。

（三）交接流程：

1.早晚班交接：

早班收款员在交班前核对前台及保险箱现金余额、系统收费清单、纸质及电子流水帐、POS机消费单、银行存款凭条、发票使用及登记情况是否全部一致。

核对时需有晚班收款员同时在场，双方确认无误后，在纸质流水帐书写最后一行的备注栏签名确认。

（如图示）只有在双方同时确认签名后，交接手续才算完成。

在晚班收款员未确认签名的情况下，出现现金遗失或被盗由早班收款员负责。

晚班收款员签名确认后，出现现金遗失或被盗由晚班收款员负责。

2.晚班与次日早班交接：

晚班收款员在下班前核对当天前台及保险箱现金余额、纸质及电子流水帐、POS机消费及结算单、银行存款凭条、发票使用及登记情况是否一致。

核对无误后进行纸质及电子流水帐结算，在流水帐当天结余行的备注栏上签名，并把纸质流水帐连同校区现金余额锁在前台钱柜内。

次日早班收款员上班后清点现金并核对前一天流水帐结余，确认无误后在纸质流水帐前一天的结余行的备注栏上签名（如图示）。

如次日早班收款员发现流水帐及现金余额有误，需致电前晚晚班收款员核对确认。

在次日早班收款员未确认签名的情况下，出现现金遗失或被盗由前晚晚班收款员负责。

次日早班收款员签名确认后，出现现金遗失或被盗由次日早班收款员负责。

第三章报名及收费操作流程

（一）报名流程：

（系统操作）

如下图

（二）收费流程：

●人员操作

●系统操作

如下图：

第四章流水帐的书写及每日财务结算操作流程

●流水帐书写

Ø每月初接上月底须填写起始行为“转承上月”表格（如下图）

注：

1、表头应填写清楚年度、月份、校区、页码

2、表格首行应为“转承上月”，并填写好上月结余金额，经手人签名

Ø流水帐收入的书写如下图：

注：

1、“款项名称”填写学生姓名，并在姓名旁边注明是现金收费还是POS机收费

2、“收入金额”对应位置填写收入金额（要用圆珠笔或水笔填写，不能涂改），同时在“结余金额”填入相应余额，经手人签名

3、每一笔收支书写不能隔行

Ø流水帐支出的书写如下图：

注：

1、现金银行存款及POS机日结均视为支出项,分开填写

2、支出项应按发生时间顺序逐次填写，不允许把全天支出项一次性填写或不按发生时间顺序填写

3、每次填写支出项时应同时填写“结余金额”，并在填写了经手人姓名

Ø流水帐转下页书写如下图：

注：

1、表头应填写清楚年度、月份、校区、页码

2、表格首行应为“承前页”，并填写好上月结余金额，经手人签名

●每日帐务结算操作流程

第五章POS机操作方法及每日操作流程

（一）POS机操作方法

1.签到

菜单——管理——签到——输入操作员号——输入密码——签到成功

2.消费

菜单——消费——刷卡——输入消费金额，按确认键——客户输入消费密码并确认——交易成功自动打印消费凭条

3.撤销消费

菜单——撤销——输入撤销密码——输入原凭证号（原消费凭条右上方），确认——屏幕显示原消费金额，核对后确认——交易成功打印撤销交易凭条

4.查询

1、查询指定交易——输入凭证号——显示

菜单——交易查询——选择2、查询交易明细——显示（按确认显示下一笔）

3、查询合计——显示交易笔数和总金额

5.结算

菜单——管理——结算——确认自动打印结算单

打印

1、重打最后一笔——显示

2、重打任意一笔——输入凭证号——显示

菜单——打印——3、打印交易明细——显示

4、打印交易汇总——显示

——确认自动打印

7.查询余额

菜单——其他——查询余额——刷卡——客户输入消费密码并确认—显示余额

（二）POS机操作规定

1、当天上早班的同事，上班后打开POS机按操作指南签到。

2、消费刷卡后，必须核对卡号，成功划扣款，请持卡人在打印单上签名确认，并核对卡上的签名是否一致。

打印单一式三联，第三联给持卡人，其余两联经手人在单上签名并写上校区名，留作核对数，并附在流水账上交复核。

3、晚班下班前必须进行结算，先打印交易明细，核对当天所有签单是否相符，再打印结算结出合计数并写上校区名称。

4、公司员工绝不能用私人卡为顾客刷卡套现，一经发现按挪用公款处理。

5、每张撤消单要持卡人签名确认方可生效。

6、所有成功划款的单据必须妥善保管，如有遗失后果自负。

7、各校区按正常使用不带分期付款的POS机。

第六章发票使用

（一）电子版发票操作说明

1.网上开票操作步骤

A.登陆广东省地税网（）

B.点击左边“发票在线应用系统”

C.输入用户名→密码→验证码→登录

D.点击“发票开具”→“电子通用发票（平推）”

E.开票时，先选择“付款方类型”→录入付款方姓名→录入开票项目说明（只能录入“培训费、学费、补习费”，其他内容不能录入）→录入金额→点击“开具”确认开具发票。

2.模拟打印：

点击“发票开具”→“调整打印参数”→右边的“测试打印”

3.查询本校区开票情况：

点击“发票查询”→“发票开具情况查询”→选择查询日期→“查询”

（二）网上开发票注意事项

1.为防止网络不通或打印机有问题，请在发票录入前，先做模拟打印在废纸上，确认打印机没有其他未打印文件，再录入打发票。

同一开票人，不按要求先做模似打印，令到发票作废的，本月累计作废发票三次后，作出口头警告，再重犯书面警告。

2.录入发票时，带*号的栏目为必填项目，其他栏目可根据实际需要填写。

3.先选择付款方类型。

开单位名称的，选择“单位”，开学生姓名或

家长姓名的，选择“个人”。

4.付款方是必填项目，不能留空或填写“自用”等字样。

开票前请问清楚付款方填写内容，发票一经开出，不作更改、退换。

5.开票项目说明栏，只能填写“培训费、学费、补习费”，其他内容不能开具。

6.金额栏，直接填写金额小写即可，金额大写即会自动生成。

7.各校区使用发标的限额有所不同，请在开票前查看空白发票的最大使用金额。

开票金额如超限额的，请平均分配两张发票的金额。

8.检查以上内容是否正确，确认无误后，点击“开具”，然后在打印机上放好空白发票，再点击“确定”。

9.网上开票时，录入后，系统提示“提交成功，系统已生成发票”，此时发票必须马上打印，否则只能作废发票后重新开具，系统不支持发票重打功能。

10.若网上已点击“开具”发票时，将发票误打在其他纸张上（没有打印到发票），则该张发票不能补打，请将纸张连同空白发票一同交回财务。

如在网上开票资料未录入，而发票已打印了其他未打印文件，请直接联系财务部会计，发票作废。

11.系统因各种原因自动作出开票限制或有其他开票的问题，请联系

财务部会计。

12.保管好作废发票。

已作废发票一个星期内通知会计回收发票，本月已作废的发票必须在30号前通知会计回收，否则后果自负。

13.请各操作员保管好自己的用户名称和密码。

请各操作员在收到自

己的用户名称和密码时，即作修改。

用户名称的密码请不要修改，只需修改个人密码即可。

如操作员把用户名称及操作员密码给别人使用的，一经发生问题，追究操作员所有责任。

14.操作员更换请校区主管及时通知财务部，如通知不及时，发生问

题追究主管责任。

以上第十三条请校区主管做监督，如发生问题时追究主管连带责任。

15.已开发票的延学费，请在延学费单上注明，使用延学费时按实收金额开发票，不再重复开发票。

第七章特殊情况处理方法（赠送课时、折扣、延学退费、学习卡的使用）

（一）赠送课时的操作

1.赠送课时的操作方法：

本操作适用于赠送课时优惠

如下图

2.审批权限

操作权限

人员

岗位权限

操名操作人

咨询导师

无优惠权限

优惠修改人

校区收费员

无优惠权限

授权人

校区主管

免建档费

审批人

项目总监

免建档费、学费9折

总裁

免建档费、折扣无限制

（二）特殊折扣的操作

1.特殊折扣的操作方法：

本操作适用于总裁以及项目总监特批给予折扣优惠的学员,项目总监最高可以打九折,总裁则无限制。

如下图

2.审批权限

报名操作人

优惠修改人

授权人

审批人

咨询导师

校区收费员

校区主管

总裁

（三）延学退费的审批流程及操作方法

1.延学的操作流程：

如下图

2.退费

1）退费的申请流程

2）退费的操作流程

如下图

3）退费需提交的相关材料：

A.上课卡

B.学生退费申请书（表内所有栏目都需要填写，同时必须具备校区主管及项目总监确认签名）

C.收费凭证

D.学费发票（如无法提供学费发票，发票税点由家长承担）

E.退款帐号、开户分行、户名、户主的身份证复印件（缺一不可）

第八章基本财务知识

（一）基本技能

1.怎样点钞

1）程序：

先点整数，再点零数

2）技法：

手持式点钞（单张单张点钞法）操作要领：

左手中指和无名指夹住钞票的一端，

3）食指直托住钞票背面，大拇指轻按在钞票正面，将钞票呈半扇面型，大拇指尖压在钞票侧面某一适当位置。

右手大拇指在票上（相对于面部位置而言），食指、中指在票下，用右手大拇指指尖向下捻动钞票，每捻出一张，就用右手无名指将其弹拨下来，这样连续动作完成。

2.怎样识别人民币的真假

1）纸张

真钞用纸系专用的造币纸，手感薄，整张币在紫外线下无荧光反应。

币纸中不规则分布着黄蓝色荧光纤维，日光下肉眼可见，在紫外线下纤维有荧光反射。

假钞用纸是普通胶版或或普通书写纸，手感较厚，表面平滑，在紫外光下币纸呈现白色荧光，且无黄蓝色荧光纤维。

但有时真币也会在紫外光下呈现白色荧光，这是因为纸币被含荧光剂的物质（最普遍的就是日用的洗衣粉）污染了。

2）印刷

真钞的正背面图案均为雕刻凹版印刷、人物的头发根根丝缕清晰可辨，线条光洁凸立。

仔细搜索，能够感觉到人像上每根头发的纹路。

假钞系平印印刷、四色套印，所以图案着墨不匀、纹路不清晰。

特别肖像的头发是由网点油墨堆积成片，因此发丝无法辨认。

假钞纸纹同样是由网点组成，如借助8倍左右放大镜观察，根根直线或曲线变成一个个小点形成的线，杂乱错落无序。

3）磁性安全线

真钞安全具有磁性，可用机器辅助识别，肉眼可见安全线内有缩微文字（限于100、50、20元），文字清晰，间隔有序，线条宽窄一致。

假钞安全线很难做到有磁性，虽也有文字并不整齐，线有宽窄。

由于是手工埋设，纸张褶皱不平，加上塑料质的安全线与纸张伸缩率不同，埋设地又不伏贴，致使安全线两端长出一段，呈银白色的点状线头，由此可以看出蛛丝马迹。

4）水印

真钞水印是造纸过程中趁纸张浆未完全吃水、干燥之前经摸具挤压形成，压力轻重大小形成图像的明暗层次，且层次过渡自然，富有神韵，图像清晰，立体感强。

假钞水印由手工制作，质量低劣。

目前所知的制作方法有揭开纸张的夹层，在其中涂上一层糊状物，再将两层纸一并合压，趁湿把纸垫在刻有图像的凹版上，经压而成。

手工操作，动作笨拙，致使具有水印一端的假钞纸张发皱不平。

5）正背互补对印

真钞的正背互补对印图案是印钞专用设备正背面一次印刷完成。

正背面的互补对印图案，在透视条件下完全吻合，准确无误。

假钞分作正背面两次平印印刷，对印图案往往不能吻合，如果加上纸张的伸缩原因，对印偏离更大，如对印图案上下错位，图案间距宽窄不一或叠压等。

6）无色荧光油墨

真钞左上角紫外光下呈现出一矩形框“100/50/20/10/5”字样，发出强亮的桔黄色荧光。

假钞在紫外光下，同样在上述真钞部位有荧光反映，但颜色浓度、荧光强度均相差甚远，黯淡无色。

如发现荧光有异，可与真币进行对比。

7）光变油墨

新钞正面左下角在号码下面有一“100/50/20/10”字样，是用光变油墨印制的（新版5元无此设计），正常视角观察为草绿色，直观或平视都呈现兰黑色。

视角改变过程中色彩渐变。

假钞制作时，由于无法得到这样特别的光变油墨，只得用草绿色油墨印刷“100/50/20/10”字样，不会变色。

8）隐形数字

新钞右上角在“100/50/20/10/5”字样下端团花装饰内有”100/50/20/10/5”字样隐形数字，从右端横向平视钞票时清晰可见，字样系由规律性线条组成，用雕刻凹印印刷。

直视或平视时产生不同视角效应。

假钞因是平印印刷，线条由网点组成，全然破坏了设计者构想的视角效应。

凭此一点也完全可以判断钞票的真伪。

平视，没有“100/50/20/10/5”隐形字样的钞票一定是假钞无疑。

9）号码

真钞的号码是计量数字。

绝对没有重号，而且字形工整、标准，墨量、颜色、压力均匀一致，质量好。

真钞号码是由凸印印刷，号码部位的背面有压痕。

假钞号码的特点是：

号码数字多相同；字形不标准；颜色深浅不一致；由于是平印印刷，背面无压力痕迹。

10）磁性油墨

真钞正面左下角采用双色横号码（两位冠字、8位号码）具有磁性，可用机器辅助鉴别（新版5元无此设计）。

假钞双色横号码无磁性，但往往在制作假钞是会在该部位涂上磁粉，以欺骗机器，所以有磁性并不代表一定为真币，但无磁性一定为假币。

✧需要强调的是，上述10个方位方法，系基于第五套人民币的防伪特征，因此并不适用与第四套人民币。

第九章银行卡受理知识

（一）信用卡与借记卡的区别

1.功能上的区别

A.信用卡：

只限本人使用不得出借转让；有透支功能；消费时，有的卡需要用密码并核对签名，有的卡不使用密码，只需核对签名。

B.借记卡：

只限本人使用不得出借转让；无透支功能；消费时，必须使用密码并核对签名。

2.外观上的区别，信用卡需同时具备以下四个特征，缺一不可：

A.卡号凸印

B.持卡人姓名拼音

C.有效期限

D.银联标识及防伪标识

（二）信用卡受理流程

A.检查持卡人所持信用卡的颜色、图案和标志与相应发卡银行是否相符，否则应拒绝受理；

B.检查卡片凸印卡号与平面印刷号码是否一致，若不一致应拒绝受理。

C.检查持卡人性别与卡面凸印的MS或MR是否相符。

D.检查卡背签名与卡面凸印的持卡人汉语拼音或英文名相符。

E.核对信用卡的有效期，确保卡是在有效期内使用。

收费员若遇到过期卡或未生效卡应拒绝受理；

F.检查卡片签名栏有无涂改痕迹，有无“样卡”、“VIOD”（无效卡）或“测试卡”等字样。

否则应拒绝受理

G.查验卡片无打洞、剪角、毁改或涂改的痕迹，否则应拒绝受理。

（三）验钞机的使用:

A.先将点钞机的开关打开，收款时将50元和100元（只识别50元和100元的钞票，其它不能识别）放在入口，显示器就会显示张数，如发出嘀嘀声响证明钞票有问题要重申放过和检查一次。

B.收现金时，一定要当着家长和学生的面点清一次收的金额，并告知他们，你现在付了多少钱，实收多少钱，应找多少钱。

点钱的时候先用手感和眼睛看清楚是否真钞，再放进验钞机辩认。

（四）刷卡POS机的使用

A.先按确认签到01，密码0000，会显示请刷卡/插IC卡;

B.将客人的银行卡有磁带的一面放在槽里面划,就会显示卡号,按确认输入要刷的金额再按确认;

C.确认后显示请输入密码确认（叫家长看清金额和输入密码确认）;

D.输入后就会有数字出现与银行连接字样,如果连接成功会出POS机纸,不成功会显示连接失败,那我们要看是什么原因失败（网络问题、余额不足等），可以的话再重刷一次。

每天我们要做结算，操作流程是：

先按确认选6打印再选3打印交易明细，再按确认选7管理再选6结算按确认与银联中心连接出POS机纸。

第十章关于填写OA及费用报销单的财务说明

一、OA的申请

（一）申请事宜：

1、购物：

请清楚列明所购物品明细（如果种类比较多的请附附件）、用途、数量、金额

2、业务接待：

请列明所业务的人员、金额。

（二）支付金额：

一定要填写清楚合计金额，不能留空。

（三）支付款项方式：

请勾列清楚支付方式，1000元多以现金支付，1000元以上原则上统一使用支票或转帐方式支付。

提示：

现金：

是以现金方式支付，包含对私转帐到个人的银行卡，请清晰提供收款人的姓名、银行开户行、银行帐号。

支票：

公司出具支票，请清晰提供收款公司的收款名称。

转帐：

以对公转帐方式进行转帐，请清晰提供收款方的名称、开户银行、帐号。

（四）发票情况：

1、有发票的请写明支出公司。

支出公司以签定合同的公司和部门校区所属公司为准。

2、没有发票的请说明情况

（五）操作流程：

请各审批人自行审核经办人所申请的费用是否合理，支付方式是否适当，并记得在审阅上签上名字。

二、借支、报销流程

当所有OA程序审批完成以后，请经办人自行打印OA，同时填写借支单或费用报销单，以OA作为附件，向财务中心申请领款，所有费用必须提供相对应的发票，除部分小额费用实在不能提供发票的，必须经财务中心同意，以其它发票冲抵，但不接受餐费、车费、食品、烟酒、礼品等不符合要求的发票。

提示：

1、借支单：

要求用签字笔填写，字体端正，大小写金额请正确填写，不得以⊕符号或横线代替，严禁涂改，并写清楚借支日期、部门、经办人、大小金额、借款事由、还款日期（凡借支的必须在5天内冲帐），由部门经理（总监）签名后方可借款。

2、费用报销单：

要求用签字笔填写，字体端正，大小写金额请正确填写，不得以⊕符号或横线代替，严禁涂改，并写清楚申请部门、日期、单据附件、用途（用途简明扼要，只写发票内容即可），大小写金额、如是冲借支的请明原借款和应退还余款情况，由部门经理（总监）签名后方可报销。

3、如涉及没有发票需要拿发票冲销的情况，请填写两份费用报销单，一份贴发票（用途只写发票内容即可），一份贴收据（具体列明用途），两份报销单均需要部门经理（总监）签名。

三、报销流程

申请人做OA申请→部门负责人审批OA→超出部门负责人审批权限的，由行政总裁审批（审批时间：

一、三、五下午）→财务中心审批OA（审批时间：

星期一至五上午）→OA提交回申请人→申请人打印OA后，并填写借支单（或费用报销单），借支单（或费用报销单）请经手人、领款人、部门经理签名→财务中心复核发票、金额（冯雪梅）（复核时间：

星期一至五下午）→财务中心负责人签名（签名时

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