会议会谈座次安排及注意事项供参考.docx
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会议会谈座次安排及注意事项供参考
会议、会谈座次安排与会议室
布置规
一、会议、会谈座次原如此
1.会议主席台设置
主席台要面向观众,居会场中央。
座次安排原如此为:
当领导同志人数为奇数时,1号领导居中,2号领导排在1号领导左边,3号领导排右边,其他依次排列;当领导同志人数为偶数时,1号领导、2号领导同时居中,2号领导排在1号领导左边,其他依次排列。
2.会场座次
左右排列法:
从第一排开始,以会场或主席台中心为基点,向左右两边扩展排列座次,与主席台一样,确定第一个席位后,按照左右顺序依次类推。
3.合影时的排序〔座次〕:
原如此上不安排合影,如确需保存相关宣传资料需要合影的,根本原如此为:
第一位领导居中,其左手边是第二位领导席位,右手边是第三位领导席位,按照左右顺序依次类推。
4.汇报、会谈的席位设置
听取汇报方或客人的位置安排依照正门位置,面门而坐。
如正门在侧面,听取汇报方或客人的位置安排应在进门右手边。
5.汇报、会谈的座次安排
确定第一位领导席位后,其左手边是第二位领导的席位,右手边是第三位领导的席位,按照左右顺序依次类推。
6.大型会议座次安排
发言席:
在国正式会议上,发言席的标准位置有二,一是居于主席团正前方〔见图〕;二是位于主席团右前方,见图。
主席团成员的排位,有单数〔见图〕与双数〔见图〕之分。
主席团主席团
图2.13主席团排位之一图2.14主席团排位之二
7.会见〔会客、会晤、会面〕座次安排
〔1〕相对式:
宾主双方面对面而坐,这种排列方式显得主次清楚,“公事公办〞之意,多适用于公务性会谈。
又分为两种情况:
◇双方就座时,一方面对正门,另一方背对正门。
此时讲究“面门为上〞,请客人就座,背对正门为下座,由主人就座。
〔见图〕
◇双方就座时分为左右两侧,面对面就座。
此时讲究“以右为上〞,即进门之后,右侧一方为上座,应让与客人,左侧一方为下座,应留给主人。
当宾主双方人员不止一人时,情况亦是如此。
〔见图与图〕
图相对式会客排位之二图2.17相对式会客排位之三
〔2〕并列式:
宾主双方并排就座,以暗示双方之间“平起平坐〞,地位相仿。
多适用于礼节性会客。
又分两种具体情况:
◇宾主双方一同面门而坐、以左为上〔见图〕。
假如双方人多,随员各自分别在主人或主宾的一侧就座〔见图〕。
图2.18并列式会客排位之一图2.19并列式会客排位之二
◇宾主双方一起并排就座于室的右侧或左侧,此时讲究“以远为上〞,即距门远处为上座,应让给客人,距门近处为下座,留给主人〔见图与〕。
图并列式会客排位之三图并列式会客排位之四
〔3〕主席式:
大多用于主人一方同时会见两方或两方以上的客人。
此时主人面对正门而坐,来宾如此应在其对面就座〔见图〕。
有时,主人也可坐在长桌或椭圆桌的尽头,而请客人分坐于其两侧〔见图〕。
图2.22主席式会客排位之一图2.23主席式会客排位之二
〔4〕自由式:
宾主双方不分主次,不讲位次,而由大家自由择座。
进展多方会晤时,此法常被采用。
8.商务谈判座次安排
〔1〕双边会谈
横桌式:
将长条桌或椭圆桌横放在会谈室,客方人员面门而坐,主方人员背门而坐。
竖桌式:
以进门时方向为准,右侧由客人一方就座,左侧由主人一方就座。
其他根本与横桌式排位相仿〔见图〕。
图2.24横桌式会谈排位图2.25竖桌式会谈排位
〔2〕多边会谈:
位次安排主要有两种方式。
一是主席式,只是在某一方发言时,才可以走上主席之位;二是自由式,即自由就座,不具体安排位次。
9.签约仪式〔庆典活动〕座次安排
〔1〕并列式:
最常见的排位方式。
签字桌面门横放,双方人员并排排列,双方签字人员居中面门而坐,主方居右,客方居左(见图2.26)。
客方随员席主方随员席
图2.26并列式签字排位
〔2〕相对式:
常用于双边签字仪式,大致做法与并列式一样,只是将双方随员席移至签字人的对面〔见图〕。
图2.27相对式签字排位
〔3〕主席式:
适用于多边签字仪式。
各方签字人以一定的先后顺序依次走向签字席就座签字,签字之后,退回原处就座〔见图〕。
图主席式签字排位
二、会场形式
〔1〕礼堂式:
面向房间前方摆放一排排座椅,中间留有较宽的防火安全过道。
椅子之间横距不小于5厘米,前后中心距离70厘米,第一排椅子距离主席台约米,每一排椅子数量便于客人能迅速找到自己位置。
适用于人数较多的大型会议,如报告会、表彰会、纪念会、动员会。
〔2〕教室式:
将桌椅端正摆放,按教室的形式,根据桌椅大小和与会者人数布置会场,这种方式便于与会者阅读资料作记录,便于演讲、演示,但与会人员相互交流难。
适合于报告会、研讨会、讲座、例会。
〔3〕马蹄形或U形风格:
将桌子连接着摆放成长方形,空出一个短边,椅子可以只摆在桌子外围也可以外都摆放。
最适于召开小型会议。
特点是便于人们目光接触,有利于与会人员的直接交流,会议主席控制会议。
〔4〕方框形或圆形:
将主席台同与会者桌子连接在一起,形成方形或圆形,中间留有空隙,或直接使用椭圆形桌,椅子摆在桌子外围,与会者围桌而坐。
特点是显示气氛,表示彼此地位平等,防止出现席次上的争扰,但不利于作演示。
适用于规格较高、与会者身份都较重要的国际会议与各类讨论会。
〔5〕讨论会形:
一般有长方形、椭圆形和T形几种形式,按级别排列座位,显得正式,最适用于讨论会。
三、会场布置须知事项
1.桌签。
会议桌签为引导与会人员就座时使用,使用公司VI打印制作。
2.主席台。
会场最重要的局部是主席台,布置主席台应注意以下规如此:
◇对称:
即主席台的坐位布局不要一边多一边少。
◇简化:
尽量减少在主席台上就座的人数。
◇在一般的会议室里设主席台,要将主席台稍微垫高一点,离代表席近一些,既表现融洽气氛,又能总揽全场。
◇座谈会、研讨会等一般不设主席台,主持会议的人坐在正对会场门口的地方。
。
◇显示设备:
会议室的显示设备分为两局部,一个是主席台两侧的投影〔或背投电视〕,它负责为与会代表提供显示图像;另一个是第一排主席台前,它负责为第一排领导显示图像。
◇色彩:
主要指会场主色调和灯光。
会场主色调的作用:
色彩可创造会场气氛,影响与会者情绪。
日常会场中可以将窗帘、四壁布置成冷色或中色;座谈会等一般性会议,要布置成柔和轻松的色调;表彰会等隆重的会场,可利用暖色调布置的醒目、鲜亮些。
灯光的作用:
灯光在会议中不要有任何闪动或变化。
白光太刺眼,易使与会者产生视觉疲劳,所以最好用黄光;主席台前排灯光要稍强,以利于集中与会者视线,同时要考虑到色彩在不同灯光下出现的不同变化。
◇听觉环境:
首先,会场要选择安静的处所,会场环境噪声级要求小于40dB(A);其次,音响师应在会议前半小时调试好扩音设备的音量、音质,不能在会议马上开始时当着与会者的面调试。
在会议开始之前应播放一些与会议主题和气氛相和谐的轻音乐,使与会者的情绪达到与会议相协调的状态。
◇温度和湿度:
会议室的温度和湿度应适宜,通常控制在18-22℃的室温,40%-60%的湿度较合理,应与时调控空调、加湿、换气设备,以形成良好的开会环境。