销售跟单岗位职责推荐word版 12页.docx
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销售跟单岗位职责推荐word版12页
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销售跟单岗位职责
篇一:
业务跟单岗位职责和权限
岗位说明书
职位编号:
XRD/GW-YW-002
篇二:
销售跟单职责
销售跟单岗位职责明细
1、跟单员的工作性质
1.1跟单员相当于业务员,他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。
因此,跟单员要:
(1)寻找客户:
通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。
(2)设定目标:
主要客户和待开发的客户。
关注工作着重点及分配和利用好工作时间。
(3)传播信息:
将企业产品的信息传播出去。
(4)推销产品:
主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
(5)提供服务:
提供对客户的满意服务。
(6)收集信息:
收集客户和销售人员的信息,做到准确无误。
(7)分配产品:
产品短缺时先分配给主要客户。
1.2跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:
(1)函电的回复:
(2)计算报价单
(3)验签订单
(4)填对帐表
(5)目录,样品的寄送与登记
(6)客户档案的管理
(7)客户来访接待
(8)领导交办事项的处理
(9)与相关部门的业务联系
1.3跟单员是协调员:
跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。
跟踪的要点主要是生产进度,货物装运,向生产制造部门催单要货,跟踪出货。
2、跟单员的工作特点
2.1责任大。
跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。
做好订单与客户的工作责任重大。
2.2沟通,协调;跟单员工作涉及各部门。
跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。
都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。
沟通,协调能力特别重要。
2.3做好客户的参谋:
跟单员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉。
同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。
2.4工作节奏多变,快速:
面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。
另外,客户的需求是多样的。
有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。
这就要求跟单员的工作效率是快速的。
3、跟单员的素质要求
跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:
(1)分析能力。
分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。
(2)预测能力。
能预测出客户的需求,企业的生产能力及物料的供应情况,便于接单,生产及交货的安排。
(3)表达能力。
善于用文字和语言与客户沟通。
(4)专业知识。
对所跟单的产品要熟悉。
了解产品的原材料特点,来源及成分。
知道产品的特点,款式,质量。
便于和客户及生产人员的沟通。
(5)与人共事的能力。
与各部门的人员打成一片,使其自觉完成客户订单。
(6)人际关系处理的能力。
处理好与客户,与上级,与同事,与外单位人员的关系。
通过他们来完成自己想要做的事。
(7)法律知识。
了解合同法,票据法,经济法等与跟单工作有关的法律知识。
做到知法,守法,懂法,用法。
(8)谈判能力。
有口才,有技巧。
(9)管理与推销能力。
对外推销高手。
对内管理行家。
(10)物流知识。
了解运输,装卸搬运,保管,配送,等知识。
4、跟单员职责
4.1跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。
4.2同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。
4.3接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。
4.4掌握、了解市场信息,开发新的客源。
5、跟单员在收到订单后要做的工作
5.1客户到厂下单有:
电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样,每张订单的下法不同,我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。
5.2订单的审查
5.3开生产单、流程卡
每张单开时,一定要把客户要求在生产单上写清楚。
5.4生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司最高层,找到解决的办法。
6、如何沟通使跟单工作做得更好
6.1同本公司的各部门沟通:
面对生产部门我们就是客户,所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。
多同各生产部门沟通,让他们能更明确的了解到在生产各单时,客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求。
6.2同客户的沟通:
先要了解客户的心态,他们是希望你在最快的时间里,给他最好的货,面价钱也希望是最低的。
如果你能体会到这点的话,同客户的沟通也就不难了。
同时,我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好,客户那当然也就不难交差的。
其实,只要我们能对客户真诚的付出,他们也会在有些问题上会理解你的,不会令你难做的。
我们能尽可能的替对方多想一点,当客户有钱赚时,结果就会是:
客户赚钱、老板有钱赚,你自己也能有升职加薪的机会。
帮帮车居营销管理部
201X年4月
篇三:
跟单员岗位职责(共8篇)
篇一:
跟单员岗位职责
岗位描述
岗位名称
跟单员
岗位编号
直接上级
省区经理
越级领导
营销总监
直接下级
无
岗位权限与责任
工作职能
1、负责接受客户订单信息的记录跟踪和回复。
确定所下订单数量、颜色、型号系列、规格、尺寸、货款等;
2、负责对每日销售清单的汇总和录入;
3、负责对每天的客户投诉进行汇总和记录交客服部门,以便及时解决售后问题;
4、做好接单工作和销售技能的提升,熟练掌握产品的系列、型号、尺寸、颜色、包数、卖点等专业知识;
5、负责协调好各业务经理,做好各个客户的沟通和顾客订单信息和回复工作;
6、跟客户沟通下达订单必须用传真等书面形式;
7、收到客户传真后,应先与所属业务人员沟通相关事宜,然后必须再给客户打个电话,确认传真上面的订货内容,确定订货内容准确无误后,再打单核定打款总金额;
8、打单完毕后,回复客户打款总金额,通知客户打订货订金;
9、去财务确定客户货款订金到账后,下达生产订单到生产计划处;
10、跟踪订单生产整个过程,对订单处于哪个环节做到心中有数,并参照合同日期规划出货日期。
11、订单生产完毕后,需提前通知客户打余款,财务确认全款到账后,安排出货;
12、与业务人员沟通协调货运相关事宜;
13、接洽财务、出纳、仓库备货、验货、装车、出厂事宜;
14、负责客户投诉的信息接口传递工作;
15、及时向省区经理沟通专卖店的发货情况,以便于省区经理对客户及时的维护和开发;
16、跟单文员必须和客户、客服、财务、业务人员等部门做好沟通协调工作;
17、对每天的销售情况进行汇总,做好日报表,交于省区经理;
18、负责销售台帐的建立以及应收帐款的回收跟进;
19、严格执行公司的各项规章制度,积极完成销售部下达的各项工作要求和目标;
20、根据客户要求,按公司的有关流程,进行及时准确的发货。
21、完成领导交给的其他任务
工作权限
1、下达订单生产指令、调货指令、发货计划指令;
2、对各生产部门的“按时、按质、按量”交货原则进行监督;
3、督促应收账款回收的权力。
工作关系
1、公司内部:
销售、财务、生产、技术
2、公司外部:
客户
篇二:
生产跟单员岗位职责
生产跟单员岗位职责
1.接收客户订单,确认其要求(交货期,品质特殊要求等);
2.第一时间评估生产及品质情况回复客户;
3.排单给生产安排部门pmc要求按单交货;
4.跟踪生产情况,若无法按时交货尽快与客户沟通;5.接收客户抱怨,反馈给相关部门处理;
6.全面准备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样),确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。
对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部,以便及时确认。
7.跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中,须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。
严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。
处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。
8.预先充分估量工作中问题的潜在发生性,相应加强工作力度,完善细化前期工作,减少乃至杜绝其发生的可能性。
不以发现问题为目的,预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验,对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。
9.订单跟单员与订单负责人(操作员)要保持密切的联系,订单跟单员要将客户的交货期与品质特殊要求反馈给订单负责人(操作员)
10.设定目标:
主要客户和待开发的客户。
我们的工作着重点及分配的工作时间。
11.传播信息:
将企业产品的信息传播出去。
12.推销产品:
主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
13.提供服务:
产品的售后服务,及对客户的服务。
14.收集信息:
收集市场信息,进行市场考察。
15.分配产品:
产品短缺时先分配给主要客户。
16.计算报价单
17.验签订单
18.填对帐表
19.目录,样品的寄送与登记
20.客户档案的管理
21.客户来访接待
22.主管交办事项的处理
23.与相关部门的业务联系
篇三:
业务跟单员岗位职责描述10
业务部跟单员岗位职责描述
编制人:
余奇阳日期:
审核人:
生效日期:
篇四:
跟单员工作职责
一、目的:
为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责说明书。
二、适用范围:
跟单部跟单员。
三、定义:
1.跟单:
跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。
跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证
据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。
2.跟单员:
跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。
所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人都是跟单员。
四、工作内容:
(了解基本外贸知识:
谈判,报价,接单,签合同等等;基础外语及函电往来);采购跟单(业务跟进,懂营销,懂产品。
物料,性能,使用);生产过程跟单(生产进度跟进.懂生产,懂管理,懂沟通。
);货物运输跟单(出货跟进.货物运输知识:
运输工具,方法,配柜及了解报关知识)及客户联络跟踪(客户接待:
了解对客户的管理,懂国际礼仪知识)
1.寻找客户:
通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。
2.设定目标:
主要客户和待开发的客户。
我们的工作着重点及分配的工作时间。
3.传播信息:
将企业产品的信息传播出去。
4.推销产品:
主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
5.提供服务:
产品的售后服务,及对客户的服务。
6.收集信息:
收集市场信息,进行市场考察。
7.分配产能:
产能紧张时先安排主要客户。
8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审9.计算报价单10.验签订单
11.进行采购订单的下达、跟踪,安排和参与质检员对产品的验货12.负责出口单证、物流、以及跟单工作中涉及的各项内容13.填对帐表,配合财务做好核销,对帐工作14.目录,样品的寄送与登记15.客户档案的管理16.客户来访接待
17.经理交办事项的处理
18.与相关部门(供应商、出口运输以及与货代,船公司)的业务联系
跟单员是协调员:
跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。
跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。
五、工作流程:
跟单员工作流程关联图:
客户——订单处理中心——订单——订单处理中心—
—供应商——生产计划——(库存查询)(出货传票)——供应商——进料——仓库——出库
要点:
接单与审单;进出口货物的基本程序(外贸业务主要就是进行货物的进出,货物的出口有二种形式,一种通过外贸公司出口,另一种是自营出口。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有:
接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等)
﹙一﹚、接单:
接单也即合同的签定,订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同。
1.下单方式:
客户下单的方式有:
通过电话,fax,email或书面合同等方式。
2.接单的途径:
交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。
3.接单的形式:
在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:
(1)合同:
(contract)合同有销货合同(salescontract)和购货合同(purchasecontract)。
前者由卖方草拟,后者由买方草拟。
(2)确认书;(confirmation)它比合同要简化些。
对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书(salesconfirmation)和购货确认书(purchaseconfirmation)。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的产品。
而合同用的比较正规。
客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
4.接单的程序:
接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。
(1)询盘:
(inquiry)又叫询价。
(2)发盘:
(offer)又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
(3)还盘:
(counter-offer)又叫还价。
(4)接受(acceptance)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
﹙二﹚、审单:
即审核合同报价
1.审单内容:
确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。
2.审单方法:
(1)产品名称,规格:
审查时产品代码是不是自身的产品?
与我们的产品资料能否对上号?
(2)质量:
也称品质。
是货物的外观形态和内在质量的综合。
在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。
(3)数量:
应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。
约数:
如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。
国际上对约字的含义解释不一。
有的认为是2。
5%,有的认为是5%。
按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增
减幅度。
(4)单价,总额的审查:
a.客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?
总额有没有加错?
新客户下单,要查看我们给他的报价。
b.通常我们以美元为结算货币。
(5)价格条款的审查:
出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:
fob船上交货价(指装运港的价格条件)
c&f(freightorcarriagepaidto?
..)运费付至指定目地的交货cif成本+保险费+运费(指目的港)价格(6)付款方式审查:
a.付款方式是否能接受?
lc,付定金,等等。
b.支付的货币能否接受?
(我们以美元为结算货币)(7)包装要求的审查:
a.工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?
b.客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?
c.客户提供的包装资料是否齐全?
(内包装,外包装,标签,说明书)内包装:
普合,白合,彩合,吸塑外包装:
纸箱,木箱,桶装,编织袋。
最主要是唛头印刷。
(8)交货期的审查
(1)跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装车、船送达。
交货期分:
国内(以天计算);国外交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。
期限有长有短。
可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。
3.直接批量订单金额大于人民币4万元的,营销部先安排打样,样板交客户确认后才能下单生产。
4.合同评审完成和工程问客(eq)确认后,经部门经理审批完成,营销部跟单员在24小时内回传合同/订单或者邮件回复客户。
﹙三﹚、发单:
即安排适合的供应报价,确认交期!
符合条款后,签订《购货合同》,经部门经理审批后安排生产。
﹙四﹚、订单生产进度跟踪:
已安排生产的订单需每天对进度进行跟踪!
如有异常,须及时通知经理,会影响交期的要提前知会客户。
﹙五﹚、准备报商检,报关
﹙六﹚、准备出货。
出货事宜,是之前要与客人商量好的,货出哪里?
如果使用的tt,一般要求在出货之前,货款全部收到才发货。
﹙七﹚、通知客人货已经发送。
﹙八﹚、如果是信用证,就拿好信用证中所要求的单据去银行议付。
﹙九﹚、合同或订单的更改:
1.客户落单后或生产过程中,客户提出对订单的内容要求进行修改时,由营销部与客户协商确
认在线半成品处置方法,开出《客户工程更改通知》,分发相关部门,并在e系统上作ecn变更。
1)更改订单数量、货期通知供应商调整生产计划并作跟进,当发生异常情况,未能及时完成订单或数量不足须补料时,应提前三天发出《延误交货申请》给营销部,营销部与
客户协商并将结果回复供应商;
2)资料更改由工程部跟进完成,并以《资料更改通知》说明内容,分发到供应商和品保部,以便品保部监督检查,同时在系统上作“ecn影响”处理。
﹙十﹚、合同或订单的暂停/取消:
营销部接收客户通知要求暂停/取消的,开出《客户工程更改通知》,分发供应商和相关部门,并在系统上作ecn变更。
2小时内将与相关部门确认的产品状态以《订单暂停/取消确认书》形式回复客户,客户回签后留档。
一个月内如无收到客户对产品的处置方案,提交成本中心核算因暂停/取消该该合同或订单所发生的成本,并与客户协商处理方案,结果知会财务部。
备注:
一、关于样品:
要获取订单,备好样品是很重要的一步。
1.寄目录,样本:
2.准备样品。
(1)工厂现有的款式
(2)新款(3)客户来样。
要领:
无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。
特别是新品可能要反复修改几
次。
跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。
在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。
二、跟单员,要做到:
1.有完整的产品资料,主动进行宣传。
2.新品的成本,价格要进行核算。
3.新品的制作要留有实样。
4.客户的来样要保存好原样。
三、形式发票:
proformainvoice
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品
名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。
这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。
为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。
形式发票上一般要显示订单的相关信息。
(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。
产品信息(品名,数量,价格,交货期)。
合同条款(价格条款,付款方法)。
此外,提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点:
1.单价条款要明确(fob,cfr,cif)2.交期要明确
3.付款条件要明确(l/c,t/t)
出口货物跟单的基本程序:
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。
它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。
我们将这些程序概括为:
(1).筹备货物:
按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物。
(2).催审单证:
大多数的支付方式是l/c。
对安全收汇有保障,因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。
跟单员应对以l/c为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。
催证:
货物快完成时,要催证。
审证:
审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。
银行从政策面上,开证的国家有无贸易往来?
开证行的资信?
公司审开证人和受益人对否?
l/c的货物和金额与合同是否相同?
装期?
特别条款?
改证:
审证后发现问题是常事。
包装上,总金额,效期,包括拼写错误。
要求对方修改,一份l/c,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。
(3).订仓装船:
货物备妥,l/c没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。
按cfr和cif成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。
首先:
出货装柜:
(p。