保管箱现场检查方法与技巧.docx

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保管箱现场检查方法与技巧

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保管箱

业务说明

保管箱业务是指银行机构提供场所及保管箱设备并以出租方式租赁给客户用于保管贵重物品、重要文件、有价单证等物品的一种租赁性服务业务。

银行机构开办保管箱业务，应当在场地、设备和处理软件等方面符合国家安全标准，对客户身份进行核验确认。

对进入保管场地和开启保管箱，应当制定相应的操作规范，明确要求客户不得在保管箱内存放违禁或危险物品，防止利用银行机构场地保管非法物品。

业务操作流程

租箱申请

1．个人租箱申请

个人申请租用保管箱必须持有本人有效身份证件（包括居民身份证、军人身份证、武装警察身份证、户口簿（记载有身份证号码）、机动车驾驶证（正本）、护照、港澳居民往来内地通行证、台湾居民来往大陆通行证等原件。

2．单位客户租箱申请

单位或机关团体申请租用保管箱应出具有效营业执照副本、介绍信及对代理人的委托授权书和代理人的有效身份证件。

3．客户应在同意遵守该银行机构保管箱租约的条件下填写保管箱开户申请书。

开户审核及办理

1．保管箱业务部门收到申请人提交的申请书及有关证件审核无误后，将申请人资料录入业务处理系统，并按规定预留客户的印鉴或签名（或设置密码、指纹），作为客户以后办理开箱手续的依据。

2．保管箱业务部门按规定向客户收取押金和租金，并应分别开具收费凭证。

3．客户与保管箱业务部门签署保管箱业务租约，并签字确认经业务处理系统打印的信息资料，租约和资料卡加盖业务章；同时登记《保管箱租箱、退箱登记簿》。

4．凭钥匙开启保管箱的，保管箱业务部门须向客户提交事先密封好的保管箱钥匙两把（保管箱钥匙分公匙和分匙两种，公、分匙共同使用方可开启保管箱。

分匙两把由客户保管，公匙由开箱员保管），由客户当面拆封、核对、收执。

凭指纹、密码开启保管箱的，指纹、密码由客户在租箱时预留。

开户验箱

1．客户每次开箱前需填写《保管箱开箱书》，出示身份证并凭租用保管箱时留存的密码（凭指纹开箱的租用人校验指纹即可）以及相关规定办理开箱手续。

2．保管箱业务部门对客户身份核对验证无误后，方可按照相关规定办理开箱手续。

3．审核无误后，可由持保管公锁钥匙的开箱员领进保管箱库。

开箱员将公锁开启后立即离开该箱位，由客户自主存取和查看物品。

授权与授权变更

1．客户如指定一人作为其授权代理人使用保管箱时，应与被授权人同时至经办行办理授权手续。

2．客户授权或终止被授权人作为其授权代理人使用保管箱时，需出示本人身份

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证件；若单位或机关团体变更其授权代理人时，需出具有效营业执照副本、介绍信及解除原代理人授权声明和新代理人的有效身份证件到银行机构办理。

3．保管箱业务部门对租用人身份确认无误后，同时应在管理系统中录入，系统打印《保管箱使用授权书》、《保管箱使用终止授权书》，并加盖业务章后专夹管理。

4．授权事项包括：

开箱、挂失、退租。

5．授权可以设定时限，最长时限不能超过租约期，超过时限自动失效。

6．若未设定授权时限，视下一次授权被终止、租用人退租及租约到期为授权失效。

7．如客户终止授权的同时，需授权另外一人与其共用，须重新办理授权手续。

续租管理

1．到期前，保管箱业务部门可按租约约定方式，通过信函、短信、电话等方式通知客户办理续租或退租手续。

2．填写《保管箱续租申请书》，并交清下期应缴租金后，客户即可继续租用该保管箱。

3．保管箱业务部门收到客户提交的申请书及有关证件等审核无误后，可为其办理保管箱续租手续。

比照租用保管箱处理流程进行办理。

退租管理

1．客户退租保管箱，应填写《保管箱退租书》，退还钥匙，结清费用并查明箱体无损坏后办理退租。

2．客户在租期内要求换箱位的必须同时办理退租手续的租箱手续。

3．保管箱业务部门收到客户提交的申请书及有关证件等审核无误后，登记《保管箱租箱、退箱登记簿》。

待客户将保管箱物品全部取出并交还两把保管箱钥匙后，将押金退承租人。

挂失业务

1．客户申请挂失保管箱应填写《挂失申请书》，并出具有关证明及有效身份证件。

2．保管箱业务部门根据留存资料进行审查，同意受理后即可按照有关规定在一段时间内冻结保管箱。

3．挂失期满，在客户交清所需费用后，保管箱业务部门应予以办理更换印鉴或凿箱、换锁。

4．一般情况下，凿箱应在营业时间外进行；凿箱后要及时修复，保持箱体设备完整。

挂失凿箱时客户应到场；客户租用保管箱逾期而凿箱的，应联系公证机关人员到场；司法凿箱应有执行的司法人员到场。

现场检查流程

内部控制制度的建设与执行

内部控制制度

1．检查方法：

①查阅现有保管箱业务各项规章制度；

②查阅岗位责任制，查看各岗位的分工情况；

③将现有各项保管箱业务的内部管理制度与国家金融法律法规政策和监管当局的要求进行比较。

2．风险提示：

①未建立保管箱业务会计核算制度；

②未建立保管箱的授权制度；

③未建立保管箱账务核对制度；

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④未建立保管箱业务检查制度；

⑤未建立规范的保管箱业务操作实施细则和规程；

⑥未建立完善的保管箱业务操作和审批监督约束机制；

⑦未建立健全保管箱业务岗位责任制；

⑧岗位分工不合理；

⑨现有各项保管箱业务的内部管理制度与国家金融法律法规政策和监管当局的要求不相符；

⑩未及时修改和完善各类保管箱业务内部管理制度。

授权管理

1．检查方法：

①查阅保管箱业务凭证授权记录；

②查看查阅保管箱业务审批文件。

2．风险提示：

①超范围转授权；

②未经审批办理保管箱业务；

③违反程序办理保管箱业务。

业务操作

1．检查方法：

查看保管箱业务档案和相关传票。

2．风险提示：

未坚持业务操作、审批和会计核算“三分离”制度。

基础工作

1．检查方法：

查看保管箱业务档案资料及相关会计凭证。

2．风险提示：

①保管箱业务手续不完备；

②保管箱业务档案资料不齐全；

③有关保管箱业务账务核算不及时。

风险管理

风险识别

1．检查方法：

①查阅保管箱业务的相关档案资料及会计凭证，与有关业务人员座谈；②调阅保管箱租用协议，检查代保管责任划分是否明确。

2．风险提示：

①为不符合要求的客户办理保管箱业务；

②为申请资料不真实和不完整的客户办理保管箱业务；

③为租金和保证金不足的客户办理保管箱业务；

④对因不可抗拒力等因素造成的损失，承担了不该承担的赔偿责任。

风险控制

1．检查方法：

①与有关业务人员座谈、查阅内部管理制度；

②查阅部门职责及员工岗位责任制；

③查阅职工休假登记表和工作交接登记簿，与职工座谈。

2．风险提示：

①备用钥匙没有设立专人登记保管，未建立出入库制度。

未明确保管人不得兼任开箱员；

②未建立风险责任制，明确各个部门、岗位的风险责任；

③对重要岗位人员未实行定期或不定期轮换和强制休假制度。

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风险评估

1．检查方法：

①调阅保管箱业务资料，并通过谈话了解银行机构对其风险的认识；

②实地观察柜台办理报管箱业务的操作情况，保管箱库房的安全保卫情况；③实地检查保管箱库房。

2．风险提示：

①未配备合格面积的库房；保管箱库房未配备电子监控、自动报警、防盗、放火、防水等设备；保管箱设备不是国家认定的合格产品等；

②未建立保管箱业务风险防范预案。

合规性

对租用人资格的审查

1．检查方法：

调阅保管箱业务相关档案，审查申请材料。

2．风险提示：

为不符合要求的客户办理保管箱业务。

对申请资料真实性和完整性的审查

1．检查方法：

调阅保管箱业务相关档案，审查申请材料。

2．风险提示：

为申请资料不真实和不完整的客户办理保管箱业务。

租金和押金管理

1．检查方法：

调阅租金和押金分户账和相关的会计原始凭证，查看租金和押金收取及管理情况。

2．风险提示：

为租金和押金不足的客户办理保管箱业务。

会计核算情况

1．检查方法：

查阅保管箱业务总账、分户账、台账和相关会计凭证。

2．风险提示：

○

1未将保管箱业务纳入全行统一会计核算；○

2总账、分户账、台账与实物没有定期核对，账账不符、账实不符；③未按照协议或有关规定收取保管箱租金；

④未及时足额计入相关收入账户；

⑤转移或截留租金收入。

监督检查

1．检查方法：

查阅内部审计及业务管理部门对保管箱业务的检查报告及有关整改报告。

2．风险提示：

①未建立定期检查制度；

②内部审计的审计范围、频率及深度不够充分；

③对检查出的问题没有及时处理；

④对审计、检查建议的落实整改不够及时。

检查依据

1．《中华人民共和国银行业监督管理法》（2006年修正）

2．《中华人民共和国商业银行法》（2006年修正）

3．《中华人民共和国合同法》（中华人民共和国主席令第15号）

11674．《商业银行中间业务暂行规定》（中国人民银行令〔2001〕第5号）

5．《企业会计准则》（财政部令〔2006〕33号）

6．《金融企业会计制度》（财会〔2001〕49号）

7．《商业银行内部控制指引》（银监会令〔2007〕6号）

8．《商业银行授权、授信管理暂行办法》（银发〔1996〕403号）

9．《商业银行信息披露办法》（银监会令〔2007〕7号）

10．《商业银行操作风险管理指引》（银监发〔2007〕42号）

11．《中国银行业监督管理委员会行政处罚办法》（银监会令〔2007〕5号）银行机构涉及保管箱业务的内部控制制度；其他涉及保管箱业务管理的有关法律法规和文件。

银行业金融机构业务操作及现场检查流程业务操作流程图租用保管箱流程客户申请材料审批否是否合格是收取押金和租金客户收执租出保管箱客户开箱流程客户申请材料银行审核否是否合格是客户存取物品开启公锁1168

中间业务──其他中间业务挂失流程客户申请材料银行审核否是否合格是收取挂失手续费、更换印鉴凿箱换锁冻结保险箱1169

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