耗材交易系统买方用户手册.docx

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耗材交易系统买方用户手册

海虹医疗器械及耗材

交易系统（买方）操作手册

文档编号：

UE-Manual

版本号：

V3.0

目录

前言3

一．如何使用手册3

约定3

遇到更多问题3

二．系统基本操作3

登陆3

切换平台5

退出5

系统功能结构6

网上交易业务流程6

信息维护7

1．医院用户帐号维护7

1．1医院用户密码管理7

2．医院公告管理8

2．1医院公告列表8

3．医院数据维护9

3．1库房信息维护9

3．2可采购目录维护11

4．医院交易管理16

4．1制作采购单16

4．2审核采购单24

4．3订单处理26

4．4退货管理28

5．医院统计32

5．1医院经销企业统计32

5．2医院配送企业统计34

5．3医院订单统计36

5．4医院商品统计38

5．5企业黄页40

常见问题解答42

前言

一．如何使用手册

约定

●本系统所有列表信息均可进行条件查询、翻页、设置每页显示数量等操作。

●点击本系统所有列表的可链接表头，均可按其相应信息重新排列顺序。

●本系统主窗口状态栏，列出当前系统、当前用户、和当前项目信息。

遇到更多问题

在您使用本系统过程中遇到问题，我们强烈建议您首先查阅本手册，本手册可以帮助您解决遇到的大部分问题。

如果通过查询本手册，您的问题依然没有得到有效解决，您可以通过以下途径获得更多帮助：

直接电话或者通过电子邮件联系我们的专业技术支持人员。

二．系统基本操作

登陆

路径：

海虹医药电子商务耗材交易系统IP或者网络地址。

功能说明：

登录到海虹医药电子商务耗材交易系统。

操作步骤：

1．打开IE浏览器，输入海虹医药电子商务耗材交易系统网路地址，在如图1所示的刷新页面中输入用户名和密码（不区分大小写），点击登录按钮，如果用户名和密码通过验证，则进入海虹医药电子商务耗材交易系统（如图2）。

图1登录海虹医药电子商务耗材交易系统

图2海虹医药电子商务耗材交易系统（买方）操作界面

如果用户名或密码错误，则弹出图3所示提示信息界面，点击“确定”后可重新输入用户名和密码登录系统。

图3登录错误提示信息

登录成功，进入海虹医药电子商务耗材交易系统操作界面，该页面显示所有当前状况下可操作功能菜单，可选择相应菜单点击按钮，进入具体工作页面（如图2所示）

切换平台

路径：

海虹医药电子商务耗材交易系统页面的导航条的右上方。

功能说明：

如果当前登录用户拥有一个以上平台操作权限，那么该用户可用通过【切换平台】功能，对不同的数据进行操作。

操作步骤：

用户登录系统后，点击如图5所示按钮，进入平台切换界面，如图6所示。

该页面显示用户相关的所用平台，如果平台超过一个以上，那么点击【当前平台】可激活该平台的操作。

图5

图6用户平台列表

退出

路径：

海虹医药电子商务耗材交易系统页面的导航条的右上方。

功能说明：

退出系统重新登录。

操作步骤：

点击【退出系统】按钮，进入登录初始页面。

系统功能结构

耗材交易系统（买方）

医院用户帐号维护

医院医院用户密码管理

医院医院公告管理

医院公告列表

医院数据维护

库房信息维护

可采购目录维护

医院交易管理

制作采购单

审核采购单

订单处理

退货管理

医院统计

医院经销企业统计

医院配送企业统计

医院订单统计

医院商品统计

企业黄页

网上交易业务流程

步骤

操作方

使用的系统功能

1.医院制作采购单

医院

制作采购单

2.医院审批发送采购单

医院

审核采购单

3.采购单切分成各企业的订单发送到各个企业

系统自动完成

4.企业确认订单

企业

订单确认

5.企业备货、发货

企业

6.医院做到货操作

医院

订单处理

信息维护

1．医院用户帐号维护

1．1医院用户密码管理

路径：

医院用户帐号维护菜单下的医院用户密码管理。

功能说明：

用户登录耗材交易系统后，可以更改自己的系统登录密码。

登录耗材交易系统，选择【医院用户帐号维护】－【医院用户密码管理】菜单（如图1.1.1所示），弹出用户密码修改界面，如图1.1.2所示

图1.1.1选择菜单界面

图1.1.2用户修改密码界面

修改密码成功，弹出图1.1.3所示界面

图1.1.3操作成功提示信息

否则，将提示错误信息，如图1.1.4所示

图1.1.4操作错误信息提示界面

2．医院公告管理

2．1医院公告列表

路径：

医院公告管理菜单下的医院公告列表

功能说明：

阅读营运机构发出公告信息

操作流程如下：

登录耗材交易系统，选择【医院公告管理】－【医院公告列表】菜单（如图2.1.1所示）

图2.1.1选择功能菜单

首先进入本项目中的公告信息列表（见图2.1.2），页面提供以下功能：

图2.1.2公告列表页面

1.提供按公告名称和状态查询的功能

2.以名称，状态，发布人，发布日期为基础的升序或降序排序功能

3.阅读查看功能

查看：

在图2.1.2所示界面中，点击公告标题的具体链接，进入查看页面（见图2.1.3）

图2.1.3查看页面

用户查看公告信息，关闭页面后，公告状态自动置为已阅读，下次登陆系统后，不再默认弹出该条公告信息。

3．医院数据维护

3．1库房信息维护

路径：

买方系统医院数据维护菜单下的库房信息维护

功能说明：

对库房信息进行维护

操作流程如下：

选择如图所示菜单：

图3.1.1

进入后，主页面如下图所示：

图3.1.2

如图所示，此页面显示了库房的信息列表，用户可以在库房名称中输入要查找的库房的名称，点击【查询】按钮进行精确查找

对库房信息的操作主要分为下面几种：

1：

新增库房信息

2：

修改库房信息

3：

删除库房信息

下面就针对这些操作来进行详细阐述。

●新增库房信息

点击图3.1.2上面的【新增】按钮，进入新增库房信息的页面。

图3.1.3

用户可根据需要填写库房信息，请注意：

库房名称,库房联系人,库房地址为必填项，

填写完毕后，点击【保存】按钮对填写的库房信息进行保存，也可点击【返回列表】按钮，返回图3.1.2库房列表

●修改库房信息

要修改某个库房信息，可点击图3.1.2库房列表中相应信息的【修改】链接,进入修改库房信息的页面

图3.1.4

用户可根据需要修改库房信息，在修改库房信息时加了一个更改库房状态的功能，用户可以将库房设为可用和不可用状态，请注意：

不允许修改最后一个可用库房为禁用状态！

修改完毕后，点击【保存】按钮对填写的库房信息进行保存，也可点击【返回列表】按钮，返回图3.1.2库房列表

●删除库房信息

要删除某个库房信息，可点击图3.1.2库房列表中相应信息的【删除】链接，系统会弹出信息提示窗口，询问是否确定，点击确定，将会删除该库房。

如下图：

图3.1.5

请注意：

不允许删除最后一个处于可用状态的库房！

3．2可采购目录维护

路径：

买方系统医院数据维护菜单下的可采购目录维护。

功能说明：

从“可交易目录”中挑选符合条件的商品，增加到“可采购目录”中，为后面的“医院交易管理”进行数据准备。

操作流程如下：

以买方身份登录交易系统，选择【医院数据维护】－【可采购目录维护】菜单（如下图）

1．增加可采购目录

注意：

当列表提示“当前没有可采购目录商品”时，需要进行“增加”操作。

点击“增加”按钮，进入“可交易目录”列表。

如下图：

增加可交易目录时，有两种增加方式。

用户可以手工挑选商品增加，也可以通过点击“全部增加”按钮进行增加操作。

但要注意，只有状态为“可用”的商品才能进行“增加”操作，当商品状态为“不可用”时，其后面的选择按钮不可用。

2．修改、删除可采购目录

增加完可采购目录后，就可以进行修改、删除操作了。

主界面如下图：

修改操作只能修改配送企业、配送单位、送货库房三个字段。

注意：

商品的这三个字段其初始值是空的，只有当用户为商品选择设置了这三个字段并进行修改操作后，商品的这三个字段才真正有了确定值。

既如下图所示：

当商品的配送企业已经存在，则商品底色显示为绿色，这时用户仍可进行修改操作来更改商品的“配送企业”、“配送单位”、“送货库房”。

如下图所示：

3．查看商品及其配件信息

通过点击商品名称，可以查看商品的详细信息。

如下图：

商品配件的查看

当商品有配件时，其“配件查看”按钮是可用的。

可点击查看，如下图：

4．其他

用户进行这个模块的操作，首先要保证已经存在“库房”信息，否则系统会给出如下图示：

4．医院交易管理

4．1制作采购单

路径：

医院交易管理菜单下的制作采购单

功能说明：

制作采购单模块用来创建、修改采购单据。

采购单的状态分为以下6种：

1：

准备（初始状态）

2：

送审（送审状态）

3：

拒绝（被拒绝审批）

4：

发送（审核通过，分拆为一系列订单）

5：

处理中（相关订单中有一个订单明细到货或者完成）

6：

关闭（所有相关的订单均作废，或者关闭）

操作流程如下：

选择如图所示菜单：

图4.1.1

进入后，主页面如下图：

图4.1.2

采购单的操作分为下面的几种：

1：

创建普通采购单

2：

创建协商采购单（协商采购单允许修改商品的价格）

3：

复制采购单

4：

修改采购单

5：

删除采购单

6：

送审采购单

7：

浏览采购单

8：

打印采购单

下面就针对这些操作来进行详细阐述。

●创建普通采购单

点击图4.1.2上面的【创建普通采购单】按钮，进入到创建普通采购单的页面。

图4.1.3

页面最上方是查询条件。

包括，商品来源，商品名称，厂家，历史采购时间等等。

点击【商品名称】栏的链接，可以查看商品的详细信息。

如下图：

图4.1.4

回到图4.1.3。

表单的第一列，是一个＋号。

如果这个加号是红色的，表示改商品有配件。

可以点击这个＋号来展开页面，浏览配件信息。

如下图：

图4.1.5

页面中出现的这个嵌套的表单，就是商品的配件。

回到图4.1.3。

下面开始阐述如何制作单据。

大家注意到，在表单的最右边，有一列选择栏。

选中要购买的商品，并且填写好要采购的数量。

如果有需要，可以点击备注栏的【维护】链接，来输入备注。

如下图：

图4.1.6

注意：

采购数量只允许填入大于0，小于1000000的整数。

如果输入不正确，系统将会有提示。

并且不允许提交这个单据。

您还可以选择配送商，配送单位，库房等信息，如下图：

图4.1.7

上述操作完成之后，点击图4.1.2的【加入采购单】按钮，将选中的商品添加到采购单明细里面。

弹出如下的信息提示窗口：

图4.1.8

这个时候，图4.1.3页面上方的【采购单明细】链接可用，如下图：

图4.1.9

并且页面下方的两个保存按钮也可用。

图4.1.10

注意：

如果您没有审核采购单的权限，那么【保存并审核采购单】按钮仍然会处于不可用状态。

您可以点击【保存采购单】直接保存现在的单据，如果您有审核的权限，你可以点击【保存并审核采购单】直接保存并且审核通过该单据。

您还可以通过点击【采购单明细】链接，跳转到采购单明细页面。

注意：

如果您没有进行保存工作，点击了【返回采购单列表】，那么您当前制作的单据信息将会丢失。

下面我们来看看【采购单明细】页面，点击链接，进入下图：

图4.1.11

点击商品名称栏里面的链接，同样可以查看商品的详细信息。

要注意的是，如果您查看的是一个配件的信息，那么和图4.1.4相比较，会稍稍有所不同。

页面会列出其父商品的信息。

图4.1.12

转回页面4.1.11。

同页面4.1.4一样，这个页面也有选择框。

也可以选择配送商，配送单位，库房。

也可以修改数量。

页面的头部有【可采购商品目录列表】链接，可以跳转到页面4.1.4。

进行增加商品操作。

下面重点阐述一下页面下方的功能按钮。

如下图：

图4.1.13

【删除】按钮，用来删除采购明细。

用页面右边的选择框选中要删除的明细，然后点击【删除】按钮，将会删除选中的明细。

【设置急需】按钮，用来设置采购明细的急需状态。

选中要设置为急需的明细，点击【设置急需】，将会设置为急需状态。

如下图：

图4.1.14

商品的状态栏上出现了一个黄色的小球，代表急需状态。

【取消急需】按钮，用来取消商品的急需状态。

【保存采购单】用来保存当前的单据。

【保存并审核采购单】用来保存并且直接审核通过当前的单据。

如果您没有审核采购单的权限，该按钮将不可用。

【返回采购单列表】按钮，用来返回采购单列表。

如果您尚未保存当前的单据，而直接点击该按钮，那么所有的修改将会无效。

●创建协商采购单

协商采购单和普通采购单的唯一不同就在于，协商采购单允许对价格进行调整。

具体在页面上反应为，图4.1.3价格栏可以修改，如下图：

图4.1.15

图4.1.11也允许调整价格，如下图：

图4.1.16

注意：

【采购单价】必须为一个大于0，小于1000000的最多4位的小数。

●复制采购单

任何状态的采购单均允许复制。

复制的规则如下：

仅仅复制当前有效的明细。

（明细对应的商品存在配送商，商品状态可用）。

要求源采购单至少要存在1条有效的明细。

对失效的明细，给出提示信息。

复制成功之后，将会直接跳转到图4.1.11，用户可以对复制成功的单据进行微调然后保存。

●修改采购单

只有准备状态、拒绝状态的采购单才允许修改。

点击【修改】链接，会直接跳转到图4.1.11。

●删除采购单

只有准备状态、拒绝状态的采购单才允许删除。

点击【删除】链接，系统会弹出信息提示窗口，询问是否确定，点击确定，将会删除该采购单。

如下图：

图4.1.17

●送审采购单

只有准备状态、拒绝状态的采购单才允许送审。

点击【送审】链接，系统会弹出信息提示窗口，询问是否确定，点击确定，将会送审该采购单。

如下图：

图4.1.18

●浏览采购单

回到图4.1.2。

点击单据编号的链接，进入采购单浏览页面，如下：

图4.1.19

●打印采购单

图4.1.2中，点击打印链接，或者是在上图4.1.19中，点击打印按钮，都可以进行采购单打印操作。

界面如下图：

图4.1.20

页面设置设置为横向打印。

选择好打印机，打印即可。

4．2审核采购单

只有送审情况的采购单，允许审核操作。

审核操作，允许审核人员对送审的采购单进行修改。

采购单通过审核后根据采购明细的不同经销商以及配送商的组合，被拆分为不同的订单。

审核人员可以对送审的采购单进行修改的操作，可以为它增加商品，也可以删除商品等等。

点击如下菜单：

图4.2.1

页面如下：

图4.2.2

点击单据编码的链接，可以查看对应的采购单，如图4.1.19。

点击【审核】链接，进入如下界面：

图4.2.3

点击商品名称的链接，同样可以查看商品的详细信息。

用户同样可以点击【可采购目录列表】，跳转到图4.1.3来进行添加商品操作。

在图4.2.3中，用户仍然可以对采购明细进行【删除】、【设置急需】、【取消急需】等操作。

这些操作请参考制作采购单中的对应部分，此处不在赘述。

下面着重解释下【保存采购单】、【保存并审核采购单】、【拒绝】这三个功能。

【保存采购单】，用来保存用户对采购单的修改。

但是并不审核通过单据。

【保存并审核采购单】，用来保存用户的修改，并且审核通过单据，分拆为订单。

【拒绝】，用来退回采购单。

表示审核不通过。

4．3订单处理

订单处理用来管理订单。

订单处理的操作有：

订单完成、订单作废；订单明细到货、明细完成、明细作废。

可以对除作废和完成状态外的其他状态的订单都可以进行操作，如果订单有一条明细进行了到货确认，则该订单不能进行作废操作。

订单的状态

1：

未阅读（初始状态）

2：

已阅读（配送企业查看过这个订单）

3：

确认（配送企业对该订单至少进行了一条明细确认）

4：

处理中（订单中至少一条明细到货、完成、作废操作，该订单就会变成处理中状态。

同时该订单对应的采购单也会变成处理中）

5：

完成（执行了完成操作）

6：

作废（执行了作废操作）

订单明细状态

1：

未确认（初始状态）

2：

已确认（进行了确认操作）

3：

处理中（进行了到货操作）

4：

完成（关闭了该明细）

5：

作废（进行了作废操作）

点击如下图所示的菜单，进入订单处理模块。

图4.3.1

界面如下图：

图4.3.2

点击【单据编号】，可以浏览订单，如下图：

图4.3.3

如果订单不是作废或者完成状态，可以点击图4.3.2的操作链接，进入到订单明细操作页面，如下图：

图4.3.4

点击上图中的商品名称链接，同样可以查看商品的详细信息。

此功能点和采购单的商品浏览完全一致。

下面详细阐述订单的操作按钮，分别为【订单作废】、【订单完成】、【到货完成】、【到货】、【完成】、【作废】、【返回订单列表】。

●订单作废

订单作废，用来作废整个订单。

作废后的订单不允许进行任何操作。

注意，如果一个订单至少有了一条明细已经进行了到货操作，则该订单不允许作废。

只允许完成。

●订单完成

订单完成，用来关闭整个订单。

同样的，完成之后的订单也不允许进行任何操作。

上面的操作是针对整个订单而言。

下面的操作，则针对订单明细。

●到货完成

到货完成，用来确认到货数量，并且关闭对应的订单明细。

订单明细关闭之后，将不能再次执行到货操作，也不允许作废。

选择要到货并且关闭的订单明细，输入本次到货数量，点击【到货完成】按钮即可。

注意：

此功能按钮会关闭订单明细，到货数量必须为一个正整数。

●到货

到货，用来进行到货操作，和【到货完成】操作的区别就在于，到货操作完成之后，不会关闭对应的订单明细，还可以进行下轮次的到货操作。

选择要到货的订单明细，输入本次到货数量，如果有必要，输入批次批号等信息。

点击【到货】按钮即可。

●完成

完成，用来关闭订单明细。

选择要关闭的订单明细，点击【完成】即可。

关闭之后的订单明细，不允许进行到货操作。

●作废

作废，用来作废订单明细。

选择要作废的订单明细，点击【作废】即可。

作废之后的订单明细，同样不允许进行到货操作。

注意：

如果某明细已经进行了到货操作，那么不允许作废，仅仅允许完成。

4．4退货管理

路径：

医院交易管理菜单下的退货管理。

功能说明：

对已经到货的商品（该商品所在的订单必须是完成状态）进行退货管理。

操作流程如下：

在【医院交易管理】菜单中选择【退货管理】菜单项。

如图4.4.1所示：

图4.4.1

进入界面如图所4.4.2所示：

图4.4.2

图4.4.2所展示的是可退货商品列表。

它的数据来源为已经到货并且完成的订单。

如果不存在这样的订单，那么将不会有可退货商品的纪录。

有退货商品纪录的界面如图4.4.3所示：

图4.4.3

在需要退货商品记录中输入拟退货数量和退货原因，后面的选择框中打上“√”，点击“放入退货列表”按钮，即把选中的商品按所输入的退货数量放入了退货列表。

退货原因界面如图4.4.4所示：

图4.4.4

请您注意：

买方退货原因是有字数限制的（最多512个字符或256个汉字），请您按规定的字数进行填写。

可退货商品后面的选择框打上“√”以后，拟退货数量将不能修改。

如果您要修改拟退货数量，请您去掉选择框中的“√”。

如果您已经有一定数量的可退货商品放入了退货列表，那么在退货商品列表中将会看到这些商品。

而在可退货商品列表中的可退数量字段的数值要相应的减少。

请看图4.4.5、4.4.6、4.4.7所示：

图4.4.5

图4.4.5在点击“放入退货列表”按钮后，可退货商品列表如下：

图4.4.6

注意：

在图4.4.6中，图4.4.5的第一条商品已经看不到了。

这是因为该商品已经全部退货（可退数量为零）。

而图4.4.5的第二条商品可退数量变成了500，因为已经放入退货列表500个该商品。

您要是再退货的话，只能够再退500个。

已经有可退货商品被放入了退货列表，这时候点击“查看退货列表”按钮，就进入了退货商品列表界面。

如图4.4.7所示：

图4.4.7

在退货单未发出之前，您还可以重新设定实退货数量和退货原因。

注意：

退货数量在这里只能改小，如果你确实想增加退货数量，请您删除此商品的退货纪录，重新回到可退货商品列表里进行设定。

确定无误后，你就可以选择拟退货的商品纪录（拟退货商品后面的选择框打上“√”），点击“确认发出”按钮，发出退货单了。

您在图4.4.7中选择退货状态为“已发出”，就可以看到已经发出的退货单。

如图4.4.8所示：

图4.4.8

已发出的退货商品在对方未确认（对方确认或对方拒绝）之前，可以撤销发出。

撤销发出后界面如图4.4.9所示：

图4.4.9

已经撤销发出的退货商品可以重新设定退货数量和退货原因，再次发出。

选择“退货状态”下拉列表，您还可以查看“对方确认”和“对方拒绝”的退货商品。

注意：

退货商品一旦被对方确认，相应的订单中该商品的到货数量会减去退货的数量，完成金额也会减去退货商品的金额。

可采购商品列表中该商品的累积采购数量和累计采购金额也会相应的减去同意退货的部分。

5．医院统计

5．1医院经销企业统计

路径：

【医院统计】菜单下的【医院经销企业统计】

功能说明：

统计是建立在状态为“完成”的订单的基础上的。

【医院经销企业统计】会统计出和本医院所交易商品相关的经销企业信息，并可以查看相应订单。

如果该医院还没有状态为“完成”的订单，那么这里的统计列表会显示“没有合适的纪录”。

操作流程描述如下：

1．在【医院统计】菜单中选择【医院经销企业统计】菜单项。

如图5.1.1所示：

图5.1.1

2.进入后，列表如图5.1.2所示：

图5.1.2

列表中列举出了状态为“完成”的订单中的商品所涉及的经销企业的交易汇总信息。

采购总金额和完成总金额是对该医院完成的订单中涉及的所有经销企业的汇总统计。

“完成百分比”表示完成金额占采购金额的百分数。

“交易比重”表示列表中某一经销企业的采购金额占所有经销企业采购总金额的百分数。

点击【打印】按钮，会打印当前经销企业列表的信息。

点击【查看订单】链接，会展现经销企业列表中该行经销企业对应这家医院的订单情况。

如图5.1.3所示：

图5.1.3

点击【打印】按钮，会打印当前订单的信息。

点击【订单编码】按钮，将查看订单明细。

如图5.1.4所示：

图5.1.4

点击列表中【通用名称】链接，查看商品的详细信息。

如果该经销企业所经销的商品有退货情况，即在查询时间段内有完成的退货单（退货单状态为“对方确认”或“对方拒绝”表示退货单完成），那么在图5.1.2中列表最后一列“查看退货单”为可用状态（如果“查看退货单”链接为灰色，那么表示没有完成的退货单）。

点击可以查看退货单详细信息。

如图5.1.5所示：

图5.1.5

5．2医院配送企业统计

路径：

【医院统计】菜单下的【医院配送企业统计】

功能说明：

统计是建立在状态为“