商务信函写作能力.docx
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商务信函写作能力
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商务信函写作能力
篇一:
商务信函写作
商务英语写作辅导资料
主题:
对unit11商务信函(businessLetters)知识点的补充
学习时间:
20XX年6月10日-6月16日
内容:
商务信函的内容
1.essentialsofagoodbusinessLetter
一封好的商业信函必须具备以下要素:
1)clearthinking(思路清晰)
2)exactnessofexpressions(表述准确)
3)Terseness,combinedwithcourtesy(简洁得体)
2.TheFormatsofabusinessLetter(重点掌握)
典型的商务信函包括三部分:
开头部分、正文部分和结尾部分。
1)开头部分:
(1)信头(Letterhead)是指发信人的地址和写信日期。
正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等,也有信头是临时打印的。
收信人一看信头就知道信函来自何方,何时发出,便于回信。
(2)Yourref:
Le/x;
ourref:
bL/Rp
一般的商务信函都有编号,便于查询,也有信函不加编号。
信函编号臵于信
(3)日期(Date)英文书信的日期一般在信的右上角,信头之下。
年份应完全写出。
正式信函中的月份一般要用英语的全称,如January,February等。
月份在非正式信函中可以缩写,如一月Jan.。
信函日期有两种:
英式的按日、月、年次序书写,如:
12thDecember,20XX;美式的按月、日、年次序书写,如:
november21,20XX
(4)收信人地址(InsideAddress)写在信的左上角,从信纸的左边的顶格写起,低
于写信人的地址和发信的日期一、两行。
致某公司某人的信内地址写法如下:
收信人姓名
头衔
机构的名称
街道号码及名称
城市名、州名称及邮编
所在的国家名称
例如:
2)正文部分:
(1)称呼(salutation):
指对收信人的称呼用语,自成一行,写于低于信内地址的
一、两行的位臵。
它是正文的开头,起着礼貌的问候作用。
一般而言,在称呼后用姓氏,如:
Dearmr.Richard,DearDoctorsmith,etc.写给姓名未知的人时用Dearsir/madam,或者gentlemen/Ladies
(2)bodyoftheletter:
此部分是信函中最重要的部分,它传递中心思想,表达发信人的意愿、建议和要求。
书写正文时应使用完整的句子且层次分明。
一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分:
简要说明:
开头:
写此信的背景。
细节:
举出具体的事实和数字。
对应:
所期望的行动。
3)结尾部分:
(1)结束客套语(complimentaryclose):
通常,书信的正文结束的客套语应与开头相对应。
如英文的开头称呼是Dearsir(敬启者)不称呼对方的姓名,则结尾的客套语应是Yoursfaithfully(拜上)
(2)签名(signature):
无论是亲手书写还是由秘书打印的书信,发信人均在信函的结尾的落款处签字。
正式的信函若无签字不仅会严重的失礼,而且失去法律的效力。
私人信函无本人签字则失礼。
(3)抄送(cc):
有抄送对象则写,若无,则不必写这项。
抄送通常臵于落款的左下端。
(4)附件(enclosureorencl.):
有则写,若无,则不必写这项。
附件臵于抄送的下
方。
(5)再启(postscript,orp.s.):
如果信写好后正要寄发时,突然得到某种相关的信息,或想起一件重要的事需要在信中提及,那么,则在信的底端写上附言或再启。
商务信函的格式(重点掌握)
商务信函有不同的类型的格式,其中常用的格式有两种:
缩进式和齐头式。
后一种是现代商函中都采用的格式。
现分别介绍如下:
1.缩进式(Indentedformat):
在此格式中,日期和结束的敬语从纸张的中间写起;每一段开始缩进四至五个空格。
例如:
2.齐头式(Full/blockformat):
这种格式现在使用的范围十分广泛,因为它快捷、效率高,而且能反映进行的商业活动的积极方式。
由于能节省打字的时间,信件的所有内容都从左边开始。
例如:
练习题:
bankofchinahopestoenterintobusinessrelationshipwithnewYorkbank.bothsideshavedecidedtomeetinhotspringhotel.butnowthemanagerofbusinessdepartmentofbankofchinacan’tgoforitbecauseofunexpectedaccidents.pleasewriteaformalbusinesslettertoexplainthistothedelegatefromnewYorkbankandcancelit.
答案:
篇二:
商务信函段落写作
1.您是一家大型的连锁零售公司,希望与一家能够提供适合青年人消费市场的各类毛衫的制造商合作。
您在参观对方公司上个月在伦敦举办的男士毛衫展销会的展台时,对展销的一系列毛衫很感兴趣。
因为您公司的订单经常是很大的,所以希望能够得到净价20%的优惠。
希望如果对方觉得对以上条件感兴趣,并且能够一次性供货1000件,则请将对方公司将产品目录和价目表寄予您。
(alargechainofretailers大型连锁零售公司stand展台awiderangeof各类的theteenagemarket青年人市场netprice净价)
Dearsirormadam,
weareinterestedintheselectionofsweatersthatweredisplayedonyourstandatthemenswearexhibition,Londonlastmonth.
wearealargechainofretailersandlookingforamanufacturerwhocouldsupplyuswithawiderangeofsweatersfortheteenagemarket.
Asweusuallyplaceverylargeorders,wouldyoupleaseletmeknowifyoucouldgiveusa20%discountoffnetprices?
Iftheseconditionsinterestyou,andyoucouldsupplyover1000garmentsatonetime,wouldyoupleasesendusyourcurrentcatalogueandprice-list?
welookforwardtohearingfromyou.
bestregards,
2.敬启者:
感谢贵方5月6日的询盘。
今天寄出我方报价,并且另外邮寄了附有插图的目录和样品。
按照贵方要求,我方报盘如下:
产品名称货号包装数量装运用美元成本加保、
运费含3%佣金悉尼
阿迪达斯n20XX每箱20双150双十月每双358耐克n20XX每箱20双150双十月每双398希望此报盘能令贵方满意。
我方预计加拿大方面将有一个大的订单到来,这会引起价格猛涨。
期盼收到贵方及早的回电。
谨上
琳达.摩尔
深圳远征贸易公司
Dearsirs,
wethankyouforyourinquiryofmay6.wearesendingyouourquotationtoday,andthelatestillustratedcatalogueandsamplesseparately.
Asrequested,wearemakingyouanofferasfollows:
hopeyouwillbesatisfiedwiththisattractiveoffer.weareanticipatingalargeorderfromcanada,andthatwillcauseasharpriseinprice.
wearelookingforwardtohavingyourearlyreply.
Yourssincerely,
Lindamoor
shenZhenYuAnZhengTRADIngco.
3.替马林撰写致mr.holladay的电邮:
收到对方查询xL/2空气净化器;对对方提出的问题的回答如下:
1.(如一次性购买30台)单价为每台hK$2,500
2.保质期为售出之日起一年
3.可以在订购后10内送货
4.因为是新品不能够给任何折扣
Dearmr.holladay:
ThankyouforinquiringaboutourxL/2airpurifier.Theanswerstoyourquestionsareasfollows:
1.Thecostperunit(ifyouordered30units)wouldbehK$2,500.
2.Theguaranteeisforoneyearfromthedateofpurchase.
3.wecoulddeliverwithin10daysofyourorder.
4.unfortunatelywecannotgiveadiscount,becausethisisanewmodel.
pleaseletusknowifwecanbeoffurtherhelp.
sincerely,
maLin
salesmanager
4.主题:
订货
感谢对方20XX年5月20日的来函。
鉴于报价深受欢迎,现拟选购各种颜色、式样、品种的衬衫如下:
大号2000打
中号4000打
小号2000打
因为售季将至,希望全部货物能够于7月1日前发货。
届时将予以开出全额货品的信用证。
请确认订货,并来函告知装运时间表。
subject:
Anorder
Dearsir:
Thankyouforyoure-mailofmay20.
sincethepriceyougiveisquitefavorable,wewouldliketoorderthefollowingitemsconsistingofvariouscolors,patternsandassortments:
Large2000dozens
medium4000dozens
small2000dozens
Asthesalesseasonisapproaching,couldyoupleasesendthetotalorderquantitybyJuly1?
AtthattimewewillopenaL/cforthetotalpurchasevalue.
wouldyoupleaseconfirmtheorderande-mailashippingschedule.
welookforwardtohearingfromyou.
sincerely,
5.请替李先生回复陈小姐3月10日的电邮:
鉴于第105号订单非常紧急,请于4月10日前送到我们的在沈阳的工厂。
Dearmisschen,
Thankyouforyoure-mailofmarch10.
sinceno.105isaveryrushorder,socouldyou