金蝶档案管理系统管理员手册.doc
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金蝶EDMS档案管理系统管理员配置手册
金蝶EDMS档案管理系统
管理员初始化配置手册
前言
感谢您使用《金蝶EDMS档案管理系统管理员初始化配置手册》。
本手册包含的内容可以帮助您进行有效的档案管理系统配置及日程档案管理工作，其主要包括以下内容：
§系统总述
§操作建议
§详细的操作流程
§系统的功能和特点
§系统设置
在手册的前言部分还向您提供了获得其它帮助信息的途径及编写约定。
读者对象
本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识，并假设您对金蝶EAS产品的基础知识有整体的了解。
如果您没有使用过本系统，我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程（请同金蝶本地分支机构联系，获得更多培训信息）。
如果您希望了解更加深入的系统知识，请阅读金蝶EAS系统相关的技术文档。
相关信息来源
您还可以通过以下途径了解我们的系统，并获取您需要的服务和帮助。
1.在线信息
如果您需要及时了解金蝶EAS产品动态，交流产品应用解决方案，可以登录金蝶网站（
2.售前咨询服务
根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业作出快速、准确的决策。
3.产品培训
金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨，不断提供给客户完整的行业解决方案。
在提供优秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。
4.实施咨询服务
金蝶公司吸收十多万客户的经验，结合国内外先进的管理理念和管理软件的实施方法，推出符合中国国情的标准软件实施方法--金手指实施方法。
我们愿意运用我们在企业管理及IT技术方面的知识，帮助顾客获得更大的成功！
5.现场支持服务
我们的资深专业人员面对面地和您沟通，在运行现场对问题进行研究分析，使问题迅速得到解决。
6.CRM服务
借助客户关系管理系统（金蝶EAS-CRM）我们建立了客户综合信息管理库，能够快速地解决客户的问题并保留历史记录，以便提供长期、持续、高效的服务。
7.CSP服务支持
金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想，提炼出客户常用的和最需要的服务为一体的CSP服务。
它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托，在业界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。
8.呼叫中心
通过客户呼叫中心服务（CallCenter），提供全面、周到的服务，快速解答客户应用问题。
9.个性化服务
针对企业个性化的需求，我们提供"量身定制"服务，使用一切资源，包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。
10.便利服务
金蝶不仅是解决方案的提供者，也是相关附属产品的提供者。
我们提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼，还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。
11.合作联盟服务
我们和其他IT领域先导型的企业进行战略合作，为您提供企业管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。
在此，您不仅能得到金蝶的服务资源，也能以优惠的条件享受金蝶合作伙伴的资源。
12.版本升级服务
版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值，以优惠的价格实现软件"以旧换新"。
关于金蝶
金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商，是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一，是中国软件产业的领导厂商。
金蝶开发及销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企业管理需求的、通过互联网提供服务的企业管理及电子商务应用软件和为企业构筑电子商务平台的中间件软件。
同时，金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。
金蝶独特的“快速配置，快速实施，快速应用，快速见效”的全球化产品与服务定位，能够帮助顾客从容面对动态不确定商业环境带来的挑战，实现业务流程与IT技术的完美结合，有效管理变革，确保组织快速持续和健康成长。
金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件，第一个纯JAVA中间件软件，第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统—金蝶K/3的缔造者，其中金蝶K/3是中国中小型企业市场中占有率最高的企业管理软件。
2003年3月，金蝶正式对外发布了第三代产品—金蝶EAS（KINGDEEENTERPRISEAPPLICATIONSUITE）。
金蝶EAS构建于金蝶自主研发的商业操作系统—金蝶BOS之上，面向中大型企业，采用最新的ERPⅡ管理思想和一体化设计，有超过50个应用模块高度集成，涵盖企业内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。
编写约定
l通用格式约定
格式
意义
宋体
正文。
下划线
输入信息。
斜体
提示信息。
l图形界面格式约定
格式
意义
“”
窗口名称。
〖〗
普通菜单项或树状结构菜单项。
【】
窗口中的按钮。
<>
窗体中的选项。
→
连续选择菜单及其子菜单或树状结构。
l键盘操作约定
格式
意义
[键1]
键盘上的键名。
[键1+键2]
在键盘上同时按下两个键。
l鼠标操作约定
格式
意义
单击
按下鼠标左键单击某一对象。
双击
连续两次鼠标左键打开某一对象。
右击
选中某一对象按下鼠标右键。
拖放
按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。
l特别标志
格式
意义
温馨提醒：
提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户谨慎使用。
注意：
提供一些应用关键的描述。
举例：
列举实例以便用户加深理解。
操作前提：
进行某一操作之前,必须先完成的操作.
定义：
定义内容中出现的财务或计算机术语。
意见反馈
感谢您使用我们的产品及用户手册。
在本手册的最后附有意见反馈表，您可以在上面说明您对我们的产品或用户指南的意见和建议，并通过金蝶分支机构或直接传真至（0755）26710666产品管理部反馈给我们,我们将期待你给予我们好的建议和意见。
目录
1. 适用对象 8
2. 系统基础调研工作 8
3. 基础数据初始化 8
3.1部门管理 9
3.1.1创建部门 9
3.1.2增加组 9
3.1.3为组添加用户 10
3.1.4修改部门信息 10
3.1用户管理 11
3.2.1增加用户 11
3.2.2修改用户信息 11
3.1系统设置 12
3.3.1全宗设置 12
3.3.2辅助字典 13
3.3.3实体分类 14
3.4信息门类 16
3.4.1门类设置 16
3.4.2门类模板 19
3.4.3列表设置 20
3.4.4目录报表 20
3.4.5档号格式 20
3.4.6归档设置 21
3.5权限管理 21
3.5.1数据权限 21
4附:
《报表目录使用手册》 23
第1章前言
1.1编写目的
金蝶EDMS档案管理系统是支持多组织集团应用的集成系统，可以进行多组织、多全宗的档案管理，通过多全宗的维护、分级别分部门的权限分配，可以实现总部集中掌控、分部各自管理的集团档案管理需求。
本指南用来帮助项目实施人员、系统管理人员快速搭建符合客户单位业务需求的组织架构和基础数据，并描述金蝶EDMS档案管理系统初始化全过程，帮助系统管理员顺利完成档案系统应用的实现。
1.2适用对象
本文档适用于：
Ø金蝶EDMS档案管理系统实施顾问
Ø金蝶EDMS档案管理系统管理员
Ø金蝶EDMS档案管理系统的初学者
1.3系统基础调研工作
在进行档案管理系统的初始化工作之前，首先需先了解或收集相关初始化数据，项目的调研内容一般包括：
Ø单位（或企业）的组织结构及人员信息资料
Ø档案管理模式（集中管理，分散管理）
Ø全宗划分以及角色权限分配规则
Ø单位（企业）档案分类，以及每类档案具体的详细信息（每类的录入项目、档号格式、报表格式等）
Ø现有系统情况（包括现有档案数据及格式）
Ø现行文档及档案管理规范
第2章基础数据初始化
数据库、档案系统和中间件服务器的安装部署，操作不在此描述。
请参考《EDMS档案系统安装配置手册》。
备注：
如果EDMS档案系统与办公管理集成的，部门及人员信息需要从办公系统同步过来，具体操作请参阅相关文档。
2.1部门管理
2.1.1创建部门
1.系统安装完成，默认超级管理员为admin，密码为：
000000。
2.点击【控制面板】à【部门管理】à【增加】，创建部门，进入增加部门页面：
部门信息说明如下表：
编号
属性
类型
说明及约束
是否必填
1
名称
字符
单位或部门的名称
是
2
是否为部门
字符
是否为部门（部门或用户组）
否
3
上级部门
字符
从组织结构树选择上级部门的名称
是
4
备注
字符
对该部门的补充描述内容
否
5
序号
数值
排序号码
否
点击【确定】按钮，保存部门信息。
2.1.2增加组
点击【控制面板】à【部门管理】à【增加】，创建组，进入增加组页面。
不勾选“是否为部门”，点击【确定】按钮，保存组信息。
2.1.3为组添加用户
点击【控制面板】à【部门管理】，在部门（组）列表中，选择相应组后面的“成员编辑”。
选择相应的人员后，点【确定】，为该组添加了成员。
2.1.4修改部门信息
对已经建立的部门信息进行修改。
点击【控制面板】à【部门管理】，进入部门列表，点击需要修改的部门名称。
可以直接修改部门的各项信息，单击【完成】按钮完成部门修改的操作。
2.2用户管理
温馨提示：
²如果档案系统是与OA系统（或者EAS系统）集成的，那么用户会从相应系统中同步过来，在档案系统中就不需要维护。
2.2.1增加用户
点击【控制面板】à【用户管理】，显示“用户管理”的列表页面，点击【增加】，录入基本信息。
人员信息说明如下表：
编号
属性
类型
说明及约束
是否必填
1
员工姓名
字符
输入用户的姓名
是
2
登录名称
字符
输入用户登录系统的帐号名称
是
3
用户性别
字符
选择用户的性别
是
4
所属部门
字符
从组织结构树选择部门的名称
是
5
用户密码
字符
输入用户登录系统的密码
是
6
确认密码
字符
再次输入用户登录系统的密码
是
7
工作电话
字符
输入用户工作电话
是
点击【确定】按钮，保存用户信息
2.2.2修改用户信息
对已经建立的用户信息进行修改
点击【控制面板】à【用户管理】，进入用户信息列表，点击需要修改的用户名称。
2.3系统设置
2.3.1全宗设置
定义：
全宗
²全宗是指一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
档案整理工作的第一步就是区分全宗。
温馨提示：
²在给系统分配全宗号的时候，如果是机关单位，可以询问相关人员，相应的档案部门已经为该单位规定了全宗号，如果是企业，可以依据企业的实际情况来分配，如该企业有多个分公司，并且每个分公司有独立的档案管理人员，我们可以给每一个分公司分配一个全宗，设置相应的全宗号；如果没有分公司或者分公司没有专职的档案管理员，就只需要统一一个全宗即可。
确定这些全宗之后，再与负责档案业务的主要人员讨论，最终确定全宗的分配方案。
全宗设置中，可以进行全宗的添加、查询、修改、删除，全宗下部门的添加、修改、删除等操作。
增加全宗点击【
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