WPS使用技巧大全41.docx

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WPS使用技巧大全41

WPS使用技巧大全

——WPS文字中级教程

第一节　起草一份公文

2-1-1简单公文编辑

2-1-2红头文件套打

2-1-3传真电报编辑

2-1-4领导修订文稿

2-1-5版记下划线

第二节　办一张报纸

2-2-1图文排版

2-2-2文本框的链接

2-2-3纵向文本

2-2-4组合及转成PDF文档

第三节　出一张试卷

2-3-1试卷头和密封线

2-3-2页号的处理

2-3-1页面设置及分栏（补充）

2-3-4语文试卷技巧（拼音、繁简转换、稿纸方式）

2-3-5数学试卷技巧（插入公式）

2-3-6试卷答案的隐藏与显示

2-3-7电子试卷的制作

第四节　填一张贺卡（邮件合并）

第五节　编辑一本杂志

2-5-1　个性化的页眉和页脚

2-5-2　详解分隔符

2-5-3　样式和格式

2-5-4　生成目录

第六节　其他办公技巧

2-6-1　印章的制作

2-6-2　席位牌的制作

2-6-3　信笺纸的制作

2-6-4　插入水印和改变背景色

2-6-5　插入背景音乐

第二章　WPS文字2007中级技巧

第1章、基本用法

第1节、起草一份公文

　　所谓公文，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

　　公文又分简单公文、红头文件、传真电报、公函等很多各类。

这里我们逐一介绍一下常用公文的格式及编辑技巧。

1、简单公文编辑

　　所谓“简单公文”，是我自己胡乱起的一个说法，就是指除红头文件、传真电报等正式的、需要上传下达的文件之外的一般性文字材料吧，比如经验材料、讲话稿之类的。

虽然说是“简单公文”，但也还是有一定的规矩的，比如文档的主标题用二号小标宋体，正文用三号仿宋体，而一级标题用三号黑体等等（具体标准大家可以到网上查一下，这里不多费笔墨了）。

1.字体安装

　　很多网友在论坛中提到，WPSOffice的字体没有微软Office的多。

这话只说对了一半，确实，安装微软Office后，会自动向系统中安装隶书、幼圆、华文新魏等字体，而如果没有安装微软Office，只安装WPSOffice的话，则不会有这些字体。

但是，字体其实是与Office软件相互独立的，并不依赖Office。

也就是说，即使不安装微软Office，我也同样可以安装很多字体。

这里以系统并不自带，但在公文中却经常用到的“小标宋简体”为例，讲一下如何安装新字体。

　　安装字体，首先要有字体文件，我们可以通过XX搜索从网上下载到“方正小标宋简体.rar”或类似的文件，将下载到的文件用WINRAR解压缩，即可得到字体文件（FZXBSJW.TTF），将其放到一个方便记忆的文件夹（如“C:

\fonts”），从开始菜单打开“控制面板→字体”，从“字体”文件夹的“文件”菜单中选择“安装新字体”，并从对话框中选择字体文件所在目录，系统会自动识别出字体文件和字体名称，显示在“字体列表”中，选择要安装的字体或直接点“全选”选中所有字体，再点“确定”即可将选中的字体安装到系统之中（图2-01）。

其实，除了这种“正规”的方法，我们也可以直接将字体文件复制到系统的字体文件夹，它一般在系统目录下的“fonts”子目录下（默认为“c:

\windows\fonts”），我之所以不推荐这种办法，是因为它并非总是有效，并且，在复制之前，你不一定能从字体文件的文件名中明确地知道它是个什么字体，因此，还是老老实实地用控制面板安装吧――其实还更简单些。

图2-01

2.设置默认模板

　　与MSWORD一样，WPS文字的默认模板也是A4纸、空白页面，五号宋体字，且没有插入页码，与我们日常需要的有相当的差距。

显然，如果每次拟制文档前都重新设置一下文档的纸型、字体、字号和插入页码，将是一件非常烦琐和没有效率的工作。

如果一打开WPS文字，生成的新文档就已经将上述内容设置成我们需要的形式，那该有多好啊。

其实，这一点儿也不难，我为大家介绍3种办法供选择：

1）第一种方法：

默认页面设置法

　　新建一个空白文档，双击横向标尺的空白处，调出“页面设置”面板，对页边距、纸张、版式、文档网格等项目分别进行设置，设置完成后点一下“页面设置”面板左下方的“默认”按钮（如图2-02），系统会提示“是否更改页面默认值？

”（图2-03）点“确实”即可，下次启动WPS文字程序时，页面设置已经如你所愿了。

图2-02

图2-03

2）第二种方法：

修改默认模板法

　　用第一种方法只能修改页面设置，如果想同时修改一下默认文档的字体、字号或者其他更多的信息，就无能为力了。

让我们看看第二种方法――修改默认模板法。

　　其实，每次启动WPS文字时，都会调会默认模板“normal.wpt”，这个模板位于“C:

\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Kingsoft\Office6\templates”目录下，用WPS文档的“打开”功能，直接找到并修改这个文档，你把它修改成什么样子，下载启动WPS文档时，新建文档就是什么样子。

不过，有一点必须注意：

这个文档不能用双击的方法打开，双击它的话，会以它为模板，生成一个新的文档。

除了用WPS文字的“打开”功能外，你也可以在资源管理器用右击该模板，并在右键菜单中选择“打开”，同样可以对其进行编辑。

　　第三种方法：

修改右键新建样式

　　用上面提供的两种方法，可以把WPS启动时生成的新文档自定义为任何样子。

但也许你更习惯在桌面空白处右击鼠标，并选择“新建→WPS文字文档”这样的方法来新建WPS文档。

无论你先前如何设置，你会发现它们对这样新建的文档完全没有效果，你新建出来的仍然是老旧的A4纸、五号宋体字。

这时，你不必遗憾，请将先前制作好的normal.wpt文档复制一份，然后进入WPSOFFICE2007安装目录下的“2052”目录（个人版默认为：

C:

\ProgramFiles\Kingsoft\WPSOfficePersonal\office6\2052）,看到一个名为“new”的文件了吗？

删除它，再按一下CTRL+V,将刚刚复制好的normal.wpt粘贴进来，并将其改名为“new”（注意，连扩展名也要改！

）。

再到桌面用鼠标右键菜单新建一个WPS文件，打开看看，是不是也变成了你所设置好的默认模板了？

　　其实，在这个目录下，你还会发现new、new，它们分别是WPS表格和WPS演示的右键新建文档的模板文件。

怎么样？

是不是有些跃跃欲试了？

那就赶紧下手吧。

　　三、公文模板的制作

　　用上述办法，可以定制默认模板，那么，就让我们来做一个标准公文的模板吧。

　　首先是进行页面设置。

从“文件”菜单中选择“页面设置”，或直接用鼠标双击横标尺前面的空白出，调出“页面设置”对话框，按照公文的标准要求进行设置。

目前的公文推荐使用A4纸，但也有很多机关喜欢用16开，诸如此类的设置我们在初级教程中已经掌握了，需要说一下的是，标准公文对每一页的行数、每一行的字数都是有严格规定的，我们可以在“文档网格”中加以设置。

如科2-04所示，如果是16开纸型，选中“指定行和字符网格”，然后再设置为每行25字符，每页20行，就比较符合规范了。

图2-04

　　页面设置完成后应该插入页号了。

为体现节约办公，目前大多数单位都要求文档双面打印，并且规范页号在页脚的外侧，也即逢奇数页在右侧，逢偶偶数页在左侧。

这一点也很容易实现，从“插入”菜单中选择“页码”，并在“对齐方式”选项中选择“外侧”即可（如图2-05）。

图2-05

　　WPS文字内置了很多页码格式，但很遗憾，都不符合新的公文标准。

公文标准中要求页码用四号宋体字，并且左右各有伴个破折号。

虽然WPS文字内置了形如“-1-”的页码样式，但页码左右的短线太短了，并不符合要求。

因此在图2-05中，我们选择了纯粹的阿拉伯数字，为的是方便修改。

再起点击菜单中的“视图→页眉和页脚”激活页眉和页脚（也可以直接用鼠标双击页号），把光标定位在页号所在位置，在页号左右各手中输入半个破折号（点一个汉字位置），然后将其设置为四号宋体字。

　　纸型和页码设置好以后，我们该设置文字部分了。

首先是文章的总标题，由于我们是在制作模板，索性就在文档的第一行输入“总标题”三个字吧，把它设置为二号小标宋体，并且居中。

注意，有些人喜欢将标题加粗，以示强调，其实这并不符合公文标准的要求，总标题设置为二号小标宋体已经足够醒目了，不必再加粗。

总标题下面空一行，然后输入受文单位，这里我们就输入“受文单位”四个字吧，将其设置为三号楷体，并且顶格写，后面再加一个冒号（：

），回车。

接下来就是正文了，我们就输入“文章正文”四个字吧，设置成三号仿宋，并在“段落”属性中设置成首行缩进2字符。

注意在“段落”属性中还要将“段间距”设置为1倍行距，并勾选“如果定义了网格，与则网格对齐”（图2-06）。

图2-06

　　正文结束后，就应该是落款了。

落款用与正文一样的三号仿宋字，但不同的是，落款位置是在页面的中间偏右的位置，且落款与落款时间上下要对齐。

大家是否记得我们在初级教程中谈到过“首行缩进”前提下的“居中对齐”？

对了，这里刚好用到它。

在需要落款的位置，用鼠标拖动横标题上的首行缩进标志到适应的位置，输入“落款单位”，再按两次回车（即输入一个空行），插入落款时间（如果要插入当前时间，可以按快捷键“Alt+I”，再按一下“T”,然后选择合适的格式），注意落款时间要用小写中文数字（即“二○○八年三月二日”这样的格式），再次提请注意不要把“○”写成大写字母“O”或者阿拉伯数字“0”。

然后选中“落款单位”和“落款时间”按一下常用工具栏上的“居中对齐”按钮就OK了（图2-07）。

快用前面的方法把它设置成WPS文字的默认模板吧，以后再起草公文时，只需修改相应的部分就可以了。

§2-1-2红头文件套打

　　上一小节我们讲了一般公文如果编辑，这一节我们讲一讲怎样设计红头文件。

　　目前有很多单位使用已经带有固定文字的文件纸张，然后在这种文件的相应的位置打印计算机所编辑好的文字，这就是平常所说的套打。

如下图2-08、图２-09、图2-10。

图2-08

图2-09

图2-10

　　文字和格式先做出来，用户在打开套打模板的时候知道该在什么地方输入相应的内容，这样就需要用到文字隐藏、显示隐藏文字和套打隐藏文字这三个功能。

最终效果就会像图1所示一样，用户知道该在什么地方输入相应的内容。

　　文字隐藏

　　下面我们来看看具体的操作：

　　首先按照前面章节所说把公文格式做好。

　　然后把红头部分“×××省环境保护局文件”全部选中，在选中部分单击鼠标右键，选择【字体】，选中【效果】中的【隐藏文字】的复选框，点击【确定】；如图2-11：

图2-11

　　显示隐藏文字

　　这时候会发现设置隐藏文字的内容看不见了，不用着急，我们单击【工具】菜单中的【选项】，选择【视图】选项卡中【隐藏文字】复选框，如图2-12。

先不要点击【确定】，后面还有操作；

图2-12

　　套打隐藏文字

　　用户在设置文字隐藏后，这个隐藏文字的位置就会被没有隐藏的文字所替代，这样就会出现输入的内容可能覆盖到已有的文字上，为了避免这种情况的发生，我们需要再设置一步。

仍然是【选项】对话框，选择【打印】选项卡，在【隐藏文字（I）】下拉菜单中选择【套打隐藏文字】即可，如图2-13。

这时候点击【确定】；

图2-13

　　这样一个套打的文件模板就设置好了，如果是经常使用的文件，可以把这个文件保存为模板格式（*.wpt），以后每次使用只需要调用模板就可以了。

　　扫描红头文件法

　　其实，更多的时候，我们不一定还保存着红头文件的原始文档，我们手头有的，只是一张打印好的纸质的文件头。

这样的话，前面的用隐藏文字来套打的方法就英雄无用武之地了。

遇到这种情况，我们应该怎么办呢？

如果你的办公室有扫描仪，那么恭喜你！

　　首先，用扫描仪将头红文件扫描成图片，用WPS文字新建一空白文档，将纸型设置成与文件头相一致。

从【视图→页眉和页脚】中进入页眉编辑状态，通过【插入→图片→来自文件】，把扫描好的图片插入到空白文档中来，然后将其调整其大小和位置，使其与整个页面重合，退出页眉和页脚模板。

此时，红头文件各个部分都已经在页面中标识清楚了，在需要的地方插入文本框，并将文本框的边框颜色设置为“无线条颜色”，将【内部边距】全部设置为“0”（图2-14、2-15）。

图2-14

图2-15

　　在文本框中输入需要的内容即可，密级、等级、发文字号都可以用这种办法准确定位。

至于正文部分，则不必使用文本框，直接在适应的位置开始输入文字即可。

注意：

在正式打印之前，要记得进入页眉和页脚状态，删除其中的图片啊――有点卸磨杀驴啊。

　　如果你没有扫描仪，也没有什么大不了的，可以采取估计的办法，在大概的位置上插入文本框，然后打印输出，与文件头相对照，根据位置的偏差情况再调整各个文本框的位置即可。

　　小技巧：

如果需要对文本框的位置进行微调，只需用鼠标点击文本框的边框，使其处于激活状态（如图2-16），然后就可以用键盘上的方向键进行微调了。

图2-16

§2-1-3传真电报编辑

　　在日常办公中，传真电报也是最为常见的一种行文方式了。

传真电报有自己独特的格式。

如图2-17所示，就是一个比较典型的传真电报模板。

图2-17

　　我们来分析一下这个传真电报，报头文字没有难度，中间的报头部分也可以用表格轻松解决，正文部分更是不在话下。

难点在于首页的页脚要显示承办单位、联系人、电话以及电报的总页数等信息，而从第2页开始则不显示这些信息，页脚中仅有一个页号就好了。

其实，这也不难。

跟我来：

　　从【插入】菜单选择【页码】，在页脚中插入页码，（注意：

如果想在第2页（即除报头外的第1页）显得“－1－”，将“起始页号”设置为“0”即可。

）。

然后双击横标尺，打开“页面设置”对话框，在“版式”选项卡中勾选【首页不同】项（图2-18）。

可以发现，首页的页脚处已经不再显示页号。

图2-18

　　接下来，点击【视图―页眉页脚】在第一页的页脚处插入一个1行1列的表格，并在其中输入“承办单位”一行的所有内容，再表格的下边线和左右两边的边线设置为“无”，只留下上边线。

至于“共×页”，则可以先输入“共页”，然后将光标定位于“共”和“页”之间，在“页眉和页脚”工具栏上点一下“插入页数”按钮即可。

　　现在，第一页已经完全呈现在我们眼前，在第一页的正文区输入文字试试，当正文文字超出第一页的范围后，会自己转入下一页，由于在版式中设置了页眉页脚“首页不同”，因此，首页的页脚显示的是“承办单位”一行，而从每2页起，页脚中显示的就是页号了！

§2-1-4领导修订文稿

　　现在的办公族真是有福了。

写了稿子，送领导批阅后，可以直接在电脑上修改输出就好了。

想当初，我刚刚到机关工作时，都是用钢笔誊写到稿纸上的，一篇几千字的稿件，即使领导只修改一两个字，也必须重新抄写一遍！

　　更有许多领导自己也会用电脑，修改下属的稿子时，直接拿电子文档来，自己就在电脑上修改了，秘书真是连打字都不用了。

只是这样一来，也少了许多学习的机会，领导到底改了哪些地方，也很难查找了。

不过，如果让领导开启“修订”模式，他在文稿上的每一处增删，都会清楚地标识出来（如图2-19）。

图2-19

　　要实现这样的效果，其实是非常简单的，只需要在【工具】菜单中选中【修订】即可。

此时，“修订”菜单图标呈选中状态（如图2-20），此时对文档做的任何修改都不会立即生效，而是会像图2-19所示那样，将添加的内容和删除的内容用不同的颜色标记出来。

不过，可能你的电脑上显示的与图2-19所示会有一些细微的差别，比如新添加的内容并不是绿色的，而是红色的，比如在“删除内容”标识后面并没有修订者的标识，甚至修改后与没有启动“修订”状态没有什么区别，这是为什么呢？

图2-20

　　其实修订后的文稿如何显示，都是可以自行定制的。

从【工具】菜单调出【选项】，在弹出的面板中切换到【修订】选项卡，你会发现这里可以设置的项目非常多样化，包括“插入内容”、“删除内容”格式和颜色，修订行的边框和颜色，批注、编号的颜色以及是否使用批注框、是否显示与文字的连线、是否显示作者缩写等等（如图2-21）。

由于这些内容非常直观易懂，我就不多铝耍蠹易约好饕幌戮涂梢哉莆樟恕

图2-21

　　此外，当文档进入“修订”状态后，WPS文字会自动调出“审阅”工具栏（图2-22），如果没有自动调出，或者不小心关闭了，可以在工具栏空白处右击鼠标，选中“审阅”将其调出。

在“审阅”工具栏上，从左到右功能键依次是显示状态按钮（前两个），定位按钮（第3、4个），“接受修订”按钮（第5个，包括“接受（当前）修订”和“接受所有修订”），拒绝修订按钮（第6个，包括“拒绝（当前）修订”和“拒绝所有修订”），插入批注（第7个），突出显示（第8个，可设置修订内容底纹颜色）和修订状态形状（用于切换修订状态和普通状态）。

图2-22

　　所有设置都比较直观，这里，只强调几点应该注意的地方。

　　第一，关于“审阅人”的含义。

在左数第2个按钮“显示”下接菜单中的“审阅人”，这个“审阅人”并非当前操作系统（如WindowsXp）的登录帐号，而是WPSOffice2007的用户名。

在我们安装WPSOffice2007个人版完成后第一次运行时，会提示输入用户信息，就是它了。

如果在图2-21中勾选了“显示作者缩写”的话，在“删除的内容”后面就会有一个方括号，其中显示修订者帐号的缩写。

但也许你会发现在你的文档中，方括号中只有一个字母（比如不是“bntrees”，而是“b”），或者显示的帐号名并不符合你的心意，没关系，我们就把它改成你所想要的吧。

在图2-21的“选项”设置面板中切换到“用户信息”，在这里设置一下，就OK了（图2-23）。

图2-23

　　第二，关于批注按钮。

批注按钮在修订状态和非修订状态都可以使用，但如果是在修订状态使用，并且批注点与修订内容一致，则在完成修订（即选择了“接受”或“拒绝”）后，会自动消失，可以理解为“为修订所作的说明”，而在非修订状态下使用时，或者虽然在修订状态下，但批注在非修订内容处，则因为它本身与修订内容无关，即使执行了“全部接受”或“全部拒绝”也不会消失。

但可以通过将显示模式设置为“最终状态”使其隐藏，而又可以设置为“显示标记的最终状态”使其显示出来，可以理解为“为文档内容所做的注释”。

　　第三，关于“突出显示”，该功能其实与修订功能关系不大，无论在修订状态还是普通状态，都可以用它为文档中的任何文字（不一定是插入或删除的部分哦）加上底纹来“突出显示”。

不过奇怪的是，虽然效果几乎一样，但这个功能与通过【格式】菜单下的【边框和底纹】设置的底纹并非一回事。

　　好了，关于修订的那些事儿，我们就讲到这里吧。

最后讲一个小技巧，如果你既想了解领导是如何“修改”你的材料的，而又不想让领导知道自己在使用“修订”功能，可以在领导修改你的文稿之前，开启修订状态，并将显示模式设置为“最终状态”（注意是在最左的下拉列表中选择，不要错选了“显示标记的最终状态”），并关闭“审阅”工具条。

这样，系统会默默在后台记录修订的所有细节，但显示的，却与正常的修改没有任何区别。

至于怎样才能在领导修改之前完成这些工作，就“八仙过海，各显神通”了。

§2-1-5版记与下划线

　　正式公文的最后都有一栏叫“版记”的内容。

根据不同的领域，公文的“版记”部分也大不相同，但有一点是一致的，就是版记下要有一条横贯页面的直线（图2-24）

图2-24

　　这里的关键问题是每行文字下面的横线如何来画。

方法是很多的，下面一一道来。

（一）下划线法

　　即用“格式”工具条上的“下划线”按钮添加，是最简便易行的办法，不过效果不太好。

其一是对于没有文字的地方，不会出现横线，要让横线贯穿页面就必须用空格把整行补满；其二是下线划与文字的距离太近，几乎是贴着文字，看上去不够美观。

（二）“画”横线法

　　即在“绘图”工具栏上选择“直线”工具，按下SHIFT键，用鼠标在页面上“划”出一条直线。

优点是操作比较简单，且不必添加多余的空格。

但也有不足之处：

在多行文字下“划”线时，多条横线可能会长短不一，当然，这个问题可以用复制粘贴的办法较好的解决；另一个问题是多条横线之间的间距不太好把握，把相邻横线的间距调整得完全一致要花费一些时间和精力。

　　（三）表格法

　　即选中需要划线的文字，从菜单中执行“表格→转换→文本转换为表格”，将其转换成一个N行1列的表格，然后再去掉最上边和两个侧边的边线（设置为“无边框”）即可。

显示效果相当不错，操作也不算复杂。

唯一的不足是，在转换成表格后，可能表格宽度会稍稍超出版心范围，需要手工调整一下。

　　（四）文字边框法

　　即选中该部分文字，从菜单中执行“格式→边框和底纹”，在“边框”选项卡中选择“自定义”，设置好横线的宽度（即粗细），按下中间和底部横线的按钮（如图2-25），确定即可。

图2-25

　　在所有方法中，大家可以根据自己的习惯来选择其中一种，我个人倾向于文字边框法，其显示效果最好，操作也并不是很复杂。

第二节　办一张报纸

　　与公文相比，报纸的排版非常个性化，可谓丰富多彩。

不仅有标题、正文，更要图文并茂，有许多的图片穿插在文字中，即使是文字，也不像公文中的那么“正规”，可以横排、纵排，而标题更是花样繁多……文字的表达能力是有限的，还是让我们看一张真正的报纸是什么样的吧（图2-26）。

图2-26

§2-2-1图文排版

　　首先，我们要讲的是报头，图中“中国青年报”几个大字是伟人毛泽东的手书，是用任何输入法、任何字体都无法重现的，因此，只能采取插入图片的办法和实现。

同时，报纸中的插图都都是必须用插图来实现的。

在WPS文字中，插入图片的默认绕排方式是“嵌入型”，即把图片“嵌入”到文字中，以便当文字改变时随文字移动，不过这样一来，想任意改变图片在文档中的位置就比较困难了。

在报纸的排版中，由于对绝对位置的要求比较严格，因此，需要把图片的绕排方式改为“四周型”或“浮于文字上”，这样，我们可以随时把图片放在页面的任何位置。

除了报头，报纸中的新闻图片也是通过插入图片的办法插到片面的任意位置的。

至于版面中直线、方框等简单图形，则可以用“绘图”工具栏中的图形工具轻松完成。

但如果要插入比较复杂的图形或者线条，“绘图”工具无法完成时，也可以在PHOTOSHOP等图像处理软件中做好后直接以图形方式插入版面。

§2-2-2文本框的链接

　　说完了报头，就该说说文章了。

为了版面的灵活和排版的准确，文章一般采用文本框来实现。

目前，WPS文字还不支持在文本框中分栏，因此，对于分成多栏的文章，我们还要另想办法。

我的解决办法是使用多个文本框来完成一篇文章的输入。

这样就有一个难题：

多个文本框之间的文字彼此并不关联，如果前面文本框中的文字做了调整，后面的也要随之调整，这样，在校改文章时就会变成非常繁琐。

这里，我们要用到一个非常好用的功能――链接文本框。

当我们选中某一文本框时，WPS文字会自动弹出一个“文本框”工具条（见图2-27），这个工具条不能从“视图”中调出，而只能在我们选择文本框时自动出现，当没有文本框出现时，它会自动消失。

图2-27

　　我们看文本框工具条的功能非常简单，只有5个按钮，从左至右依次是“创建一个文本框链接”、“断开向前链