会议会谈座次安排及注意事项供参考.docx

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会议会谈座次安排及注意事项供参考

会议、会谈座次安排与会议室

布置规

一、会议、会谈座次原如此

1.会议主席台设置

主席台要面向观众，居会场中央。

座次安排原如此为：

当领导同志人数为奇数时，1号领导居中，2号领导排在1号领导左边，3号领导排右边，其他依次排列；当领导同志人数为偶数时，1号领导、2号领导同时居中，2号领导排在1号领导左边，其他依次排列。

2.会场座次

左右排列法：

从第一排开始，以会场或主席台中心为基点，向左右两边扩展排列座次，与主席台一样，确定第一个席位后，按照左右顺序依次类推。

3.合影时的排序〔座次〕：

原如此上不安排合影,如确需保存相关宣传资料需要合影的，根本原如此为：

第一位领导居中，其左手边是第二位领导席位，右手边是第三位领导席位，按照左右顺序依次类推。

4.汇报、会谈的席位设置

听取汇报方或客人的位置安排依照正门位置，面门而坐。

如正门在侧面，听取汇报方或客人的位置安排应在进门右手边。

5.汇报、会谈的座次安排

确定第一位领导席位后，其左手边是第二位领导的席位，右手边是第三位领导的席位，按照左右顺序依次类推。

6.大型会议座次安排

发言席：

在国正式会议上，发言席的标准位置有二，一是居于主席团正前方〔见图〕；二是位于主席团右前方，见图。

主席团成员的排位，有单数〔见图〕与双数〔见图〕之分。

主席团主席团

图2.13主席团排位之一图2.14主席团排位之二

7.会见〔会客、会晤、会面〕座次安排

〔1〕相对式：

宾主双方面对面而坐，这种排列方式显得主次清楚，“公事公办〞之意，多适用于公务性会谈。

又分为两种情况：

◇双方就座时，一方面对正门，另一方背对正门。

此时讲究“面门为上〞，请客人就座，背对正门为下座，由主人就座。

〔见图〕

◇双方就座时分为左右两侧，面对面就座。

此时讲究“以右为上〞，即进门之后，右侧一方为上座，应让与客人，左侧一方为下座，应留给主人。

当宾主双方人员不止一人时，情况亦是如此。

〔见图与图〕

图相对式会客排位之二图2.17相对式会客排位之三

〔2〕并列式：

宾主双方并排就座，以暗示双方之间“平起平坐〞，地位相仿。

多适用于礼节性会客。

又分两种具体情况：

◇宾主双方一同面门而坐、以左为上〔见图〕。

假如双方人多，随员各自分别在主人或主宾的一侧就座〔见图〕。

图2.18并列式会客排位之一图2.19并列式会客排位之二

◇宾主双方一起并排就座于室的右侧或左侧，此时讲究“以远为上〞，即距门远处为上座，应让给客人，距门近处为下座，留给主人〔见图与〕。

图并列式会客排位之三图并列式会客排位之四

〔3〕主席式：

大多用于主人一方同时会见两方或两方以上的客人。

此时主人面对正门而坐，来宾如此应在其对面就座〔见图〕。

有时，主人也可坐在长桌或椭圆桌的尽头，而请客人分坐于其两侧〔见图〕。

图2.22主席式会客排位之一图2.23主席式会客排位之二

〔4〕自由式：

宾主双方不分主次，不讲位次，而由大家自由择座。

进展多方会晤时，此法常被采用。

8.商务谈判座次安排

〔1〕双边会谈

横桌式：

将长条桌或椭圆桌横放在会谈室，客方人员面门而坐，主方人员背门而坐。

竖桌式：

以进门时方向为准，右侧由客人一方就座，左侧由主人一方就座。

其他根本与横桌式排位相仿〔见图〕。

图2.24横桌式会谈排位图2.25竖桌式会谈排位

〔2〕多边会谈：

位次安排主要有两种方式。

一是主席式，只是在某一方发言时，才可以走上主席之位；二是自由式，即自由就座，不具体安排位次。

9.签约仪式〔庆典活动〕座次安排

〔1〕并列式：

最常见的排位方式。

签字桌面门横放，双方人员并排排列，双方签字人员居中面门而坐，主方居右，客方居左（见图2.26）。

客方随员席主方随员席

图2.26并列式签字排位

〔2〕相对式：

常用于双边签字仪式，大致做法与并列式一样，只是将双方随员席移至签字人的对面〔见图〕。

图2.27相对式签字排位

〔3〕主席式：

适用于多边签字仪式。

各方签字人以一定的先后顺序依次走向签字席就座签字，签字之后，退回原处就座〔见图〕。

图主席式签字排位

二、会场形式

〔1〕礼堂式：

面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的防火安全过道。

椅子之间横距不小于5厘米，前后中心距离70厘米，第一排椅子距离主席台约米，每一排椅子数量便于客人能迅速找到自己位置。

适用于人数较多的大型会议，如报告会、表彰会、纪念会、动员会。

〔2〕教室式：

将桌椅端正摆放，按教室的形式，根据桌椅大小和与会者人数布置会场，这种方式便于与会者阅读资料作记录，便于演讲、演示，但与会人员相互交流难。

适合于报告会、研讨会、讲座、例会。

〔3〕马蹄形或U形风格：

将桌子连接着摆放成长方形，空出一个短边，椅子可以只摆在桌子外围也可以外都摆放。

最适于召开小型会议。

特点是便于人们目光接触，有利于与会人员的直接交流，会议主席控制会议。

〔4〕方框形或圆形：

将主席台同与会者桌子连接在一起，形成方形或圆形，中间留有空隙，或直接使用椭圆形桌，椅子摆在桌子外围，与会者围桌而坐。

特点是显示气氛，表示彼此地位平等，防止出现席次上的争扰，但不利于作演示。

适用于规格较高、与会者身份都较重要的国际会议与各类讨论会。

〔5〕讨论会形：

一般有长方形、椭圆形和T形几种形式，按级别排列座位，显得正式，最适用于讨论会。

三、会场布置须知事项

1.桌签。

会议桌签为引导与会人员就座时使用，使用公司VI打印制作。

2.主席台。

会场最重要的局部是主席台，布置主席台应注意以下规如此：

◇对称：

即主席台的坐位布局不要一边多一边少。

◇简化：

尽量减少在主席台上就座的人数。

◇在一般的会议室里设主席台，要将主席台稍微垫高一点，离代表席近一些，既表现融洽气氛，又能总揽全场。

◇座谈会、研讨会等一般不设主席台，主持会议的人坐在正对会场门口的地方。

。

◇显示设备：

会议室的显示设备分为两局部，一个是主席台两侧的投影〔或背投电视〕，它负责为与会代表提供显示图像；另一个是第一排主席台前，它负责为第一排领导显示图像。

◇色彩：

主要指会场主色调和灯光。

会场主色调的作用：

色彩可创造会场气氛，影响与会者情绪。

日常会场中可以将窗帘、四壁布置成冷色或中色；座谈会等一般性会议，要布置成柔和轻松的色调；表彰会等隆重的会场，可利用暖色调布置的醒目、鲜亮些。

灯光的作用：

灯光在会议中不要有任何闪动或变化。

白光太刺眼，易使与会者产生视觉疲劳，所以最好用黄光；主席台前排灯光要稍强，以利于集中与会者视线，同时要考虑到色彩在不同灯光下出现的不同变化。

◇听觉环境：

首先，会场要选择安静的处所，会场环境噪声级要求小于40dB（A）；其次，音响师应在会议前半小时调试好扩音设备的音量、音质，不能在会议马上开始时当着与会者的面调试。

在会议开始之前应播放一些与会议主题和气氛相和谐的轻音乐，使与会者的情绪达到与会议相协调的状态。

◇温度和湿度：

会议室的温度和湿度应适宜，通常控制在18-22℃的室温，40％-60％的湿度较合理，应与时调控空调、加湿、换气设备，以形成良好的开会环境。